ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y

TRABAJOS DE SECRETARIADO-2
Oñati Gestio Heziketa

1.- SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN

DEL ASISTENTE DE DIRECCIÓN

Departamento de Marketing
ÍNDICE

1. Tipos de Servicios del Asistente de Dirección

2. Sistemas de Organización y Planificación del
Asistente de Dirección
3. Medios y Métodos de trabajo
4. La Gestión del Tiempo en el trabajo
5. La Agenda de trabajo

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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Departamento de Marketing
PERFIL DE LOS PROFESIONALES DEL
SECRETARIADO

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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Departamento de Marketing
 1. Tipos de Servicios del Asistente de Dirección
Perfil de los profesionales de Secretariado
Quien realice funciones propias del secretariado (gestión de la agenda,
organización de viajes, elaboración de informes, etc.), debe adecuarse a la
cultura empresarial de la compañía, y ser conocedor de las nuevas tecnologías,
que han ocasionado cambios importantes en el rol de estos profesionales.

AÑOS 90: CAMBIOS EN LAS FUNCIONES DEL ASISTENTE DE DIRECCIÓN


Ha cambiado la relación con el directivo, al compartir problemas en la edición
de documentos.

La integración del procesador de textos, la hoja de cálculo y los paquetes de
presentación han ampliado el abanico de documentos en los que el
secretariado interviene (antes, algunas de estas tareas implicaban
conocimientos financieros, o habilidades de dibujo y diseño).

El mecanografiado de textos se ha agilizado notablemente.

La atención a las visitas y al teléfono ha recibido también el impacto de las
novedades tecnológicas, liberando el puesto de su viejo estatismo.

En cuanto al archivo, las nuevas tecnologías han irrumpido todavía más de
lleno, y las nuevas técnicas de archivo facilitarán la gestión de la
documentación.

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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Departamento de Marketing
1. Tipos de Servicios del Asistente de Dirección
Perfil de los profesionales de Secretariado

El mercado se mueve en torno a 5 perfiles concretos

•Telefonista/recepcionista

•Auxiliar administrativa

• Administrativa

•Secretaria

•Secretaria de Dirección/Secretaria ejecutiva

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1. Tipos de Servicios del Asistente de Dirección
Perfil de los profesionales de Secretariado

Puesto Funciones
Telefonista/ Atención de llamadas entrantes
Control de stocks
Recepcionista Archivo

Auxiliar Administrativo Gestión y control de stocks

Relación con clientes

Mecanografiado de documentos

Administrativo Negociación con proveedores

Asistencia a Secretaría

Relación con clientes

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1. Tipos de Servicios del Asistente de Dirección
Perfil de los profesionales de Secretariado

Puesto Funciones
Secretariado
Redacción de informes
Negociación con proveedores

Gestión de la agenda del superior

Gestión de archivo

Organización de citas, reuniones, seminarios

Atención a los clientes

Asistencia al director/a, presidente/presidenta.

Secretariado de Dirección Organización reuniones, viajes …
y Secretariado Ejecutivo Gestión de la agenda del director/ presidente

Elevada capacidad relacional

Traducción de documentos

Elaboración de actas, informes…

Filtro de llamadas nacionales e

internacionales

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1. Tipos de Servicios del Asistente de Dirección
Áreas de actuación del asistente de dirección

El asistente de dirección puede actuar en

distintas áreas empresariales


Área Económica

Área Jurídica

Área Científica: Investigación y Desarrollo

Recursos Humanos

Alta Dirección

Administración Pública

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Departamento de Marketing
SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN Y
PLANIFICACIÓN

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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 2. Sistemas de Organización y Planificación del
Asistente de Dirección

 
                

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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 2. Sistemas de Organización y Planificación
del Asistente de Dirección
Organización Personal. El entorno físico

Cada puesto de trabajo en una oficina debería
reunir las siguientes características:

 Espacio adecuado al puesto

 Proximidad de los archivos
 Ordenación y ergonomía
del mobiliario
 Equipo técnico próximo
y suficiente

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2. Sistemas de Organización y Planificación del
Asistente de Dirección
Organización Personal. El entorno físico

Otros factores que se deben cuidar:
 Iluminación
 Ventilación
 Colorido
 Ruidos
 ORDEN

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2. Sistemas de Organización y Planificación del
Asistente de Dirección
Organización Personal. El entorno físico

Seis reglas de oro para manejo de
documentos cotidianos:
 Despeje su mesa
 Use bandeja de entrada
 Distribuya y archive los documentos
entrantes
 No acumule papeles
 Limite el flujo de información
 Establezca un sistema personal
de archivo

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2. Sistemas de Organización y Planificación del
Asistente de Dirección
Organización Personal. Impresos: formularios
El uso de formularios bien diseñados aumenta la eficiencia

TÉCNICA PARA DISEÑAR FORMULARIOS

 Su título debe indicar con toda claridad su finalidad.
 Los espacios destinados a la entrada de información, tendrán la
suficiente longitud y altura, como para permitir una escritura amplia y
contener la totalidad de los datos que se precisen.
 La disposición de la información se presentará de forma correlativa.
 Las instrucciones y encabezamientos serán claros y completos.
 El formato deberá permitir una visión global.
 Se utilizarán impresiones en negrita, sombreado, colores y tamaños de
letras distintas para diferenciar.
 Tendrá asignado un número codificado de identificación lo más corto
posible.
 Los márgenes de los formularios permitirán su encuadernación.

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 2. Sistemas de Organización y Planificación del
Asistente de Dirección
Organización Personal. Impresos: hojas de procedimientos

Las hojas de procedimientos o de rutina simplifican el trabajo y
aseguran una perfecta organización de nuestras actividades. Además,
hacen posible que podamos, en momentos clave, delegar tareas y que
se lleven a cabo correctamente, con el menor esfuerzo posible.

Toda actividad rutinaria debe estar reflejada en una Hoja de
Procedimientos, que guardaremos en un “Manual de
Procedimientos”.
Ventajas de las Hojas de
Procedimientos
No olvidar nada de lo que debemos hacer
Planificar y programar cada una de las
actividades
Delegar algunas de las actividades

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2. Sistemas de Organización y Planificación del
Asistente de Dirección
La Clasificación eficaz de los Archivos

Definición de Archivo

 “Conjunto de documentos acumulados,

conservados y debidamente clasificados y
ordenados, que son el testimonio y la información
de la entidad”
Es tanto el conjunto de documentos como el lugar
donde se almacenan ordenados y clasificados.

