CARTILLA DE CAMARA DE COMERCIO SOBRE IVA

Olga Rocío
Romero Rey
Año: 2011
Cómo gestionar
la contabilidad de
tu empresa, una
visión gerencial.

Objetivo general
Proveer al empresario o emprendedor el conocimiento de los
aspectos legales y funcionales de la contabilidad, en forma
de una visión gerencial de la misma, así como de
herramientas que le permitan definir y estructurar una
adecuada gestión contable en su empresa e interactuar con
su contador y otros terceros en torno a este asunto.

Objetivos específicos
Identificar los aspectos legales base para dar estructura a la
contabilidad en tu empresa.
Estructurar adecuadamente el área financiera de tu empresa.
Comprender las características o cualidades que debe reunir
una adecuada información contable.
Conocer la estructura y las utilidades de la contabilidad.
Definir de forma pertinente la relación con tu contador.
Interactuar con tu contador, otras empresas o entidades y
otros terceros relacionados con el asunto contable.
Seleccionar el software de gestión contable apropiado para tu
empresa.

Contenido
La normatividad que regula la gestión contable:
PCGA locales.
NIIF.
¿Qué es la contabilidad?
Utilidades de la información contable
Cualidades de la información contable
Taller 1
Deberes formales
Actividades mercantiles
Documentos contables
Estructura de la función contable en tu empresa

6
Estructuración del área contable en tu empresa:
El equipo humano.
Las TIC – Software contable y otros instrumentos
tecnológicos
Taller 2
Referencias

La normatividad que regula la
gestión contable
PCGA locales
NIIF
8

PCGA:Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados en
Colombia
Los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados en Colombia (PCGA) son el conjunto
de conceptos básicos y de reglas contenidos en
el Decreto 2649 de 1993 y que deben tenerse en
cuenta al registrar los hechos económicos de las
personas jurídicas y naturales, para informar
contablemente.

PCGA
Aplicación
Estos principios serán de obligatorio cumplimiento
para todos aquellos que se encuentren sujetos a
llevar contabilidad o para quienes sin encontrarse
obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla
valer como prueba.

PCGA
Su relevancia
Además de la importancia que significa dar
cumplimiento a la normatividad, y evitar de
esta forma posibles sanciones, la verdadera
relevancia, para el empresario o
emprendedor, radica en poder definir
apropiadamente las políticas contables que
serán base para obtener información
verdaderamente útil y confiable.

NIIF:Normas Internacionales de
Información Financiera
Las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF o IFRS, por su sigla en inglés)
son un conjunto de normas con enfoque
financiero que buscan dar una estructura
uniforme a la información financiera y a la
contabilidad de las empresas y, por tanto, serán
en el corto tiempo el lenguaje contable
financiero universal.

NIIF
Implementación en Colombia
Colombia, mediante la Ley 1314 de 2009, decide que el país
deberá implementar las NIIF (o IFRS) como técnica para la
gestión de la contabilidad y de la información financiera en
las empresas.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) emitió el
cronograma de convergencia y adopción de las NIIF en
Colombia.

¿Qué es la contabilidad?
Es la ciencia o técnica encargado de obtener,
clasificar, procesar, analizar e interpretar de
forma sistemática la información originada en
la ejecución de la actividad económica, con el
propósito de suministrar información
financiera útil, dirigida a personas naturales y
jurídicas que tengan interés en conocer
acerca de la salud financiera de la actividad
empresarial.

Utilidades de la información
contable
Tu reto como empresario es asumir la información contable como la
materia prima o la fuente de datos, para evaluar y proyectar tu
empresa. Por tanto, esta información es útil en:
La planeación financiera.
La proyección de flujos de caja.
El análisis de costos.
La obtención de financiamiento.
La vinculación a redes empresariales o clusteres.
La interpretación de la situación financiera.
La planeación tributaria.
La preparación de presupuestos.
La consolidación de cifras sectoriales y nacionales.
Artículo 4, Decreto 2649 de 1993.

