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Universidad Nacional Experimental

de los Llanos occidentales “Ezequiel Zamora”
Vicerrectorado de Infraestructura
Procesos Industriales
Programa Académico Unellez Núcleo Tinaquillo
Subprograma Académico
Licenciatura en Contaduría Pública

PREINFORME DE
PASANTIAS
ALCALDIA DEL MUNICIPIO
TINAQUILLO ESTADO
COJEDES

TINAQUILLO, 24 DE NOVIEMBRE 2023

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Universidad Nacional Experimental

de los Llanos occidentales “Ezequiel Zamora”
Vicerrectorado de Infraestructura
Procesos Industriales
Programa Académico Unellez Núcleo Tinaquillo
Subprograma Académico
Licenciatura en Contaduría Pública

PREINFORME DE PASANTIAS
ALCALDIA DEL MUNICIPIO TINAQUILLO
ESTADO COJEDES

PASANTE: LEONARDO JOSE HERNANDEZ SANDOVAL

C.I. 26144433
CARRERA: LIC. EN CONTADURIA
TUTOR INSTITUCIONAL: RUBY GONZALEZ
TUTOR ACADEMICO: LORENA GALINDEZ
COORDINADOR DE PASANTIAS: LORENA GALINDEZ

TINAQUILLO, 24 NOVIEMBRE 2023

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ÍNDICE
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Pág.
INTRODUCCIÓN -------------------------------------------------------------------I
AGRADECIMIENTO --------------------------------------------------------------------II
OBJETIVOS DEL PASANTE --------------------------------------------------------III
CAPITULO I: DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN
Nombre de la Institución o Razón de la Empresa --------------------------9-10
Reseña histórica ---------------------------------------------------------------11-12
Misión y Visión ---------------------------------------------------------------13-14
Estructura Organizacional (Organigrama Funcional) ----------------------15
Actividad Económica o Social de la Empresa ------------------------------16
CAPITULO II: DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DONDE REALIZÓ LA PASANTÍA
Organigrama ----------------------------------------------------------------17
Funciones -------------------------------------------------------------------20
CAPITULO III: ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LAS PASANTÍAS
Plan de Trabajo ---------------------------------------------------------------22-23
Cronograma de Actividades --------------------------------------------------24-35
Descripción Detallada de las Actividades ---------------------------------36-37
CONCLUSIONES -------------------------------------------------------------------38
PROPUESTA ------------------------------------------------------------------------------39-40
RECOMENDACIONES -------------------------------------------------------------41
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ------------------------------------------------42
ANEXOS ---------------------------------------------------------------------------------43-50

I
 5

INTRODUCCION

Iniciar mi pasantía en el área de archivo de talento humano de la Alcaldía de Tinaquillo ha

sido un capítulo fundamental en mi formación académica y profesional, desde el primer
día, he sido testigo de la complejidad y la importancia de la gestión documental en el
contexto específico de los recursos humanos de una entidad gubernamental. Este informe
busca plasmar no solo las tareas cotidianas realizadas durante mi tiempo aquí, sino también
el cúmulo de conocimientos, habilidades y experiencias que he adquirido.
La Alcaldía de Tinaquillo me ha brindado una perspectiva única sobre la intersección entre
la administración pública y la gestión eficiente del capital humano, mi participación activa
en la clasificación, organización y preservación de documentos relacionados con el talento
humano ha sido un ejercicio revelador, destacando la necesidad crítica de una
infraestructura de archivo robusta para respaldar las operaciones diarias y la toma de
decisiones informada, durante este periodo, he trabajado en estrecha colaboración con
profesionales experimentados que me han guiado en el entendimiento de los protocolos y
las mejores prácticas en el ámbito archivístico. Las complejidades y desafíos encontrados
han sido oportunidades para el crecimiento personal y profesional, fortaleciendo mi
capacidad para enfrentar situaciones diversas y dinámicas.
Agradezco sinceramente a la Alcaldía de Tinaquillo por abrirme las puertas a este entorno
enriquecedor, así como a la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales
Ezequiel Zamora por facilitar esta experiencia de aprendizaje invaluable. A medida que
relato mi jornada en este informe, espero transmitir la profundidad de mi compromiso y la
relevancia de esta experiencia en mi desarrollo académico y futuro profesional.
en este contexto, resulta importante destacar la estructura del siguiente informe:
El capítulo I abarca los aspectos generales de la Alcaldía Del Municipio Tinaquillo así
como también los objetivos, misión, visión, estructura organizativa y
actividad.
En el Capítulo II se menciona la descripción del departamento donde se
desarrolla las pasantías donde se destacan los objetivos, funciones,
actividades que se realizan y su estructura organizacional.
En el capítulo III indica las actividades realizadas durante las pasantías en
donde se señala las tareas ejecutadas en el lapso establecido para el desarrollo II
de las mismas, es decir una descripción detallada de las labores realizadas
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AGRADECIMIENTOS