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 2. Sistemas de Organización y Planificación del
Asistente de Dirección
La Clasificación eficaz de los Archivos

Finalidad del Archivo
 Conservar los documentos, tanto activos como inactivos.
 Proporcionar el mejor servicio al menor coste posible.
 Ser un instrumento de control funcional.
 Ser un centro activo de la información y de la
documentación

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2. Sistemas de Organización y Planificación del
Asistente de Dirección
La Clasificación eficaz de los Archivos

Sistemas de Archivo
 Un buen sistema de archivo busca la conservación y localízación
rápida de un documento.
 Hay dos sistemas de archivo:
 Convencional

• Carpetas: clasificadoras, simples, colgantes

• Carpetas archivador: Tipo A-Z, con anillas
• Mobiliario: estanterías modulares, armarios
con carpetas suspendidas, estanterías sobre raíles de seguridad.
 Tecnológico
• Microfilm: fofografiar documentos a través de la microfilmación
• Informático: carpetas y subcarpetas... Las bases de datos
informatizadas deben garantizar:
– una óptima protección de los mismos, confidencialidad
– una fácil y rápida actualización

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2. Sistemas de Organización y Planificación del
Asistente de Dirección
La Clasificación eficaz de los Archivos

Ventajas del Archivo Informático

 Posibilidad de estandarización de los archivos de la empresa, con la
utilización de directrices corporativas.
 Búsquedas múltiples de datos e información, mediante el entrecruzado
de bases, selección de datos con criterios preestablecidos, etc.
 Integridad del archivo, mediante sistemas de protección determinados,
que limitan el acceso y la posibilidad de modificación y/o eliminación de
datos.
 Posibilidad de compartir datos entre varios usuarios
 Posibilidad de revisión de lo almacenado, de copias de seguridad, de
eliminación de documentos no útiles…
 Gran capacidad de almacenamiento, que permite
múltiples formatos (soportes ópticos, digitales,
gráficos…)

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 2. Sistemas de Organización y Planificación del
Asistente de Dirección
La Clasificación eficaz de los Archivos

Sistemas de Clasificación
 Clasificación Alfabética: toma como base el apellido de la
persona o razón social de la empresa que figura en el documento a
archivar.

Normas de Clasificación Alfabética

Nombres de personas Nombres de empresas
Por 1er. Apellido El nombre de la misma

Si coincide, se toma el 2º., y si Si contiene “hijos de, Sobrinos de..., se

coincide, el nombre. prescinde de ellos.

No se consideran: preposiciones, Las conocidas por sus siglas,

contracciones ni artículos. tomaremos éstas.

Apellidos compuestos separados Si comienzan por un artículo, éste no

con guión, se considera un apellido. se considera.

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2. Sistemas de Organización y Planificación del
Asistente de Dirección
La Clasificación eficaz de los Archivos

Sistemas de Clasificación
 Clasificación Geográfica: se basa en el lugar de residencia de la
persona o entidad, según el orden: autonomía, provincia, municipio,
calle y, por último, el nombre.
 Por materias: los documentos se agrupan según la material el tema,
asunto, contenido... que les caracteriza.
Una vez definidas las materias, dentro de cada una puede clasificarse
alfabéticamente o agrupando categorías lógicas adoptando criterios
numérico, alfanumérico...
 Cronológica: agrupa la documentación según la fecha de entrada, la de
vencimiento, la de creación... de un modo progresivo, colocando delante
los documentos más recientes y al final los más antiguos. Dependiendo
del volumen de documentos, se pueden agrupar por meses, quincenas,
semanas, días o cualquier otro período que se considere oportuno.

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2. Sistemas de Organización y Planificación del
Asistente de Dirección
La Clasificación eficaz de los Archivos

Sistemas de Clasificación
 Decimal:consiste en agrupar documentos, libros, etc. En 10
grandes grupos. La primera división se enumerará del 0 al 9;
cada una de estas clases se subdividirá en otros 10 grupos del 0
al 9, colocados a la derecha de la clase anterior, y así
sucesivamente.
 Clasificación Decimal Universal (CDU):
Catálogo de materias con las que se clasifican
todos los conocimientos del ser humano,
agrupándolos en 10 categorías.

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2. Sistemas de Organización y Planificación del
Asistente de Dirección
La Clasificación eficaz de los Archivos

Normas básicas de Organización
 Se aconseja
 Diseñar el archivo de acuerdo con las necesidades
 Contar con instalaciones que permitan una perfecta conservación y uso
de los documentos
 Elaborar un manual o normas de archivo
 Guía para un Manual de Archivo
 Introducción General
 Relación de documentos más frecuentes
 Cómo hacer llegar un documento al archivo
 Normas y formas de clasificación
 Conservación de los documentos en cada nivel
 Normas para enviar documentos al archivo central o al semi-activo
 Normas de solicitud de documentos
 Normativa de destrucción de documentos
 Medios materiales y personales necesarios

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MEDIOS Y MÉTODOS DE TRABAJO

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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3. Medios y Métodos de trabajo

Una buena organización parte de dos variables: el volumen

de trabajo y el tiempo para desarrollarlo      

Nuestro trabajo debe reunir las bases de la nueva cultura de la

empresa, que se puede resumir en dos términos: eficiencia y
eficacia:

EFICIENCIA: Logro del mejor resultado con la máxima
economía de tiempo y recursos (confeccionar un informe en el
menor tiempo posible, con los recursos disponibles)

EFICACIA: logro de los resultados esperados
(trabajar en lo que debemos en el momento que debemos).

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 3. Medios y Métodos de trabajo
Los Objetivos

Para fijar objetivos conviene:
 Saber lo que se quiere hacer: tener orden en las ideas, en las
decisiones y en la actuación facilita la organización del trabajo.
Cuando hay orden, se puede saber lo que se quiere hacer, lo que se
está haciendo y lo que queda pendiente
 Decidir adónde se quiere ir: si no sabes adonde vas, da igual el
camino que tomes. Saber adónde ir supone, además, la intención
de rectificar el rumbo cuando sea preciso.
 Definir objetivos: un objetivo es el norte del trabajo, es la obtención
de un resultado, con el cual te sientes comprometido, mediante la
realización de una serie de acciones concretas.

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3. Medios y Métodos de trabajo
Los Objetivos

Un objetivo debe ser
 Claro y preciso
 Realista
 Alcanzable
 Cuantificable
 Exigente y estimulante
 Temporizado
 Compatible con los otros objetivos simultáneos
 Formulado en términos positivos
 Fragmentado en sub-objetivos a corto, medio y largo plazo
 Permanentemente “a la vista”

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3. Medios y Métodos de trabajo
Los Objetivos


Vías y medios que conducen a los objetivos
1. Pararse a pensar
2. Asignar prioridades
3. Planificar y Programar
4. Ejecutar lo decidido

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3. Medios y Métodos de trabajo
Los Objetivos

Primer paso: pararse a pensar
 La eficacia no consiste en hacer muchas cosas, sino las que tenemos
que hacer en cada momento. Intentar diferenciar lo importante de lo que
no lo es; lo urgente de lo que puede esperar. Eso es discernir (de latín:
separar, distinguir).
 Esto implica que antes de comenzar la actividad, hay que pararse a
pensar para asignar prioridades.

¿Qué tengo que hacer hoy?

¿Qué objetivos quiero conseguir?
¿Qué es prioritario?

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3. Medios y Métodos de trabajo
Los Objetivos


Segundo paso: asignar prioridades
 Debemos establecer la prioridad de cada tarea, para no llegar al final del
día con la sensación de haber dejado por hacer algo sumamente
importante. A la hora de establecer prioridades, tenemos que valorar las
tareas atendiendo a su importancia y a su urgencia.