Utilidades de la información contable
La diferencia entre usar la contabilidad en forma
apropiada y no hacerlo se refleja en los resultados
que obtendrás. Por tanto, usarla en forma
apropiada te garantiza una mejor gestión de la
actividad empresarial y la posibilidad de:
Obtener mejores resultados (mayores
utilidades).
Incrementar la rentabilidad.
Optimizar los costos y los gastos.
Planear la tributación.
Realizar una gestión estratégica de los recursos.
Mitigar los riesgos financieros e incluso
operativos.
Proyectar el crecimiento de tu empresa.

Cualidades de la información
contable
“Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la
información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos
casos se requiere, además, que la información sea comparable.
La información es comprensible cuando es clara y fácil de
entender.
La información es útil cuando es pertinente y confiable.
La información es pertinente cuando posee valor de
realimentación, valor de predicción y es oportuna.
La información es confiable cuando es neutral, verificable y
en la medida en la cual represente fielmente los hechos
económicos.
La información es comparable cuando ha sido preparada
sobre bases uniformes”.
Artículo 4, Decreto 2649 de 1993.

Taller 1
Responde “Sí” o “No”:
1. ¿La información reúne las cualidades antes definidas?
_____
2. ¿La contabilidad se usa para fines diferentes de liquidar
impuestos?______
3. ¿Se realizan proyecciones financieras a partir de los estados
financieros ?______
4. ¿Se evalúan los resultados, a partir de un modelo de
análisis financiero? ______
5. ¿Se evalúan periódicamente los resultados, por lo menos
una vez al año? ______
6. ¿La información contable es la realidad económica de tu
empresa? ______
7. ¿Te resulta fácil comunicarte con tu contador ?_____
8. ¿Fijas precios a partir del análisis de la estructura de costos
de tus productos? _____
9. ¿Preparas presupuestos a partir de la información contable
histórica ?_____

Deberes formales.
Obligados a llevar contabilidad:
Todos los comerciantes; considerándose comerciante a toda persona
natural o jurídica que realice cualquier tipo de actividad mercantil de
forma regular y profesionalmente.
Están excluidos de esta obligación:
Los asalariados.
Quienes ejerzan una profesión liberal.
Agricultores y ganaderos que enajenen sus productos en estado
natural (quienes los transformen o los comercialicen mediante una
empresa, estarán obligados).
Los contribuyentes del régimen simplificado la normatividad fiscal no
les exige llevar contabilidad, sin embargo la legislación comercial si.
Artículo 19, Código de Comercio.

Actividades mercantiles
Al conocer las que no son actividades mercantiles (artículo 23,Código
de Comercio), conocerás las que se consideran actividades mercantiles:
“1. La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al
uso del adquirente, y la enajenación de los mismos o de los
sobrantes;
2. La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la
enajenación de estas por su autor;
3. Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines
de servicio público;
4. Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o
ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado
natural. Tampoco serán mercantiles las actividades de
transformación de tales frutos que efectúen los agricultores o
ganaderos, siempre y cuando que dicha transformación no
constituya por sí misma una empresa, y
5. La prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales”.

La totalidad de los hechos económicos reconocidos
en la contabilidad tendrá que estar debidamente
soportada, en pro de garantizar su verificabilidad;
es decir, cada transacción se consignará
contablemente en un comprobante de contabilidad,
siendo así este un documento interno que estará
soportado por el documento normalmente externo,
emitido por la contraparte en esa transacción.

Contenido
La información mínima que debe contener un
documento soporte y su respectivo comprobante de
contabilidad es:
Fecha de emisión.
Numeración consecutiva.
Identificación del emisor del documento.
Detalle de la transacción.
Valor de la transacción.

Libros de contabilidad
Los libros de contabilidad, también
denominados libros de comercio o libros
oficiales, son documentos en los que los entes
económicos registrarán la totalidad de los
hechos económicos o transacciones con valor
monetario, que serán la base de emisión de los
estados financieros.
Artículo 125,
Decreto 2649 de 1993.

