Formato condicional en Excel
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de
realizar el análisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en
base al valor de otra celda. Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un color
de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder
identificarlas fácilmente en pantalla. Esta es una serie de artículos que te ayudará a
comprender mejor este concepto.
CONTENIDOS de formato condicional
1. Fundamentos de formato condicional
2. Resaltar celdas con formato condicional
3. Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores únicos
4. Reglas superiores e inferiores para analizar datos
5. Resaltar fines de semana con formato condicional
6. Resaltar filas alternas
7. Buscar valores usando formato condicional
8. Borrar reglas de formato condicional
1. Fundamentos de formato condicional
El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un
formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se
puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor
negativo.
Razón para utilizar el formato condicional
Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que
cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo,
especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por
eso que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea de cambiar automáticamente
el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.
Ejemplos de formato condicional
Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:
Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).
¿Cómo se aplica el formato condicional?
Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y después
hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha
Inicio.
Como ya mencioné previamente, al seleccionar alguna de las opciones del menú, el formato
se aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla. Un formato
condicional en Excel está siempre basado en una regla que posteriormentre se podrá editar
si así lo deseas. Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir
en dos grandes grupos:
Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda
(Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).
Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes aplicar
un formato especial utilzando una fórmula donde podrás aplicar una lógica más compleja.
Por lo mismo es un poco más complicado de aprender, pero una vez que lo hagas seré
muy intuitivo de utilizar.
Por ahora estudia estos conceptos básicos y en los siguiente días analizaremos algunas de
las opciones que tenemos para aplicar el formato condicional.
2. Resaltar celdas con formato
condicional
En el artículo fundamentos de formato condicional hemos aprendido las bases sobre este
tema y en esta publicación aprenderemos sobre la primera de las opciones de menú de
formato condicional: Resaltar reglas de celdas.
Esta opción de menú nos dará la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla
de formato condicional especificada. Cada opción muestra su propio cuadro de diálogo
solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.
Reglas de formato condicional
La opción Es mayor que muestra el siguiente cuadro de diálogo:
En el primer cuadro de texto deberás colocar un número a partir del cual se aplicará el
formato especificado. Para este ejemplo coloqué el número 50 en la caja de texto, dejé el
formato predeterminado y el resultado fue el siguiente:
Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un solo
valor con el cual comparar las celdas a las que se aplicará el formato. La opción Entre
muestra un cuadro de diálogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarán el rango
de valores a buscar:
La opción Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrás seleccionar la que
mejor se adapte a tus necesidades.
Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta
regla de formato condicional pueda encontrar valores coincidentes.
Finalmente la opción Duplicar valores te permitirá resaltar ya sea los valore únicos ó los
valores duplicados dentro de tus datos:
3. Aplicar formato condicional a valores
duplicados o valores únicos
En esta ocasión te mostraré cómo aplicar formato condicional a aquellas celdas que
contienen valores únicos dentro de una lista de datos o por el contrario, cómo aplicar
formato condicional a valores duplicados en Excel.
Formato condicional a valores duplicados
Comenzaremos nuestro ejercicio seleccionando el rango de celdas que contiene los datos a
los que aplicaremos el formato condicional y que en este caso es el rango A2:A26.
Después de haber hecho la selección, debemos ir a la ficha Inicio, y dentro del
grupo Estilos, hacer clic sobre Formato Condicional y al desplegarse el menú emergente
deberás hacer clic en Resaltar reglas de celdas y posteriormente elegir la opción Duplicar
valores tal como se muestra en la siguiente imagen.
Al seleccionar esta opción se mostrará el cuadro de diálogo Duplicar Valores el cual
contiene dos listas de selección y deberás asegurarte de que la primera lista tiene la
selección Duplicados. Para la segunda lista podrás elegir cualquiera de las opciones
disponibles y para nuestro ejemplo dejaré seleccionada la opción de relleno rojo con texto
rojo oscuro.
Al hacer clic en el botón Aceptar, la mayoría de las celdas de nuestros datos serán
resaltadas en color rojo porque contienen un valor que se repite al menos dos veces. La
única celda que no será resaltada en rojo será las celdas A5 porque es la única que contiene
un valor que no se repite.
