Caso de Exito Innovalis Power Automate y SharePoint.pdf

Caso de Exito Innovalis Power Automate y SharePoint.pdf

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  Vanessa García Coordinadora deInnovación en Innóvalis “Hemos incrementado nuestra productividad en un 10%, hemos reducido el tiempo que dedicamos a las tareas administrativas y hemos ganado en seguridad de los datos.” Innóvalis es una consultora especializada en la gestión de incentivos públicos y fiscales para empresas priva- das. Con más de 15 años de experiencia, ofrece soluciones para facilitar el acceso a fondos públicos, subvencio- nes, préstamos y deducciones fiscales. Además, su equipo de expertos trabaja para ayudar a las empresas a financiar proyectos de investigación, desarrollo e innovación (I+D+i), así como iniciativas de expansión e inter- nacionalización. Con sede en Valencia y oficinas en Murcia, Baleares y Madrid, la compañía cuenta con un equipo de 25 profe- sionales y una cartera activa de más de 100 clientes, gestionando anualmente más de 500 proyectos. “Lo que nos hace diferenciales es nuestro nivel de implicación. Vivimos cada proyecto como si fuera propio”, desta- ca Juan José González, CEO de Innóvalis. Antes de iniciar este proyecto, Innóvalis enfrentaba desafíos relacionados con la gestión documental y la organización interna. Y es que, su crecimiento exponencial y la naturaleza de su actividad -que requiere manejar grandes volúmenes de documentación- ponían a prueba los sistemas tradicionales que utilizaban. Todo esto generaba problemas de duplicidad, desorganización y falta de control sobre la información. Caso de éxito Innóvalis Solución: SharePoint y Power Automate SITUACIÓN
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  SOLUCIÓN Tras analizar lasnecesidades de Innóvalis, el equipo de Aitana propuso la implementación de Microsoft SharePoint como plataforma de gestión documental, complementada por Power Automate, una herra- mienta de automatización de flujos de trabajo que permite conectar aplicaciones y optimizar procesos repetiti- vos. Esta propuesta buscaba ofrecer un entorno seguro, escalable y automatizado, que fuera capaz de resolver los problemas existentes. Por un lado, se escogió SharePoint como herramienta cloud porque garantiza la trazabilidad de cual- quier modificación, el control centralizado de los archivos y el registro de todas las actividades en una misma plataforma. "Nuestra principal necesidad era poder compartir información de forma segura. Lo que estábamos haciendo era copiar y pegar datos en carpetas compartidas y esto dificultaba tener una única versión actua- lizada de los archivos”, explica Vanessa García, coordinadora de Innovación en Innóvalis. Por otro lado, la ausencia de trazabilidad dificultaba la gestión del acceso a la información, ralenti- zando los procesos y dejando margen a posibles errores. A estos desafíos, se le sumaba la necesidad de optimizar la productividad del equipo. Y es que, la gestión manual de la documentación, la recopilación de facturas, ofertas y justificantes consumían tiempo y recursos que podían emplearse en tareas estratégicas. “Nos encontrábamos en un entorno en el que la gestión documental se hacía compleja y necesitába- mos un sistema que aportara estructura, trazabilidad y seguridad”, afirma García.
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  La implantación deSharePoint y Power Automate ha transformado la operativa de la compañía, mejorando la seguridad, la eficiencia y la trazabilidad de la información. “Hemos incrementado nuestra productividad en un 10%, hemos reducido el tiempo que dedicamos a tareas administrativas y, sobre todo, hemos ganado en seguridad de los datos, ya que hemos unificado nuestra metodología”, destaca la coordinadora de Innovación en Innóvalis. Por otra parte, la creación de bibliotecas documentales organizadas por proyectos ha permitido que la empresa comience a gestionar la información de manera centralizada. Es decir, gracias a esta nueva funcionalidad, se puede saber exactamente dónde está cada documento y, por ende, quién tiene acceso a él en cada fase del proyecto. BENEFICIOS Además, esta solución permite estructurar la información por proyectos, asignando permisos personali- zados a cada usuario. De esta manera, la compañía se asegura de que los datos sean accesibles solo para los equipos involucrados en cada etapa, eliminando -así- el riesgo de duplicidad y mejorando la seguridad de los datos. Por otro lado, la incorporación de Power Automate posibilita la automatización de tareas repetitivas, como la recopilación de documentación y las aprobaciones. Gracias a esto, Innóvalis ha podido reducir signifi- cativamente el tiempo dedicado a tareas administrativas y minimizar los errores humanos, aumentando la eficiencia operativa.
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  Acerca de Aitana Sideseas obtener más información acerca de los servicios y soluciones de Aitana: 647 895 564 www.aitana.es [email protected] Además de esto, también se ha conseguido automatizar los procesos internos, eliminando tareas manuales y reduciendo los tiempos de respuesta. “Antes pasábamos horas recopilando documentación y verificando versiones. Ahora todo está automatizado y conectado, lo que nos permite trabajar más rápido y con menos errores”, afirma González. En cuanto a Aitana como partner tecnológico, García señala que “estamos muy contentos, ya que cuenta con un equipo muy cercano que nos ha acompañado durante todo el proyecto”, mientras que el CEO de Innóvalis adelanta que “tenemos nuevos retos tecnológicos, así que esperamos que sea un partner que nos acompañe en el camino durante muchos años”.