¿Para qué registrar los libros
de contabilidad?
Para que puedan servir de prueba. Para ello,
deben haberse registrado previamente ante las
autoridades o entidades competentes en el lugar
de su domicilio principal; esto es, en la cámara
de comercio de su jurisdicción, entidades en las
que el Gobierno ha delegado la función del
registro mercantil. En su defecto, deberán
registrarse ante la autoridad designada para
surtir estas funciones.
Artículo 126,Decreto 2649 de 1993.

Utilidades de los libros de
contabilidad
Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en
forma individual o por resúmenes globales no superiores a un
mes.
Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones
por cada cuenta, sus movimientos debito y crédito, combinando
el movimiento de los diferentes establecimientos.
Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes
de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal
fin, se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:
…
Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos
colegiados de dirección, administración y control del ente
económico.
Cumplir las exigencias de otras normas legales”.

¿Cuáles son los libros de
contabilidad?
Los libros de contabilidad que deben diligenciarse son:
Inventario y balances.
Mayor y balances.
Diario.
Auxiliar.
De actas de Junta de Socios o Asamblea de
Accionistas.
De actas de Junta Directiva.
De Socios o Accionistas

¿Por cuánto tiempo debes
conservarlos?
Los libros de contabilidad, así como los
comprobantes de contabilidad y los documentos
que los soportan, la correspondencia relacionada
con sus operaciones, deberán conservarse y solo
podrán destruirse después de 20 años contados
desde el cierre del periodo (31 de diciembre);
sin embargo, si estos documentos han sido
reproducidos por cualquier medio técnico,
podrán destruirse luego de diez (10) años de
conservación.
Artículo 134,Código de Comercio.

¿Qué hacer en caso de pérdida?
En caso de pérdida total o parcial, de los libros de
contabilidad, además de la respectiva denuncia es
necesario reconstruir, a partir de copias digitalizadas,
copias de los documentos en poder de terceros o
cualquier otro medio, la totalidad de la información
contable.
Si la pérdida obedece a destrucción por caso fortuito
como incendio o inundación, por ejemplo, este hecho
deberá ser demostrado con los documentos que lo
certifiquen; el procedimiento de reconstrucción o
recuperación será el mismo.

Irregularidades en la
contabilidad
“ARTÍCULO 654. Hechos irregulares en la contabilidad. Habrá
lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad, en los siguientes
casos:
a. No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos;
b. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si
hubiere obligación de registrarlos;
c. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades
tributarias lo exigieren;
d. Llevar doble contabilidad;
e. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan
verificar o determinar los factores necesarios para establecer las
bases de liquidación de los impuestos o retenciones, y
f. Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en
los libros, y el último día del mes anterior a aquel en el cual se
solicita su exhibición existan más de cuatro (4) meses de atraso”.
Estatuto Tributario

Irregularidades
¿Cuánto puede costarle a tu
empresa?
“Artículo 655. Sanción por irregularidades en la contabilidad.
Rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables,
exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan
de soporte en la contabilidad.
Sanción por libros de contabilidad será del medio por ciento (0,5%)
del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del
año anterior al de su imposición, sin exceder de 20.000 UVT (2011
$...)
Parágrafo. No se podrá imponer más de una sanción pecuniaria por
libros de contabilidad en un mismo año calendario, ni más de una
sanción respecto de un mismo año gravable”.
Estatuto Tributario

Irregularidades
¿Cuánto puede costarles a ti y
a al revisor fiscal?
“Artículo 658-1.Cuando en la contabilidad o en las declaraciones
tributarias de los contribuyentes se encuentren irregularidades
sancionables, el representante legal será sancionado con una multa
equivalente al veinte por ciento (20%) de la sanción impuesta al
contribuyente, sin exceder la suma de 4.100 UVT, la cual no podrá
ser sufragada por su representada.
Inciso 2. Adicionado. Ley 863 de 2003, artículo 26. La sanción
prevista en el inciso anterior será anual y se impondrá igualmente al
revisor fiscal que haya conocido de las irregularidades sancionables
objeto de investigación, sin haber expresado la salvedad
correspondiente”.
Estatuto Tributario

