Leyes

LEY 594 DE 2000
POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE
ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA:

TITULO I
OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES
FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.
Artículo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas
y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Artículo 2. Ámbito de aplicación. La presente Ley comprende a la
Administración Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas
que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por
la presente Ley.
Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los
siguientes conceptos, así:
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia. También se puede entender como la institución que está al
servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la
cultura.
ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a
entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un
servicio público por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Aquel que por su valor
para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés
público y declarado como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de
los documentos en su ciclo vital.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o
recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o
funciones.
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del
documento hasta su eliminación o conservación permanente.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la

documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados
por su valor histórico o cultural.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la
información, según los materiales empleados. Además de los archivos en
papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
informáticos, orales y sonoros.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con
todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad
e integridad.
Artículo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la
función archivística son los siguientes: Fines de los archivos. El objetivo
esencial de los archivos es el de disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable
para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como
fuente de la Historia.
Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado,
en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de
los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los
de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en
las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley.
Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la
Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman
son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en
antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las
decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestión administrativa, económica, política y
cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los
hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las
instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la
eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en
el servicio al ciudadano. Responsabilidad. Los servidores públicos son
responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los
documentos.

Los particulares son responsables ante la autoridades por el uso de los
mismos. Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo
General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y
coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficacia de la gestión
del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral
de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del
Estado, según lo dispone el Título I de los Principios Fundamentales de
la Constitución Política. Administración y acceso. Es una obligación del
Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los
ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que
establezca la Ley. Racionalidad. Los archivos actúan como elementos
fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como
agentes dinamizadores de
la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los
procesos informativos de aquélla. Modernización. El Estado propugnará
por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus
sistemas de información, estableciendo programas eficientes y
actualizados de administración de documentos y archivos. Función de los
archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función
probatoria, garantizadora y perpetuadora. Manejo y aprovechamiento de
los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos
de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los
fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica
sustitutiva. Interpretación. Las disposiciones de la presente Ley y sus
decretos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la
Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre
la materia celebre el Estado Colombiano.
TITULO II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ÓRGANOS ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES
Artículo 5. El Sistema Nacional de Archivos: Es un conjunto de
instituciones archivística articuladas entre sí, que posibilitan la
homogenización y normalización de los procesos archivísticos,
promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda
del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información
y a los documentos. integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo
General de la Nación, los archivos de las entidades del estado en sus
diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por
servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional
de Archivos. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con la
políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de

Cultura. El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los
principios de unidad normativa, descentralización administrativa y
operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad. El Sistema
Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y
homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la
cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la
sensibilización de la Administración Pública y de los ciudadanos en
general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros
de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes
fundamentales de la memoria colectiva. Los proyectos y programas
archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de
Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de
participación, cooperación, descentralización y autonomía. El Archivo
General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de
Archivos.
Artículo 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del
Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a
cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán
acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y
coordinación, así:
La planeación y programación la formularán las instituciones archivística
de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales
del respectivo ministerio y de las entidades territoriales. La asistencia
técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los Consejos
territoriales de archivos, los Comités Técnicos, las entidades de
formación del recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas
y privadas que presten este servicio. La ejecución, seguimiento y control
de los planes y programas de desarrollo será responsabilidad de los
archivos del orden nacional, territorial y de las entidades
descentralizadas directas e indirectas del Estado. La coordinación
corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo
dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias.
TITULO III
CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
Artículo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y
competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y
competencia se clasifican en: Archivo General de la Nación Archivo
General del Departamento Archivo General del Municipio Archivo
General del Distrito

PARÁGRAFO: El Archivo General de la Nación tendrá las funciones
señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las
incorporadas en la presente Ley.
Artículo 8. Archivos Territoriales. Los archivos, desde el punto de vista
territorial, se clasifican en: Archivos de Entidades del Orden Nacional
Archivos de Entidades del Orden Departamental Archivos de Entidades
del Orden Distrital Archivos de Entidades del Orden Metropolitano
Archivos de Entidades del Orden Municipal Archivos de Entidades de
Orden Local Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen
por Ley. Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la
Ley los desarrolle.
Artículo 9. Los Archivos según la organización del Estado. Archivos de la
Rama Ejecutiva Archivos de la Rama Legislativa Archivos de la Rama
Judicial Archivos de los Organismos de Control Archivos de los
Organismos Autónomos
Artículo 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los
archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente ley, así como
los archivos de los organismos de control y de los organismos
autónomos será de carácter obligatorio.
TITULO IV
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.
El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y
control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia
y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivística.
Artículo 12. Responsabilidad. La Administración Pública será
responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus
archivos.
Artículo 13. Instalaciones para los Archivos: La administración pública
deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el
correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción
de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo,
deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre
áreas de archivos.
Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos
públicos. La documentación de la administración pública es producto y
propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de sus recursos
informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no
son susceptibles de enajenación.

PARÁGRAFO 1: La administración pública podrá contratar con personas
naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo.
PARÁGRAFO 2: Se podrá contratar la administración de archivos
históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e
idoneidad.
PARÁGRAFO 3: El Archivo General de la Nación establecerá los
requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o
jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de archivo o administración
de archivos históricos.
Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores
públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones
titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el
Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la
responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los
archivos de las Entidades Públicas. Los Secretarios Generales o los
funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes
a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos,
tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán
responsables de su organización y conservación, así como de la
prestación de los servicios archivísticos.
Artículo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los
funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios
de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de
Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y
disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los
valores de una sociedad democrática que les confía la misión de
organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la
documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte
del patrimonio documental de la Nación.
Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo. Las entidades
tiene la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo
en programas y áreas relacionadas con su labor.
PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará
programas de formación profesional y de especialización en archivística,
así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados
por instituciones educativas.

Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán
incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación
de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico,
informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los
siguientes requisitos: Organización archivística de los documentos.
Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en
cuenta aspectos corno la conservación física, las condiciones
ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción
de la información contenida en estos soportes, así como el
funcionamiento razonable del sistema.
PARÁGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios,
gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se
cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la
autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.
PARÁGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores
históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos
y/o almacenados mediante cualquier medio.
Artículo 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Las
entidades públicas que se supriman o fusionen deberán entregar sus
archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o
entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
PARÁGRAFO: Las entidades públicas que se privaticen deberán
transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la
cual hayan estado adscritas o vinculadas.
TITULO V
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación
deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán
de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede
garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los
requisitos exigidos por las leyes procesales.
Artículo 22. Procesos Archivísticos. La gestión de documentos dentro del
concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la
producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la
recuperación y la disposición final de los documentos.
Artículo 23. Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos los archivos se clasifican en: ARCHIVO DE GESTIÓN:
Comprende toda la documentación que es sometida a continua

utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL: En el que se
agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de
la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen
teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general. ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel al que se
transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservación permanente.
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio
para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas
de retención documental.
Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio
de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector
correspondiente, de conformidad con las normas aplicables,
reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental,
organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales,
documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se
reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades
privadas que presten servicios públicos.
Artículo 26. Inventario Documental. Es obligación de las entidades de la
Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que
produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el
control de los documentos en sus diferentes fases.
TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas
tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que
se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no
tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley.
Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados
garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen
nombre de las personas y demás derechos consagrados en la
Constitución y las leyes.
Artículo 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso
segundo del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La
reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su
expedición. Cumplidos éstos, el documento por este sólo hecho no
adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier
ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación
de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".