1 2
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE IMPORTANTE
3 4
URGENTE NO URGENTE
NO IMPORTANTE NO IMPORTANTE

Trabajar habitualmente desde el cuadro 2

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3. Medios y Métodos de trabajo
Los Objetivos


Tercer paso: planificar y programar
 Planificar es decidir
 Qué queremos alcanzar (objetivos)
 Qué actividades son necesarias
 Qué recursos utilizar
 En qué momento empezar y cuándo acabar

 Programar es asignar tiempos

a cada actividad

ESCRIBA CUÁNDO VA A HACER LAS COSAS

Y CUÁNTO VAN A DURAR

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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Departamento de Marketing
3. Medios y Métodos de trabajo
Los Objetivos

Cuarto paso: ejecutar lo decidido
 Contar con los imprevistos
 Tener flexibilidad sin perder el norte
 Hacer una cosa detrás de otra. No muchas cosas a la vez.
Riesgo de bloqueo
 Terminar una tarea antes de
empezar la siguiente

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LA GESTIÓN DEL TIEMPO EN EL TRABAJO

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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4. La Gestión del Tiempo en el trabajo
El Tiempo como recurso


Cualidades del tiempo
 Igualitario: A cada uno nos toca el mismo número de horas al
día y días al año. El tiempo ignora los privilegios y cualquier otro
factor que marque diferencias entre las personas.
 Lineal: El tiempo fluye en una sola dirección, siempre hacía
delante, sin posibilidad de regreso al pasado.
 Generalmente insuficiente: Deseamos o necesitarnos más
tiempo para todo. Todo lo que emprendemos se ve limitado por
un plazo que habitualmente nos parece escaso para nuestros
fines.
 Rígido: No permite ningún tipo de manipulación, no se puede
negociar sobre su posesión, acumulación, racionamiento o
cesión.

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Departamento de Marketing
4. La Gestión del Tiempo en el trabajo
El Tiempo como recurso


“Todo depende de los objetivos: lo que
para unos es una pérdida de tiempo, para
otros puede ser un tiempo
espléndidamente aprovechado”

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4. La Gestión del Tiempo en el trabajo
El Tiempo como recurso

 El tiempo es…

• Imprescindible
• Insustituible
• Inexorable
• Inelástico
– J.M. Acosta

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 4. La Gestión del Tiempo en el trabajo
El Tiempo como recurso

Ley de Parkinson
“LAS TAREAS TIENDEN A OCUPAR TODO EL TIEMPO DEL
QUE DISPONEMOS,
por lo que
DEBEMOS TRABAJAR DESDE LA ÓPTICA DEL TIEMPO
NECESARIO Y NO DEL TIEMPO DISPONIBLE”

Para trabajar desde la óptica del tiempo necesario, debemos:

Fijar Plazos
Señalar límites
Establecer fechas o momentos tope
 

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4. La Gestión del Tiempo en el trabajo
El control del tiempo en el trabajo

Hablar de control de tiempo es hablar de incrementar el
que tenemos a nuestra disposición para utilizarlo según
nuestro criterio y necesidades.

En cada jornada laboral surgen
 situaciones imprevistas,
 demandas del exterior o interior,
 visitas, etc.

que nos roban un tiempo

precioso que debemos
restar a otras actividades.

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4. La Gestión del Tiempo en el trabajo
Los “devoradores” del tiempo

 Falta de Organización
 Interrupciones
• Teléfono
• Visitas inesperadas
• Dejar cosas para luego
 Indecisión
 Falta de Objetivos
 Papeleo

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 4. La Gestión del Tiempo en el trabajo
Los “devoradores” del tiempo


La Falta de Organización
 Es necesario planificarnos y programarnos,
así como de organizar nuestro entorno. Si no
lo hacemos así, seremos menos eficaces.

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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 4. La Gestión del Tiempo en el trabajo
LLos “devoradores” del tiempo


Las Interrupciones
 Devoradores de tiempo más importantes
 Pueden ser:
 El teléfono
 Las visitas inesperadas
 Aplazar las tareas

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4. La Gestión del Tiempo en el trabajo
Los “devoradores” del tiempo

 El Teléfono
 Su control es imprescindible
• Llamadas recibidas
– Acordar “horas de reparto” de atención
telefónica
– Establecer franja horaria de recepción
– Preguntar hora adecuada de devolución
de llamadas

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4. La Gestión del Tiempo en el trabajo
Los “devoradores” del tiempo
 El Teléfono (2)
• Llamadas emitidas
– Preparar la llamada. Hacer un mínimo guión y
tener papel y lápiz a mano.
– Terminar la conversación con un pequeño
resumen de lo que se ha dicho y escuchado.
–   Agrupar llamadas pendientes en un período
concreto del día. Pedir que nos devuelvan las
llamadas en una franja horaria más: nos
encontrarán y, estaremos preparados.
– No utilizar el teléfono para asuntos personales; se
considera una falta de ética profesional.
– Atención: Podemos bloquear una línea de manera
innecesaria mientras que alguien con un mensaje
urgente permanece a la espera.

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4. La Gestión del Tiempo en el trabajo
Los “devoradores” del tiempo


Aplazar las Tareas
 Perjudica a uno mismo y especialmente a
los demás.
 Consejos

• Averiguar por qué aplazamos

• Hacer las tareas importantes
• Hacer cada cosa en su momento

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4. La Gestión del Tiempo en el trabajo
Los “devoradores” del tiempo


Indecisiones

 Causas
 Miedo a equivocarse
 Falta de hábito para decidir con rapidez
 Demasiados deberes simultáneos

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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4. La Gestión del Tiempo en el trabajo

Los “devoradores” del tiempo


Falta de Objetivos
 No tenerlos puede acarrear:
 Improvisación
 Dificultad para priorizar
 Falta de Método

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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4. La Gestión del Tiempo en el trabajo

Los “devoradores” del tiempo


El Papeleo

Puede llegar a ser excesivo
 Algunos Consejos:

 Utilizar soportes informáticos

 Seleccionar: hacer “limpieza” en el momento
 No aplazar las respuestas: hacerlo en el día
 Quitar papeles de la mesa

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4. La Gestión del Tiempo en el trabajo
Consejos para la gestión del tiempo
 Planifica por adelantado
 Programa actividades de ocio
 Promete menos y cumple más
 Divide los trabajos grandes en tareas
manejables
 Haz un seguimiento de tus proyectos
 Delega lo que puedas
 Establece parámetros para decir “no”
 Haz y sigue una lista de prioridades
 Agrupa tareas según las capacidades requeridas
 Mantén los ojos abiertos para encontrar atajos

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 4. La Gestión del Tiempo en el trabajo
Normas para programar el tiempo

1.  Tenga siempre preparado su programa antes de iniciar su jornada.

2.  Programe sus actividades en función de los objetivos que quiera alcanzar.
3.  Elabore su programa en torno a los temas esenciales.
4.  Trate de acompasar sus actividades, en la medida de lo posible, a sus ciclos
corporales.
5.  Programe siempre su horario por escrito.
6.  Agrupe acciones y asuntos relacionados entre sí siempre que le sea posible.
7.  Mantenga a la vista su programa de actividades diarias.
8.   No vacile en tomarse largos periodos de tiempo para tareas importantes.
9.  Asegúrese de asignar a cada actividad un tiempo suficiente, pero no excesivo.
10. Mantenga la suficiente flexibilidad para poder abordar los asuntos no previstos,
pero que resulten de su interés.
11. Incluya en su programa algún tiempo necesario para reflexionar.
12. Dedique también todos los días un tiempo fijo para lecturas profesionales.

