Compras Nacionales

Distribuido por Avantis

Compras – Proveedores Nacionales

Contenido:
 Introducción al Proceso.
 Compra de Artículos.
 Compra de Servicios.
 Manejo de diferentes escenarios en el proceso de compras.

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Compras - Proveedores: Objetivo

Usted podrá:
 Dominar los pasos básicos del proceso de compra de artículos y
servicios.
 Entender la repercución de los movimientos hechos en los documentos.
 Manejar algunos sucesos a la hora de la recepción de mercancía o la
factura del proveedor.

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Visión General

Compras - Proveedores
Tema 1: Compra de artículos
Tema 2: Compra de servicios
Tema 3: Manejo de diferentes escenarios en el proceso de Compras

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Compra de artículos: Visión general

Configuración del sistema

Datos maestros

Gestión de almacenes
Logística Logística Marketing y
Compras Servicio
de entrada de salida ventas
Producción

Control financiero

Orden de Pedido de Factura de Pago

Compra entrada de proveedores Efectuado
mercancías
Distribuido por Avantis
Información Necesaria para Realizar Compras:
Proveedor

Se debe registrar a la
empresa o persona a
quien se compra el bien o
servicio

 Los proveedores se
registran en el módulo
Socios de Negocios

Proveedores

Distribuido por Avantis

Información Necesaria para Realizar Compras:
Registro de Proveedor

1 4
1. Ingrese al Módulo Socios de
Negocios y seleccione Datos 5
maestros socio de negocios. 3
2. Ingrese el código y nombre del
proveedor. Razón Social, Grupo,
Moneda y RFC
3. El Tipo Socio Negocio es
Sociedades para personas
morales y, Privado Para
personas físicas
4. Ingrese información del adicional
del Proveedor
5. En la pestaña Finanzas/General
registre las cuentas de Pasivo y
anticipo a donde desea que
acumule
Información Necesaria para Realizar Compras:
Registro de Proveedor

6. En la pestaña
6 Finanzas/Impuesto registre el
Tipo de IVA del Socio de
Negocio (proveedor).
7. Vaya a la pestaña de
Condiciones de pago.
Información Necesaria para Realizar Compras:
Registro de Proveedor (Bancos)
8. Ingrese a la pestaña de
condiciones de pago.
9. Seleccione la lista
desplegable de país del
banco.
10. Ingrese información del
8 banco(s) y cuenta bancaria
del proveedor que desea dar
de alta.
10 11. Dar OK en ambas ventanas.

11
Direcciones en el Socio de Negocio - Proveedor

Empresa/Almacén Socio de Negocio

Proveedor
Pestaña de Direcciones

Dirección de Entrega
(Destinatario)

Dirección Fiscal
(Pagar a)

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Direcciones en una Orden de Compra

1. En Datos maestros de
Socio de Negocio en la
pestaña Direcciones, se
debe registrar la 1
dirección fiscal del
proveedor en donde dice 2
Pago a
En el apartado de
Destinatario se pueden
registrar múltiples
direcciones de Entrega
2. En ID de Dirección se
debe registrar un
Nombre que sirva cómo
identificador para la
dirección.

Distribuido por Avantis

Información Necesaria para realizar compras:
Artículos

Campos Necesarios en el Dato maestro del artículo

para las compras:
 Proveedor.
 Código del artículo.
 Unidad de medida de compras.
 Impuestos.

Distribuido por Avantis

Información Necesaria para realizar compras:
Registro de Artículos

2 3

4 1. Ingrese al Módulo Inventario y

seleccione Datos maestros de
artículo.
1 2. Ingrese el código, nombre del
artículo, Grupo de artículos, Lista de
precios y los datos necesarios para
su operación (considerar MRP o
Lotes).
3. Para nuestro proceso de compras,
definamos al artículo como de
Inventario y de compra (venta sólo
5 si el artículo será de ventas).
4. El resto de las opciones se detallan
en la presentación de Inventarios.
Distribuido por Avantis
5. Dé clic en Crear.
Proceso de Orden de Compras - Proveedores
Proceso de Orden de Compras - Proveedores

Recepción de Factura de Pago

Mercancía Proveedor Efectuado
Orden de
Compra

 Se tienen 10 impresoras en el Almacén.

 Se pone una Orden de Compra al proveedor por 5 impresoras más.
 Las 5 impresoras adicionales aparecen en los reportes de inventario.
 De tal manera que se pueden disponer de 15 impresoras.
 Aunque sólo haya 10 en el almacén.

 Stock + Ordenados – Comprometidos = Disponibles

 10 + 5 – 0 = 15

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 Registro de Pedido - Proveedores

2
3

4
1

1. Vaya al menú de compras

y seleccione Pedido.
2. Ingrese el código o
nombre del proveedor.
3. Ponga la fecha en la que
se solicita.
4. Registre el artículo, 5
descripción, cantidad, IVA
y precio unitario.
5. Dé clic en Crear.
Distribuido por Avantis
Proceso de Entrada de Mercancías

Distribuido por Avantis

Proceso de Entrada de Mercancías

Orden de Factura de Pago

Compra Proveedor Efectuado
Recepción de
Mercancía

 Se tiene 10 impresoras en el almacén.

