CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO.docx

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO.docx

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  CICLO DEVIDA DEUN DOCUMENTO El ciclo vital de la documentación es la denominación que se le da a las distintas fases o etapas que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente y se establece en función de los valores de los documentos y frecuencia de uso. Evolución de un documento desde su inicio hasta su estatus inactivo El ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un documento, este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación o retención.
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  Prehistoria: Se define comoel periodo de tiempo transcurrido desde el inicio de la evolución humana hasta la invención de la escritura. La arqueología se convierte en el único medio para estudiar esta época a través de los restos materiales hallados, huesos, pinturas o monumentos. Todo esto constituyen documentos. Edad Antigua: Esta época coincide con el nacimiento de las primeras civilizaciones, comprende desde, aproximadamente, el año 4000 a. C. hasta la caída del Imperio Romano de Occidente.  Tablillas de arcilla: Nacen en el mundo mesopotámico, son planchas bastante gruesas en las que se trazaba la escritura cuneiforme sobre la superficie blanda y húmeda por medio de una caña de sección triangular. El texto era escrito en columnas y más tarde en línea tirada. Disponía de colofón al final de la tablilla en el que aparecía el título, el nombre del escriba, etc. Para endurecerlas se colocaban al sol o se cocían.  Papiro: El papiro será el material escritorio utilizado por excelencia durante la Antigüedad, era importado desde egipcio, que fueron sus creadores. Este se formaba a través de una planta también denominada papiro. Se cortaban los tallos de esta y eran introducidos en agua, posteriormente quitaban la corteza y la cortaban en finas láminas con un objeto llamado «acu». Las tiras se extendían sobre una superficie plana, sobre estas se ponía otra capa en sentido transversal y las dejaban secar al sol. Después se cortaban para que todas tuviesen el mismo tamaño y eran enrolladas para su comercialización. Para escribir sobre él se utilizaba una caña terminada en hebras, aunque más tarde era introducido el cálamo por los griegos, y tinta.  Tablillas enceradas: Se trataba de tablillas rectangulares de madera o marfil con un pequeño marco. En la parte central, que estaba algo hundida, se esparcía la cera y sobre ella se escribía mediante un elemento puntiagudo o stilus, que en la parte opuesta a la punta tenía un rascador para borrar lo escrito fácilmente.
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  Estas eran unidascon cuerdas y cierres dando lugar a una especie de libro llamado códex, o pinax en Grecia, que dará lugar al libro moderno, el códice. Los griegos usaron también los ostraca, fragmentos de piedra caliza y fragmentos cerámicos en los que se escribía con tinta, los egipcios, o con el stilus, los griegos. Etapas: Estas son las fases por las que atraviesa un documento a lo largo de su ciclo vital:
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  1. Creación: consisteen la preparación de un borrador con una estructura predeterminada. Este documento pasará por diferentes manos, con lo que tiene que respetar una estructura y unas normas de redacción para que todos los empleados que estén involucrados en su consulta o manipulación puedan entenderlo. En el ámbito de la abogacía, un ejemplo sería una sentencia, una ley de enjuiciamiento civil, u otros documentos que requieran uniformidad en su contenido. 2. Organización y clasificación: gracias a los metadatos es posible etiquetar documentos. Normalmente se usan para la administración de los documentos electrónicos. Los metadatos proporcionan un contexto, descripción e información adicional, como el título, la persona que lo creó y cuándo, a qué departamento(s) pertenece, cuándo se modificó por última vez y por quién, quién tiene acceso o quién puede actualizarlo. Estas etiquetas o metadatos dan lugar a la clasificación y organización de los documentos, lo cual sirve de utilidad en cada uno de los pasos del ciclo de vida de un documento y para procesos relacionados como records management. 3. Colaboración y revisión: en esta fase es necesaria la aportación de un granito de arena por parte de cada una de las personas que, de una forma u otra, tienen influencia sobre el documento. En muchas ocasiones es necesario trabajar de forma simultánea o compartir información. Un buen ciclo de vida debe establecer diferentes niveles de acceso para los documentos y evitar así la desorganización en este flujo de colaboración. Esto puede variar desde la simple aportación de opiniones, hasta la responsabilidad total del documento, manejando, por ejemplo, los aspectos financieros y políticos de la empresa. 4. Verificación: la empresa selecciona qué versiones del documento se entregarán a la siguiente persona de la cadena para que lo visualice o edite. Esta fase implica el cumplimiento de unas normas de calidad, por ejemplo, las normas ISO. 5. Permanencia o eliminación: se ocupa de garantizar tanto la permanencia de los documentos como su eliminación dentro del archivo digital de la empresa. Se seleccionan qué versiones del documento se van a guardar y cuáles no es necesario mantener. En esta etapa es fundamental el cumplimiento de las normas vigentes para la destrucción de datos pasado un cierto tiempo. Funciones: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, entre otras.
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  Importancia: Un documento recogeun acto o hecho realizado por una institución o por una persona, ya sea física, jurídica, pública o privada. Este acto o hecho se recoge en un soporte, bien sea en un papel o, como la tecnología ha avanzado muchísimo, actualmente puede hacerse en un cd, una cinta, fotografía, o cualquier otro tipo de soporte que pueda conservarse. Esto genera a su vez un archivo, que puede ser de todo tipo, desde el arqueológico, audiovisual, legal, etc. El valor que se encuentra en el documento está en que no sólo recoge un acto, hecho, sino que, una vez realizado y archivado, con el paso del tiempo se convierte en una parte de la historia, que puede ser pequeña o grande. Los documentos son fuente de la historia de cada país y del mundo, recogen muchos hechos históricos de todo tipo, ya sean legales, jurídicos, bélicos, sociales, lúdicos, culturales, etc. Gracias a estos podemos hacernos una imagen histórica y real de cómo vivían nuestros antepasados y como se organizaban en todos los aspectos de la vida. Un documento, además de un soporte, es una forma de archivar el saber del ser humano. Cada vez más, al avanzar la tecnología, podemos guardar en espacios mucho más pequeños mucha más cantidad de información de todo tipo. Si bien es fundamental entender que el conocimiento hoy día, si no infinito, se le acerca, gracias a las tecnologías como los ordenadores, Internet y todas las relaciones sociales, laborales, culturales, etc. que se establecen dentro de la red, existen numerosos filtros de todo tipo que nos ayudan a recoger lo esencial de todo el conocimiento que tenemos y guardarlo. La importancia del documento es que es algo que en su momento ha sido tangible, que recoge un hecho concreto que podemos conocer en la actualidad y, de la misma manera, podemos guardar todo tipo de documentación hoy día para que en nuestras futuras generaciones sepan y se informen de cómo era nuestra sociedad. El documento ha sido siempre una necesidad de las personas por recoger cualquier tipo de acto o hecho por escrito, para que éste quede registrado y, en caso de que una de las dos partes lo niegue, se pueda presentar como elemento que dirima la veracidad del acto en sí. Gracias a los documentos hemos podido entender nuestra propia historia y la historia de otras muchas civilizaciones e imperios. Podemos recoger nuestra propia historia actual, nuestro registro de la economía, de la cultura, de la legalidad, etc., etc., etc., y guardarla para que sea consultado en cualquier momento.