Artículo 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los
documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su
estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones
suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de
reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando
su autenticidad cuando fuere del caso.
TITULO VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
Artículo 30. Documentos Administrativos. Sólo por motivos legales las
entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los
documentos de archivo.
Artículo 31. Documentos Históricos. En los archivos públicos de carácter
histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de
los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá
tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la
conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización
en los siguientes términos: Motivos legales Procesos técnicos
Exposiciones Culturales
PARÁGRAFO: Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por
motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones
culturales, la salida temporal de documentos de una archivo fuera del
territorio nacional.
TITULO VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
Artículo 32. Visitas de Inspección. El Archivo General de la Nación podrá,
de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de
inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de
verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas
reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la
respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o
dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de
establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas
pertinentes.
Artículo 33. Órgano Competente. El Estado, a través del Archivo General
de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos
declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o
poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.
Artículo 34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8
de la Constitución Política, El Archivo General de la Nación fijará los
criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación,
organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos

públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y sus
disposiciones.
Artículo 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del
Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de
sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades
dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la
presente ley y sus normas reglamentarias, así: Emitir las órdenes
necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que
amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten
las correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de
las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por
la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del
tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de
hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el
tiempo que persista el incumplimiento. Las faltas contra el patrimonio
documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren
realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de
la Ley 200 de 1995. Si la falta constituye hecho punible por la destrucción
o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de
conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371,
y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y,
si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la
autoridad de policía más cercana, sin prejuicio de las sanciones
patrimoniales previstas. Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente
documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y
puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos
los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan
sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.
TITULO IX
ARCHIVOS PRIVADOS
Artículo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a
personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se
deriven de la prestación de sus servicios.
Artículo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la
organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados
de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En
consecuencia, el Archivo General de la
Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las
instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica,
empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y

los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de
personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y
la política.
Artículo 38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurídicas
propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta
significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal
efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios,
poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés
cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los
mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación
solicite.
Artículo 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La
Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del
derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca
para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados
de carácter histórico. Estos formarán parte del patrimonio documental
colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.
Artículo 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y
reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos
privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales,
asistencia técnica, divulgación y pasantías.
Artículo 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las
personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de
documentos declarados de interés cultural: Trasladarlos fuera del
territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la
Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien
salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés
cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados
y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos
los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan
sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano. Transferir -a título
oneroso o gratuito- la propiedad, posesión o tenencia de documentos
históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Esta
falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios
mínimos legales mensuales vigentes.
PARÁGRAFO: El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la
investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones
establecidas en la Ley.
Artículo 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las
entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas,

nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación
cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una
cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas entregar copias
de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y
cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se
vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de
la Constitución Política.
PARÁGRAFO: Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales
en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán
por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo
caso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y
archivos que deseen transferir.
Artículo 43. Protocolos Notariales. Los protocolos notariales pertenecen a
la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos
por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo
círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo
General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.
TITULO X
DONACIÓN, ADQUISICIÓN Y EXPROPIACIÓN
Artículo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos
históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de
documentos históricos.
Artículo 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de
carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos
por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.
Declarase de interés público o de interés social, para efectos de la
expropiación por vía administrativa a la que de refiere la Constitución
Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural
que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o
pérdida.
TITULO XI
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 46. Conservación de documentos. Los archivos de la
Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de
conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
Artículo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean
originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada
durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o
internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General
de la Nación.

PARÁGRAFO: Los documentos de archivo de conservación permanente
podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deberá preverse un
programa de transferencia de información para garantizar la preservación
y conservación de la misma.
Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo
General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre
conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en
nuevos soportes.
Artículo 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2 de
la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los documentos de
carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos
por cualquier medio".
TITULO XII
ESTÍMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIÓN O INCREMENTO DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN
Artículo 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y
estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus
acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la
salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país,
así como a los autores de estudios históricos significativos para la
historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales
premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos,
publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.
TITULO XIII
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría
General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán
todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General del Nación,
para el cumplimiento de lo preceptuado en esta Ley.
Artículo 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley rige a partir de la fecha
de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le
sean contrarias.
EL PRESIDENTE DEL H. SENADO DE LA REPÚBLICA, MIGUEL
PINEDO VIDAL EL SECRETARIO GENERAL DEL H. SENADO DE LA
REPÚBLICA, MANUEL ENRÍQUEZ ROSERO LA PRESIDENTA DE LA
H. CÁMARA DE REPRESENTANTES, NANCY PATRICIA GUTIÉRREZ
CASTAÑEDA EL SECRETARIO GENERAL DE LA H. CÁMARA DE
REPRESENTANTES, GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO
REPÚBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL PUBLÍQUESE Y
EJECÚTESE

Dada en Santafé de Bogotá D.C., a los 14 JUL. 2000 EL PRESIDENTE
DE LA REPÚBLICA ANDRES PASTRANA ARANGO EL MINISTRO DE
HACIENDA Y CRÉDITO PUBLICO, JUAN CAMILO RESTREPO
SALAZAR EL MINISTRO DE CULTURA, JUAN LUIS MEJÍA ARANGO

LEY 527 DE 1999
(agosto 18)
Diario Oficial No. 43.673, de 21 de agosto de 1999

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas
digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan
otras disposiciones.