 Se ordenaron al proveedor 5 impresoras.
 El proveedor hace la entrega de las 5 impresoras.
 Después de la recepción de las mismas ahora hay 15 en
el almacén.
 Póliza que se registra:
 Se incrementa la cuenta de Almacén (en el debe).
que
 Aumenta la cuenta de Provisión de inventario (en el haber)
usaremos nuevamente cuando se registre la Factura.
 Stock + Ordenados – Comprometidos = Disponibles
 15 + 0 - 0 = 15
Distribuido por Avantis
Dos opciones para crear documentos en los que
se tenga un seguimiento: Copiar de/ Copiar a

Orden de Compra Recepción de Factura de

Mercancía Proveedor

Copiar de Copiar a
 Se abre el documento nuevo y se  Se abre el documento creado
ingresa el socio de negocio. que se va a copiar.
 Se elige uno o varios documentos  Todos los artículos son copiados
de la lista de documentos base que al nuevo documento.
se encuentras disponibles en Copiar
 No hay opciones de que se
de.
quiere copiar.
 El asistente de documentos le
 Se puede borrar y hacer ajustes
permite:
en la cantidad de artículos una
 Personalizar las columnas de vez copiado al documento
cantidad a copiar. destino (aún no creado).
 Seleccionar el tipo de cambio a
usar.
Registro de la Entrada de Mercancías

1. Vaya al menú de
compras y seleccione
Entrada de mercancías.
2. Ingrese el código o
nombre del proveedor.
3. Ponga la fecha en el
documento.
4. Seleccione el botón de
Copiar de y seleccione 4
Pedidos.
Distribuido por Avantis
Registro de la Entrada de Mercancías

5. De la ventana de Lista de
Pedidos, seleccione el
(los) correspondiente(s).
6. Dé clic en el botón de
Seleccionar.

Distribuido por Avantis

Registro de la Entrada de Mercancías

10

9 11

7. Seleccione la opción de tipo de cambio deseada.

8. Dé clic en la casilla configurar si quiere modificar algún dato previo al pasar la
información al documento o si arrastrará los datos como están.
9. Oprima el botón de Siguiente ó Finalizar (Se cancela la transacción).
10. Modifique y seleccione los renglones a ingresar.
11. Dé clic en Finalizar.
Distribuido por Avantis
Registro de la Entrada de Mercancías

12. Dé clic en Crear.

12

Distribuido por Avantis

Proceso de la Factura de Proveedores

Factura de
Proveedor
Orden de Recepción de Pago
Compra Mercancía Efectuado

 Se recibe una factura del proveedor por 5 Impresoras.

 Se ingresa esa factura para reflejar el adeudo con el proveedor.
 El documento de factura creado en el sistema será la base para realizar el pago al
proveedor.
 Póliza que se registra:
 Disminuye la cuenta provisión de inventario (en el debe).
 Aumenta la cantidad que se le debe al proveedor (en el haber).
Distribuido por Avantis
Registro de la Factura de Proveedores

1. Vaya al menú de compras y

seleccione Factura de
proveedores.
2. Ingrese el código o nombre del
proveedor.
3. Ponga la fecha que en el
documento.
4. Seleccione el botón Copiar de 4
y seleccione Pedido de
entrada de mercancías.
Registro de la Factura de Proveedores

5. De la ventana de Lista de Pedido

de entrada de mercancía,
seleccione el (los)
correspondiente(s).
6. Dé clic en el botón de Seleccionar.

Distribuido por Avantis

Registro de la Factura de Proveedores

10

8
9 11

7. Seleccione la opción de tipo de cambio deseada.

8. Dé clic en la casilla configurar si quiere modificar algún dato previo al pasar
la información al documento o si arrastrará los datos como están.
9. Oprima el botón de Siguiente ó Finalizar (Se cancela la transacción).
10. Modifique y seleccione los renglones a ingresar.
11. Dé clic en Finalizar.
Distribuido por Avantis
Registro de la Factura de Proveedores

12. Dé clic en Crear.

12

Distribuido por Avantis

Proceso de Pago Efectuado a Proveedores

Distribuido por Avantis

Proceso de Pago Efectuado a Proveedores

Orden de Recepción de Factura de

Compra Mercancía Proveedor Pago
Efectuado

 Ahora se tiene una deuda con el proveedor por 5 artículos.

 La factura ya ha sido registrada por la deuda total.
 Se realiza un pago efectuado de acuerdo a los términos acordados.
 Póliza que se registra:
 Se reduce el efectivo (abono).
 Decrece la cantidad que se le debe al proveedor (cargo).