Quisiera expresar mi sincero agradecimiento a todas las personas e instituciones que han
contribuido de manera significativa a mi experiencia en las pasantías en el área de archivo
de talento humano de la Alcaldía de Tinaquillo.
En primer lugar, agradezco a la Alcaldía de Tinaquillo por abrirme las puertas y
proporcionarme la oportunidad de sumergirme en el mundo de la administración pública, la
colaboración y el apoyo brindados por los profesionales del área de archivo de talento
humano han sido invaluables, cada interacción ha sido una lección, y su disposición para
compartir conocimientos y experiencias ha enriquecido mi aprendizaje de manera
significativa.
Asimismo, quiero expresar mi gratitud a la Universidad Nacional Experimental de los
Llanos Occidentales Ezequiel Zamora por facilitar esta oportunidad de pasantía y por su
constante respaldo académico, la combinación de teoría y práctica ha fortalecido mi
comprensión integral de la gestión documental y su aplicación en el ámbito gubernamental.
Agradezco también a mis compañeros de pasantía por su colaboración y camaradería.
Juntos hemos enfrentado desafíos y celebrado éxitos, creando un entorno de apoyo mutuo
que ha enriquecido mi experiencia. Finalmente, a mi familia y amigos, les agradezco por su
constante respaldo, aliento y comprensión durante este periodo de pasantías. Su apoyo ha
sido fundamental para superar desafíos y mantener un enfoque positivo en mi desarrollo
profesional.
Cada uno de ustedes ha dejado una marca indeleble en mi experiencia, y estoy
profundamente agradecido por la oportunidad de crecer y aprender en este entorno
estimulante.

A todos ustedes ¡GRACIAS!

III
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OBJETIVOS DEL PASANTE

Objetivo General: Optimizar la gestión de archivos y documentos en el área de talento

humano para garantizar la eficiencia, accesibilidad y cumplimiento normativo de la
información relevante.

Objetivos Específicos:
 Implementar un Sistema de Gestión de Documentos (SGD): Establecer un SGD
digital que permita la organización, búsqueda y recuperación eficiente de
documentos relacionados con el talento humano, reduciendo la dependencia de
registros físicos y mejorando la accesibilidad.

 Crear Procedimientos Estandarizados de Archivo: Desarrollar protocolos claros para

la creación, etiquetado, almacenamiento y archivo de documentos en el área de
talento humano, asegurando la uniformidad y facilitando la colaboración entre los
equipos.