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LA AGENDA DE TRABAJO

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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5. La Agenda de trabajo

 Nuestra agenda de trabajo nos permite controlar las

tareas realizadas y por desarrollar, así como el tiempo de
que se dispone en cada momento. Una agenda bien
estructurada permite tener una visión de conjunto de
todas las tareas, y planificar actividades de forma
sistemática y coordinada. Es, en definitiva, una
herramienta de planificación y gestión del tiempo,
calendario de fechas y entrevistas, dietario, cuaderno de
apuntes, registro de direcciones y teléfonos, etc.

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Departamento de Marketing
5. La Agenda de trabajo


La agenda es una memoria portátil que tiene dos
secretos:
 Escribir adecuadamente la información
 No olvidarse de consultarla para recuperar esa información


Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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Departamento de Marketing
 5. La Agenda de trabajo

La agenda siempre es confidencial

El asistente de dirección ha de tener especial cuidado con la agenda del
directivo, pues en ella queda reflejada su vida laboral y la planificación
de toda la empresa. Es responsable de su custodia, por lo que
siempre que no se utilice, deberá estar bajo llave.

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Departamento de Marketing
 5. La Agenda de trabajo
Tipos de agenda
 Agenda normal o estándar
Es una agenda sencilla que contiene las partes
imprescindibles. Existen otras, todavía más sencillas, que
sólo tienen el dietario. Son utilizadas en lugares como
consultas.
 Agenda personal tradicional
Se trata de una agenda de papel, que puede tener día por
hoja, o bien, semana a la vista. Dependiendo del volumen y
del tipo de trabajo, se puede optar por una u otra. Este tipo
de agenda suele tener habitualmente planificadores
mensuales, trimestrales, semestrales y anuales, lo que
permite controlar no sólo el corto, sino también el medio y
largo plazo.
 

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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 5. La Agenda de trabajo
Tipos de agenda
 Agenda electrónica
Ofrece la posibilidad de almacenar números de teléfono, cuenta con
alarmas y avisos que nos recordarán citas o reuniones… Las hay que
permiten el traspaso de la información al ordenador personal.
La tecnología está avanzando mucho y las últimas versiones
incorporan novedades constantemente. Es imprescindible leer
previamente el manual que les acompaña para sacar el máximo
partido de su potencial.
 Agenda informática
La agenda de ordenador incrementa las posibilidades de planificación
y programación, a la vez que permite unificar, casi de forma
instantánea, la agenda del jefe y de sus ayudantes. Los distintos
sistemas operativos suelen tener una agenda elemental, más bien un
dietario, pero hay en el mercado software para instalar otras más
sofisticadas. El uso de ordenadores portátiles permite optimizar su
empleo, pues pueden consultarse desde cualquier lugar.

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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Departamento de Marketing
 5. La Agenda de trabajo
Tipos de agenda
Agendas específicas
 Existen también otro tipo de agendas específicas para una jornada de trabajo,
un congreso o una reunión de carácter especial. En estos casos, el término se
aplica al programa concreto del evento de que se trate y deberá contener
información sobre el mismo: temas a tratar, participantes, tiempos dedicados a
cada punto del programa.
 Esta agenda se prepara para los días que dure el congreso o reunión especial y
se reparte entre los asistentes al comienzo de las jornadas.

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5. La Agenda de trabajo
Elementos que debe contener una agenda
Los elementos mínimos que debe contener una agenda son los
siguientes:

Listín telefónico y direcciones: se registran, por orden alfabético, las
personas físicas y las jurídicas con las direcciones postales y los
teléfonos de contacto más importantes.

Calendarios: La mayoría de las agendas llevan, en una de sus hojas,
el año en curso precedido del anterior y seguido del posterior. El año
actual se sitúa en el centro, de modo que los tres calendarios ofrecen
una panorámica muy ilustrativa y útil, sobre todo en el cambio de año.

Planning: las agendas suelen llevar distintos tipos de planificaciones,
que suelen resultar muy útiles para tener una visión panorámica de lo
planificado. Se destacan los planning mensuales, trimestrales y
anuales.

Día a día o dietario: No suele faltar en las agendas. Se aconsejan los
de una hoja por cada día del año. El tiempo puede ir indicado con
tramos horarios o ajustado al horario de trabajo.

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5. La Agenda de trabajo
Agendas que utiliza el asistente de dirección


De trabajo o de mesa, donde apunta las tareas en el día y hora
que convengan. Normalmente la tendrá encima de su mesa, al lado
del teléfono. Es el archivo más elemental del asistente de dirección,
y la herramienta de planificación a corto más empleada.

Del directivo (a veces de varios directivos), en la que se anotarán
las actividades que competen al directivo (reuniones, visitas, tareas,
etc.)

Personal o de bolsillo: para asuntos personales y aquellos de
trabajo que conviene tener presente fuera de las horas laborales.

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5. La Agenda de trabajo
Cómo usar la agenda de trabajo
No debemos usar la agenda de mano como si fuera un
archivador, abarrotando de papeles las solapas y las páginas.


¿Qué anotaremos en la agenda?
  Citas a las que hay que acudir o que recibiremos
  Tareas diversas que hemos de realizar
  Visitas que se han de hacer
   Llamadas telefónicas pendientes
  Actos que conviene tener presentes
  Trabajos en marcha …

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 5. La Agenda de trabajo
Gestión de la agenda del directivo

Conviene distinguir tres planos:
  Familiar: no se pueden planificar tareas, citas, viajes, etc., en el tiempo
dedicado a la familia. Si es absolutamente imprescindible, se ha de
consultar y solicitar permiso. Siempre será excepcional.
  Tiempo de ocio: gracias a los móviles, es más fácil hacer una consulta
telefónica. Pero como norma no se debe interrumpir el tiempo dedicado al
ocio, salvo que se tenga permiso para ello y siempre, también aquí, con
carácter excepcional.
  Tiempo empresarial: El directivo suele tener dedicación completa,
entendida dentro de un horario flexible. Es conveniente conocer sus
costumbres y el horario que habitualmente dedica a la empresa. En ese
espacio de tiempo se deben planificar todas las tareas y programar las
visitas, citas, etc. No es necesario pedir permiso para gestionar la agenda
dentro de ese horario. En caso de duda (la experiencia suele proporcionar
un sexto sentido a veces) se consulta la conveniencia o no de anotar en la
agenda tal actividad.

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

60
Departamento de Marketing
5. La Agenda de trabajo
Consejos

Las tareas que se anoten estarán lo suficientemente espaciadas
para que pueda realizarlas, y además se planificarán dándoles un
margen de tiempo suficiente.

No deben programarse actividades o tareas comprometidas al
comienzo ni al final de la jornada. Al comienzo, porque se necesita
“entrar en ambiente”, y al final, porque se está cansado.