Distribuido por Avantis

Movimientos Contables en el Proceso de Compras

Categoría de artículo:
Artículo de inventario
Artículo de venta
Artículo de compra

Orden de Recepción de Factura de Pago

Compra Mercancía Proveedor Efectuado

Almacén Cuenta
CuentaPuente
de Cuenta Puente
Almacén asignación
de Compras de Compras Proveedor Proveedor Bancos
100
100 100 100 100 100 100

Distribuido por Avantis

Proceso de los Documentos en la Compra

Orden de Recepción de Factura de Pago

Compra Mercancía Proveedor Efectuado

1 2 3 4

Almacén
(Cantidad)

Libro mayor (Valor)

Registro de Pago Efectuado a Proveedores

2
3

1
1. Ingrese a la ruta Gestión de
bancos/Pagos
efectuados/pagos efectuados. 4
2. Seleccione al proveedor
correspondiente.
3. Ingrese la fecha de la
transacción. 5
4. Dé clic a la casilla de la factura
que va a pagar.
5. Registre alguna nota de
referencia.
6. Ingrese a Medios de Pago.
Distribuido por Avantis
Registro de Pago Efectuado a Proveedores

7. Ingrese tipo de
moneda. 7
8. Agregue la cuenta
bancaria, la fecha
8
y alguna
referencia.
9. Añada la cantidad
a pagar (Ctrl+b).
10. Dé clic en OK. 9
11. Después en la
pantalla principal 10
dé clic en Crear .

11

Distribuido por Avantis

Reportes de Compras

 Análisis de compras.
 Lista de partidas abiertas.
 Antigüedad pasivo proveedor.
 Arrastrar y vincular.

Distribuido por Avantis

Modificaciones de stock en compras

Reporte Modelo: Estatus de Inventario

Transacción En stock - Comprometido + Solicitado = Disponible

Orden de Compra + +
Compras/proveedores

Entrada de mercancías + -
Factura de Proveedores

Entrada de mercancías sin + +

Ref. Orden de Compra
Factura de proveedores
con Ref. Orden de + - +
Compra.
Factura Reserva sin Ref. + +
Entrada Mercancías con
+ -
Ref. Factura Reserva
Factura Anticipo sin Ref. + +
Devoluciones Mercancías - -

Nota de Crédito - -

+ Indica un aumento en la cantidad

Distribuido por Avantis - Indica una disminución en la cantidad
Compra de Artículos: Resumen

Puntos Clave para el proceso general de compras:

 Los 4 pasos en el proceso general de compras que se ha visto son:
 Orden de Compra.
 Recepción de Mercancía.
 Factura de Proveedor.
 Pago al Proveedor.
 Información clave en los datos maestros del proveedor y los artículos.
 Cada documento de compras tiene un efecto diferente en el inventario y/o la
contabilidad.

Distribuido por Avantis

Compra de servicios: Visión general

Compras de servicios
Tema 1: Compra de artículos
Tema 2: Compra de servicios
Tema 3: Manejo de diferentes escenarios en el proceso de Compras
Proceso de Orden de Compra de Servicios

Distribuido por Avantis

Tipo de Documento: Artículo / Servicio

Documento En compras (y ventas)

puede definir los
Servicio Cliente C00001 documentos de servicio
Nombre Proveedor como Tipo de artículo o
Tipo de servicio.
Descripción Cuenta de mayor Precio Documento

Artículo Cliente C00001

Nombre Proveedor

Nº de artículo Descripción Cantidad Precio

Distribuido por Avantis

Tipo de Documento: Artículo / Servicio

Categoría de artículo: Los servicios

Artículo de inventario pueden utilizar
Artículo de venta artículos de
Artículo de compra
Compras o
Ventas, pero
no de Los documentos registrados como
Inventario. de clase artículo, se representan
Los documentos registrados como como un artículo que utiliza
de clase servicio se representan cantidades, pero sin afectar a los
por una descripción. inventario.

Documento Documento
Servicio Cliente C00001 Artículo Cliente C00001
Nombre Proveedor Nombre Proveedor

Descripción Cuenta de mayor Precio Nº de artículo Descripción Cantidad Precio

Se pueden registrar los documentos (de

Compras o Ventas) de servicios como
Distribuido por Avantis
de clase servicio o de clase artículo.
Movimientos Contables en el Proceso de Compras
de Servicios.
Categoría de artículo:
Artículo de inventario
Artículo de venta
Artículo de compra

Pedido Factura de Pago

Proveedores Efectuado

Cuenta de Gastos Proveedor Proveedor Bancos

100 100 100 100

Distribuido por Avantis

Registro de Pedido de Servicios

2
3

1 4

1. Vaya al menú de compras

y seleccione Pedido.
2. Ingrese el código o
nombre del proveedor.
3. Ponga la fecha en la que
se solicita.
4. Registre la clase
(servicio), descripción, 5
Cuenta de mayor, Precio.
5. Dé clic en Crear.

Distribuido por Avantis

Proceso de la Factura de Servicios

Distribuido por Avantis

Proceso de la Factura de Servicios

Distribuido por Avantis

 Registro de la Factura de Servicios

1. Vaya al menú de
compras y seleccione
1 Factura de
proveedores.
2. Ingrese el código o
nombre del proveedor.
3. Ponga la fecha en el
documento.
4. Seleccione el botón de 4
Copiar de y seleccione
Pedidos.
Distribuido por Avantis
Registro de la Factura de Servicios

5. De la ventana de
Lista de Pedidos,
seleccione el (los)
correspondiente(s).
6. Dé clic en el botón
de Seleccionar.
Distribuido por Avantis
Registro de la Factura de Servicios

10

8
11
9

7. Seleccione la opción de tipo de cambio deseada.

8. Dé clic en la casilla configurar si quiere modificar algún dato previo a pasar
la información al documento o si arrastrará los datos como están.
9. Oprima el botón de Siguiente ó Finalizar (Se cancela la transacción).
10. Modifique y seleccione los renglones a ingresar.
11. Dé clic en Finalizar.