 Realizar Auditorías de Archivos: Realizar auditorías regulares de los archivos de

talento humano para evaluar la conformidad con los procedimientos establecidos,
identificar áreas de mejora y asegurar que la información esté correctamente
organizada.
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CAPITULO I
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NOMBRE DE LA EMPRESA: Alcaldía Del Municipio Tinaquillo

DIRECCION: Calle El Socorro, Frente A La Plaza Bolívar Edificio Sede De La Alcaldía

De Tinaquillo Estado Cojedes
RIF: G-200048379
RESPONSABLE LEGAL: Alcalde Fernando Feo

RESEÑA HISTORICA:
RESEÑA HISTORICA DE LA CASA DE GOBIERNO SEDE DE LA ALCALDÍA
BOLIVARIANA DE TINAQUILLO DEL MUNICIPIO TINAQUILLO DEL ESTADO
BOLIVARIANO DE COJEDES:
De acuerdo a indagaciones y registros de documentos históricos de nuestro estado gran
parte de donde está conformado el centro poblado de Tinaquillo, era propiedad del señor
ILDFONSO FRANCO y que MARIA SILVESTRE y JUAN EPITACIO FRANCO,
mediante un poder que fue otorgado al General MATIAS SALAZAR, hacen donación
“Pura, Perfecta e Irrevocable, en favor del Municipio de este departamento: todo el terreno
que constituye el área de esta población”.
En documento registrado ante el ciudadano Registrador, del departamento el señor PEDRO
GONZALEZ y firmado por el otorgante el General MATIAS SALAZAR, el 19 de marzo
de 1866, y el 19 de abril de ese mismo año, el Concejo Municipal de Tinaquillo, acepta la
donación, aunque posteriormente los descendientes de los señores MARIA SILVESTRE y
JUAN EPITACIO FRANCO, revocan parte de esta donación, reduciéndola a los terrenos
de la Plaza, la Iglesia y el Cementerio.
La vieja casona fue construida por el maestro de obra SIMPLICIO CODAZZI, el mismo
que construyo la plaza y fue inaugurada el 20 de enero de 1894. Ese día, se instaló
solemnemente el Concejo Municipal del Distrito Falcón, el cual fue integrado por los
ciudadanos JOAQUIN OLIVO (PRESIDENTE), OLEGARIO DIAZ SALAZAR
(VICEPRESIDENTE), DR. MANUEL Y. HERRERA, J.J. CARVAJAL, JUAN VICENTE
SUMOZA, Y BARTOLOME MORALES.
Se le llamo Casa de Gobierno, porque allí funcionaban todos los poderes municipales,
Concejo Municipal, Jefatura Civil, Cárcel Publica, Registro Civil, y Tribunales, los cuales
hoy en día tienen su dependencia, pero el Concejo Municipal funciona todavía en estas
antiguas e históricas instalaciones. A este grupo de personas le correspondió cumplir una
meritoria al frente de los asuntos municipales, durante su actuación se hicieron trabajos de
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Ornato Público, se prosiguió con la construcción a la Iglesia a le que tanto empeño había
puesto el Presbítero MATIAS MULLER. Obra a la cual presto especial empeño, el General
JOAQUIN CRESPO, quien en su momento era el presidente de la República, la Plaza y la
Casa de Gobierno.
La obra más relevante de esta junta parroquial, fue la Ordenanza Municipal, la cual en
sesión del 05 de noviembre de 1894, se decidió darle la nomenclatura a las calles acorde
con la importancia que había adquirido el pueblo. Cabe señalar que los libros de sesión del
Concejo Municipal de los años 1894, 1895, y 1896; según precisa el ciudadano ANDRES
HERRERA, quien es el archivista del actual Concejo Municipal Bolivariano de Tinaquillo,
que desde hace algún tiempo referidos libros no se encuentra en estos archivos debido a que
fueron trasladados al Registro Civil, porque en ellos se encuentran asentadas partidas de