 A veces, no podemos acceder a la agenda del directivo, y puede
resultar difícil encontrar tiempo para despachar los asuntos. En tal
caso, una buena práctica es la de imprimir diariamente la agenda
del día, y dejarla sobre su mesa a primera hora, con una nota “por
si hay modificaciones”.

Siempre que no se utilice,
la agenda deberá estar bajo llave.

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61
Departamento de Marketing
 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y
TRABAJOS DE SECRETARIADO-2

Oñati Gestio Heziketa

2.- ORGANIZACIÓN DE REUNIONES

Y EVENTOS CORPORATIVOS

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62
Departamento de Marketing
ÍNDICE

• Organización de Reuniones
• Organización de Eventos Corporativos

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Departamento de Marketing
ORGANIZACIÓN DE REUNIONES

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

64
Departamento de Marketing
1. Organización de reuniones

Definición de Reunión
 “Proceso donde varias personas se juntan con un
propósito común, intercambian informaciones y
opiniones, y llegan a acuerdos para conseguir los
objetivos fijados” o como
 “Conjunto de personas (más de dos y un máximo
de 30) reunidas físicamente en un local para tratar
un tema coordinado por un conductor”.

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65
Departamento de Marketing
 1. Organización de reuniones
Tipos de Reuniones

Según el objetivo que se pretenda lograr


Reuniones para facilitar y/o recoger información

Reuniones para estudiar y resolver un problema

Reuniones para generar ideas

Reuniones para tomar decisiones

Reuniones para que un trabajo cumpla los plazos

Si atendemos a otro tipo de criterios


 Reuniones formales e informales

 Reuniones internas y externas

 Reuniones periódicas y extraordinarias

 Reuniones imprevistas

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66
Departamento de Marketing
1. Organización de reuniones
Clases de reuniones

Algunas clases de reuniones serían las siguientes:


Almuerzo/desayuno de trabajo

Asambleas

Tormenta de ideas o brainstorming

Comité

Conferencia

Consejo de Administración

Juntas de Accionistas

Seminario…

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67
Departamento de Marketing
 1. Organización de reuniones

NIVEL DE FORMALIDAD DE LAS REUNIONES

Las más formales Formalidad media Menos formales

  Estatutos de la compañía   Departamentales   Análisis de progresos
 Junta de accionistas   Comités    Problemas de trabajo

   Consejo de gobierno   Grupos de trabajo    Reunión de trabajo

   Consejo de    Equipos para proyectos    Preparación de personal

Administración    Comité de Empresa   Resolución de Problemas

   Comité ejecutivo
oDe funcionamiento oAsuntos puntuales
   Acreedores

oAlta dirección

Reuniones formales Reuniones informales

- Siguen procedimientos - Sin procedimientos rígidos
formales - Alguien conduce la reunión
- Presidencia - Se elabora una nota interior de
- Orden del día temas tratados
- Actas

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68
Departamento de Marketing
 1. Organización de reuniones
Tipología de los participantes

El líder: es la personalidad fuerte del grupo de trabajo. Convence, y los

demás le escuchan cuando habla. El inconveniente es que puede
provocar que los demás guarden silencio por no estar seguros de lo que
quieren decir.
 El moderador: es el que procura calmar los nervios y las tensiones.
 El experto: es el que da al grupo las informaciones que se precisan.
Resulta muy útil si no se las da de sabelotodo.
 El clarificador: es el que pide explicaciones, precisa los términos,
averigua si se ha entendido bien lo que se acaba de decir. Todo el
mundo le agradece que haga preguntas que nadie se atrevería a hacer.
 El acelerador: es aquél que sufre cuando el grupo se pierde y enreda en
discusiones triviales.
 El alentador: sabe encontrar las palabras justas para decir a cada uno
de la intervención que su participación o propuesta ha sido buena.
 El líder institucional: es el de mayor autoridad de la reunión.
 El crítico: el que censura sistemáticamente todo lo que se dice o se
hace.
 El jovial: el que lo único que hace es hacer reír.

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1. Organización de reuniones
Procesos y procedimientos de organización de reuniones

Para que una reunión sea afectiva es necesario que esté bien
preparada, y que los elementos que influyen en su desarrollo
(instalaciones, tiempo empleado, asistentes, material de apoyo…)
hayan sido debidamente cuidados.

Lo normal es que en tu Manual de Procedimientos tengas un
apartado dedicado a las reuniones, donde tengas hojas de
procedimientos para cada tipo de acto.

Lista de Control. Es aconsejable que no falte una lista de control,
muy útil después de que se haya fijado la fecha de la reunión,
donde apuntar las tareas que hay que llevar a cabo.

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Departamento de Marketing
 1. Organización de reuniones
Procesos y procedimientos de organización de reuniones


Una reunión se inicia mucho antes de que se sienten los
participantes y finaliza mucho después de que estos se
pongan de pie.

La labor del asistente de dirección en las reuniones se
reparte en diferentes momentos de la misma
 
                          
 La Preparación de una reunión
 El día de la reunión
 En la reunión
 Después de la reunión

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 1. Organización de reuniones
Procesos y procedimientos de organización de reuniones
La preparación de una reunión (1)
 Una vez definido el objetivo y el tipo de reunión:
 Preparar documentos necesarios (extractos de archivos, sumarios,
informes, estadísticas, planos...)
 Preparar documentos propios de la reunión (convocatoria, orden del
día)
 Conectar con cada convocado para asegurar su asistencia
 Estudiar cuál sería el lugar adecuado
 También es importante tener claros criterios de
organización:
 Si se servirá alguna bebida...
 Si se necesitará algún sistema tecnológico

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Departamento de Marketing
 1. Organización de reuniones
Procesos y procedimientos de organización de reuniones

La preparación de una reunión (2)


Documentos propios de la reunión
 La Convocatoria: notifica el asunto, el lugar de reunión, la
fecha y la hora (inicial y final), y quién convoca la reunión
 El Orden del día: refleja los temas que se van a tratar y el
orden en que van a ir desarrollándose. Algunos puntos, como la
lectura del acta anterior y el apartado de ruegos y preguntas,
suelen ser inevitables y aparecen siempre.

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Departamento de Marketing
 1. Organización de reuniones
Procesos y procedimientos de organización de reuniones
La preparación de una reunión ( y 3)

Organización del material


Hay que atender aspectos del ambiente físico, entorno y
material técnico propios de una reunión.
 En la mesa de reuniones:

 
 Tarjeta con el nombre del participante

 Carpeta con folios, bolígrafos y material de apoyo (orden del día,

                   
acta de la reunión anterior, informes…)
 Vaso, agua, caramelos…

 En la sala
 Pequeño bufé con café, té y/o zumos

 Medios audiovisuales

 Control de temperatura

 Personal auxiliar...

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Departamento de Marketing
 1. Organización de reuniones
Procesos y procedimientos de organización de reuniones
El día de la reunión (1)

Conviene extremar la atención. Se propone seguir
estos pasos:
 Revisar la sala:
 Preparar la documentación para la reunión y disponer de copias del
orden del día y acta de la reunión anterior.
 Comprobar que todo el equipamiento necesario está en perfecto
estado (proyectores, ordenador portátil, sonido, pizarra, rotuladores…).
 Controlar que lo que se vaya a tomar esté preparado oportunamente, y
confirmar unos momentos antes el número exacto de asistentes.

