CÓDIGO PC-BU-04
GESTIÓN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
VERSIÓN 01
FECHA 24/04/2023
ENTRADA Y SALIDA DE HISTORIAS CLÍNICAS
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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Líder Gestión Bienestar Universitario Equipo Operativo de Calidad Líder de Calidad
1. CONTENIDO
1.1. OBJETIVO:
Establecer los pasos para la correcta manipulación de los registros clínicos en la División de Servicios Asistenciales y de
salud, que impliquen la salida y entrada de historia clínicas manuales del área de archivo, garantizando una debida custodia
y su retorno.
1.2. DEFINICIONES:
• Historia clínica: Documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las
condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que
interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del
paciente o en los casos previstos por la ley.
1.3. PASOS PARA LA ENTRADA Y SALIDA DE HISTORIAS CLÍNICAS AL ARCHIVO
Documento y/o
No. Actividad Responsable
Registro
Profesional
Solicitud de
Solicitar la historia clínica a través de los formatos establecidos, totalmente diligenciados sin de la salud o
1 historia clínica
manchones ni correcciones. entidad
externa
externa
Auxiliar o
Según la agenda programada, se buscan las historias clínicas solicitadas o requeridas para la
2 Beca Trabajo Historia clínica
prestación del servicio
de la División
Registro de salida de la historia clínica. Relacionar claramente las historias clínicas que
serán utilizadas para la prestación del servicio teniendo en cuenta la siguiente información:
• Nombre del solicitante, cargo, fecha y el destino
• No. De historia clínica Auxiliar o Solicitud de
3 • Entrega de la historia clínica, ya sea, entrega en su totalidad, exceptuando información, o Beca Trabajo historia clínica
historias clínicas pendientes. de la División externa
• Devolución de la historia clínica, ya sea, en su totalidad, historias clínicas exceptuando o
historias clínicas faltantes.
• Cierre del proceso
Auxiliar o Entrada y salida
Realizar la entrega formal de la historia clínica requerida para la prestación del servicio al
4 Beca Trabajo de historia
profesional que brinda la atención al usuario,
de la División clínica
Auxiliar o Entrada y salida
Se recibe del profesional de salud y/o auxiliar de enfermería las historias clínicas prestadas
5 Beca Trabajo de historia
para la atención del servicio, verificando cada una
de la División clínica
Auxiliar o
6 Archivar los formatos de la solicitud de entrada y salida de la historia clínica Beca Trabajo No aplica
de la División
**Copia No Controlada**
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ENTRADA Y SALIDA DE HISTORIAS CLÍNICAS
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Líder Gestión Bienestar Universitario Equipo Operativo de Calidad Líder de Calidad
2. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA RESPONSABLES
Elaborado por:
Creación del Documento. Versión Original ingresada al portal institucional. ● Luis Eduardo Trujillo (Vicerrector Bienestar Universitario)
Documentos y registros relacionados a medicamentos, dispositivos médicos e insumos ● Lina Mariela Ardila (Profesional Coordinador Unidad Salud)
01 para habilitación de los servicios de salud que se ofertan desde la División de Servicios 24/04/2023 ● Mónica Bautista (Profesional Apoyo Planeación – Calidad)
Asistenciales y de Salud adscrita a la Vicerrectoría de Bienestar Universitario a la
comunidad institucional. Aprobado por:
● Henry Luna (Líder de Calidad)
**Copia No Controlada**
