Producción y Operaciones
El área de producción tiene un objeto claro: atender las necesidades de los clientes de
la forma más eficiente y menos costosa, dentro de unos estándares de calidad. Para
ello se deberá decidir el plan de producción en función de las previsiones de ventas.
Esto supone adecuar la capacidad de producción (limitada por la maquinaria, las
materias primas y los operarios) para abastecer correctamente a los clientes.
El Plan de Producción tiene como objetivo describir las operaciones de la empresa, es
decir, el proceso fabricación del producto o de prestación del servicio, así como los
recursos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para el funcionamiento de
dichas operaciones.
En este sentido, se analizarán las infraestructuras e instalaciones, el equipamiento,
los requerimientos técnicos de los productos y características de los servicios, el
proceso productivo y de prestación del servicio, los costes, los planes y programas de
producción, así como las políticas de mantenimiento, seguridad y prevención laboral.
Infraestructuras e Instalaciones
Este apartado tiene como objetivo resumir las necesidades de infraestructuras e
instalaciones que precisa y con las que cuenta la empresa, las necesidades de
mantenimiento y de subcontratación. Se detallará los medios con los que se cuenta;
locales y otras instalaciones, necesidades de maquinaria y personal, así como las
necesidades de la formación.
Instalaciones Físicas (Ubicación, Tamaño,
Distribución, Venta/Alquiler)
Para la elección de la localización física de la empresa debemos analizar ciertos
factores tales como el precio de compra o de alquiler, las infraestructuras e
instalaciones de energía, agua y comunicaciones, las posibilidades de ampliación y de
acondicionamiento, la proximidad o cercanía a los clientes y a los proveedores.
Ubicación
Para la ubicación concreta de las instalaciones de producción en un municipio, barrio,
polígono industrial, parque empresarial, etc., debemos analizar si el cliente precisa
visitarnos, los accesos, las infraestructuras, parking, las instalaciones específicas,
zonas de carga, cercanía a puertos y aeropuertos, zonas de almacenaje o de
logística, etc..
Tamaño
En este apartado es preciso determinar las dimensiones necesarias del local, taller o
nave para realizar la actividad, así como las posibilidades de ampliación futura.
Distribución
Se trata de realizar una distribución en planta que facilite la entrada o recepción a las
instalaciones de materias primas y otros suministros, la salida o entrega de productos
terminados, el desarrollo del proceso de fabricación o de prestación del servicio, así
como otras actividades de servicio técnico, laboratorios y control de calidad del
producto.
Compra/Alquiler
Normalmente, cuando se comienza con una actividad empresarial los gastos iniciales
suelen ser elevados por lo que se recomienda comenzar con el alquiler y en función
de la evolución de la actividad de la empresa recurrir a la compra. No obstante, se
deberá realizar un estudio económico y financiero para analizar y decidir entre la
compra o alquiler de las instalaciones.
Características del Local
La elección del local vendrá determinada por sus características, por las
infraestructuras e instalaciones del entorno que lo rodea, por el tipo de actividad de la
empresa, los requerimientos municipales (licencia de apertura y licencia de obras) y
autonómicos (trámites específicos), normativa legal, seguros, así como por las
condiciones económicas de alquiler o compra y condiciones del contrato y si se
adecua a nuestras necesidades.
Para el análisis de los requerimientos del local debemos tener en cuenta las
siguientes características; el tamaño o superficie total y útil, la distribución (zona de
carga, almacenes, taller, fabricación, operaciones, salidas de emergencia)
instalaciones (energía, agua, iluminación, aire acondicionado, comunicaciones),
accesos, servicios auxiliares (aparcamientos, guarderías, empresas de mensajería y
paquetería).
Equipamiento (Maquinaria, Transporte, Mobiliario,
etc.)
Además, de las instalaciones debemos realizar un estudio de las necesidades de
equipamiento mínimas, al comienzo de la actividad, de maquinaria, elementos de
transporte, mobiliario, herramientas y utillaje, etc., así como una planificación de
crecimiento.
Debido a los elevados costes iniciales de la puesta en marcha de la empresa se
deben valorar fórmulas de financiación tales como el leasing o renting, las garantías o
la compra de equipamiento de segunda mano.
Tecnología (Hardware, Software, Otras Tecnologías
Clave)
En este apartado se analizarán las necesidades de equipamiento ofimático;
ordenadores, impresoras, ploter, servidores, programas informáticos, etc. y de
equipamiento de comunicaciones; centralitas, videoconferencia, redes inalámbricas
(wi-fi), conexiones a Internet y de correo electrónico, etc..
Necesidades de Mantenimiento
Será necesario identificar el servicio de mantenimiento y de asistencia técnica de las
infraestructuras, instalaciones, así como del equipamiento. Para ello, debemos
analizar qué servicios son más críticos y realizar con los proveedores contratos de
mantenimiento para garantizar que no se produzcan paradas en el proceso productivo
o de prestación de servicios. Establecer políticas de mantenimiento preventivo o
programado, sin existir ninguna avería que lo justifique con el objetivo de evitar
averías futuras.