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Departamento de Marketing
 1. Organización de reuniones
Procesos y procedimientos de organización de reuniones
El día de la reunión (y 2)

Hay que extremar la atención. Se propone
seguir estos pasos:
 Dar instrucciones para el tratamiento de llamadas para los asistentes
 Informar en recepción sobre cómo atender a los participantes (lista de
las personas que vendrán,
instrucciones acerca del aparcamiento,
tarjetas de identificación…)

 Avisar de que en la sala hay una reunión para que no se produzcan

interrupciones inoportunas.
 Si eres quien recibe a los participantes, abandona cualquier otra tarea.

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Departamento de Marketing
 1. Organización de reuniones
Procesos y procedimientos de organización de reuniones
En la reunión (1)

Conforme se desarrolla la reunión hay que prestar atención
a muchas cosas:
 Actuar como anfitrión.
 Ayudar en la distribución de los documentos y en el uso de los
medios técnicos.
 Leer las notas de disculpa por incomparecencia. 
 Leer acta anterior.
 Redactar borradores de propuestas antes de que se voten…

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Departamento de Marketing
1. Organización de reuniones
Procesos y procedimientos de organización de
reuniones
Después de la reunión
Se deberán realizar diferentes tareas:
 
 Asegurarse de que toda la documentación que
no es para los participantes se recupera y se entrega en donde procede.
 Retirar cuanto se haya utilizado (carteles personales, botellas, vasos…)
y velar por que la sala quede limpia.
 Preparar el primer borrador del acta cuanto antes, y confirmarlo con el
presidente de la reunión.
 Anotar la fecha de la próxima reunión en tu agenda y en la de tu jefe.
 Apuntar las acciones que tiene que llevar a cabo tu jefe, con un
programa, si es necesario.
 Anotar los documentos que tienes que preparar, recopilar o imprimir
para la próxima reunión.
 Redactar la versión definitiva del acta y distribuirla a todos los asistentes
(y a los que no acudieron). Incluirla en el libro oficial de actas.

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Departamento de Marketing
 1. Organización de reuniones
Cuando no tenemos que organizar una reunión


Si nuestro superior acude a una reunión, no como organizador,
sino como mero participante, será suficiente con:
 Preparar la documentación necesaria. 
 El día anterior, recordarle la convocatoria y el motivo de la
reunión 
 Entregar la documentación que se requiere. 
 Recoger toda la documentación que traiga de la reunión y
archivarla. 
 Pasar a su agenda aquellos compromisos, visitas, etc., que haya
acordado.

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Departamento de Marketing
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
CORPORATIVOS


Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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Departamento de Marketing
 2. Organización de eventos corporativos

Los eventos corporativos (juntas de accionistas, celebraciones)
requieren un tratamiento especial dado su carácter
institucional. Vienen determinados por la importancia que da la
empresa a su imagen interna y externa. 
Lo fundamental son los objetivos: es imprescindible saber
qué se pretende y para ello hay que tener una comunicación
fluida con la persona responsable. 
Elemento básico la logística, los elementos que tenemos en
cuenta al planificar un evento: local donde celebrarlo, hoteles,
viajes, restaurantes, equipos tecnológicos, documentación
impresa, etc. 
También juega papel primordial la comunicación, tanto la
relacionada con el evento (carteles, presentaciones,
invitaciones, programas...) como la que se relaciona con el tono
que se transmite en el ambiente (lugar de reunión, horarios,
presentaciones, contenido del programa, etc.)

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Departamento de Marketing
2. Organización de eventos corporativos
Tipos de eventos corporativos

Entre los eventos corporativos más habituales están:

 
La Junta General de Accionistas
Las Celebraciones para los Empleados
Las Celebraciones Institucionales

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Departamento de Marketing
2. Organización de eventos corporativos
Tipos de eventos corporativos
Junta de Accionistas

Las sociedades anónimas están obligadas a celebrar junta ordinaria
durante los seis primeros meses del año, para la presentación de
cuentas del ejercicio anterior y la aprobación de la gestión, si
procede.

Generalmente, la celebración de la junta de accionistas tiene
carácter de gran relevancia, por lo que no se escatiman esfuerzos ni
recursos. Cuando se trata de grandes corporaciones, se suele
celebrar en lugares amplios, como palacios de congresos. Las
pequeñas y medianas empresas las convocan en su propia sede
social, o en salones alquilados para ello.

En cualquier caso, se cuida especialmente la decoración, la facilidad
de acceso al lugar y la seguridad.

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Departamento de Marketing
2. Organización de eventos corporativos
Tipos de eventos corporativos
Junta de Accionistas

Las juntas deben ser convocadas oficialmente mediante anuncio
publicado en el “Boletín Oficial del Registro Mercantil” y en uno de
los diarios de mayor circulación de la provincia, por lo menos 15
días antes de la fecha fijada para su celebración, en primera y
segunda convocatoria. Generalmente se envía, además, una carta
personalizada, indicando dónde se puede recoger la
documentación (orden del día, tarjeta de asistencia, e impreso de
delegación de voto, en caso de no poder asistir), y en algunos
casos, el regalo.

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Departamento de Marketing
2. Organización de eventos corporativos
Tipos de eventos corporativos
Celebraciones Institucionales

Aniversario de Constitución
 Ocasiones señaladas (por ejemplo el 50, e incluso 100 aniversario),
son acontecimientos dignos de festejar
 Suele consistir en un encuentro público en un salón de actos o
palacio de congresos contratado para el efecto, donde se muestra
(proyecciones audiovisuales, carteles, folletos, exposiciones…) la
trayectoria de la compañía y, generalmente, sus planes de futuro.
 Con el fin de dar difusión al aniversario, las compañías confeccionan
distintivos conmemorativos especiales:
papel de carta, sobres, pegatinas,
carpetas, insignias, etc.

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Departamento de Marketing
2. Organización de eventos corporativos
Tipos de eventos corporativos
Celebraciones Institucionales

Cóctel
 Reunión social más informal. Se puede celebrar por la mañana o por la
tarde, y suele durar de hora y media a dos horas. Suele celebrarse
después de una presentación (nuevos productos, nuevas instalaciones,
etc.,) o después de una conferencia o acto.
 Se celebra en salas espaciosas, para que los invitados puedan circular y
entablar conversación con el resto de los asistentes. Es importante
colocar sillas estratégicamente distribuidas por si alguno de los invitados
desea sentarse.

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Departamento de Marketing
2. Organización de eventos corporativos
Tipos de eventos corporativos
Celebraciones Institucionales
Congresos y Convenciones
Son actos de gran audiencia a los que
asisten cientos o miles de personas de
distinta procedencia, lengua e idiosincrasia,
que deliberan sobre temas afines y ofrecen
el resultado de sus trabajos, estudios o
acuerdos.  
En Europa, el término más utilizado es el
de congreso; en América se utiliza más el
término convención.  
Suelen durar varios días y se convocan con
un año de antelación. Debido a su
complejidad, las empresas suelen nombrar
un comité encargado de la organización, o
contratar los servicios de profesionales
expertos.

