18414379 formatos-modelos-para-las-auditorias-internas-del-sgi

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  ______________________________________________________________________ Diplomado en Gestiónde la Seguridad y la Salud Ocupacional con base en el Modelo de la NTC - OHSAS 18001:2007 y la NTC – 19001 de 2002 ____________________________________________________________________ I. FORMATO PARA EL PLAN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS Dependencia o proceso auditado: Responsable del proceso o dependencia: Auditor principal: Fechas de realización de la auditoría: Fecha de presentación del informe: 1. OBJETO DE LA AUDITORÍA 2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4. LOGÍSTICA DE LA AUDITORÍA 5. EQUIPO DE AUDITORÍA 6. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS 7. PLAN DE ACTIVIDADES FECHA: HORA SUBPROCESO NUMERAL AUDITOR AUDITADO 8. APROBACIÓN _______________________ AUDITOR PRINCIPAL ___________________________________ JEFE PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA
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  ____________________________________________________________________ Diplomado en Gestiónde la Seguridad y la Salud Ocupacional con base en el Modelo de la NTC - OHSAS 18001:2007 y la NTC – 19001 de 2002 ____________________________________________________________________ II. FORMATO PARA EL ACTA DE REUNIÓN DE APERTURA AUDITORIA INTERNA _____________________________________________________________________ PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: AUDITOR PRINCIPAL: Fecha: Hora de inicio: Hora de terminación: Lugar: 1. Asistencia. La reunión de Apertura contó con la asistencia de los siguientes funcionarios: Por parte de la Empresa o Proceso Auditado: Por parte del Equipo de Auditoría: 2. Presentación. El auditor principal realizó la presentación de cada uno de los integrantes del equipo de Auditoría. El jefe del proceso llevó a cabo la presentación de los funcionarios que participarán en la Auditoría. Luego se explicó por parte del auditor principal el contenido del plan de trabajo en cuanto a los horarios de trabajo, responsables de las distintas actividades, ejecución de reuniones diarias de seguimiento para evaluar avance del trabajo e informar ajustes a la programación. 3. Propósito y objetivos de la auditoría: el auditor principal explicó a los asistentes el propósito principal de las auditorias a realizar, consistente en los siguientes cinco objetivos: • Demostrar la conformidad del sistema de gestión auditado • Identificar fortalezas del sistema de gestión • Dar recomendaciones que propicien el mejoramiento del sistema de gestión • Identificar riesgos que no están en el alcance del sistema de gestión • Levantar, si es del caso, en última instancia no conformidades del sistema 4. Reunión de cierre e informe de auditoría. El día___ de ___ a las ___ se realizará la reunión de cierre para presentar los hallazgos y el informe definitivo se entregará el día___ de ___ Auditor principal-------------------------------------------------------- Responsable del proceso auditada:________________________________________________
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  ____________________________________________________________________ Diplomado en Gestiónde la Seguridad y la Salud Ocupacional con base en el Modelo de la NTC - OHSAS 18001:2007 y la NTC – 19001 de 2002 ____________________________________________________________________ III. FORMATO PARA CONTROLAR EL REGISTRO DE LA ASISTENCIA A LA REUNIÓN DE APERTURA _____________________________________________________________________ PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: AUDITOR PRINCIPAL: Nombres y Apellidos Documento de Identidad Cargo Firmas ______________________________________________________________________ Auditor interno : _______________________ Fecha : _________________________ ______________________________________________________________________
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  ____________________________________________________________________ Diplomado en Gestiónde la Seguridad y la Salud Ocupacional con base en el Modelo de la NTC - OHSAS 18001:2007 y la NTC – 19001 de 2002 ____________________________________________________________________ IV. FORMATO PARA EL INFORME DE LA AUDITORIA INTERNA _____________________________________________________________________ PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: AUDITOR PRINCIPAL: FECHAS DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA: FECHA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA: 1. OBJETO DE LA AUDITORÍA 2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 3. DOCUMENTOS REVISADOS 4. VERIFICACIÓN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DE LA AUDITORIA ANTERIOR 5. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS Ver plan de trabajo adjunto. 6. EQUIPO DE AUDITORÍA 7. ESTADO DEL SISTEMA DE GESTIÓN Fortalezas y oportunidades de mejora - Anexo 1 Reportes de no conformidades - Anexo 2 8. CONCLUSIONES Ver Anexo 9. APROBACIÓN DEL INFORME AUDITOR PRINCIPAL JEFE PROCESO O DEPENDENCIA