De esta manera podrás resaltar valores duplicados en Excel utilizando el formato
condicional de manera que sea fácil detectar visualmente aquellas celdas que contienen
datos duplicados.
En la segunda parte de nuestro ejercicio modificaremos la regla de formato condicional
recién creada de manera que se aplique el formato condicional a los valores únicos de
nuestro listado.
Formato condicional a valores únicos
Para invertir el funcionamiento de nuestra regla de formato condicional de manera que el
formato se aplique a los valores únicos de nuestros datos haremos una pequeña
modificación. Pero antes, debemos seleccionar de nueva cuenta el rango de celdas con los
datos y hacer clic en la ficha Inicio > Formato condicional y seleccionaremos la opción
Administrar reglas.
Esto mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales
donde podrás observar la regla que acabamos de crear en la sección anterior.
Para editar la regla de formato condicional debemos seleccionarla y posteriormente hacer
clic en el botón Editar regla lo cual mostrará el cuadro de diálogo Editar regla de formato.
En este nuevo cuadro de diálogo debemos seleccionar la opción “único” dentro de la lista
desplegable tal como se muestra en la siguiente imagen.
Para finalizar deberás hacer clic en el botón Aceptar y de nuevo haz clic en Aceptar para
cerrar el Administrador de reglas de formato condicional. Como resultado tendremos una
regla que resaltará solamente la celda A5 con un formato especial por ser el único valor que
no se repite.
Es así como el Formato condicional en Excel puede ser utilizado para resaltar valores
únicos o valores duplicados. Aunque en este ejercicio he utilizado una misma regla de
formato condicional para demostrar ambas tareas, es totalmente factible crear reglas
independientes que resalten valores duplicados o valores únicos.
Ambos tipos de reglas se crean de la misma manera, es decir, desde Inicio > Formato
condicional > Resaltar reglas de celdas > Duplicar valores y al abrirse el cuadro de diálogo
deberás elegir la opción “duplicado” o “único” en base al tipo de datos que deseas resaltar.
4. Reglas superiores e inferiores para
analizar datos
Después de haber introducido los conceptos fundamentales de formato condicional, ahora
analizaremos con un poco más de detenimiento algunos tipos de reglas de formato
condicional especiales. Estas reglas se muestran dentro del menú Formato condicional y
dentro de la opción Reglas superiores e inferiores.
Reglas superiores e inferiores de formato condicional
La regla 10 superiores te permitirá resaltar de manera inmediata las celdas que contengan
los 10 valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de diálogo de esta
regla es el siguiente:
Observa que puedes cambiar el número de elementos a seleccionar, por lo que en lugar de
los 10 superiores podrías seleccionar los 20 superiores si así lo deseas. La regla 10
inferiores funciona de manera similar, solo que Excel obtendrá las celdas con menor valor
dentro del rango.
La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de
indicar un número específico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar.
Por ejemplo, dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el
formato condicional se aplicará a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20 celdas
son 2 celdas. El cuadro de diálogo es el siguiente:
De la misma manera puedes aumentar o disminuar el porcentaje. Si especificas un 20%
para un rango de 20 celdas, entonces el formato condicional se aplicará a 4 celdas. La regla
10% de valores inferiores selecciona el 10% de celdas del rango que tenga el menor valor.
Finalmente la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En primer lugar calcula el
valor promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplica el formato
condicional a todas aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio recién
calculado. Al no tener nigún argumento, el cuadro de diálogo de esta regla solamente
solicta el formato a aplicar:
5. Resaltar fines de semana con formato
condicional
Cuando tienes un listado de fechas en Excel a veces es de utilidad resaltar los días que
pertenecen al fin de semana, ya sea porque estás creando un calendario laboral o
simplemente porque necesitas conocer las fechas de los sábados y domingos.
