Estructuracion de la agenda de trabajo

Estructuracion de la agenda de trabajo

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  UNIVERSIDAD DE SANCARLOS DE GUATEMALA ESCUELA DE CIENCIA Y TECNOLOGIA DE LA ACTIVIDAD FISICA Y EL DEPORTE –ECTAFIDE – CURSO: TECNICAS DE ESTUDIO E INVESTIGACION BIBLIOGRAFICA Y DOCUMENTAL ESTRUCTURACION DE LA AGENDA DE TRABAJO GRUPO No. 10 INTEGRANTES: Víctor Alfonso Albizures Rodríguez Nancy Maricela Tacatic Tocay Lesly Karina Álvarez López Danny Oliver Santos Rodríguez Horacio Adalberto Solis Arriaza
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   Palabra "agenda”viene del latín Agendum (lo que se debe de hacer) y es su plural neutro (cosas para hacer). DEFINICIONES DE AGENDA  Libro o cuaderno en que se apuntan, las cosas que se han de hacer para no olvidarlas.  Programa de actividades o trabajos.  Relación de los temas que han de tratarse en una reunión.
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   Organizar, planificary gestionar la agenda de trabajo son tareas que cualquier profesional deberá dominar, para ello, es necesario tener unas buenas dotes organizativas y de sentido común, anotar toda la información, incluso aquella que no parecer importante.  En reuniones de negocio y de muchas instituciones públicas y privadas, la agenda de la reunión se conoce también como orden del día. La agenda se distribuye generalmente a los participantes de una reunión antes de la misma, de modo que los asistentes estén enterados de los temas que se discutirán y puedan prepararse consecuentemente para la reunión.
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   Un procesoes el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo.  Proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.  Está compuesto por la fase mecánica y la dinámica.
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  Mecánica:  comprende ala planeación (trata más o menos de que cosas se van a realizar, se realizan planes, programas, presupuestos, etc.) y la organización (de cómo se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos, funciones...) Dinámica:  aquí está la dirección que se encarga de ver que se realicen las tareas y para ello cuenta con la supervisión, liderazgo, comunicación, y motivación y por último, encontramos al control que es el encargado de decir cómo se ha realizado, que se hizo, como se hizo, y compara los estudios.
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   La previsiónadministrativa descansa en una certeza moral o probabilidad seria. La que será tanto mayor cuanto más pueda apoyarse en experiencias pasadas propias o ajenas y cuanto más puedan aplicarse a dichas experiencias, métodos estadísticos o de cálculo de probabilidad. ETAPAS:  Objetivos: Es la fijación de metas.  Investigación: Es encontrar las técnicas adecuadas, para el cumplimiento de los objetivos.  Cursos alternativos: Adaptación genérica de los medios encontrados, a los fines establecidos. PRINCIPIOS:  Principio de la Objetividad: Las previsiones deben apoyarse en hechos y no en opiniones subjetivas sin fundamento.  Principio de la Medición: Las previsiones serán confiables, si se aprecian de una manera tanto cualitativamente como cuantitativamente.
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  Planeación  Fija elcurso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios para orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y de números necesarios para su realización.  Objetivos: Representa los resultados que se espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente.  Estrategia: Son cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, las lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.  Pronósticos: Es preveer las cosas que pudieran suceder.
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  PRINCIPIOS:  Principio dela Previsión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible.  Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios que se pudieran dar, tanto buenos como malos.  Principio de la Unidad: Trabajar de una manera unida, coordinada e integrada para lograr la meta propuesta.
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  Organización  Es elestablecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. ETAPAS:  División del Trabajo: Separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.  Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.  Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades especificas, con base en su similitud.
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  Integración  Es obtenery articular los elementos humanos y materiales que la organización y la planeación, señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social. ETAPAS:  Reclutamiento: Es recolectar información y así poder tener una bolsa de trabajo.  Selección: Después de hacer el reclutamiento si hay una vacante, se recurre a la bolsa de trabajo, previamente seleccionada.  Inducción: Conocer todo lo necesario para desempeñarte en el trabajo.  Capacitación: Llegar a ser más productivo y capaz
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  PRINCIPIOS  Carácter administrativos:Es tener especialistas en cada área, conocedores y prepararlos para realizar sus actividades.  Abastecimiento Oportuno: Tener las cosas necesarias, en cantidad y tiempo.  Instalación y Mantenimiento: Tener un lugar adecuado y bien acondicionado.  Delegación y Control: Transmitir autoridad y hacer buen uso ella.
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  Dirección  Ejecución delos planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través, de la motivación, comunicación y supervisión. ETAPAS:  Toma de Decisiones: Es la elección del curso de acción entre varias alternativas.  Integración: Con ella el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.  Motivación: Por medio de ella se logra la ejecución de trabajos tendiente a la obtención de objetivos.  Comunicación: Proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.  Supervisión: Supervisar que las cosas se estén dando de una manera correcta.
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  PRINCIPIOS:  De laResolución del Conflicto: Es la necesidad de resolver los problemas que surjan, desde el principio y no dejar que crezcan.  Aprovechamiento del Conflicto: A veces con los problemas que se presentan, se visualizan nuevas estrategias y se saca provecho de los problemas.
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  Control  Es laevaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias. ETAPAS:  Establecimiento de Estándares: Representan el estado de ejecución deseado, de hecho nos es más que los objetivos definidos de la organización.  Medición de Resultados: Es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.  Corrección: La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones con relación a los estándares.  Retroalimentación: Mediante ella la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.  Control: Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organitiva y reflejar su eficacia.
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  Diagrama de Gantt El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915, desarrolló y popularizó este tipo de diagrama en Occidente.
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  GRACIAS POR SU ATENCION