Proceso de Fabricación / Prestación del
Servicio
Cada proceso de fabricación de productos o de prestación de servicios debe estar
planificado y programado, detallándose los recursos físicos (materias primas,
maquinaria, herramientas) y humanos que son necesarios, su coste, así como la
descripción de los diferentes procesos, actividades o tareas a realizar, la capacidad
máxima de producción y medidas medioambientales y de prevención de riesgos
laborales.
Estrategia de Producción y Operaciones
La estrategia de producción y operaciones es el medio para alcanzar los objetivos
establecidos de fabricación o de prestación de servicios. Para ello, se analizarán los
costes (iniciales o de adquisición de materias primas y suministros, de funcionamiento
y de mantenimiento), la calidad que deseamos alcanzar (en términos de calidad
percibida, prestaciones, fiabilidad, cumplimiento de estándares, durabilidad, estética),
las entregas (puntualidad, disponibilidad de la mercancía, información sobre el estado
del pedido y facilidad para efectuar pedidos y devoluciones), el servicio (atención al
cliente, buzón de sugerencias, resolución de problemas, información sobre las
prestaciones la oferta de productos o servicios, modo de empleo) y la flexibilidad.
Descripción del Proceso
Los procesos, como hemos señalado anteriormente son actividades que llevan
asociados unos inputs o entradas (de materiales, de información o de servicio), una
manipulación que aporta valor añadido y unos outputs o salidas (de productos, de
información o de servicio).
Además, identificar los procesos se deben representar, detallando los agentes
implicados, es decir quién envía las entradas (un proveedor u otro departamento de la
empresa) y quién es el destinatario (un cliente u otro departamento de la empresa).
Se deben identificar los procesos más críticos para no generar cuellos de botella.
Será necesario también definir los procesos de producción (máquinas, mano de obra
y consumos). Describiremos las fases, etapas y actividades de cada proceso
relacionando cantidades de inputs entrantes (materias primas consumidas) en
relación de cantidades de outputs salientes (productos terminados fabricados).
Además debemos conocer también los suministros consumidos (electricidad, agua,
otros materiales), el uso de mano de obra (horas, días), la tecnología a emplear y los
procesos a subcontratar. Por último, se ha de determinar la duración o vida útil de
cada elemento del proceso productivo.
Planificación de la Actividad: Programa de
Producción
A partir de la previsión de la demanda debemos planificar y programar la producción o
la prestación de servicios, calculando el número de unidades de producto terminado a
fabricar u horas de servicio a prestar, las unidades de materias primas a consumir, el
número de horas de mano de obra necesarias, así como el número de horas de
funcionamiento de la maquinaria. Además, tendremos en cuenta la capacidad máxima
de producción de cada recurso.
Recursos Necesarios (Materias Primas/Auxiliares y
Energía)
Además, de cuantificar los recursos necesarios para elaborar los productos
terminados o prestar los servicios, debemos calcular los consumos totales de materias
primas y auxiliares, así como de suministros (energía) para evitar roturas de stock y,
en consecuencia paradas en el proceso productivo o de prestación del servicio.
Costes de Producción
Los costes de producción podemos dividirlos en costes de realización del pedido
(materias primas y auxiliares, costes de personal, costes energéticos), costes de
estructura (de amortización del edificio, nave, maquinaria, instalaciones, etc.) y gastos
generales (alquiler, administrativos, de gestión y rotura de stocks, financieros, de
mantenimiento).
Control de Calidad
Entendiendo por calidad desde el punto de vista del cliente (capacidad para satisfacer
sus necesidades) y desde el punto de vista del producto (defectos e incidencias cero).
La calidad debe ser medible. En este sentido, el objetivo es alcanzar estándares de
calidad para el producto y servicio prestado. Por ello, muchas empresas optan por
certificarse, principalmente a través de las normas ISO.
Es importante, elaborar un plan de control de la calidad que incluya indicadores, los
aspectos críticos a verificar y las medidas correctivas.
Medidas de Seguridad / Prevención de Riesgos
Laborales
Además, de ser un requerimiento legal, será preciso establecer las medidas de
seguridad e higiene para la empresa. En este sentido, se elaborará un plan de
prevención, seguridad e higiene en el trabajo que identifique, analice y evalué los
posibles riesgos, estableciendo medidas preventivas, planes de formación para los
trabajadores, así como un plan de emergencia en función del tipo de incidente.
Factores Medioambientales
A parte de ser un requerimiento legal para muchas empresas, será preciso elaborar
un plan medioambiental que identifique, analice y evalué los posibles riesgos,
estableciendo medidas preventivas, planes de formación para los trabajadores, así
como un plan de emergencia en función del tipo de incidente.