Distribuido por Avantis

Registro de la Factura de Servicios

12. Dé clic en Crear.

12

Distribuido por Avantis

 Proceso de Pago Efectuado a Proveedores por
Servicios

Distribuido por Avantis

 Ejercicio de Registro de Pago Efectuado a
Proveedores con facturas de artículos y servicios

Distribuido por Avantis

Compra de servicios: Resumen

Puntos clave en el proceso general de compras de servicios:

 Los documentos que se utilizan principalmente en el proceso general
en la compra de servicios son:
 Pedido de compras por un servicio.
 Factura de proveedores.
 Pago efectuado.
 Los servicios se pueden registrar en un documento de Compra o
Venta, ya sea como de clase servicio o de clase artículo. Como
documento de clase servicio, se representan por una descripción, y
como un documento de clase artículo se representan como un artículo
que utiliza cantidades, y en ningún caso afecta los inventario.
 Para servicios como el alquiler o energía eléctrica, generalmente se
crea una factura de proveedores sin una orden.

Distribuido por Avantis

Solución de problemas en la compra:
Vision general

Compras - proveedores
Tema 1: Compra de artículos
Tema 2: Compra de servicios
Tema 3: Manejo de diferentes escenarios en el proceso de Compras
Registro de Solicitud de Compras - Proveedores

4
1
1. Vaya al menú de compras
y seleccione Solicitud de
compra.
2. Ingrese el nombre del
solicitante.
3. Ponga la fecha en la que
se solicita. 5
4. Registre el artículo,
descripción, cantidad, IVA y
precio unitario.
5. Dé clic en Crear.
Proceso de Oferta de Compra (Cotización de
proveedores)

Distribuido por Avantis

Registro de Oferta de Compras (Cotizaciones que nos
entregan los proveedores)

1. Vaya al menú de compras y

seleccione Oferta de compra.
2. Ingrese el código o nombre
del proveedor.
3. Ponga la fecha para cuando
se necesita la mercancía.
4. Use el botón de Copiar de y
seleccione la requisición en
cuestión. 5
4
5. Dé clic en Crear.

Distribuido por Avantis

 Asistente de Creación de Ofertas de Compra

 Se pueden Crear Ofertas de Compra

mediante un Asistente de creación de
Ofertas de compra.
 El Asistente le permite crear varios
documentos de compra al mismo tiempo.
1. Ingrese al menú principal, en el módulo
de Compras-Proveedores y seleccione
Asistente de creación de Ofertas de 2
compra
2. Dé clic en Siguiente.

Distribuido por Avantis

Asistente de Creación de Ofertas de Compra

3. Se pueden generar
documentos mediante
dos opciones.
 Grupo de
parámetros nuevos
3
 Grupo de
parámetros
existente (Se 4
puede utilizar como
plantillas para
generar nuevos).
4. Especifique un nombre
para el grupo nuevo
del parámetro y una 5
descripción.
5. Dé clic en Siguiente.

Distribuido por Avantis

Asistente de Creación de Ofertas de Compra

6. Elegir si se desea
basar en Artículos o
Solicitudes de Compra
7. Dé clic en Siguiente.

Distribuido por Avantis

Asistente de Creación de Ofertas de Compra

8. Seleccione la fecha
necesaria. 8

9. Ingrese los artículos 9

que requiera cotizar,
ingrese la cantidad y
fechas necesarias
para la entrega de los
artículos.
10. Dé clic en Siguiente.

10

Distribuido por Avantis

Asistente de Creación de Ofertas de Compra

11. Puede visualizar la

pantalla por:
 Grupo por Socio de
negocios.
11
 Agrupar por
artículos.
Seleccione agrupar
13
por artículos. 12

12. Puede seleccionar

partidas individuales o
todos los artículos.
13. Ingrese los
proveedores para cada
artículo. 14

14. Dé clic en siguiente.

Distribuido por Avantis

Asistente de Creación de Ofertas de Compra

15. Se muestra la 15
vista previa de
resultados Agrupados
por proveedor.
16. Dé clic en
Siguiente.

16

Distribuido por Avantis

Asistente de Creación de Ofertas de Compra

17. Existen tres opciones

para ejecutar el asistente
de creación de oferta de
compra.
 Ejecutar (No
guarda los
17
parámetros).
 Grabar grupo de
parámetros y
ejecutar.
 Grabar grupo de
18
parámetros y salir
(No ejecuta el
asistente)
18. Se puede seleccionar 19
otro proveedor en caso de
que ocurra un error.
19. Dé clic en Siguiente.
Asistente de Creación de Ofertas de Compra

20
20. Al finalizar la
ejecución, se muestra un
ventana con los informes
totales, de las ofertas de
ventas que se crearon y
los mensajes del sistema.
21. Dé clic en Cerrar.

21

Distribuido por Avantis

Asistente de Creación de Ofertas de Compra

1. Se reciben las 1
cotizaciones del
proveedor y se
ingresan los datos.
 Cantidad de oferta.
 Precio unitario.
2. Dé clic en Actualizar.