nacimiento, actas de matrimonio, y defunciones.
Para el año 1898, el estado Cojedes y en especial Tinaquillo no escaparon de los arrebiates
de la guerra, como fue el caso de la revolución de queipa, que el 19 de Marzo de ese año, se
llevó a cabo un enfrentamiento armado dentro de esta casa, que para aquel entonces se le
llamaba “LA CASA FUERTE”, entre las tropas mochistas comandadas por PEDRO
PEREZ DELGADO “MAISANTA” , LUIS LORETO LIMA y ALFREDO FRANCO,
contra las tropas crespistas comandadas por PEDRO RIVAS, donde murieron dieciocho
personas y salen vencedores los mochistas, debido a las acciones militares de la época, el
país queda prácticamente en quiebra en 1899, y toma el poder por la fuerza el General
CIPRIANO CASTRO.
En 1901 se elabora un Acuerdo sobre el Tráfico de Ganado el cual es desviado fuera del
pueblo hasta el otro lado del rio, en sesión del 11 de noviembre de ese año, conformado el
Concejo Municipal por: PEDRO J. TIRADO (hijo), los Diputados Generales BONIFACIO
FRANCO, JOSE R. QUINTANA, FELIPE RIVAS, y Ciudadanos JUSTO R. MOUSE, y
JUAN NUÑEZ A., Diputado LORENZO SALAS, secretario JOSE IGNACIO DE LOS
RÍOS.
A principio de 1902 en esta casona el Concejo Municipal firma un documento donde la
Cámara Municipal se pronuncia en favor del gobierno del General CIPRIANO CASTRO,
quien era el presidente de la República, en contra del bloqueo de barcos extranjeros. En
1904 el Concejo Municipal junto al pueblo de Tinaquillo, reciben la visita del Presidente
Constitucional de la República de Venezuela el General CIPRIANO CASTRO, a su paso
por un viaje que realiza por estas tierras, donde este le aprueba una gran suma de dinero
(25.000 Bs) para la realización de mejoras a la ciudad, entre ellos: Construcción de las
Aceras alrededor de la Plaza, Cerca Perimetral de la Casa de Gobierno, construir un
Mercado Municipal (inaugurado el 01 de junio de 1905) y que llevaría por nombre
“MERCADO CASTRO”.
Para el año de 1908, toma posesión de la presidencia de la republica el General Juan
Vicente Gómez, y crea la nueva territorialidad, y el estado Cojedes recobra su autonomía, y
Tinaquillo pasa a ser municipio del estado Cojedes. En 1911, siendo presidente del concejo
Municipal el señor Francisco López, y en conjunto con la colaboración, de la comunidad
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tinaquillera, se coloca el primer busto del libertador en la plaza y desde ese entonces se
conoce como la plaza bolívar, en 1949, siendo presidente del concejo municipal señor
Antonio Díaz, se remodela la plaza bolívar, y se quitan las emblemáticas rejas de hierro.
desde el 24 de noviembre de 1948 hasta el 23 de enero 1958 el municipio Tinaquillo estaba
en dictadura y sus presidentes concejales fueron: julio cesar Malpica y German Mendoza,
colocados por el presidente de la República, en este periodo se instaló el aseo urbano en el
municipio, la donación del terreno fue en el sector de buenos aires, entre la calle socorro y
la calle Vargas, a continuación se presenta en un cuadro los presidentes del concejo
municipal acompañados de los periodos de su mandato, también aparecen los alcaldes que
hemos tenido hasta el día de hoy. Se notara que hay un espacio donde no tenemos la
información de las personas que en su momento fueron presidente del concejo municipal,
algunos alcaldes que también fueron presidente de la cámara municipal desde la reforma de
la ley de régimen municipal.