Reportes a Entes de Control
Respecto de la función de la contabilidad, de servir en la consolidación
de cifras sectoriales y nacionales, las entidades a cargo de esta función
exigen el suministro de los saldos a 31 de diciembre de cada año; entre
otros:
DIAN, envío de información exógena detallada por terceros
Secretarias de Hacienda, en los municipios que asi lo requieran
DANE, Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas
Superintendencias de:
– Sociedades
– Salud
– De Puertos y Transportes
– Financiera
– De Economía Solidaria
Según el sector al que pertenezcas

Estructura de la función contable
en tu empresa
36
Función del contador
La gestión contable

La función
contable
El equipo
humano
Normas,
políticas y
procedimientos
Recursos
tecnológicos

Función del contador
El contador da fe pública. Esto significa que cualquier documento
firmado por contador público es considerado público y veraz.
Velar por que la información contable se prepare conforme a la
normatividad legal y sea útil.
Integrar a su ejercicio, como objetivo fundamental en la función
financiera, la incorporación de las políticas definidas por el
empresario o la gerencia.
Deberá también propender a que la información fluya eficiente y
oportunamente hacia el área contable.
Buscará estructurar un equipo de trabajo, apropiado, de acuerdo
con las características y necesidades de la empresa, que realice su
labor en busca del logro de los objetivos corporativos y de los
lineamientos legales.
En general, el contador además actuará conforme al código de ética
de su profesión, contenido en la Ley 43 de 1990, en lo que al
ejercicio de su profesión se refiere, así como a la relación que debe
mantener con su cliente.

La contratación del contador
La relación con el contador debes definirla de la forma más precisa,
en un contrato bien sea de trabajo o de servicios profesionales,
conforme a la modalidad de contratación; y en este deben detallarse
con precisión los entregables y el alcance del mismo, además de
duración, valor, identificación de las partes y demás.
El contador tiene acceso a información reservada y confidencial de la
empresa, por lo que es prudente que se delimite un acuerdo de
confidencialidad.
El tiempo y la dedicación contratados deben ser cuidadosamente
estimados; depende en gran parte de este aspecto que logres los
resultados propuestos, subestimar o al contrario sobreestimar el
alcance de la contratación, siempre terminará en costos adicionales
para la empresa.

La gestión contable
Tu rol como empresario es fundamental en la función contable. De ti
depende:
La fijación de políticas financieras, contables y tributarias.
Plantear tus objetivos en cuanto a utilidad de la información
contable para tu gestión permitirán definir una pertinente
estructura contable, comprensible, oportuna, pero sobre todo útil,
que facilitará la preparación de informes de evaluación y la de
proyección financiera.
Garantizar que los documentos y la información fluyan
adecuadamente en la empresa hacia el área contable.
Es muy importante que uses la información, la interpretes, la
comprendas y retroalimentes a tu equipo contable; en conclusión,
le des uso para que sea de utilidad.

Cuanto más útil y confiable la
información contable, más
precisa y confiable la
evaluación y las proyecciones
obtenidas.

Estructuración del área contable
en tu empresa
42
El equipo humano
Las TIC. Software contable y otros
instrumentos tecnológicos

Estructuración del área contable en tu empresa
El equipo humano
Gerente
Área Financiera
Contabilidad
Tesorería
Cartera
Cuentas por
Pagar
Facturación
Impuestos
Área
Administrativa
Área Comercial
Área Operativa
/ Producción
Rev Fiscal
Esta estructura del área contable deberás
ajustarla a las características y
necesidades de tu empresa.
Integrar un equipo apropiado,
adecuadamente calificado, según los
requerimientos específicos de cada cargo,
te permitirán obtener los resultados
previstos.

Manuales de funciones
Contar con manuales de funciones y procedimientos,
claramente definidos, te permitirán tener un apropiado
control de la gestión contable de tu empresa y obtener
en consecuencia la información con las cualidades
requeridas, en el momento adecuado y dar a esta la
utilidad para la cual está preparada.
Y a tu equipo contable, le permitirá gestionar con
eficiencia la información, entregando por tanto
información con las cualidades antes señaladas, que
puedas utilizar en la gestión gerencial de tu empresa.

