Actividad 3 gestion documental

RECEPCIÓN, RADICACIÓN, DISTRIBUCIÓN Y
ENVÍO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA,
TECNOLÓGICA Y FINANCIERA
SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 2.0
Fecha: 18-04-2014
Código: GD-P-01
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Gestionar de manera centralizada y normalizada el servicio de recepción,
radicación y distribución de las comunicaciones oficiales internas o externas en
desarrollo de las funciones asignadas a la entidad.
2. ALCANCE:
El Procedimiento inicia con la recepción de las comunicaciones oficiales y finaliza
con el envío de los documentos a su destinatario final y con el envío al archivo de
gestión las pruebas de envío de la correspondencia.
3. PARTICIPAN:
 Grupo Interno de Trabajo de Atención al Usuario y Archivo
 Todas las dependencias del MVCT
 Loteria Santander
4. DEFINICIONES:
 Comunicaciones Oficiales Externas: Son todas las comunicaciones y
documentos que ingresan a la institución, remitidos por otras entidades
oficiales o por particulares, sean personas naturales o jurídicas, las
cuales deben ser revisadas para verificar la competencia, los anexos, el
destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite,
dirección a donde se debe enviar respuesta y asunto correspondiente, si
es competencia del Ministerio, se procede a la radicación de las mismas.
 Comunicaciones Oficiales Internas: Son aquellas que se generan en cada
Oficina del Ministerio, con destino a los funcionarios y contratistas de
las distintas dependencias. El proceso de radicación y registro lo realizan

Versión: 2.0
Fecha: 18-04-2014
Código: GD-P-01
al interior de cada dependencia utilizando el Sistema de Información y
Gestión Documental.
 Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independiente del medio utilizado.
 Documento electrónico de archivo: Es el registro de información
generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos,
que permanece en este medio durante su ciclo vital; es producida por una
persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivísticos.
 Radicación de comunicaciones oficiales: Actividad por medio de la cual,
las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo
o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la ley.
 Registro de comunicaciones oficiales: Actividad por medio de la cual las
entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas
registrando datos tales como Nombre de la persona y/o Entidad
remitente o destinataria, Nombre o código de la (s) dependencias (s)
competente (s), Numero de radicación, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (Si lo amerita),
entre otros.
5. GLOSARIO:
 AGN: Archivo General de la Nación
 LOTERIA SANTANDER: Empresa Industrial y Comercial del
Estado

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Fecha: 18-04-2014
Código: GD-P-01
 MECI: Modelo Estándar de Control Interno
 MVCT: Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio
 SIG: Sistema Integrado de Gestión
6. NORMATIVIDAD:
 Constitución Política de Colombia.
 Acuerdo 060 de 2001 “Por el cual se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas
y las privadas que cumplen funciones públicas”. Artículos 3, 5, 2, 10,11 y
12 Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las
comunicaciones recibidas y enviadas.
 Constitución Política de Colombia, 1991. Artículo 15 Párrafo 3: “La
correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables.
Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en
los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto
Legislativo 02 de 2003.
 Código Contencioso Administrativo ley 1437 de 2011.
 Decreto 019 de 2012. (Ley Anti trámites).
 Decreto 2150 de 1995. Artículos 1,11 y 32 Supresión de autenticación de
documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.
 Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011
 Ley 872 de 2003 (Sistema de Gestión de Calidad)
 Resolución 007 de 2011 Modelo Estándar de Control Interno MECI

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7. POLÍTICA DE OPERACIÓN:
 Todas las comunicaciones externas e internas que se reciban y que se
generen en las dependencias u oficinas, deben quedar radicadas y
registradas en el Sistema de Información y Gestión Documental de la
entidad y entregadas para su control y distribución en la Ventanilla Única
del Área de Correspondencia.
 Los términos de vencimiento empiezan a contar a partir del día siguiente
de radicado el documento. Acuerdo 060 de 2001.
 Cuando el usuario o peticionario presente personalmente la
correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente
radicada.
 Al comenzar cada año, se iniciara la radicación consecutiva a partir de (1)
uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
 Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en
original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la
primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento,
teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia
reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo
establecido en su tabla de retención documental. Acuerdo 060 de 2001.
 Las comunicaciones oficiales que ingresan a la entidad deben ser
revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos
de origen del usuario o entidad que las remite, dirección donde se deba
enviar respuesta y asunto correspondiente.
 Para el uso adecuado de la herramienta de gestión documental, se debe
conocer y hacer uso del respectivo manual de usuario o guía de
funcionamiento, de requerirse capacitación adicional esta deberá
solicitarse al Grupo de Atención al Usuario y Archivo.

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Fecha: 18-04-2014
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8. RIESGOS:
 Pérdida de los documentos durante el recorrido interno que realizan los
funcionarios encargados de hacer la entrega en cada una de las
dependencias. (Área de Correspondencia).
 Vencimiento de términos.
 Documentos sin radicar.
 Utilización inadecuada del Módulo de Correspondencia, para la radicación
y registro de las comunicaciones.
8. MEDIDAS DE CONTROL:
 Cuando existan errores y se anulen números, se debe dejar constancia
por escrito con la respectiva justificación y la firma del responsable de
los trámites de correspondencia.
 Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos
establecidos en el artículo 2 del acuerdo AGN 060 de 2011, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o envío.
 Verificar los documentos con la planilla que genera el sistema para
posterior entrega.