EL CONGRESO DE COLOMBIA
DECRETA:

CAPITULO I.
DISPOSICIONES GENERALES

ARTICULO 1o. AMBITO DE APLICACION. La presente ley será aplicable
a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, salvo en los
siguientes casos:
a) En las obligaciones contraídas por el Estado colombiano en virtud de
convenios o tratados internacionales;
b) En las advertencias escritas que por disposición legal deban ir
necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgo
que implica su comercialización, uso o consumo.
ARTICULO 2o. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente ley se
entenderá por:
a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida,
almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares,
como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos
(EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax;
b) Comercio electrónico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda
relación de índole comercial, sea o no contractual, estructurada a partir
de la utilización de uno o más mensajes de datos o de cualquier otro
medio similar. Las relaciones de índole comercial comprenden, sin
limitarse a ellas, las siguientes operaciones: toda operación comercial de
suministro o intercambio de bienes o servicios; todo acuerdo de
distribución; toda operación de representación o mandato comercial; todo
tipo de operaciones financieras, bursátiles y de seguros; de construcción

de obras; de consultaría de ingeniería; de concesión de licencias; todo
acuerdo de concesión o explotación de un servicio público; de empresa
conjunta y otras formas de cooperación industrial o comercial; de
transporte de mercancías o de pasajeros por vía aérea, marítima y
férrea, o por carretera;
c) Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a
un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático
conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite
determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del
iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de
efectuada la transformación;
d) Entidad de Certificación. Es aquella persona que, autorizada conforme
a la presente ley, está facultada para emitir certificados en relación con
las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de
registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de
mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las
comunicaciones basadas en las firmas digitales;
e) Intercambio Electrónico de Datos (EDI). La transmisión electrónica de
datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas
técnicas convenidas al efecto;
f) Sistema de Información. Se entenderá todo sistema utilizado para
generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma
mensajes de datos.
ARTICULO 3o. INTERPRETACION. En la interpretación de la presente
ley habrán de tenerse en cuenta su origen internacional, la necesidad de
promover la uniformidad de su aplicación y la observancia de la buena fe.
Las cuestiones relativas a materias que se rijan por la presente ley y que
no estén expresamente resueltas en ella, serán dirimidas de conformidad
con los principios generales en que ella se inspira.
ARTICULO 4o. MODIFICACION MEDIANTE ACUERDO. Salvo que se
disponga otra cosa, en las relaciones entre partes que generan, envían,
reciben, archivan o procesan de alguna otra forma mensajes de datos,
las disposiciones del Capítulo III, Parte I, podrán ser modificadas
mediante acuerdo.
ARTICULO 5o. RECONOCIMIENTO JURIDICO DE LOS MENSAJES DE
DATOS. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a
todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de
mensaje de datos.
CAPITULO II.
APLICACIÓN DE LOS REQUISITOS JURÍDICOS DE LOS MENSAJES DE
DATOS

ARTICULO 6o. ESCRITO. Cuando cualquier norma requiera que la
información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un
mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para
su posterior consulta.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido
en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén
consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.

ARTICULO 7o. FIRMA. Cuando cualquier norma exija la presencia de
una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma,
en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho
requerimiento si:
a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un
mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su
aprobación;
b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito
por el cual el mensaje fue generado o comunicado.
en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas
simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una
firma.
ARTICULO 8o. ORIGINAL. Cuando cualquier norma requiera que la
información sea presentada y conservada en su forma original, ese
requisito quedará satisfecho con un ensaje de datos, si:
a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad
de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez
en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;
b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información
puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.
en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas
simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no
sea presentada o conservada en su forma original.
ARTICULO 9o. INTEGRIDAD DE UN MENSAJE DE DATOS. Para
efectos del artículo anterior, se considerará que la información
consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido
completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún
cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o
presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la
luz de los fines para los que se generó la información y de todas las
circunstancias relevantes del caso.

ARTICULO 10. ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOS
MENSAJES DE DATOS. Los mensajes de datos serán admisibles como
medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las
disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro
Segundo del Código de Procedimiento Civil.
En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez
o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de
un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de
datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.
ARTICULO 11. CRITERIO PARA VALORAR PROBATORIAMENTE UN
MENSAJE DE DATOS. Para la valoración de la fuerza probatoria de los
mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las
reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la
apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en
cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado,
archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que
se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se
identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.

ARTICULO 12. CONSERVACIÓN DE LOS MENSAJES DE DATOS Y
DOCUMENTOS. Cuando la ley requiera que ciertos documentos,
registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará
satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior
consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el
formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato
que permita demostrar que reproduce con exactitud la información
generada, enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita
determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue
enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que
tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de
datos.
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en
cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.

ARTICULO 13. CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS Y
ARCHIVO DE DOCUMENTOS A TRAVÉS DE TERCEROS. El
cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o
informaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o a

través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones
enunciadas en el artículo anterior.
CAPITULO III.
COMUNICACIÓN DE LOS MENSAJES DE DATOS

ARTICULO 14. FORMACIÓN Y VALIDEZ DE LOS CONTRATOS. En la
formación del contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y
su aceptación podrán ser expresadas por medio de un mensaje de datos.
No se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón
de haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de datos.

ARTICULO 15. RECONOCIMIENTO DE LOS MENSAJES DE DATOS
POR LAS PARTES. En las relaciones entre el iniciador y el destinatario
de un mensaje de datos, no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza
obligatoria a una manifestación de voluntad u otra declaración por la sola
razón de haberse hecho en forma de mensaje de datos.

ARTICULO 16. ATRIBUCIÓN DE UN MENSAJE DE DATOS. Se
entenderá que un mensaje de datos proviene del iniciador, cuando éste
ha sido enviado por:
1. El propio iniciador.
2. Por alguna persona facultada para actuar en nombre del iniciador
respecto de ese mensaje, o
3. Por un sistema de información programado por el iniciador o en su
nombre para que opere automáticamente.
ARTICULO 17. PRESUNCIÓN DEL ORIGEN DE UN MENSAJE DE
DATOS. Se presume que un mensaje de datos ha sido enviado por el
iniciador, cuando:
1. Haya aplicado en forma adecuada el procedimiento acordado
previamente con el iniciador, para establecer que el mensaje de datos
provenía efectivamente de éste, o
2. El mensaje de datos que reciba el destinatario resulte de los actos de
una persona cuya relación con el iniciador, o con algún mandatario suyo,
le haya dado acceso a algún método utilizado por el iniciador para
identificar un mensaje de datos como propio.
ARTICULO 18. CONCORDANCIA DEL MENSAJE DE DATOS ENVIADO
CON EL MENSAJE DE DATOS RECIBIDO. Siempre que un mensaje de
datos provenga del iniciador o que se entienda que proviene de él, o
siempre que el destinatario tenga derecho a actuar con arreglo a este
supuesto, en las relaciones entre el iniciador y el destinatario, este último
tendrá derecho a considerar que el mensaje de datos recibido