Las TIC. Software contable y otros
instrumentos tecnológicos
La elección de un adecuado software debe considerar las necesidades y
características propias de tu empresa y de tu actividad económica.Para
ello, debes formularte preguntas como:
¿Clasifica la actividad de tu empresa como industrial, comercial o de
servicios?
¿Cuál es el tamaño de mi empresa?
¿Cuál es el tamaño de la operación?
¿Cuántas son las personas a cargo de la gestión, cuáles son sus
competencias y requerimientos en cuanto a funcionalidad e
información?
La mejor opción para tu empresa no depende de la complejidad del
software; es una elección de características que satisfagan las
necesidades de la empresa en su justa medida, sin demandar
infraestructura innecesaria extra.

¿Cómo elegir el software?
Que aspectos deberás tener en cuenta a la hora de seleccionarlo:
Nivel de complejidad al usarlo.
¿Evita la comisión de errores? Si se cometen, ¿es fácil corregirlos?
Nivel de dificultad en su aprendizaje y uso.
¿Los reportes y consultas están bien estructurados y son
suficientes?
¿El proceso de parametrización es fácil y permite corregirse?
¿Integra las diferentes áreas de la empresa?
¿Genera información a nivel gerencial?
¿El soporte técnico es apropiado?
¿Es posible referenciar el software con empresas que ya estén
usándolo?
¿La plataforma técnica sobre la que está desarrollado garantiza el
aseguramiento de la información?
¿Se adapta el software al crecimiento futuro de tu empresa?
¿Está preparado o preparándose para la convergencia con las NIIF?

A continuación se listan algunas de las opciones de
software en el mercado. El orden en el que se exponen
no es una ponderación de su calidad o funcionalidad, o
el haberse incluidos en este documento NO es garantía
de calidad o confiabilidad, ni representa ningún
compromiso de la Cámara de Comercio de Bogotá.

Gratuitos
UNION PYME
http://solucioncontable.com/opiniones/opiniones_c
olombia.html
MONICA
http://www.monica8.com.co/?gclid=CND_p66rlKw
CFQtU7Aod_xN_pg
CONTASOL
http://www.sdelsol.com/es/contasol.php

Software contable
TNS
http://www.tns-software.com/ventasweb/index.php
SIIGO
http://www.siigo.com/
HELISA
http://www.catalogodesoftware.com/producto-helisa-gw-479
WORLDOFFICE
http://www.worldoffice.com.co/
NOVASOFT
http://www.novasoft.com.co/
MECOSOFT
http://www.mecosoft.com.co/

Enterprise Resources Planning,ERP
Suite OSS
www.suiteoss.com
AFFINITTY
http://www.aspaffinity.biz/
AURORA
http://www.heinsohn.com.co/index.php?option=com_cont
ent&view=article&id=35&Itemid=15&lang=es
NEW PYME
http://www.newpyme.co/erpnewpyme.php?gclid=CMz0gr
eqlKwCFYpb7Aodcx1Utw
SAP BUSSINES ONE
http://www.sap.com/colombia/index.epx

Taller 2
Dibuja la estructura del la función contable en
tu empresa.
¿Crees que es adecuada a las necesidades y
características de tu empresa? Por qué?
¿Harías algún cambio? ¿Cuál?
¿Tu software es el adecuado?

Referencias
Decreto 2649 de 1993 – Reglamento General de la Contabilidad
http://www.supersociedades.gov.co/ss/drvisapi.dll?MIval=sec&dir=46&id=3348&m
=td&a=1993&d=depend
Decreto 2650 de 1993 – Plan Único de Cuentas para comerciantes
http://www.supersociedades.gov.co/ss/drvisapi.dll?MIval=sec&dir=46&id=21490&
m=td&a=td&d=depend
Ley 43 de 1990 – Estatuto del Contador
http://www.mineducacion.gov.co/1621/articles-104546_archivo_pdf.pdf
Normas Internacionales de Información Financiera Colombia
http://www.niif.co/
Código de Comercio de Colombia
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo/codigo_comercio.html
Estatuto Tributario de Colombia
http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/etributario?openview
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www.totalconsulting-co.com

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