PRESIDENTES DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TINAQUILLO

NOMBRES Y APELLIDOS PERIDODO DE GESTIÓN
OSWALDO MORATINOS 1959-1964
ALIS MUÑOZ 1964-1965
NICOLAS DORIAN 1965-1966
EFRAIN MEDINA 1967-1969
LUIS VIELMA 1969-1971
ALFREDO MORALES 1972-1974
TOMAS BOLÍVAR 1974-1975
PERDO QUINTANA 1976-1977
MARIA DE OBISPO 1978-1979
ANIBAL PARRA 1979-1980
JOSE SANCHEZ 1980-1984
MIGUEL RODRIGUEZ 1984-1986
MARINA DE JIMENEZ 1986-1987
MARCOS OLIVEROS 1987-1989
HELEN PEREZ 2014-2015
NESTOR BOLIVAR 2015-2016
LUZ PABON 2016-2017
CARLOS PEÑA 2017-2018
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JOHN MORENO 2018-2019

GIOVANNI CAZZETTA 2019-2020
GIOVANNI CAZZETTA 2020-2021
ALCALDES
CARLOS ORTEGA 1990-1996
FERNANDO FEO 1996-2000
DIMAS RAMOS 2000-2004
ABELARDO DIEGO DESDE JUNIO 2004 HASTA EL MES
DE OCTUBRE DE 2004
JOSE MUJICA 2004-2008
JUDITH VEGAS OCTUBRE 2008- NOVIEMBRE 2008
CARLOS AÑEZ 2008-2014
LUIS YOYOTTE 2014-2021

En octubre del año 2004 fue elegido por voto popular como alcalde de este municipio el
señor José Gonzalo Mujica, al mes de gobierno pone en marcha actividades muy
relevantes, remodelación de la alcaldía, y restauración de la vieja casa de gobierno
convirtiéndolo hasta la presente fecha el primer y único alcalde que se tomó el derecho y
deber de restaurar la antigua casona, reubicación de las diferentes oficinas y departamentos.
La infraestructura de la casa de gobierno ha sido restaurada en varias ocasiones
manteniendo así su originalidad, en la década de los setenta se construye la fuente de los
leones con paredes empedradas ubicada en el jardín central, hoy día continúa siendo parte
del concejo municipal y de la alcaldía del municipio autónomo de Tinaquillo, donde se
encuentran ubicadas oficinas de la alcaldía.
Fuentes oficina del cronista municipal y concejo municipal de Tinaquillo.
HUGO CORTEZ
CRONISTA DEL MUNICIPIO AUTÓNOMO DE TINAQUILLO
DEL ESTADO BOLIVARIANO DE COJEDES

MISION
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Convertir al municipio Tinaquillo en modelo de gerencia publica, en donde los ciudadanos

y ciudadanas puedan tener un alto sentido de pertenencia y se sientan orgullosos de vivir en
el mismo, en armonía con nuestra Constitución Bolivariana.

VISION
Administrar recursos propios o asignados con eficiencia y eficacia, desarrollando
programas y proyectos que garanticen la conservación y mantenimiento de la calidad de
vida de todos los ciudadanos y ciudadanas del municipio Tinaquillo.
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE TINAQUILLO
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ACTIVIDAD SOCIAL DE LA EMPRESA

 La alcaldía de Tinaquillo es un órgano institucional sin fines de lucro cuyas
actividades sociales son:

 Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios públicos que determine
la ley.
 Ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el progreso
municipal.
 Promover la participación comunitaria y el mejoramiento social y cultural de sus
habitantes.
 Planificar el desarrollo económico, social y ambiental de su territorio, de
conformidad con la ley y en coordinación con otras entidades.
 Solucionar las necesidades insatisfechas de salud, educación, saneamiento
ambiental, agua potable, servicios públicos domiciliarios, vivienda, recreación y
deporte, con especial énfasis en la niñez, la mujer, la tercera edad y los sectores
discapacitados, directamente y, en concurrencia, complementariedad y coordinación
con las demás entidades territoriales y la Nación, en los términos que defina la ley.
 Velar por el adecuado manejo de los recursos naturales y del medio ambiente, de
conformidad con la ley.
 Promover el mejoramiento económico y social de los habitantes del respectivo
municipio.
 Hacer cuánto pueda adelantar por sí mismo, en subsidio de otras entidades
territoriales, mientras éstas proveen lo necesario.
 Las demás que le señale la Constitución y la ley.
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CAPITULO II
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DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO (ARCHIVO)