corresponde al que quería enviar el iniciador, y podrá proceder en
consecuencia.
El destinatario no gozará de este derecho si sabía o hubiera sabido, de
haber actuado con la debida diligencia o de haber aplicado algún método
convenido, que la transmisión había dado lugar a un error en el mensaje
de datos recibido.
ARTICULO 19. MENSAJES DE DATOS DUPLICADOS. Se presume que
cada mensaje de datos recibido es un mensaje de datos diferente, salvo
en la medida en que duplique otro mensaje de datos, y que el
destinatario sepa, o debiera saber, de haber actuado con la debida
diligencia o de haber aplicado algún método convenido, que el nuevo
mensaje de datos era un duplicado.
ARTICULO 20. ACUSE DE RECIBO. Si al enviar o antes de enviar un
mensaje de datos, el iniciador solicita o acuerda con el destinatario que
se acuse recibo del mensaje de datos, pero no se ha acordado entre
éstos una forma o método determinado para efectuarlo, se podrá acusar
recibo mediante:
a) Toda comunicación del destinatario, automatizada o no, o
b) Todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador que se ha
recibido el mensaje de datos.
Si el iniciador ha solicitado o acordado con el destinatario que se acuse
recibo del mensaje de datos, y expresamente aquél ha indicado que los
efectos del mensaje de datos estarán condicionados a la recepción de un
acuse de recibo, se considerará que el mensaje de datos no ha sido
enviado en tanto que no se haya recepcionado el acuse de recibo.
ARTICULO 21. PRESUNCION DE RECEPCION DE UN MENSAJE DE
DATOS. Cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, se
presumirá que éste ha recibido el mensaje de datos.
Esa presunción no implicará que el mensaje de datos corresponda al
mensaje recibido. Cuando en el acuse de recibo se indique que el
mensaje de datos recepcionado cumple con los requisitos técnicos
convenidos o enunciados en alguna norma técnica aplicable, se
presumirá que ello es así.
ARTICULO 22. EFECTOS JURIDICOS. Los artículos 20 y 21 únicamente
rigen los efectos relacionados con el acuse de recibo. Las consecuencias
jurídicas del mensaje de datos se regirán conforme a las normas
aplicables al acto o negocio jurídico contenido en dicho mensaje de
datos.

ARTICULO 23. TIEMPO DEL ENVIO DE UN MENSAJE DE DATOS. De
no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el mensaje de datos

se tendrá por expedido cuando ingrese en un sistema de información que
no esté bajo control del iniciador o de la persona que envió el mensaje de
datos en nombre de éste.
ARTICULO 24. TIEMPO DE LA RECEPCION DE UN MENSAJE DE
DATOS. De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el
momento de la recepción de un mensaje de datos se determinará como
sigue:
a) Si el destinatario ha designado un sistema de información para la
recepción de mensaje de datos, la recepción tendrá lugar:
1. En el momento en que ingrese el mensaje de datos en el sistema de
información designado; o
2. De enviarse el mensaje de datos a un sistema de información del
destinatario que no sea el sistema de información designado, en el
momento en que el destinatario recupere el mensaje de datos;
b) Si el destinatario no ha designado un sistema de información, la
recepción tendrá lugar cuando el mensaje de datos ingrese a un sistema
de información del destinatario.
Lo dispuesto en este artículo será aplicable aun cuando el sistema de
información esté ubicado en lugar distinto de donde se tenga por recibido
el mensaje de datos conforme al artículo siguiente.
ARTICULO 25. LUGAR DEL ENVIO Y RECEPCION DEL MENSAJE DE
DATOS. De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el
mensaje de datos se tendrá por expedido en el lugar donde el iniciador
tenga su establecimiento y por recibido en el lugar donde el destinatario
tenga el suyo. Para los fines del presente artículo:
a) Si el iniciador o destinatario tienen más de un establecimiento, su
establecimiento será el que guarde una relación más estrecha con la
operación subyacente o, de no haber una operación subyacente, su
establecimiento principal;
b) Si el iniciador o el destinatario no tienen establecimiento, se tendrá en
cuenta su lugar de residencia habitual.
ARTICULO 26. ACTOS RELACIONADOS CON LOS CONTRATOS DE
TRANSPORTE DE MERCANCÍAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en la
parte I de la presente ley, este capítulo será aplicable a cualquiera de los
siguientes actos que guarde relación con un contrato de transporte de
mercancías, o con su cumplimiento, sin que la lista sea taxativa:
a) I. Indicación de las marcas, el número, la cantidad o el peso de las
mercancías.
II. Declaración de la naturaleza o valor de las mercancías.
III. Emisión de un recibo por las mercancías.
IV. Confirmación de haberse completado el embarque de las mercancías;

b) I. Notificación a alguna persona de las cláusulas y condiciones del
contrato.
II. Comunicación de instrucciones al transportador;
c) I. Reclamación de la entrega de las mercancías.
II. Autorización para proceder a la entrega de las mercancías.
III. Notificación de la pérdida de las mercancías o de los daños que
hayan sufrido;
d) Cualquier otra notificación o declaración relativas al cumplimiento del
contrato;
e) Promesa de hacer entrega de las mercancías a la persona designada
o a una persona autorizada para reclamar esa entrega;
f) Concesión, adquisición, renuncia, restitución, transferencia o
negociación de algún derecho sobre mercancías;
g) Adquisición o transferencia de derechos y obligaciones con arreglo al
contrato.
ARTICULO 27. DOCUMENTOS DE TRANSPORTE. Con sujeción a lo
dispuesto en el inciso 3o. del presente artículo, en los casos en que la ley
requiera que alguno de los actos enunciados en el artículo 26 se lleve a
cabo por escrito o mediante documento emitido en papel, ese requisito
quedará satisfecho cuando el acto se lleve a cabo por medio de uno o
más mensajes de datos.
El inciso anterior será aplicable, tanto si el requisito en él previsto está
expresado en forma de obligación o si la ley simplemente prevé
consecuencias en el caso de que no se lleve a cabo el acto por escrito o
mediante un documento emitido en papel.
Cuando se conceda algún derecho a una persona determinada y a
ninguna otra, o ésta adquiera alguna obligación, y la ley requiera que,
para que ese acto surta efecto, el derecho o la obligación hayan de
transferirse a esa persona mediante el envío o utilización de un
documento emitido en papel, ese requisito quedará satisfecho si el
derecho o la obligación se transfiere mediante la utilización de uno o más
mensajes de datos, siempre que se emplee un método confiable para
garantizar la singularidad de ese mensaje o esos mensajes de datos.
Para los fines del inciso tercero, el nivel de confiabilidad requerido será
determinado a la luz de los fines para los que se transfirió el derecho o la
obligación y de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier
acuerdo pertinente.
Cuando se utilicen uno o más mensajes de datos para llevar a cabo
alguno de los actos enunciados en los incisos f) y g) del artículo 26, no
será válido ningún documento emitido en papel para llevar a cabo
cualquiera de esos actos, a menos que se haya puesto fin al uso de

mensajes de datos para sustituirlo por el de documentos emitidos en
papel. Todo documento con soporte en papel que se emita en esas
circunstancias deberá contener una declaración en tal sentido. La
sustitución de mensajes de datos por documentos emitidos en papel no
afectará los derechos ni las obligaciones de las partes.
Cuando se aplique obligatoriamente una norma jurídica a un contrato de
transporte de mercancías que esté consignado, o del que se haya dejado
constancia en un documento emitido en papel, esa norma no dejará de
aplicarse, a dicho contrato de transporte de mercancías del que se haya
dejado constancia en uno o más mensajes de datos por razón de que el
contrato conste en ese mensaje o esos mensajes de datos en lugar de
constar en documentos emitidos en papel.