Aprovisionamiento y Logística
Este apartado tiene como objetivo establecer la política de relaciones con los
proveedores, las alternativas de aprovisionamiento y el control de stocks.
La Política de Compras
La política de compras tiene como objetivo establecer las decisiones de la empresa
respecto de los proveedores en aspectos tales como los requisitos de calidad que
deben cumplir, plazos de entrega, así como los periodos de pago. La política de
compras debe establecer los criterios de identificación, selección, evaluación y control
de los proveedores.
Parámetros de Aprovisionamiento (Distancia, Coste,
Plazo de Entrega)
Los parámetros de aprovisionamiento son los términos que debemos tener en cuenta
a la hora de negociar con un proveedor. Dichos parámetros son la distancia, su coste
y el plazo de entrega. Normalmente, a mayor distancia de la empresa mayor coste del
producto y plazo de entrega. Por ello, a veces será conveniente seleccionar
proveedores ubicados próximos a las instalaciones de la empresa.
Programa de Compras y Aprovisionamientos
El objetivo del programa de compras y aprovisionamientos es minimizar los costes de
adquisición, identificar, evaluar y seleccionar el proveedor correcto, así como el
precio, la calidad, la cantidad y el plazo de entrega adecuado.
Política de Gestión de Stocks
En función del stocks que almacene la empresa, materias primas, productos en curso
o acabados, para cubrir las necesidades del cliente o del proceso de fabricación, será
necesario determinar qué cantidad de stock regularmente se tendrá almacenado, y
cuál será su valor económico.
Además, calcularemos qué número medio de días estará almacenado dicho stock
antes de incorporarse al proceso de fabricación o a su comercialización. Por último,
calcularemos cuántas veces al año se prevé vender o rotar el inventario o stock medio
almacenado.
Pasos para desarrollar un plan de
operaciones
Elaborar un plan de operaciones y ponerlo en marcha puede suponer algo
abstracto y complicado. No obstante, no tienes de qué preocuparte, ya que
puedes conocer la estructura de un plan de operaciones. A continuación te
detallamos los pasos para desarrollar un plan de producción:
1. Detalla el núcleo de operaciones
Te toca definir las tareas de cada miembro que formará parte del proceso
productivo y establece un organigrama claro, para que cada cual sepa a quién
dirigirse a la hora de comunicar cualquier evento. Es por esto que, realizar
un plan de recursos humanos que te permita plasmar la organización de la
empresa, también será fundamental para la producción de la empresa.
2. Define la política de aprovisionamiento
Saber cómo se hace un plan de operaciones desde un principio, es complicado.
Uno de los elementos más complicados de gestionar es el relacionado con la
política de aprovisionamiento del plan de producción. Aquí deberás planificar
aspectos tales como:
o Los costes operativos previstos, asociados a la actividad que desarrollamos en la
empresa. Incluiremos los costes fijos y variables.
o Materias primas, productos semielaborados y productos acabados que se
requerirán durante el proceso de producción. Poniendo dos casos extremos, no
precisarás de las mismas materias primas en el caso de que produzcas barras de
pan que en el caso de que produjeras coches. En este último caso, el volumen y
variedad de materias primas que precisarías para elaborar y lograr el producto
final sería mucho mayor, exigiendo ello una mayor descripción y detalle en
el plan de operaciones.
3. ¿Dónde almacenar el stock?
Ningún almacén tiene capacidad limitada. Por eso, es imprescindible que lleves
un control exhaustivo del inventario en el plan de operaciones de la capacidad
del almacén, así como su coste. Calcula cuál es el remanente mínimo de stock
que precisas para evitar una ruptura de stock y quedarte falto de abastecimiento.
4. Definir un método de valoración de
existencias
Son tres los métodos para valorarlas las existencias en el control de inventarios,
detallando en tu plan de operaciones cuál eliges y empezar a hacer números
que te permitan optimizar y reducir costes. Los métodos son:
o FIFO (First In, First Out). La existencia que sale del almacén se valora según la
existencia más antigua del mismo, es decir, aquella que entró la primera en las
instalaciones. Si la empresa elige este método al elaborar el plan de
operaciones, debe tener en cuenta que las primeras materias que entran en el
almacén, son las primeras en salir.
o LIFO (List In, First Out). Lo último que entra en el almacén es lo primero que sale.
o Precio medio ponderado. La existencia se valora haciendo una estimación
media de todos los productos que hay en ese momento en el almacén.
Te hemos detallado los principales pasos sobre cómo hacer un plan de
operaciones. Sin embargo, cuando vas a crear una empresa, son muchos más los
detalles a tener en cuenta para logar un plan de operaciones perfecto, donde se
tienen en cuenta aspectos tan relevantes como la tecnología empleada durante
el proceso productivo, por ejemplo. Conoce un modelo de plan de operaciones
para poder adaptarlo a tu empresa.