MISION

Resguardar ordenar, conservar y difundir el acervo documental que se origina dentro de la

oficina de archivo para la guarda y custodia de cada uno de la respectiva documentación
para ser archivados en los expedientes de cada uno de los trabajadores que hacen vida en la
Alcaldía Bolivariana del Municipio Autónomo Tinaquillo para la clasificación,
organización, digitalización y encarpetado, todo esto con el fin de preservar y mantener la
documentación consignada ante esta oficina

VISION

Que el archivo sea una fuente de información que muestre la convivencia entre la
administración pública y los trabajadores y ofrezca tanto al investigador como al público en
general, los instrumentos necesarios y los medios mus adecuados para que la consulta sea
accesible, eficaz y eficiente
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DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZÓ LAS PASANTÍAS

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ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

JEFE DE
ARCHIVO

ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

ARCHIVISTA
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Funciones

 Ejecutar la política del Sistema Nacional de Archivos.

 Centralizar todo el acervo documental de la Dirección Sectorial de Administración
Financiera y Hacienda Pública Municipal.
 Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la
eficiencia y eficacia en el servicio público, preparando índices, guías e inventarios.
 Velar por la aplicación de políticas archivísticas para facilitar la consulta y asesorar
técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.
 Recibir la documentación perteneciente al archivo de gestión de cada oficina que
forme la Dirección Sectorial de Administración Financiera y Hacienda Pública
Municipal
 Obtener copias o reproducciones de documentos editados por algunos
departamentos o dependencias del Ministerio con el fin de completar las series de
documentales.
 Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación de los
archivos de gestión de la institución.
 Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los fondos
documentales en el archivo; entre otros.
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CAPITULO III
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Descripción detallada de las actividades efectuadas en el departamento de archivo:

1 mes en el Departamento de Archivo (31/07/2023 al 01/09/2023)

Durante el primer mes de pasantías en el área de archivo, se llevó a cabo una exhaustiva
inducción, proporcionando una comprensión integral de las operaciones del departamento.
Las actividades incluyeron el archivado de documentos según el orden establecido, la
identificación de documentos salientes con emisión de constancias de trabajo, y la
organización de archivos por cédula y departamento.
Además, se realizó el cálculo de vacaciones utilizando los formatos pertinentes, y se llevó a
cabo una reubicación estratégica de documentos en áreas designadas. Se dedicó especial
atención al archivo móvil, especialmente en el área de retirados, verificando y corrigiendo
el orden, etiquetado y cambiando carpetas colgantes por otras en mejor estado.
En resumen, el primer mes se centró en establecer una base sólida para el archivo,
garantizando la precisión, organización y eficiencia en el manejo de documentos en el
departamento.

2 mes en el Departamento de Archivo (28/08/2023 al 22/09/2023)

Durante el segundo mes de las pasantías en el área de archivo, se llevaron a cabo diversas
actividades para mantener la eficiencia y precisión en la gestión documental.

Se inició el mes con la actualización y revisión del cálculo de vacaciones, asegurando la

precisión en los registros. Se procedió a la ubicación de documentación en proceso de
jubilación, implementando un proceso ordenado y eficiente. Además, se llevó a cabo la
foliación de expedientes, facilitando la identificación y recuperación de información de
manera más ágil, una tarea importante fue la reubicación de documentación que no estaba
en su respectivo lugar, asegurando la coherencia y organización del archivo. Además, se
recibió a personas que estaban regresando de vacaciones para firmar el libro
correspondiente, cumpliendo con los procedimientos establecidos.
El enfoque en el orden de archivos incluyó la revisión meticulosa de la correcta foliación
para garantizar la integridad de los registros. Se gestionó el archivo de las vacaciones
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realizadas, asegurando su colocación adecuada en la documentación correspondiente, se

prestó especial atención al área de obrero fijos, con un enfoque en el cambio de carpetas
deterioradas para mantener la integridad de los documentos. Asimismo, se atendieron
solicitudes de distintas áreas de talento humano, ubicando la documentación necesaria de
manera oportuna, para concluir el mes, además de verificar la firma de trabajadores que
regresaban de vacaciones, se aprendieron los principios básicos para realizar la respectiva
constancia, fortaleciendo así las habilidades necesarias en el manejo de documentación.
En resumen, el segundo mes se caracterizó por una gestión exhaustiva de la
documentación, con énfasis en la reubicación, recepción de trabajadores de vacaciones, y el
aprendizaje de principios básicos para la emisión de constancias.