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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Departamento de Marketing
2. Organización de eventos corporativos
Tipos de eventos corporativos
Celebraciones Institucionales

Rueda de prensa
 Los acontecimientos importantes que tienen lugar en una empresa (firma de
acuerdos, fusiones de empresas, inauguración de nuevas plantas productivas,
etc.), y la celebración de conferencias o congresos, suelen dar lugar a la
convocatoria de ruedas de prensa. 
 Se suele citar a los medios de comunicación, especialmente a la prensa
especializada, para lo que merece la pena mantener buenas relaciones y tener en
cuenta los días de la semana y horas más adecuadas para citar a los medios.

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Departamento de Marketing
2. Organización de eventos corporativos
Tipos de eventos corporativos
Celebraciones para los empleados

Bodas de plata de los empleados
 Este tipo de fiestas se cuida con especial atención. La organización se
inicia con la relación de empleados homenajeados, que suele ser
facilitada desde RRHH.
 El máximo responsable marcará criterios, delimitando los asistentes
(familiares de los homenajeados, todo el personal de la empresa, sólo
directivos, jefes inmediatos…) y facilitando el presupuesto disponible. En
el terreno de las comunicaciones, lo normal es que el máximo
responsable dirija un escrito al homenajeado, dándole la noticia e
invitándole a los actos. A partir de entonces, entrará en juego la
organización :
 Buscar y contratar los servicios: lugar, comida, fotógrafo
 Comprar los regalos y algún detalle institucional.
 Informar a las personas que hayan de acudir...
 Normalmente, el máximo responsable dirige un escrito al homenajeado,
dándole la noticia e invitándole a los actos.

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Departamento de Marketing
2. Organización de eventos corporativos
Tipos de eventos corporativos
Celebraciones para los empleados

Fiesta de Reyes u Olentzero
 Algunas empresas siguen organizando este tipo de eventos, hoy
bastante en desuso. RRHH marcará las directrices y facilitará el
nombre de los niños que participarán en la fiesta.
 En la organización de la misma habría que:
• Conocer el presupuesto
• Elegir el lugar adecuado
• Contratar los Reyes y Olentzero
• Contratar fotógrafo y medios audiovisuales
 En la comunicación:
• Una carta del máximo responsable invitando a participar en la fiesta (a
los padres, o directamente al niño).
• Difusión del evento en distintos medios (tablón de anuncios, revista
interna, etc.)

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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Departamento de Marketing
 2. Organización de eventos corporativos
Procesos y procedimientos de organización de eventos

El papel del profesional de secretariado es muy amplio. Parte de un
criterio ya marcado en cuanto a presupuestos y participantes, y tiene
que basarse en una comunicación muy fluida con el máximo
responsable del evento.

Las actividades permitirán poner a prueba las buenas dotes de
organización y de coordinación, el gusto por el trabajo bien hecho,
por satisfacer a los invitados… De su tarea dependerá en gran
medida el éxito del evento. El papel del organizador requiere, ante todo,
previsión, anotarlo todo, reunir la mayor información necesaria y estar
preparado para cualquier eventualidad.

En la celebración de eventos que se prolonguen más de un día, será
necesario montar un despacho de secretaría que sirva de soporte al
desarrollo de los mismos

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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Departamento de Marketing
 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y
TRABAJOS DE SECRETARIADO-2
Oñati Gestio Heziketa

3.- ORGANIZACIÓN DE VIAJES

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Departamento de Marketing
ÍNDICE

• La Preparación de un Viaje
• La Contratación de un Viaje
• La Documentación
• El programa de viaje
• Chequeo final

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Departamento de Marketing
ORGANIZACIÓN DE VIAJES

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Departamento de Marketing
1. La preparación de un viaje

Los viajes forman parte de todas las agendas de los ejecutivos, y muchos
negocios importantes dependen de ellos. Generalmente, son los asistentes
de dirección los encargados de organizar los viajes a sus superiores y,
para ellos es una tarea de gran responsabilidad.

Lo primero que se debe hacer es

reunirse con el superior para tomar nota de una
serie de datos básicos, como los siguientes:

 Objetivos del viaje

 Personas con las que desea contactar
 Lugar o lugares de destino
 Fechas de salida y fecha de regreso
 Presupuesto asignado
 Preferencias personales del viajero

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

95
Departamento de Marketing
 1. La preparación de un viaje
¿Qué hay que saber sobre el lugar de destino?

Hay detalles que se deben verificar con anticipación, para evitar
complicaciones de último momento:
 Vigencia de la documentación personal del ejecutivo (pasaporte,
visa, carnet de identidad, entre otros).
 Moneda y tipo de cambio legal del país al que se viaja
 Idioma oficial. Aunque el inglés es el idioma por excelencia de los
negocios, siempre produce muy buena impresión pronunciar
algunas palabras o frases de cortesía en la lengua local
 Cultura y costumbres del país al que se viaja.
 Horarios laborales en los que funcionan las oficinas.
 Condiciones climáticas.
 Calendario oficial de fiestas del país.
 Lugares de interés turístico o cultural
 Duración de la estancia en cada destino

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

96
Departamento de Marketing
1. La preparación de un viaje
¿Qué hay que saber sobre el lugar de destino?


Tratándose de un viaje de negocios,
es preciso conocer además una
serie de datos tales como: la
población, el clima, la actividad
económica, las principales
ciudades… Generalmente, son
informes que están ya hechos, y que
podemos obtener a través de
oficinas de turismo y las cámaras
de comercio del país que se vaya a
visitar, así como de la oficina
comercial de la embajada
española. No hay que olvidar la
fuente de información de las páginas
web.

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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Departamento de Marketing
 1. La preparación de un viaje
Atención a las preferencias personales del viajero


Detalles que se deben tomar en cuenta con
anticipación y que son de relevancia
 Línea aérea: comprobar ventajas para
abaratar el importe. Valorar si el
pasajero viajará en clase turista,
ejecutiva o primera clase. Confirmar con
el viajero si prefiere ventana o pasillo
 Hotel o lugar de estancia: tratar de que
coincidan las preferencias del viajero
con el presupuesto. También, averiguar
qué le gusta al pasajero: si un hotel u
otra alternativa. Además, confirmar si el
lugar en el que quiere hospedarse está
convenientemente ubicado. Realizar la
reserva con anticipación.
 Reservar un coche que se acomode a
las necesidades

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

98
Departamento de Marketing
 2. La contratación de un viaje
Cómo reservar los billetes

Con mucha frecuencia esto se hace a
través de una agencia de viajes en la
www.guiacom.es/e-viajes/planning.asp. que se confíe

En función del destino así como de las
fechas de salida y de llegada, se decidirá
el medio de transporte idóneo: el avión
es sin duda el más utilizado, aunque
www.mapquest.com. para trayectos no excesivamente largos,
puede resultar más práctico viajar en tren
o en coche

Las compañías aéreas y las redes de
ferrocarriles disponen de páginas en
internet en las que podemos comprobar
los horarios y las disponibilidades de
billetes, así como realizar la compra. Una
página que podemos consultar es la
siguiente:
www.guiacom.es/e-viajes/planning.asp
un portal empresarial con información
sobre cómo planificar viajes de negocios.