Esta tarea la puedes lograr fácilmente aplicando una regla de formato condicional sobre el
listado de fechas. Para nuestro ejercicio supondremos una lista de fechas como la siguiente:
El primer paso será seleccionar todo el rango de fechas y posteriormente ir a la ficha Inicio
y hacer clic sobre Formato condicional para seleccionar la opción Nueva regla:
Formato condicional para resaltar fines de semana
Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato y deberás elegir la opción Utilice
una fórmula que determine las celdas para aplicar formato tal como lo muestra la siguiente
imagen:
En el cuadro de fórmula deberás colocar lo siguiente:
=DIASEM(A1, 2) > 5
Ahora solo falta indicar el color del fondo de las celdas de fin de semana. Haz clic en el
botón Formato y elige la pestaña Relleno donde podrás seleccionar el color de tu
preferencia para resaltar las fechas que cumplan con la fórmula que acabamos de ingresar.
La configuración de la nueva regla de formato condicional quedará de la siguiente manera:
Al hacer clic sobre Aceptar, las celdas que contengas una fecha de fin se semana se
resaltarán con el color previamente definido:
Explicación de la fórmula
En primer lugar debemos recordar que la regla condicional que acabamos de crear aplicará
el formato cuando el resultado de la fórmula sea verdadero así que conviene analizar
detenidamente dicha fórmula.
De manera predeterminada la función DIASEM devuelve un número del 1 al 7 para cada
día de la semana comenzando por el día domingo, pero si queremos que el día lunes sea
considerado como el primer día de la semana, entonces debemos colocar el número 2 como
el segundo argumento de la función:
=DIASEM(A1, 2)
De esta manera, el valor numérico devuelto por la función corresponderá a los días de la
semana de la siguiente manera:
1. Lunes
2. Martes
3. Miércoles
4. Jueves
5. Viernes
6. Sábado
7. Domingo
Es por eso que la fórmula de la regla de formato condicional que acabamos de crear,
compara el valor devuelto de la función DIASEM con el valor 5. Si el valor devuelto es
mayor a 5, querrá decir que tenemos el día sábado o domingo y deberá aplicar el formato
condicional.
Si quisieras resaltar solamente el día domingo, podrías modificar la fórmula de la regla de
formato condicional de la siguiente manera:
=DIASEM(A1, 2) = 7
6. Resaltar filas alternas
Muy a menudo, cuando presentamos los datos en una tabla muy grande, se dificulta
distinguir la información que pertenece a una misma fila. Para ayudar en la lectura de los
datos es posible resaltar las filas alternas en Excel de manera que cada fila tenga un color
diferente que nos permita distinguir fácilmente la información entre cada una de ellas.
Es posible aplicar este tipo de formato convirtiendo el rango de datos en una tabla de Excel
y que será tan simple como seleccionar el rango de celdas e ir a la ficha Inicio > Estilos >
Dar formato como tabla y finalmente seleccionar cualquiera de los formatos que tienen un
color diferente para las filas.
Sin embargo, en esta ocasión te mostraré un método adicional para resaltar filas alternas en
Excel utilizando el formato condicional.
Resaltar filas alternas en Excel
El primer paso es seleccionar los datos a los que aplicaremos la regla de formato
condicional.
En seguida debemos ir a la ficha Inicio y dentro de Formato condicional deberás
seleccionar la opción Nueva regla lo cual mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de
formato.
Fórmula para resaltar filas alternas
Dentro del cuadro de diálogo deberás seleccionar la opción Utilizar una fórmula que
determine las celdas para aplicar formato y en el cuadro Dar formato a los valores donde
esta fórmula sea verdadera coloca la siguiente fórmula:
=RESIDUO(FILA(),2)=0
Solo en caso de que tengas Excel 2010 y aún no hayas aplicado el Service Pack para Office
2010, deberás utilizar la función RESTO en lugar de la función RESIDUO. Las funciones
son exactamente las mismas y solo se debe a un cambio “temporal” en el nombre de la
función en Excel 2010 el cual se corregirá al instalar el Service Pack.