Distribuido por Avantis

Asistente de Creación de Ofertas de Compra

3. En el Pedido se
selecciona el botón
copiar de Oferta de
compra.
4. Se abre una ventana 4
con las Lista de
Ofertas de compra,
seleccione la que
requiera.
5. Se abre una ventana
con un mensaje, que
permite cerrar otras
ofertas creadas que 5
tienen el mismo
número de grupo.

3
Distribuido por Avantis
Asistente de Creación de Ofertas de Compra

6. Se abre el asistente de
documentos, tiene la
opción de cambiar el
tipo de cambio y
puede también
configurar o copiar
todos los datos del 6
documento.
 Se cargan los
datos de la Oferta
de compra a la
Orden de compra.
7
7. Dé clic en Finalizar.
8. Dé clic en Crear.
8

Distribuido por Avantis

Asistente de Confirmación de Aprovisionamiento

Orden de Venta

Cliente C001

Nº de artículo Descripción Cantidad AL

A00001 … 50 01
Orden de
Venta

Asistente de Confirmación de Aprovisionamiento

Proveedor P001

Nº de artículo Descripción Cantidad AL

A00001 … 50 01

Orden de  Se asigna un proveedor

Compra para las Órdenes de

Compra.
Asistente de Confirmación de Aprovisionamiento

 Se pueden Crear órdenes de

Compra a partir de la entrada
de un Pedido de Cliente
(Orden de Venta), para iniciar
un proceso de
aprovisionamiento.
 Se realiza el aprovisionamiento
mediante la ayuda del
Asistente de confirmación de
Aprovisionamiento.
1. Ingrese al menú principal, en
el módulo de Compras-
Proveedores y seleccione 2
Asistente de confirmación de
aprovisionamiento.
2. Dé clic en Siguiente.
Distribuido por Avantis
Asistente de Confirmación de Aprovisionamiento

3. Seleccione el
cliente para el que 3
desea crear
documentos de
aprovisionamiento
(compras insumos).
4. Seleccione Agregar
para adicionar
clientes que no
están visibles. 4
5. Dé clic en
Siguiente.
5

Distribuido por Avantis

Asistente de Confirmación de Aprovisionamiento

6. Para generar los 6

documentos de
aprovisionamiento,
selecciones uno o
más pedidos del
cliente.
7. Dé clic en Siguiente.

 Nota: Puede consolidar varios pedidos de cliente

(órdenes de venta) en un pedido o documento de
aprovisionamiento (Orden de Compra).
Distribuido por Avantis
 Asistente de Confirmación de Aprovisionamiento

8. Seleccione al
proveedor para el
pedido de cliente 9
(orden de venta) 8
que desea utilizar en
la Orden de Compra
para el
aprovisionamiento.
9. Se pueden crear
documentos
preliminares,
10. Dé clic en Siguiente. 10

 Nota: Si lo requiere puede cambiar el proveedor las

cantidades de compra, precio por unidad y almacén.
Asistente de Confirmación de Aprovisionamiento

11. Se puede consolidar

varios pedidos de
clientes en un 11

documento de
aprovisionamiento.
Para crear un
documento para
cada documento
base, seleccione Sin
consolidación.
12
12. Al producirse un
error, puede detener
la ejecución o elegir
a otro proveedor. 13

13. Dé clic en Siguiente.

Distribuido por Avantis

Asistente de Confirmación de Aprovisionamiento

14. El asistente muestra

los documentos de
aprovisionamiento
que se crearán.
14
Cada partida
generará órdenes
de compra
separadas.
15. Se puede visualizar
sólo el proveedor o
visualizar a detalle
la información.
15
16. Dé clic en Siguiente.
16

Distribuido por Avantis

Asistente de Confirmación de Aprovisionamiento

17. Al finalizar el
Asistente de
confirmación de
aprovisionamiento, 17
genera el Informe
de Totales, el cual
muestra que
documentos de
aprovisionamiento
se crearon y si se
crearon
correctamente.
18. Dé clic en Cerrar.
18

Distribuido por Avantis

Entregas Parciales y sobre Entregas

Entrega
Orden de Compra

Proveedor Y1000
Proveedor Y1000

#
#
1 6
1 10
2
2 15
3
3 2

1) Sobre Entrega 2) Artículos Adicionales

Entrega Entrega Entrega

Proveedor Y1000 Proveedor Y1000 Proveedor Y1000

# # #
1 1 1 4
2 20 2 2
3 3 3
4 1

Distribuido por Avantis

 Documentos preliminares de documentos de
compra y de venta

Documento Documento - documentos preliminares Documento

Proveedor / Cliente Y1000 Proveedor / Cliente Y1000 Proveedor / Cliente Y1000

Grabar
como
Artículo Descr. Cantidad Precio documento Artículo Descr. Cantidad Precio Añadir Artículo Descr. Cantidad Precio
A03 Impresora 20 249,90 preliminar A03 Impresora 20 249,90 A03 Impresora 20 249,90
B10 Cartucho 40 4,50 B10 Cartucho 40 4,50 B10 Cartucho 40 4,50

Distribuido por Avantis

Documentos preliminares de documentos de
compra y de venta
1

1. Se pueden guardar
documentos de compras,
ventas o inventario como
preliminares. Ingrese a la
ruta Menú Archivo
/Grabar como preliminar.
2. En el módulo de compras,
ventas o inventario se
ingresa a la ruta
2 informes/Informe
documento preliminar de
documento. Se abre una
pantalla y se puede elegir
el criterio de selección
para la búsqueda de
documentos.