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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Departamento de Marketing
2. La contratación de un viaje
Alquiler de vehículo

Durante la estancia, es normal tener que desplazarse para acudir a las
distintas citas programadas
 Existen distintas compañías de alquiler de coches y conviene tener
información sobre tarifas, descuentos, depósito preceptivo…
 La mayoría de las compañías tienen una pequeña oficina en los
aeropuertos, pero es preferible alquilar el coche con antelación para evitar
pérdidas de tiempo o una menor oferta donde elegir.
 Si está previsto visitar distintas ciudades, no es necesario devolver el coche
en donde fue entregado, sino que es posible acordar con la empresa de
alquiler de coches su devolución en el último punto del recorrido.
 Cuando se alquila un coche, se suele especificar:
 Los datos del conductor o de la empresa.
 Los días que necesitará el coche.
 El lugar de recogida y de entrega.
 El tipo de vehículo contratado...
 A nombre de quién se hace la reserva

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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Departamento de Marketing
 3. La contratación de un viaje
Medios de pago


Las tarjetas de crédito son el medio de
pago más utilizado por los ejecutivos en
viaje de negocios. Muchas empresas
expiden una tarjeta de crédito a nombre de
sus ejecutivos para que éstos puedan
cargar sus gastos directamente si están en
misión comercial. Al ser nominativas, las
  tarjetas de crédito ofrecen una garantía en
caso de robo.
                            
                      

 Es conveniente que quien viaje disponga
de cierta cantidad en metálico de
moneda extranjera para realizar pequeños
pagos. Suele resultar más práctico
comprar la divisa extranjera antes de salir
de viaje, por lo que habrá que solicitarla al
banco con suficiente antelación.

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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Departamento de Marketing
 3. La documentación
Documentación personal


Se deberá tener especial atención con la documentación
e informarse bien de los requisitos de entrada, para evitar
que un problema burocrático de última hora frustre los
objetivos del viaje. Para que esto no suceda, es preciso:
 Comprobar que el viajero lleva la documentación exigida y que
sus documentos de identidad no están caducados
 Recordar que la obtención de la documentación personal no es
automática.
 Anotar en la agenda la fecha de caducidad de los documentos
de identidad del superior, si ésta se produce durante el año en
curso.
 Comprobar igualmente la validez del permiso de conducir.

Como medida de seguridad, la documentación personal
debe llevarse siempre encima y no guardarse nunca con el
equipaje, que podría extraviarse o ser facturado en otro
avión.

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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Departamento de Marketing
 3. La documentación
Documentación personal

Como todo desplazamiento implica ciertos riesgos, es muy conveniente
contratar una póliza de seguro que cubra los posibles imprevistos que
surjan en el viaje, como robo o pérdida de equipaje, accidentes,
hospitalización…

También ocurre que es preciso vacunarse cuando se viaja a
determinados países, por recomendación expresa de la
Organización Mundial de la Salud (OMS). Téngase en cuenta que:
 La mayoría de las vacunas deben
ser administradas con cierta antelación.
 En ocasiones, la vacuna puede producir
efectos secundarios que, aunque de
carácter benigno, producen trastornos
fisiológicos que pueden obligar a cancelar el viaje.


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Departamento de Marketing
 3. La documentación
Material de trabajo


Al tratarse de un viaje de negocios, habría que llevar cosas tales como
informes, catálogos, contratos, auditorías, presentaciones…

Hay documentos estándar: catálogos, productos comercializados,
muestras, precios, tarjetas de visita, material para que pueda escribir
informes, sobres…

Resulta muy útil ordenar la documentación en carpetas y subcarpetas,
en función de las distintas citas o reuniones.

También puede resultar conveniente conservar una copia de todos los
documentos en la oficina.

 Se aconseja verificar que todo el equipaje lleva el nombre y la
dirección del viajero, precaución muy importante en caso de extravío. 

Organización del Servicio y Trabajo de Secretariado

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Departamento de Marketing
 4. El programa de viaje

Una vez que se ha definido el itinerario, hechas las reservas y
confirmadas las entrevistas y reuniones, hay que confeccionar el
programa de viaje, que irá indicando de manera detallada las
actividades especificando el día, la hora y el lugar.
 Dedica una hoja a cada uno de los días de duración del viaje.
 Incluye todos los datos del vuelo: hora de llegada al aeropuerto, hora de
salida y llegada del vuelo, duración del viaje y escalas, terminal del
aeropuerto, compañía y número de vuelo y, en caso que corresponda,
nombre de la persona que recibirá a tu jefe en el aeropuerto.
 Coloca el nombre, la dirección y el teléfono de los hoteles (acompañar
estos datos con un plano indicando la ubicación de los mismos), e indica la
reserva.
 Incluye la información completa de las diversas entrevistas. Hora, empresa,
dirección, teléfono, nombre de la persona de contacto, medio de transporte
y mapa del lugar.

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Departamento de Marketing
4. El programa de viaje
( y 2)
 Indica los datos de la reserva del automóvil: nombre de la compañía,
teléfono y horarios de atención, tipo de vehículo, lugar de recogida y
entrega, modalidad de pago.
 Programa un plan de trabajo alternativo por si alguna de las citas o
compromisos se cancelaran a último minuto.
 Evita programar demasiados compromisos; resultará imposible cumplir lo
planeado y se acumularán los retrasos, lo que puede perjudicar más de un
negocio o acuerdo comercial.
 Si existe diferencia horaria entre el propio país y el lugar de destino, anota
entre paréntesis la hora del primero, por si quien viaja realiza llamadas a la
oficina.
 Al final del programa de viaje, incluir un listado con teléfonos y direcciones
de interés, tales como: consulado, embajada, compañía aérea y contactos
en el país extranjero.
 Conserva una copia del programa del viaje en la oficina para saber en todo
momento dónde se encuentra el viajero y cómo contactar con él. 

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 5. Chequeo final

Finalmente, lo más importante es que una vez que ya tengas todo listo, hagas
un chequeo de las cosas más importantes, como por ejemplo:
 Billetes de ida y vuelta
 Certificado de vacunas
 Datos del alquiler del coche
 Dinero en efectivo
 Diccionario bilingüe
 Documento de identidad, pasaporte…
 Documentos de trabajo: catálogos, muestras, contratos…
 Listado de teléfonos de contacto y de teléfonos de interés
 Mapas de carreteras y de las ciudades
 Material de oficina
 Ordenador
 Permiso de conducir
 Programa del viaje
 Seguro de viaje
 Tarjeta de crédito corporativa
 Teléfono activado para funcionar en el extranjero (...)

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 6. Actividades tras el viaje

Una vez finalizado el viaje todavía quedan una serie de trabajos
que atender:
 Tomar nota de todas las gestiones que se deriven.
 Anotar en la agenda todos los compromisos contraídos durante el
viaje.
 Recopilar y ordenar todas las tarjetas de visita recibidas.
 Anotar en la agenda aquellos nombres que considere de mayor
interés.
 Enviar notas de agradecimiento y,
cuando proceda, los obsequios que el viajero te indique.
 Ultimar un informe de viaje que recoja
sus principales incidencias.

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