La fórmula que acabamos de introducir hace que cualquier fila que sea par, dentro del
rango de celdas seleccionado, se le aplicará el formato que elijamos. En caso de que quieras
que sean las filas impares las que tengan el formato especial entonces deberás modificar la
fórmula de la siguiente manera:
=RESIDUO(FILA(),2)=1
Por otro lado, si lo que quieres es resaltar las columnas alternas dentro del rango, entonces
puedes reemplazar la función FILA por la función COLUMNA:
=RESIDUO(COLUMNA(),2)=0
Una ventaja de este método es que puedes elegir la cantidad de filas que habrá entre cada
cambio de formato. Por ejemplo, si deseamos resaltar cada 3 filas, podemos utilizar la
siguiente fórmula:
=RESIDUO(FILA(),3)=0
Ya he explicado variantes de la fórmula que podemos indicar en nuestra regla de formato
condicional pero nos hace falta algo muy importante y es elegir el formato que será
aplicado.
Para definir el formato que tendrán las filas alternas deberás dar clic en el botón Formato
que está por debajo del cuadro de texto donde acabamos de introducir la fórmula. De
inmediato se mostrará un nuevo cuadro de diálogo llamado Formato de celdas y es aquí
donde elegiremos un color de relleno diferente.
De hecho puedes ir a cualquiera de las pestañas de este cuadro de diálogo (Número, Fuente,
Bordes, Relleno) y elegir el formato que será aplicado a las filas alternas. Para nuestro
ejemplo solo elegiré un color de fondo diferente y al terminar haré clic en el botón Aceptar
y posteriormente de nuevo en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Editar regla de
formato.
La nueva regla de formato condicional será aplicada sobre los datos previamente
seleccionados y se verán de la siguiente manera.
7. Buscar valores usando formato
condicional
Seguramente utilizas las hojas de Excel para almacenar grandes cantidades de datos, como
el catálogo de clientes de la empresa, el registro de las ventas de productos, etc. Con esa
gran cantidad de información es indispensable encontrar los datos precisos en todo
momento.
Buscar en Excel con formato condicional
En esta ocasión te mostraré cómo utilizar el formato condicional para buscar dentro de una
hoja de Excel y resaltar las celdas coincidentes. Observa la siguiente imagen:
Para este ejemplo utilizaré los datos de la columna B y utilizaré la celda B2 como el cuadro
de búsqueda, es decir, la celda donde colocaré el término/texto que deseo entontrar en los
datos. Ahora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se deben
seleccionar las celdas con los datos e ir al comando Formato condicional y seleccionar la
opción Nueva regla:
Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato:
Fórmula para encontrar valores
Selecciona la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
En la caja de texto coloca la siguiente fórmula, que explicaré en un instante:
=Y($B$2<>"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4)))
También haz clic en el botón Formato… para seleccionar el formato que se aplicará a las
celdas que cumplan la regla.
La fórmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de búsqueda ($B$2) con las
celdas que contienen los datos. La comparación se hace a través de la función
ENCONTRAR que compara ambos valores. Puedes observar también que para ambos
valores utilicé la función MINUSC que los convierte en minúsculas antes de hacer la
comparación de manera que la búsqueda no sea sensible a mayúsculas y minúsculas.
Finalmente, la intención de la función Y es evitar que el formato se aplique a todas las
celdas cuando la celda $B$2 esté vacía.
Ahora haz clic en el botón Aceptar y podrás comenzar a encontrar los valores que
introduzcas en las celda de búsqueda:
8. Borrar reglas de formato condicional
Una vez que has analizado la información y aplicado algún formato condicional es probable
que desees retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier
formato condicional aplicado a los datos.
Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas
Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el
formato que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y seleccionar la opción
Borrar reglas y posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
Excel quitará de inmediato cualquier formato condicional que esté aplicado sobre las celdas
seleccionadas.
Eliminar formato condicional de todas las celdas
El segundo método para remover los formatos es seleccionar la segunda opción del menú
previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opción debes
estar seguro de que no necesitas ningún formato condicional en toda la hoja de Excel ya
que se borrarán todos y cada uno de ellos.
Eliminar algunas reglas de formato condicional
El último método que te mostraré se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato
y solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas
que tienen el formato y hacer clic en Formato condicional y posteriormente en la opción
Administrar reglas, lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