3 mes en el Departamento de Archivo (25/09/2023 al 20/10/2023)

Durante el tercer mes de pasantías en el área de archivo, se llevaron a cabo diversas

actividades fundamentales para el mantenimiento de la organización y eficiencia en la
gestión documental.
Comenzando con la foliación de la documentación del área de directivos, comisión de
servicio y obreros fijos, se verificó minuciosamente que la foliación anterior estuviera
correctamente realizada, asegurando la coherencia y accesibilidad de los registros, se
realizó una revisión exhaustiva del libro de vacaciones para identificar a las personas que
no habían firmado su reintegro después de las vacaciones. Ante esta identificación, se llevó
a cabo un respectivo llamado a las personas que no habían firmado, asegurando el
cumplimiento de los procedimientos establecidos y la actualización precisa de los registros,
el mes continuó con una auditoría integral del archivo, buscando activamente fallas en la
gestión para implementar mejoras. Esta revisión profunda permitió detectar oportunidades
de optimización en los procesos de archivo, contribuyendo a un sistema más robusto y
eficiente.
Adicionalmente, se identificaron personas que no habían firmado el libro de vacaciones,
realizando los llamados necesarios para completar este proceso. Como parte de las
actividades finales, se llevaron a cabo constancias de trabajo, que incluyeron su respectiva
impresión. La información de los empleados que solicitaron constancias se registró de
manera adecuada en el libro correspondiente, asegurando un seguimiento preciso.
En resumen, el tercer mes estuvo marcado por la atención detallada en la foliación, la
identificación y llamado de personas que no habían firmado el libro de vacaciones,
auditoría del archivo, emisión de constancias de trabajo con su respectiva impresión, y el
registro cuidadoso de la información de los empleados que solicitaron constancias. Estas
actividades contribuyeron a fortalecer la eficiencia y organización del departamento de
archivo.
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CONCLUSIONES

La experiencia de pasantías en el área de archivo de talento humano en la Alcaldía de

Tinaquillo ha sido fundamental para el desarrollo de habilidades y el entendimiento
profundo de la gestión documental durante este periodo, se ha tenido la oportunidad de
aplicar conocimientos teóricos en un entorno práctico, enfrentando los desafíos y demandas
específicas del archivo municipal dicho aprendizaje inició con la inducción al área y la
organización básica de documentos, estableciendo las bases para un manejo eficiente a lo
largo de las pasantías, se abordaron tareas cruciales como la foliación, la reubicación
estratégica, y la atención minuciosa a la integridad del archivo, también la interacción
directa con el archivo móvil, la identificación de áreas de mejora, y la aplicación de
principios de gestión documental contribuyeron a una comprensión holística de la
importancia de mantener un archivo ordenado y accesible. La gestión de vacaciones, la
atención a solicitudes específicas, y la emisión de constancias de trabajo demostraron la
relevancia práctica de los conocimientos adquiridos por último el llamado a personas que
no habían firmado el libro de vacaciones y la auditoría del archivo fueron actividades que
resaltaron la importancia de la atención continua a los detalles y la mejora constante de los
procesos. En conjunto estas pasantías proporcionaron una experiencia integral que no solo
fortaleció las habilidades técnicas en la gestión documental, sino también destacó la
importancia crítica de este proceso en el ámbito municipal, la capacidad para aplicar
eficientemente los conocimientos adquiridos y contribuir al funcionamiento efectivo del
archivo ha sido un componente esencial de este periodo formativo, En general, las pasantías
no solo complementan tu formación académica, sino que también te brindan una visión
práctica del mundo laboral, enriqueciendo tu educación y preparándote de manera más
completa para los desafíos futuros.
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PROPUESTA