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Fecha: 18-04-2014
Código: GD-P-01
9. CONTENIDO:
No. DESCRIPCION RESPONSABLE/DEPENDENCIA PUNTO DE
CONTROL
OBSERVACIONES
1 La unidad de correspondencia
Recibe las comunicaciones
externas e internas a través
de los diferentes
canales de atención.
Auxiliar Administrativo
/ Técnico
Canales de atención:
Correo Postal, Correo
Electrónico, Fax,
Atención
personalizada
2 Revisión de las planillas de
entrega de la empresa de
correo, verifica que los
anexos y el número de folios
estén completos, abre las
comunicaciones y firma
recibido
de Correspondencia
Revisa las planillas de
entrega de la
empresa de correo,
firma el recibido,
abre las
comunicaciones
y verifica la
información y los
anexos.
3 Organización y clasificación
de la correspondencia para la
radicación
de Correspondencia
4
Radica las comunicaciones en
el Sistema de Información y
Gestión Documental,
revisando que cada
documento tenga
destinatario, nombre del
remitente, dirección y
firma
de Correspondencia
Si faltan anexos se
registra la
observación en el
sistema
5 Organiza la correspondencia
por dependencia para la
distribución de documentos
de Correspondencia
6 Imprime las planillas de
mensajería interna para la
distribución de documentos
de Correspondencia
7 Distribuye y entrega de los
documentos en la
dependencia firma el recibido
en la planilla de
mensajería
de Correspondencia
GD-F-13 - Planilla
de mensajería para
oficinas
8 La dependencia realiza el
reparto interno de
documentos, produce los
documentos y comunicaciones
a que haya lugar, genera la
salida de los documentos,
radicados y foliados, con sus
anexos y soportes con las
copias correspondientes.
Procesos MVCT

Versión: 2.0
Fecha: 18-04-2014
Código: GD-P-01
9 Recibe los documentos
externos e internos que
produce la dependencia
revisa y firma el recibido, en
la planilla de mensajería
interna
Auxiliar Administrativo o
Técnico / correspondencia
GD-F-13 - Planilla
de mensajería para
oficinas
Los documentos que
entregan las
dependencias deben
cumplir los requisitos
exigidos en el
acuerdo 060 de 2011-
Ver Políticas de
Operación en este
procedimiento
10 Clasifica la correspondencia
interna y externa remitida
por las dependencias
La clasificación se
debe realizar
por ruta de envió
11 Revisa la correspondencia a
fin de que cumpla con los
requisitos de la norma
(Acuerdo 060 de 2011):
11a. Si cumple con los
requisitos pasa a la actividad
No 12
11b. Si no cumple con los
requisitos se devuelve a la
actividad No 5
Auxiliar
Administrativo o
Técnico /
correspondencia
Los documentos
devueltos deben
quedar registrados
en el Formato Planilla
de mensajería que se
genera en la
Actividad No 6.
12 Organiza la correspondencia
separando original y copia de
los documentos a entregar
12a. Si el documento es
interno pasa a la actividad No
5
12b. Si el documento es
externo
pasa a la actividad No 13
Técnico / Correspondencia
13 Generar rótulo de radicado
de salida
Técnico / Correspondencia
14 Elabora planillas para
mensajería y entrega al
correo certificado
GD-F-12 Entrega de
correspondencia
urbana
15
Enviar respuesta al usuario a
través del correo postal
Si el documento
ingreso a través
del canal de
comunicación
“Correos
Electrónicos” la
respuesta es enviada
por cada
dependencia.
Si el documento es
devuelto por

Versión: 2.0
Fecha: 18-04-2014
Código: GD-P-01
la empresa de
correos debe
registrarse la
novedad en el
Sistema de
Información y
Gestión Documental
de la entidad. pasa a
la actividad No 5 de
este procedimiento
Para esta actividad
se diligencia el
formato GD-F-05
Devolución de correo
- empresa de
mensajería.
16 Archivar planillas (Prueba de
envío de la empresa de
correo)
Técnico de correspondencia
11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y REGISTROS
Ver Listado Maestro de Documentos y Registros
Ver tabla de retención documental
Ver Normogama
12. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN DEL
DOCUMENTO QUE
MODIFICA
VERSIÓN ACTUAL DEL
DOCUMENTO
MOTIVO DE LA MODIFICACIÓN
18 de abril de 2014
Versión 1.0
Versión 2.0
Inclusión de una política de operación
relacionada con el manual de usuario o
guía de funcionamiento de la
herramienta de gestión documental de
la Entidad.
13. FLUJOGRAMAS (OPCIONAL)
No aplica

Versión: 2.0
Fecha: 18-04-2014
Código: GD-P-01
Elaboró: Yovanny Peña Pinzon Revisó: Myriam Saavedra Pineda Aprobó: Francy Balaguera plata
Cargo: Contratista
Cargo: Coordinadora Grupo Atención al
Usuario y Archivo
Cargo: Subdirector (E) de Servicios
Administrativos
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 18 de marzo de 2014 Fecha: 18 de marzo de 2014 Fecha: 18 de abril de 2014

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