Distribuido por Avantis

Salida de documentos

Documento
Proveedor / Cliente Y1000

Archivo Enviar E-mail Art. Descr. Cantidad Precio Archivo Enviar Fax
A03 Artículo A 20 249.90
B10 Artículo B 40 4.50

Archivo Preliminar Archivo Imprimir Archivo  Exportar

Vista Preliminar Y1000

Impresión A03 20pcs 49,90
Y1000 B10 40pcs 4,50
Y1000
A03 20pcs 49,90 Total 1178
B10 40pcs 4,50 A03 20pcs 49,90 ...
B10 40pcs 4,50
Total 1178
... Total 1178
...

Distribuido por Avantis

Pago Parcial Efectuado a Proveedor

Factura de proveedor

Proveedor P001

#
1 $12,760
2
Factura de
3
proveedor

Pagos efectuados a Proveedor

Proveedor Y1000

#
1 $5,000
2
Pago 3
Efectuado a
Proveedor
Distribuido por Avantis
 Registro de Pago Parcial Efectuado a Proveedores

2
3

1 6
1. Ingrese a la ruta Gestión de
bancos/Pagos
efectuados/pagos
4 5
efectuados.
2. Seleccione al proveedor
correspondiente.
3. Ingrese las fechas de la
transacción.
4. Dé clic a la casilla de la
factura que va a pagar.
5. En la columna de pago total,
ingrese la cantidad parcial
que desea abonar.
Ingresepor
6.Distribuido a Medios
Avantis de Pago.
Registro de Pago Parcial Efectuado a
Proveedores: Transferencia Bancaria

7. Ingrese tipo de
moneda. 7
8. Agregue la cuenta
bancaria, la fecha 8
y alguna
referencia.
9. Añada la cantidad
a pagar. La misma
cantidad parcial
que se desea
abonar (Ctrl+b). 9
10. Dé clic en OK.
11. Después en la
11 10
pantalla principal
dé clic en Crear .

Distribuido por Avantis

 Registro de Pago Parcial Efectuado a
Proveedores: Cheque

7. Se puede pagar por otro

medio de pago, seleccione la
pestaña Cheque.
8. Ingrese el mismo importe
parcial que desea abonar 7
(Ctrl+b), Nombre del banco, 8
Sucursal, Cuenta, Check de
Cheque manual (si no se
generan automáticamente),
Número de cheque (existen
dos opciones manual o
automática) , Cuenta de
mayor (va una cuenta
contable de caja de cheques,
no siempre se depositan 10
9
inmediatamente al banco)
9. Dé clic en OK.
10. Después en la pantalla
principal dé clic en Crear .
Registro de Pago Parcial Efectuado a
Proveedores: Fondos en Efectivo

7. Se puede pagar por

otro medio de pago,
seleccione la pestaña 7
fondos en efectivo.
8
8. Ingrese la Cuenta de
mayor.
9. Añada la cantidad a
pagar. La misma
cantidad parcial que
se desea abonar
(Ctrl+b). 9

10. Dé clic en OK.

11. Después en la 10
11
pantalla principal dé
clic en Crear .

Distribuido por Avantis

Informe de Lista de Partidas Abiertas

1
4

1. Ingrese a la ruta Compras - Proveedores/Informe de compras/Lista de partidas abiertas.

2. Seleccione el documento correspondiente Fact. Proveedores. Y le muestra un listado de las
facturas que no se han pagado (facturas abiertas).
3. Se muestra el importe original y el importe actual que se tiene pendiente después del pago
parcial que se realizo.
4. Dé clic en OK para cerrar la ventana
Proceso de Devoluciones de Compras -
Proveedores

Cuenta Puente
Almacén de Compras
20 20

Orden de Compra Recepción de

Mercancía

 20 artículos fueron ordenados y entregados.

 2 artículos se dañaron durante el viaje. Devolución de
 Se usa la devolución para regresarle los Recepción de
artículos al proveedor. Mercancía

Cuenta Puente
Almacén de Compras
2 2

Almacén (Cantidad)

Libro mayor (Valor)

Nota de Crédito de Compras - Proveedores

Orden de Compra Recepción de Factura de

Mercancía Proveedores
Cuenta Puente Cuenta Puente
Almacén de Compras de Compras Proveedor
 50 artículos son ordenados,
50 50 50 50
entregados y facturados.
 5 artículos van a ser devueltos.
 Se usa una Nota de Crédito basada
en la factura de proveedor que hoy
existe.
Nota de Crédito
Almacén Proveedor
5 5

Almacén (Cantidad)

Libro mayor (Valor)

Casos en la Nota de Crédito de Proveedores

Caso 1 Copiar de Factura a Nota de

Crédito
Error en
Factura que
Factura
no se ha
Abierta
pagado

Caso 2
Error en
Factura que
ya esté
pagada Cancelar
Pago
efectuado Nota de
Nota de Crédito
Caso 3 por Monto Crédito por
Parcial Monto Total
Reversa de modo Reversa el total de
Error en parcial el monto de la deuda y reduce
varias facturas la deuda y reduce la cantidad de la
que ya estén parcialmente la deuda del
pagadas cantidad de la proveedor.
deuda del
proveedor
Ejercicio de Manejo de Diferentes Escenarios
Funcionalidad Acuerdos Globales SAP
Business One

¿Qué es un Acuerdo Global?