FIRMAS DIGITALES, CERTIFICADOS Y ENTIDADES DE CERTIFICACIÓN

CAPITULO I.
FIRMAS DIGITALES

ARTICULO 28. ATRIBUTOS JURÍDICOS DE UNA FIRMA
DIGITAL. Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de
datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de
acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del
mismo.
PARÁGRAFO. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y
efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los
siguientes atributos:
1. Es única a la persona que la usa.
2. Es susceptible de ser verificada.
3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son
cambiados, la firma digital es invalidada.
5 Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno
Nacional.

CAPITULO II.
ENTIDADES DE CERTIFICACIÓN

ARTICULO 29. CARACTERÍSTICAS Y REQUERIMIENTOS DE LAS
ENTIDADES DE CERTIFICACIÓN.<Artículo modificado por el
artículo 160 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

Podrán ser entidades de certificación, las personas jurídicas, tanto
públicas como privadas, de origen nacional o extranjero y las cámaras de
comercio, que cumplan con los requerimientos y sean acreditados por el
Organismo Nacional de Acreditación conforme a Ia reglamentación
expedida por el Gobierno Nacional. El Organismo Nacional de
Acreditación de Colombia suspenderá o retirará Ia acreditación en
cualquier tiempo, cuando se establezca que Ia entidad de certificación
respectiva no está cumpliendo con Ia reglamentación emitida por el
Gobierno Nacional, con base en las siguientes condiciones:
a. Contar con Ia capacidad económica y financiera suficiente para prestar
los servicios autorizados como entidad de certificación;
b. Contar con Ia capacidad y elementos técnicos necesarios para Ia
generación de firmas digitales, Ia emisión de certificados sobre Ia
autenticidad de las mismas y Ia conservación de mensajes de datos en
los términos establecidos en esta ley;
c. Los representantes legales y administradores no podrán ser personas
que hayan sido condenadas a pena privativa de Ia libertad, excepto por
delitos políticos o culposos; o que hayan sido suspendidas en el ejercicio
de su profesión por falta grave contra Ia ética o hayan sido excluidas de
aquélla. Esta inhabilidad estará vigente por el mismo período que Ia ley
penal o administrativa seña

ARTICULO 30. ACTIVIDADES DE LAS ENTIDADES DE
CERTIFICACION. <Artículo modificado por el artículo161 del Decreto 19
de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades de certificación
acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia para
prestar sus servicios en el país, podrán realizar, entre otras, las
siguientes actividades:
1. Emitir certificados en relación con las firmas electrónicas o digitales de
personas naturales o jurídicas.
2. Emitir certificados sobre Ia verificación respecto de Ia alteración entre
el envío y recepción del mensaje de datos y de documentos electrónicos
transferibles.
3. Emitir certificados en relación con Ia persona que posea un derecho u
obligación con respecto a los documentos enunciados en los literales f) y
g) del artículo 26 de Ia Ley 527 de 1999.
4. Ofrecer o facilitar los servicios de generación de los datos de creación
de las firmas digitales certificadas.
5. Ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico en
Ia generación, transmisión y recepción de mensajes de datos.
6. Ofrecer o facilitar los servicios de generación de datos de creación de
las firmas electrónicas.

7. Ofrecer los servicios de registro, custodia y anotación de los
documentos electrónicos transferibles.
8. Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos
y documentos electrónicos transferibles.
9. Cualquier otra actividad relacionada con Ia creación, uso o utilización
de firmas digitales y electrónicas.
ARTICULO 31. REMUNERACIÓN POR LA PRESTACIÓN DE
SERVICIOS. La remuneración por los servicios de las entidades de
certificación serán establecidos libremente por éstas.

ARTICULO 32. DEBERES DE LAS ENTIDADES
DE CERTIFICACIÓN. Las entidades de certificación tendrán, entre otros,
los siguientes deberes:
a) Emitir certificados conforme a lo solicitado o acordado con el
suscriptor;
b) Implementar los sistemas de seguridad para garantizar la emisión y
creación de firmas digitales, la conservación y archivo de certificados y
documentos en soporte de mensaje de datos;
c) Garantizar la protección, confidencialidad y debido uso de la
información suministrada por el suscriptor;
d) Garantizar la prestación permanente del servicio de entidad de
certificación;
e) Atender oportunamente las solicitudes y reclamaciones hechas por los
suscriptores;
f) Efectuar los avisos y publicaciones conforme a lo dispuesto en la ley;
g) Suministrar la información que le requieran las entidades
administrativas competentes o judiciales en relación con las firmas
digitales y certificados emitidos y en general sobre cualquier mensaje de
datos que se encuentre bajo su custodia y administración;
h) <Literal modificado por el artículo 162 del Decreto 19 de 2012. El
nuevo texto es el siguiente:> Permitir y facilitar Ia realización de
las auditorias por parte del Organismo Nacional de Acreditación de
Colombia. Es responsabilidad de Ia entidad de certificación pagar los
costos de Ia acreditación y los de las auditorias de vigilancia, conforme
con las tarifas del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia.
i) Elaborar los reglamentos que definen las relaciones con el suscriptor y
la forma de prestación del servicio;
j) Llevar un registro de los certificados.
ARTICULO 33. TERMINACIÓN UNILATERAL. Salvo acuerdo entre las
partes, la entidad de certificación podrá dar por terminado el acuerdo de
vinculación con el suscriptor dando un preaviso no menor de noventa

(90) días. Vencido este término, la entidad de certificación revocará los
certificados que se encuentren pendientes de expiación.
Igualmente, el suscriptor podrá dar por terminado el acuerdo de
vinculación con la entidad de certificación dando un preaviso no inferior a
treinta (30) días.
ARTICULO 34. CESACIÓN DE ACTIVIDADES POR PARTE DE LAS
ENTIDADES DE CERTIFICACIÓN.<Artículo modificado por el
artículo 163 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Las
entidades de certificación acreditadas por el ONAC pueden cesar en el
ejercicio de actividades, siempre y cuando garanticen Ia continuidad del
servicio a quienes ya lo hayan contratado, directamente o a través de
terceros, sin costos adicionales a los servicios ya cancelados.
CAPITULO III.
CERTIFICADOS

ARTICULO 35. CONTENIDO DE LOS CERTIFICADOS. Un certificado
emitido por una entidad de certificación autorizada, además de estar
firmado digitalmente por ésta, debe contener por lo menos lo siguiente:
1. Nombre, dirección y domicilio del suscriptor.
2. Identificación del suscriptor nombrado en el certificado.
3. El nombre, la dirección y el lugar donde realiza actividades la entidad
de certificación.
4. La clave pública del usuario.
5. La metodología para verificar la firma digital del suscriptor impuesta en
el mensaje de datos.
6. El número de serie del certificado.
7. Fecha de emisión y expiración del certificado.
ARTICULO 36. ACEPTACION DE UN CERTIFICADO. Salvo acuerdo
entre las partes, se entiende que un suscriptor ha aceptado un certificado
cuando la entidad de certificación, a solicitud de éste o de una persona
en nombre de éste, lo ha guardado en un repositorio.
ARTICULO 37. REVOCACION DE CERTIFICADOS. El suscriptor de una
firma digital certificada, podrá solicitar a la entidad de certificación que
expidió un certificado, la revocación del mismo. En todo caso, estará
obligado a solicitar la revocación en los siguientes eventos:
1. Por pérdida de la clave privada.
2. La clave privada ha sido expuesta o corre peligro de que se le dé un
uso indebido.
Si el suscriptor no solicita la revocación del certificado en el evento de
presentarse las anteriores situaciones, será responsable por las pérdidas
o perjuicios en los cuales incurran terceros de buena fe exenta de culpa
que confiaron en el contenido del certificado.