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  INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAREL FORMATO 0. Encabezado Dependencia o proceso auditado: Señale el área o proceso auditado. Responsable de la dependencia o proceso: Escriba el nombre del funcionario que dirige el área o proceso auditado. Auditor Principal: Indique el nombre del auditor principal Fechas de realización de la auditoría: Escriba las fechas de inicio (reunión de inicio) y terminación de la auditoría (reunión de cierre) Fecha de entrega de informe: Indique la fecha de entrega del informe definitivo al área o proceso auditado. 1. Objeto de la Auditoría: Describa el objetivo de la auditoría. 2. Alcance de la Auditoría: Describa el alcance físico de la auditoría. 3. Documentos Revisados: Señale los documentos del proceso que se utilizaron durante la auditoría. 4. Verificación de las acciones correctivas y preventivas de la auditoría anterior: Consigne que se revisó la implantación y documentación de las acciones correctivas y preventivas derivadas de la auditoría anterior. 5. Funcionarios Entrevistados: Nombres y cargos de los entrevistados. 6. Equipo de Auditoría: Nombres y cargos de los integrantes del Equipo auditor. 7. Estado del Sistema de Gestión: Se registran las fortalezas, oportunidades de mejora y no conformidades detectadas en el sistema auditado. Si se considera conveniente, se indica que ellas se señalan en anexos al informe. 8. Conclusiones: Opinión del equipo auditor sobre el Sistema de Gestión en lo correspondiente al cumplimiento del objetivo de la auditoría y cualquier otro comentario que considere procedente. 9. Aprobación: Las firmas del auditor principal y del responsable de la dependencia o proceso auditado evidencian que la información consignada corresponde a lo realizado y encontrado durante la auditoría de calidad.
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  ____________________________________________________________________ Diplomado en Gestiónde la Seguridad y la Salud Ocupacional con base en el Modelo de la NTC - OHSAS 18001:2007 y la NTC – 19001 de 2002 ____________________________________________________________________ V. FORMATO DE REPORTE DE NO CONFORMIDADES _____________________________________________________________________ PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: AUDITOR PRINCIPAL: FECHAS DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA: FECHA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA: PARTE 1 – REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD 1. Nombre del emisor 2. Cargo del emisor 3. No conformidad # de # 4. Hallazgo 5. Descripción de la no conformidad: 6. Firma del emisor 7. Firma del responsable del proceso PARTE 2 – ACCION PROPUESTA 8. Proceso encargado de llevar a cabo la acción: 9. Coordinador del Equipo de trabajo: 10. Fecha de recepción de la no conformidad: 11. Causa principal de la no conformidad: 12. Corrección y/o acción correctiva propuesta: 13. Acción tomada: PARTE 3 – VERIFICACIÓN 14. ¿La acción tomada fue eficaz?  Sí  No 15. Si no fue eficaz diga la razón: 16. Firma del responsable del proceso: 17. Fecha:
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  _____________________________________________________________________ Diplomado en Gestiónde la Seguridad y la Salud Ocupacional con base en el Modelo de la NTC - OHSAS 18001:2007 y la NTC – 19001 de 2002 ____________________________________________________________________ VI. FORMATO PARA REGISTRAR FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA _____________________________________________________________________ Proceso o dependencia: Responsable del proceso o dependencia: Auditor principal: Fecha: FORTALEZAS: OPORTUNIDADES DE MEJORA:
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  _____________________________________________________________________ Diplomado en Gestiónde la Seguridad y la Salud Ocupacional con base en el Modelo de la NTC - OHSAS 18001:2007 y la NTC – 19001 de 2002 ____________________________________________________________________ VII. FORMATO PARA EL REGISTRO DEL ACTA DE LA REUNIÓN DE CIERRE _____________________________________________________________________ Proceso o dependencia: Responsable del proceso o dependencia: Auditor principal: Fecha: Hora de inicio y de terminación: Lugar: 1. Agradecimientos Se agradeció al dueño del proceso y a los funcionarios de la dependencia auditada por la disponibilidad de los recursos físicos y logísticos que fueron solicitados para realizar el trabajo y por la puntualidad y disposición del personal que fue requerido en las evaluaciones que fueron realizadas. 2. Asistencia. La reunión de cierre contó con la asistencia de los siguientes funcionarios: Por parte de la dependencia auditada: Por parte del Equipo de Auditoría: 3. Hallazgos significativos El auditor principal presentó los hallazgos más representativos de todo lo encontrado 4. Acciones correctivas El responsable del proceso enviará el Plan de Acciones Correctivas y Preventivas al Auditor Principal el día ___ de ___ de ___ 5. Informe de la auditoría Finalmente se informó que se procederá a la entrega del informe final de la auditoría al área el día __ de ___ de ___. _______________ ____________________ Auditor Principal. Jefe Proceso auditado