Son acuerdos a largo plazo entre una organización de

compras y un proveedor, o entre una organización de
ventas y un cliente.
Tienen por objeto proveer artículos o prestar servicios
durante un período, según términos y condiciones
predefinidos.
Se pueden usar como base para las previsiones de
ingresos, la reserva de cantidades y la planificación de
capacidades esperadas.
Funcionalidad Acuerdos Globales SAP
Business One

En SAP Business One, puede usar dos tipos de acuerdos

globales:

Acuerdos globales generales

Se usan para hacer un seguimiento del cumplimiento de los
términos con el objetivo de conseguir un bono especial a fin
de año, por ejemplo, por vender o comprar una cantidad
determinada de un artículo o por alcanzar un volumen
definido.

Acuerdos globales específicos

Se usan para hacer un seguimiento del cumplimiento de los
términos con el fin de obtener un descuento especial para
las transacciones de ventas o compras individuales.
También se usan para determinar un programa de entregas,
por ejemplo, mediante la definición de los intervalos entre
los que deben entregarse determinadas cantidades de
mercancías.
Funcionalidad Acuerdos Globales SAP
Business One

Ventas-Clientes Compras-Proveedores 2.En el menú principal de

SAP Business One,
seleccione  Modulo de
Ventas.
3.En Modulo de Ventas
Acuerdos Globales de
venta.

2 4.En el menú principal de

SAP Business One,
3 4
seleccione  Modulo de
5
Compras.
5.En Modulo de Compras 
Acuerdos Globales de
compras.
Funcionalidad Acuerdos Globales
SAP Business One Compras/Ventas
1

En el menú principal de
SAP Business One,
seleccione  Modulo de
Ventas.
En Modulo de Ventas
Acuerdos Globales de venta

1. Dar clic en la pestaña

nuevo documento, Crear un
nuevo documento.
Funcionalidad Acuerdos Globales
SAP Business One Compras/Ventas
2. Código y nombre del socio de
negocios con quien ha celebrado
el acuerdo.
2 3. Se muestran los datos del
cliente: Código SN, Nombre de la
Empresa, Persona de Contacto,
Número de teléfono y Correo
electrónico.
4. Método de Acuerdo:
5. Método por posiciones: Sobre
4 Artículos, vender o comprar.
6. Método monetario: Sobre dinero,
debo de comprar o vender un
millón.
3 7. Fecha de Inicio: La fecha en la
que comienza la validez del
acuerdo
Fecha Final: La fecha en la que
finaliza la validez del acuerdo.
Fecha de la firma : La fecha en la
5 que comienza la validez del acuerdo
Fecha de rescisión del contrato:
Muestra los términos del acuerdo en
particular, es decir, si se ha
6 alcanzado el número de artículos
acordado o el importe monetario .
6. Descripción: Nombre que le
vamos a dar al Acuerdo.
Funcionalidad Acuerdos Globales SAP
Business One Compras/Ventas
7. Tipo de acuerdo:
General: Se usa si, los términos del acuerdo tienen como objetivo alcanzar con el socio de
negocios el volumen determinado o una cantidad determinada de artículos vendidos, así
obtener un bono especial a fin de año
Específico: Se usa si se otorga un descuento especial por cada transacción comercial
7 relacionada con el acuerdo. O si se acordó un determinado plan de entregas.
8. Autorizado: Puede vender o comprar artículos y por lo tanto, crear documentos de compras
o ventas relacionados con el acuerdo global.
Bloqueado: El acuerdo global esta inactivo, no puede vender o comprar artículos ni crear
documentos de compras o ventas relacionados con el acuerdo global.
Borrador: El acuerdo global no esta autorizado, no puede vender o comprar artículos ni crear
8
documentos de compras o ventas relacionados con el acuerdo global.
9.Ignorar precios especificados en el acuerdo global:
9 General: se tomara los precios que tienes los documentos de compra o venta.
10
Específico: se tomara los precios especificados en el acuerdo global.
% probabilidad de liquidación: Específica el valor porcentual para indicar la probabilidad de
que el socio de negocios pague por las mercancías.
11
10. Titular : El nombre del usuario responsable del acuerdo global .
Renovación: Seleccionada esta casilla, puede configurar un recordatorio para renovar un
acuerdo global antes de que venza.
Recordatorio: El numero de días, semanas o meses para definir la antelación con la que debe
avisarse de la rescisión del acuerdo global. Puede especificar un valor.
11. Comentario: Descripciones sobre el Acuerdo global
Funcionalidad Acuerdos Globales SAP
Business One Pestaña Info Detallada

Número de artículo: El número del artículo cubierto por el

acuerdo global.