Una entidad de certificación revocará un certificado emitido por las
siguientes razones:
1. A petición del suscriptor o un tercero en su nombre y representación.
2. Por muerte del suscriptor.
3. Por liquidación del suscriptor en el caso de las personas jurídicas.
4. Por la confirmación de que alguna información o hecho contenido en el
certificado es falso.
5. La clave privada de la entidad de certificación o su sistema de
seguridad ha sido comprometido de manera material que afecte la
confiabilidad del certificado.
6. Por el cese de actividades de la entidad de certificación, y
7. Por orden judicial o de entidad administrativa competente.
ARTICULO 38. TERMINO DE CONSERVACION DE LOS
REGISTROS. Los registros de certificados expedidos por una entidad de
certificación deben ser conservados por el término exigido en la ley que
regule el acto o negocio jurídico en particular.

CAPITULO IV.
SUSCRIPTORES DE FIRMAS DIGITALES

ARTICULO 39. DEBERES DE LOS SUSCRIPTORES. Son deberes de
los suscriptores:
1. Recibir la firma digital por parte de la entidad de certificación o
generarla, utilizando un método autorizado por ésta.
2. Suministrar la información que requiera la entidad de certificación.
3. Mantener el control de la firma digital.
4. Solicitar oportunamente la revocación de los certificados.
ARTICULO 40. RESPONSABILIDAD DE LOS SUSCRIPTORES. Los
suscriptores serán responsables por la falsedad, error u omisión en la
información suministrada a la entidad de certificación y por el
incumplimiento de sus deberes como suscriptor.
CAPITULO V.
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
ARTICULO 41. FUNCIONES DE LA SUPERINTENDENCIA. <Artículo derogado
por el artículo 176 del Decreto 19 de 2012

ARTICULO 42. SANCIONES. <Artículo derogado por el artículo 176 del Decreto
19 de 2012>

CAPITULO VI.
DISPOSICIONES VARIAS

ARTICULO 43. CERTIFICACIONES RECIPROCAS. Los certificados de firmas
digitales emitidos por entidades de certificación extranjeras, podrán ser
reconocidos en los mismos términos y condiciones exigidos en la ley para la
emisión de certificados por parte de las entidades de certificación nacionales,
siempre y cuando tales certificados sean reconocidos por una entidad de
certificación autorizada que garantice en la misma forma que lo hace con sus
propios certificados, la regularidad de los detalles del certificado, así como su
validez y vigencia.

ARTICULO 44. INCORPORACIÓN POR REMISIÓN. Salvo acuerdo en
contrario entre las partes, cuando en un mensaje de datos se haga
remisión total o parcial a directrices, normas, estándares, acuerdos,
cláusulas, condiciones o términos fácilmente accesibles con la intención
de incorporarlos como parte del contenido o hacerlos vinculantes
jurídicamente, se presume que esos términos están incorporados por
remisión a ese mensaje de datos. Entre las partes y conforme a la ley,
esos términos serán jurídicamente válidos como si hubieran sido
incorporados en su totalidad en el mensaje de datos.
REGLAMENTACION Y VIGENCIA

ARTICULO 45. La Superintendencia de Industria y Comercio contará con un
término adicional de doce (12) meses, contados a partir de la publicación de la
presente ley, para organizar y asignar a una de sus dependencias la función de
inspección, control y vigilancia de las actividades realizadas por las entidades de
certificación, sin perjuicio de que el Gobierno Nacional cree una unidad
especializada dentro de ella para tal efecto.
ARTICULO 46. PREVALENCIA DE LAS LEYES DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR. La
presente ley se aplicará sin perjuicio de las normas vigentes en materia de protección al
consumidor.
ARTICULO 47. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente ley rige desde la fecha
de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

El Presidente del honorable Senado de la República,
FABIO VALENCIA COSSIO.
El Secretario General del honorable Senado de la República,
MANUEL ENRÍQUEZ ROSERO.
El Presidente de la honorable Cámara de Representantes,
EMILIO MARTÍNEZ ROSALES.
El Secretario General de la honorable Cámara de Representantes,
GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO.
REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL
PUBLÍQUESE Y EJECÚTESE.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 18 de agosto de 1999.
ANDRES PASTRANA ARANGO

El Ministro de Desarrollo Económico,
FERNANDO ARAÚJO PERDOMO.
La Ministra de Comercio Exterior,
MARTHA LUCÍA RAMÍREZ DE RINCÓN.
La Ministra de Comunicaciones,
CLAUDIA DE FRANCISCO ZAMBRANO.
E
l Ministro de Transporte,
MAURICIO CÁRDENAS SANTAMARÍA.

ACUERDO No. 027-2006
“Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de
Colombia
en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas
por la Ley 80 de 1989 y el
Acuerdo 017 del 27 de febrero de 2001
ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO: Actualizar el Reglamento General de Archivos, en
su Artículo 67 y en lo
correspondiente al uso del Glosario, el cual quedará así:
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar
la información que
conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo,
conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales
dirigidas a la plantación
dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos,
financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los
archivos.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de
conservación apropiadas.
Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.
Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y
técnicos de los archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,conservados

respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona oinstitución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia.También se puede entender como la institución que ésta al
servicio de la gestión administrativa, lainformación, la investigación y la
cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos
transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su
consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite,
sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos
documentales procedentes de
organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en
custodia.
Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales
procedentes de los
organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales
procedentes de los
organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos
documentales procedentes de los
organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y
tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de
formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y
coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la
salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación
y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía
en custodia.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del
archivo de gestión, la
documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo,
debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar
documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario,
adquisición o expropiación.

Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por
personas naturales o
jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o
actividades.
Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia,
la investigación, la
ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el
legislador.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades
oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público
por entidades privadas.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo
vital.
Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que
individualizan las unidades de
descripción de un instrumento de consulta y recuperación.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción
administrativa.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los
documentos para su
almacenamiento y preservación.
Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de
determinados documentos o datos en los archivos.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental,
en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de
acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora
(fondo, sección, series y/o asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las
unidades productoras de documentos y a las series y subseries
respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental
establecido en la entidad.
Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios
subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde
a los principios de respeto a la procedencia y al orden original.
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de
cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas

de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los
procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de
la Nación y de los
Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de
conceptuar sobre:
el valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y
de las privadas que
cumplen funciones públicas. la eliminación de documentos a los que no
se les pueda aplicar valoración documental la evaluación de las tablas de
retención y tablas de valoración documental.
Comités del sistema nacional de archivos: Comités técnicos y sectoriales,
creados por el
Archivo General de la Nación como instancias asesoras para la
normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización
de fondos acumulados es pertinente el uso del término
“correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de
“comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido
por el Archivo General de la Nación.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o
correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y
medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o
reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando
su integridad y estabilidad.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de
documentos con el fin de
conocer la información que contienen.
Copia: Reproducción exacta de un documento.
Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y
autorizada por el funcionario
competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la
información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del
mismo.
Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede
estar formado por la costura de uno o varios cuadernillos.

Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación
producida por una institución y en el que se registran las secciones y
subsecciones y las series y subseries documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de
una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la
administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su
titularidad.
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la
conservación de los documentos de archivo.
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos,
por la cual se retiran
aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su
posterior eliminación.
Descripción documental: Fase del proceso de organización documental
que consiste en el
análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo
resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.
Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un
documento y se utiliza como
elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.
Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas
y/o mecánicas de un
material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que
se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video,
casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse
o interpretarse por computador.
Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un
teclado.
Diplomática documental: Disciplina que estudia las características
internas y externas de los
documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración,
con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y
determinar su valor como fuentes para la historia.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración
hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en
las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a
su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un

sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad
de la información.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el
medio utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por
otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de
utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por
una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un
organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de
su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la
historia institucional.
Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada,
recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una
persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de
funciones idénticas o comunes en todas las entidades.
Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o
autográfico o por sus
rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la
soberanía nacional, las
relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y
culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir
sus valores primarios.
Documento misional: Documento producido o recibido por una institución
en razón de su objeto social.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos
y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en
ejercicio de su cargo o
con su intervención.

Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores
primarios.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final
señalada en las tablas de
retención o de valoración documental para aquellos documentos que han
perdido sus valores
primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en
otros soportes.
Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles
forma de libro. La unidad producto del empaste se llama “legajo”.
Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios
cuadernillos de formato
uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad
producto de la
encuadernación se llama “libro”.
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus
respectivas unidades de conservación.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados
orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución
de un mismo asunto.
Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un
medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de
conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los
documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua
y más reciente de un conjunto de documentos.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o
jurídicas administrativamente vigentes, que se completa
sistemáticamente.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún
criterio de organización
archivística.
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han
dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o
actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona
natural o jurídica en
desarrollo de sus funciones o actividades.
Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni
traducida. Se llama
también “fuente de primera mano”.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer archivístico que
comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o
conservación permanente.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.
Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos
documentales de uno o varios archivos indicando sus características
fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series
que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.
Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que
consiste en indagar,
analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que
sustentan la estructura de un fondo.
Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o
numéricamente, términos
onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de
referencias para su
localización.
Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas.
Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.
Índice temático: Listado de temas o descriptores.
Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que
describe de manera
exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su
manipulación.
Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer
archivístico en un país.
Manuscrito: Documento elaborado a mano.

Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como
elemento distintivo del
fabricante.
Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente
documentos como pequeñas
imágenes en película de alta resolución.
Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con
criterios cuantitativos y cualitativos.
Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar
criterios en la aplicación de la práctica archivística.
Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste
en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la
fase de clasificación.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución.
En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de
los documentos.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y
administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada
en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la
clasificación, la ordenación y la
descripción de los documentos de una institución.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su
valor histórico o cultural.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la
teoría archivística por el
cual se establece que la disposición física de los documentos debe
respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para
la ordenación de fondos, series y unidades
documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la
teoría archivística por el cual se establece que los documentos
producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse
con los de otras.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las
instituciones en cumplimiento de sus funciones.
Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos
notariales que los
escribanos y notarios autorizan con formalidades.

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del
cual las entidades
asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío,
con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de
los instrumentos de
consulta, los documentos requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual
las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente
o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número
de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo
de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso
a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos
provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.
Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos
administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una
entidad.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la
microfilmación y la
digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente
consignados en papel.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en
el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la
tabla de retención documental.
Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora
de documentos.
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de
retención o de valoración
documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una
muestra de documentos de carácter representativo para su conservación
permanente. Úsanse también “depuración” y
“expurgo”.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la
ubicación de una unidad de
conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos
de conservación que
aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando
su integridad física y
funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas
articuladas entre sí que
posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos
archivísticos.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series
documentales a los cuales se
asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una
disposición final.
Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se
retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta,
conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de
referencias cruzadas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos
para clasificarla,
describirla y asignarle categoría diplomática.
Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que
suelen dividirse los
documentos de cierta extensión.
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o
recepción, hasta el
cumplimiento de su función administrativa.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de
gestión al central, y de
éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de
valoración documental vigentes.
Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de
documentos de tal forma que
garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de
conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros
o tomos.
Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación
y caracterización
documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo
documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente.
Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un
documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información
relacionada con la
creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas y de
registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una
entidad pública o privada.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia,
entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de
vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos
propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pública.
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben
conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información,
útiles para la reconstrucción de la
memoria de una comunidad.
Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones
legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante
la ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos
documentos que, por su

importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un
archivo.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde
que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines
administrativo, fiscales, legales y/o contables.
Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una
institución en virtud de su aspecto misional.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los
valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia
en las diferentes fases del ciclo vital.

ARTÍCULO SEGUNDO. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de
su publicación en el Diario Oficial y deroga las disposiciones que le sean
contrarias, en particular el Glosario del Acuerdo 07 de 1994.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá D.C. a los treinta y un (31) día del mes de octubre del
año dos mil seis (2006)
MARÍA BEATRIZ CANAL ACERO
Secretaria General
Encargada de las funciones del cargo de
Viceministro 0020 del Ministerio de Cultura
LÁZARO MEJIA ARANGO
Secretario TécnicoACUERDO No. 027-2006
“Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”

