SISTEMAS CONTABLES
DEFINICION
A.- Es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las decisiones financieras. Un
sistema contable debe enfocarse como un sistema de información que reúne y presenta
datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una empresa a una fecha
o por un período determinado.
B.- Es la suma de todos los factores o elementos que puedan influir en la generación de
información contable.
REQUERIMIENTO DE LOS SISTEMAS CONTABLES
Todo sistema de información contable es el eje para la toma de decisiones
financieras. De la compañía.
Se debe tomar en cuenta 4 elementos:
a.- Hardware: Equipos, redes, conexiones.
b.- Software: Programas los cuales deben estar de acuerdo con el Hardware.
c.- Recursos Humanos: Nivel técnico para manejar el Software y el Hardware.
d.- Normas, Procedimientos y políticas contables de la compañía: Reguladas
por PCGA.
ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA CONTABLE
LISTADO DE VALIDACION MAYOR GENERAL GANANCIAS Y PERDIDAS
Document
Document Document DIARIO GENERAL BALANCE GENERAL
COMPROBANTES DE
DIARIO
Document
COMPROBANTES DE
DIARIO
ACTUALIZACION DE EMISION DE
INGRESO DE DATOS VALIDACION
REGISTROS REPORTES
En los últimos años muchas empresas han crecido en tamaño y complejidad debido a las
operaciones realizadas por ellas, por lo cual los sistemas necesarios para manejar esa gran
cantidad de información han evolucionado en términos de especialización y en aumento de
capacidad de cómputo. Actualmente no se puede concebir una empresa sin la ayuda de
sofisticados sistemas de procesamiento de datos.
Las principales tareas que lleva a cabo el sistema y en estricto orden, son:
Ingreso de Datos
Validación de Datos
Actualización de Registros
Emisión de Reportes.
INGRESO DE DATOS.
El ingreso de los datos en un sistema contable se realiza a través de un comprobante de
diario (puede contener dos o más registros, sean débitos o créditos)
Pueden ser:
Manuales: registrados por el transcriptor, cada uno de sus campos deben ser validados.
(Campos importantes: fecha de registro, numeración consecutiva)
Mecanizados: Estos se hace vía disco, cinta magnética, o transferidos en línea desde cada
uno de los módulos relacionados. (Ejemplo: en el módulo de nomina se genera la
información que va a ser transferida al sistema contable)
VALIDACION DE DATOS
La validación de datos verifica que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros
previamente establecidos para el control de los datos desde el punto de vista de la
consistencia. Un aspecto importante en todo sistema de contabilidad, es el de asegurar que
no fallan los controles sobre la integridad de los datos. Uno de los mayores problemas que
puede presentar un sistema contable, es que no se capturen todas las transacciones.
ACTUALIZACION DE REGISTROS
Un proceso de actualización de registros en un sistema contable, consiste en el traspaso de
los movimientos del diario general a cada una de las cuentas de mayor. Previo a la
actualización de los saldos del Mayor, la información grabada en los comprobantes de
diario debe haber sido validada. La actualización de los registros puede hacerse de dos
maneras:
Interactivamente
Por Lote.
La actualización interactiva hace que los movimientos del diario se contabilicen en el
momento en el que el operador está grabando el detalle de cada una de las transacciones.
Debido a que la actualización interactiva es realizada en el momento en que el operados
grava los movimientos, la información debe ser validada totalmente en el momento que es
capturada. Una actualización bajo este esquema requiere que se tengan controles fuertes
sobre todo el proceso.
La actualización en lote implica la validación previa de los datos y esta se realiza por lotes
de registros; es decir, al final del día por ejemplo, se acumulan las transacciones, se
resumen y luego son actualizadas.
En lugar de actualizar la información asiento por asiento, todos los débitos y/o créditos son
actualizados una vez acumulados una cierta cantidad de comprobantes.
EMISION DE REPORTES
Es una de las funciones principales del sistema contable y consiste en el procesamiento de
la información contable que ha sido grabada, validada y actualizada.
Los sistemas contables tienen además de la función anterior, opciones para el diseño de
reportes, aplicación de diferentes unidades monetarias, cuadres totales o parciales, índices
financieros, gráficos.