Descripción del artículo: La descripción del artículo según se

haya cambiado/actualizado en los datos maestros de artículo.

Grupo de artículos: El grupo de artículos según se haya

definido en los datos maestros de artículo.

Cantidad planificada: La cantidad total de artículos que se

asume se venderán o comprarán dentro del alcance del acuerdo
global.

Precio unitario: El precio del artículo acordado con el socio de

negocios.
Funcionalidad Acuerdos Globales SAP
Business One

Cantidad acumulada: La cantidad de artículos que se incluyeron en las transacciones de ventas o

compras relacionadas con el acuerdo global. El sistema completa este valor.

Importe acumulado: El valor monetario de los artículos que se incluyeron en las transacciones de ventas
o compras relacionadas con el acuerdo global. El sistema completa este valor.

Cantidad pendiente: La cantidad de artículos que aún no se incluyeron en las transacciones de ventas o
compras relacionadas con el acuerdo global. Es decir, la cantidad planificada menos la cantidad
acumulada. El sistema completa este valor.
Funcionalidad Acuerdos Globales SAP
Business One

Documento: Mostrará los documentos de marketing relacionados con el

acuerdo global

Anexos: Adjunta cualquier tipo de documento relacionado al Acuerdo

Global.

Transacciones periódicas: En SAP Business One, puede definir modelos

para estas transacciones periódicas, usando documentos preliminares de
ventas y compras.

Los modelos contienen la información necesaria del socio de

negocios, artículos, finanzas y expedición, y detalles de la repetición.
Funcionalidad Acuerdos Globales
SAP Business One

Transacciones periódicas.
Para visualizar las transacciones
cada ves que inicia sesión seguir la
siguiente ruta: Gestión >
Inicialización Sistema >
Parametrizaciones generales >
Visualizar Transacciones periódicas
en ejecución, enseguida dar
Actualizar .
Funcionalidad Acuerdos Globales
SAP Business One

Ejemplo de acuerdo global

en modo creado
 Acuerdos Globales Compras-
Proveedores

En el menú principal de SAP

Business One, seleccione 
Modulo de Compras.
En Modulo de Compras
Acuerdos Globales de
compras

1. Dar clic en la pestaña

nuevo documento, Crear
un nuevo documento.
Acuerdos Globales Compras-
Proveedores

2. En el área general, especifique lo

siguiente:
• Nombre o código de socio de negocios.
• Fecha de inicio del acuerdo.
• Fecha de finalización del acuerdo.

3. Opcional: En el campo Descripción,

introduzca una breve descripción del
acuerdo global.
4. En la ficha General, seleccione el tipo
de acuerdo Específico y realice lo
siguiente:
Especifique el estado del acuerdo.
Acuerdos Globales Compras-
Proveedores

5. En la ficha Artículos,
especifique al menos
un artículo, los precios
5 y cantidades regidos
por el acuerdo
Acuerdos Globales Compras-
Proveedores

6. Seleccionar el botón explorar

6 para navegar hasta el archivo y
añadirlo.
En el botón visualizar mostrara el
contrato cargado y el botón Borrar,
borrara el formato cargado.
7. Para guardar el acuerdo global,
seleccione Agregar.

7
Acuerdos Globales Compras- Proveedores

NOTA
• Para poder comprar o vender
artículos de conformidad con un
acuerdo global, el acuerdo debe
estar autorizado.

• Establezca el estado del acuerdo

global en Autorizado y seleccione
Actualizar.

Para grabar las modificaciones,

seleccione OK.
Ejercicios

• Crear 1 acuerdo global para venta

• Crear 1 acuerdo global para compra
• Ocupar todas las pestañas del acuerdo global
Ventajas

Si existe un acuerdo global válido con un cliente o

proveedor, SAP Business One enlaza automáticamente los
documentos de compras o ventas al acuerdo global.

Los precios acordados con los socios de negocios se

pueden copiar directamente en los documentos de ventas y
compras.

También tiene la opción de eliminar el enlace y crear un

documento de ventas o compras que no esté regido por un
acuerdo global.
Conclusiones

Los acuerdos globales se pueden configurar de diferentes maneras, según el tipo

de acuerdo, los términos y condiciones que haya negociado con su socio de
negocios.

 Proveer artículos o prestar servicios durante un período, según términos y

condiciones predefinidos
 Se subdividen en:
 Generales
 Específicos
Localización y Resolución de Problemas en
Compras - proveedores : Resumen

Puntos clave para este tema:

 Realizar Requisiciones de compra a través de las ofertas de compra.
 Utilizar la herramienta de aprovisionamiento para ofertas de compra y
pedidos de venta.
 Creación de documentos preliminares.
 Realizar pagos parciales.
 La recepción/entrada de la mercancía puede manejarse cuando
vienen diferentes cantidades.
 Se puede usar la devolución cuando los artículos aún no han sido
facturados.
 Una nota de crédito puede ser creada referenciada a una factura
cuando ésta última se encuentra abierta.
 Si la factura está cerrada, la nota de crédito debe ser creada sin
referencia.
 La nota de crédito sirve también para realizar descuentos, ya que
existe la opción de generar notas de crédito sin afectar inventarios.