Propongo la adopción de un sistema de archivo digital utilizando Google Drive para

optimizar la gestión de la documentación actualmente almacenada en formato físico. La
propuesta incluye la digitalización de documentos existentes, la creación de carpetas
organizativas en Google Drive, la capacitación del personal en el uso de esta plataforma,
establecimiento de protocolos de seguridad a través de permisos y la integración efectiva
con los procesos actuales. Google Drive proporcionará una solución eficiente, accesible y
colaborativa, permitiendo la búsqueda rápida, la gestión segura de documentos y facilitando
la transición hacia un entorno digital. Este cambio no solo mejorará la eficiencia, sino que
también aprovechará las ventajas de la colaboración en línea y el respaldo automático
proporcionado por Google Drive.
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RECURSOS UTILIZADOS:

Recursos Físicos:
Los recursos utilizados en el departamento de archivo de talento humano fueron (Formatos
de vacaciones, constancias de trabajo, archivo móvil, computadora, carpetas, carpetas,
lápices, bolígrafos, documentos, etiquetas
Recursos Humanos:
El recurso humano que colaboro en la orientación de las actividades fueron los distintos
especialistas en el área de archivo como el analista de archivo y jefa de archivo a su vez
también se recibió colaboración de las distintas áreas del departamento de talento humano y
en especial la orientación recibida por el asistente de archivo.
Recursos Financieros:
Cabe destacar que, para la realización de las actividades, se contó plenamente con la
colaboración y disponibilidad de las personas involucradas.
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RECOMENDACIONES

 Prioriza la digitalización de documentos críticos y frecuentemente utilizados para

maximizar los beneficios inmediatos.

 Proporciona una capacitación exhaustiva para el personal en el uso de Google

Drive, incluyendo funciones básicas y avanzadas para garantizar una adopción
efectiva.

 Configura cuidadosamente los permisos en Google Drive para garantizar la

seguridad de la información y restringir el acceso según roles y responsabilidades.

 Realiza pruebas piloto antes de la implementación completa para identificar

posibles problemas y ajustar el sistema según sea necesario.

 Comunica claramente los cambios a todo el personal, destacando los beneficios del
nuevo sistema y proporcionando recursos de apoyo.

 Establece un sistema de monitoreo continuo para evaluar la efectividad del archivo

digital y abordar cualquier problema de manera proactiva.

 Implementa un sistema regular de respaldo de documentos para garantizar la

seguridad y disponibilidad continua de la información.

 Mantén un enfoque flexible y adaptable, anticipando posibles cambios en los

procedimientos y necesidades a medida que evoluciona el entorno laboral.

 Solicita retroalimentación regular del personal sobre la usabilidad y eficacia del

sistema, y realiza ajustes basados en esa retroalimentación.
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 Asegúrate de cumplir con las regulaciones y políticas legales relacionadas con la

gestión de documentos digitales y la privacidad de la información.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

"Gestión Documental: Conceptos y Aplicaciones Autor: Ángela Carrillo-Robles Editorial:

Universidad de Granada

"Manual de Archivística “Autor: David C. Weber Editorial: Ediciones Trea

"Archivística: teoría y práctica para el tratamiento documental Autor: Antonio López Yepes
Editorial: Ediciones Paraninfo

"Gestión Documental y Administración de Archivos" Autor: Roberto La Rovere Editorial:

EAE Editorial Académica Española

"Introducción a la Archivística: teoría y práctica" Autor: Rafael R. Martínez Editorial:

Editorial Síntesis
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ANEXOS
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45
46
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FORMATOS USADOS:
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