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  ____________________________________________________________________ Diplomado en Gestiónde la Seguridad y la Salud Ocupacional con base en el Modelo de la NTC - OHSAS 18001:2007 y la NTC – 19001 de 2002 ____________________________________________________________________ VIII. FORMATO PARA CONTROLAR EL REGISTRO DE LA ASISTENCIA A LA REUNIÓN DE CIERRE DE LA AUDITORIA _____________________________________________________________________ PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: AUDITOR PRINCIPAL: Nombres y Apellidos Documento de Identidad Cargo Firmas ______________________________________________________________________ Auditor interno : _______________________ Fecha : _________________________ ______________________________________________________________________
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  ____________________________________________________________________ Diplomado en Gestiónde la Seguridad y la Salud Ocupacional con base en el Modelo de la NTC - OHSAS 18001:2007 y la NTC – 19001 de 2002 ____________________________________________________________________ IX. FORMATO PARA EL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS _____________________________________________________________________ PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: AUDITOR PRINCIPAL: No conformidad Causa Acción Responsable Fecha Seguimiento Fecha Fecha Fecha ___________________ _________________________ AUDITOR PRINCIPAL RESPONSABLE DEL PROCESO FECHA FECHA
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  ____________________________________________________________________ Diplomado en Gestiónde la Seguridad y la Salud Ocupacional con base en el Modelo de la NTC - OHSAS 18001:2007 y la NTC – 19001 de 2002 ____________________________________________________________________ X. FORMATO PARA LA EVALUACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA _____________________________________________________________________ PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: AUDITOR PRINCIPAL: EQUIPO DE LA AUDITORIA: PLANEACIÓN DEL TRABAJO Calificación 5 4 3 2 1 Los objetivos, alcance y programa de la auditoría fueron entendidos y acordados antes de iniciarla El enfoque para la auditoría fue comunicado efectivamente La auditoría se detalló en un cronograma y con tiempos apropiados Total planeación del trabajo EJECUCIÓN DEL TRABAJO 5 4 3 2 1 Se notificó suficientemente sobre el trabajo requerido por los auditores La auditoría fue realizada eficiente y eficazmente en un tiempo adecuado La auditoría interna siguió el trabajo fundamentado en la oportunidad y el valor agregado El acuerdo sobre objetivos y alcance se logró La interrupción de las actividades diarias fue minimizada tanto como fue posible durante la auditoría Se realizaron las reuniones de apertura y cierre de la auditoría y fueron ellas claras y necesarias Total ejecución del trabajo RESULTADOS 5 4 3 2 1 Los hallazgos fueron comunicados a un nivel apropiado de una manera oportuna Las recomendaciones son significativas, relevantes y son fuentes útiles de información Los informes fueron publicados en una manera oportuna TOTAL RESULTADOS DEL TRABAJO EN GENERAL 5 4 3 2 1 ¿Cuál es su evaluación global del desempeño de la Auditoría Interna? ¿La Auditoría Interna realizada encajó con sus exigencias y expectativas? ¿Usted cree que la Auditoría Interna es una función valiosa en esta Empresa? TOTAL GENERAL DEL TRABAJO
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  Comentarios: (Diligenciado porel responsable del proceso o dependencia) Conclusiones: (Diligenciado por la dependencia encargada de la auditoría)
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  ____________________________________________________________________ Diplomado en Gestiónde la Seguridad y la Salud Ocupacional con base en el Modelo de la NTC - OHSAS 18001:2007 y la NTC – 19001 de 2002 ____________________________________________________________________ XI. FORMATO PARA LA REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DEL RESULTADO FINAL DE LA AUDITORIA INTERNA _____________________________________________________________________ NOMBRE DE LA EMPRESA: PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: AUDITOR PRINCIPAL: REQUISITOS EVIDENCIAS HALLAZGOS