EVALUACION Y ANALISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES.
Dentro del funcionamiento de un sistema contable, debemos definir las siguientes áreas de
análisis:
1.- Area tecnológica.
Para hacer un análisis en esta área, se crea un pool de personas que se definen como
“Auditores de Sistemas”, los cuales tienen como objetivo principal, la evaluación de los
controles internos en el área P.E.D. (Procesamiento electrónico de datos).
Cualquier tipo de análisis que se vaya a realizar en los distintos ambientes del
hardware, debe cumplir con ciertos objetivos de seguridad desde el punto de vista contable.
a.- Acceso a la información (Perfil de Usuario)
b.- Procesamiento de Datos (Servidores, Redes, Bases de Datos)
c.- Emisión de Informes. (El analista contable no debe preparar reportes
directamente a Presidencia)
2.- Area de Programas y Software relacionado.
El análisis de los programas y software relacionado, varía si estos fueron adquiridos
en el mercado o desarrollados internamente por la empresa, tomando en cuenta que el
programa de aplicación en computadora sirva efectivamente al usuario final en el desarrollo
de su trabajo.
Este análisis debe abarcar los siguientes objetivos:
a.- Documentar los programas que procesan la información contable.
b.- Asegurar que el análisis y desarrollo de los programas se realiza bajo
alguna metodología establecida.
c.- Verificar la existencia de pistas de auditoría que ayudan a detectar problemas
en los programas y procesamiento de la información.
d.- Comprobar la existencia de alguna metodología para la evaluación y selección
del software administrativo.
e.- Comprobar existencia de controles en los programas que permitan asegurar la
integridad de la información.
f.- Verificar la existencia de políticas establecidas para el procesamiento de datos
que sirvan para el entrenamiento de nuevos usuarios.
3.- Areas de políticas Contables.
Una política contable se establece con la finalidad de regular toda la actividad
contable referente a los registros, tratamiento y presentación resumida de las transacciones
financieras. El análisis de este aspecto debe estar enfocado a la verificación de la existencia
formal o informal de políticas. Como por Ejemplo:
a.- Registro de Gastos y Amortizaciones de los Gastos Prepagados.
b.- Capitalización de Activos Fijos.
c.- Depreciación y amortización de Activos Fijos tangibles e intangibles
respectivamente.
d.- Método para valorar las inversiones.
e.- Políticas para el registro de las provisiones para incobrables y de inventarios.
f.- Políticas contables para la consolidación de Estados Financieros.
g.- Políticas para el cálculo y registro de las acumulaciones y reservas.
4.- Area de Estructura Organizacional.
La estructura de organización es la forma que adopta una empresa para poder llevar
a cabo todas sus funciones. A medida que la organización crece, se hace necesaria la
existencia de una diferenciación en el trabajo, como consecuencia de la especialización de
las actividades. Al analizar la estructura organizativa del área contable, la cual tiene
impacto sobre la generación de información financiera, se debe tomar en cuenta los
siguientes aspectos.
a.- Existencia de un mínimo grado de especialización.
b.- Delimitación de la estructura administrativa.
c.- Definición de funciones para cada una de las áreas
d.- Cumplimiento de los niveles jerárquicos establecidos.
e.- Grado de conocimiento de la estructura y su significado por parte de los niveles
operativos.
OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS CONTABLES.
1.- Asegurar la Integridad de los Datos.
La información que se incluya en la base de Datos Contable debe ser consistente, es
decir, deben existir controles y validación de datos.
2.- Adecuado registro y procesamiento de las operaciones.
Se debe tener en cuenta la naturaleza de los registros, regulados por PCGA,
teniendo que ser materiales y consistentes. Por Ejemplo:
Se compra una pieza para un activo fijo, hay que analizar si es una adición, mejora,
etc., con el fin de determinar si es un gasto o una inversión.
3.- Presentar la Información Financiera en forma confiable.
Se debe estar seguro del hecho de un adecuado registro de la información y de la
razonabilidad de las cifras.
4.- Garantizar la oportunidad de la presentación de la información.
Los sistemas actuales presentan la información en tiempo real.