ACUERDO No. 060
(30 de octubre de 2001)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus
facultades legales, en
especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley
594 de 2000.
CONSIDERANDO:
Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las
Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan

efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración
Pública.
Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la
Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos
necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el
Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer
archivístico.
Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado, por
intermedio del Archivo General de la Nación.
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y
establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha
diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que
busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia
y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar
las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole
carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma
regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la
Administración
Pública.
Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de
las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y
adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario
normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de
la gestión documental.
ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos
que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades
públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los
programas de gestión documental, para la producción, recepción,
distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
ARTICULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del
presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así: Archivo
electrónico : Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos
y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional
del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o
institución
pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas
en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado
que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del
funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Documento electrónico de archivo: Es el registro de información
generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos,
que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por
una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los
rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario
público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio
del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y
hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y
cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos
términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el
documento.
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del
cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados
de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o
recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o
Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre
del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta
(Si lo amerita), entre otros.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura
y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes
tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa
en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo
o permanencia en cada fase del archivo.
Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo
con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a
documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las

específicas hacen referencia a documentos característicos de cada
organismo.
ARTICULO TERCERO: Unidades de Correspondencia: Las entidades
deberán establecer de acuer
do con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de
manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación
y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos
procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión
documental y los programas de conservación, integrándose a
los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e
históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de
correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales
en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus
necesidades, si centralizan en una de
ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede,
habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por
el control y normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal
suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que
permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las
comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería
interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención
de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la
observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe
establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los
funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino
interno y externo que genere la institución. Las unidades de
correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas
disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo
establecido.
ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación
de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación
de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la
actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar
números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados,
corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de
recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente
personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia
debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación

consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o
automatizados.
PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen
los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva
justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.
ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La
numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las
oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los
controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán
responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no
se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados
y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se
presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con
la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de
numerar los actos administrativos.
ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las
comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán
establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado
seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la
numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta
oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.
ARTICULO OCTAVO :Control de comunicaciones oficiales: Las
unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles
manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los
documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de
servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las
comunicaciones recibidas.
ARTICULO NOVENO : Conservación documental: Las entidades
son responsables por la adecuada conservación de su documentación,
para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus
manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los
documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren
adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los
soportes, tales como la NTC 4436 para
papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. “ Cartuchos de
disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales,
físicas y magnéticas”. Es recomendable la utilización de papelería con
gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor
de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos
contemplados en la NTC 4436 “ Papel para documentos de archivo:
requisitos para la permanencia y durabilidad”. Las

tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles
en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no
transmitir acidez al soporte. Para la información generada o guardada en
medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes
en relación con su preservación y debe producirse en formatos
compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y
reproducción libre de virus informáticos. La manipulación, las prácticas
de migración de la información y la producción
de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y
recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de
almacenamiento y formatos de grabación de la información.
ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas:
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán
ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los
datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde
se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de
la entidad, se procederá a la radicación del mismo.
PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente
el nombre del responsable o responsables de su contenido, se
considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su
competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.
ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas:
Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán
en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario,
la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el
documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la
segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de
correspondencia, por el tiempo establecido en su
tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya
varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax:
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán,
teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series
establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva
radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar
los lineamientos para el control y establecer los procedimientos
adecuados para su administración. Las entidades que utilizan para la
impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento,
sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
ARTICULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por
correo electrónico: Las entidades que dispongan de Internet y servicios

de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán
responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En
todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los
mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales
recibidas y enviadas. Para los efectos de acceso y uso de los mensajes
de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben
atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas
relacionadas.
ARTICULO DÉCIMO CUARTO: Imagen corporativa: Con el propósito
de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán
en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios,
cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC,
existentes para el efecto.
La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número
del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página
web y la dirección del correo electrónico de la entidad.
ARTICULO DÉCIMO QUINTO: Horarios de Atención al Público: Todas
las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al
público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: El presente Acuerdo rige a partir de
su expedición.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá a los treinta (30) días del mes de octubre del año dos mil
uno (2001).
ARACELI MORALES LÓPEZ
Presidente
ELSA MORENO SANDOVAL
Secretario Técnico

ACUERDO No. 056
(05 de julio de 2000)
Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la
Consulta”del capitulo V,
“ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO”, DEL REGLAMENTO
GENERAL
DE ARCHIVOS.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la
Ley 80 de 1989,
el Decreto 1777 de 1990 y,

CONSIDERANDO

Que el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia establece que:
“Todas las personas tienen el derecho a acceder a los documentos
públicos salvo los casos que establezca la ley”.
Que la Sentencia de La Corte Constitucional T-443 de octubre 12 de
1994 señala los deberes de las entidades que manejan archivos, la
importancia de estos como garantes de los derechos fundamentales, las
obligaciones por parte de los ciudadanos respecto de la información
suministrada y reitera que: “el uso de los documentos públicos, se debe
hacer respetando fielmente su contenido y el contexto en el cual se
produjo y sin propósito de crear confusión o desorientación”. Que el
artículo 2º de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General
de la Nación y en su literal b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir los
reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso
adecuado del patrimonio
documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas
que sobre la materia adopte la Junta Directiva”. Que el artículo 8º del
Decreto 1777 establece las funciones de la Junta Directiva del Archivo
General de la Nación – ahora Consejo Directivo- en virtud del Decreto
1126 de 1999, y en su literal a) dispone:”Adoptar y evaluar
periódicamente la política
archivística a nivel nacional”. Que hace necesario establecer los
requisitos y normas para la consulta de los documentos públicos y las
obligaciones del Investigador.
ACUERDA
ARTÍCULO PRIMERO.- ACCESO A LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS:
En concordancia con el artículo 74 de la Constitución Política “Todas las
personas tienen el derecho a acceder a los documentos públicos salvo
los casos que establezca la ley”.
PARÁGRAFO: ACCESO A LA INFORMACIÓN: Toda persona interesada
en obtener la información que reposa en los archivos, deberá
identificarse y cumplir lo establecido en el respectivo reglamento, para
tener acceso a la misma.
ARTÍCULO SEGUNDO.- CONSULTA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS:
La consulta de expedientes o documentos que reposan en las oficinas
públicas se permitirá en días y horas laborales, con la presencia del
funcionario o servidor responsable de aquellos.
ARTÍCULO TERCERO.- CONSULTA DE LOS ARCHIVOS CON FINES
DE INVESTIGACIÓN HISTÓRICA: Para la consulta de los documentos
históricos se debe obtener carnet de investigador, previo el cumplimiento
de los siguientes
requisitos:

1. Carta de presentación, preferiblemente institucional o, en su defecto,
de carácter personal, indicando el interés específico en el campo de la
investigación.
2. Fotocopia simple del documento de identidad.
3. Diligenciamiento del formato de registro, el cual será suministrado
gratuitamente, por el archivo respectivo.
4. Dos fotografías tamaño cédula (una para el formato de registro y otra
para el carnet).
ARTÍCULO CUARTO.- EXPEDICIÓN DE CARNET: La expedición del
carnet no tiene
costo alguno, pero su reposición por pérdida ocasionará el pago de un
salario mínimo diario. Su renovación se hará cada dos años, a solicitud
del peticionario.
PARÁGRAFO. DATOS MÍNIMOS QUE DEBE CONTENER EL CARNET
DE INVESTIGADOR.
1. Nombre del Archivo
2. Encabezado de manera visible: INVESTIGADOR
3. Número consecutivo de registro
4. Nombre y apellidos
5. Tipo y número del documento de identificación. En el caso de usuarios
extranjeros, indicar el País.
6. Fechas de expedición y vencimiento
7. Firma autorizada
8. Al reverso, el carnet debe contemplar las siguientes advertencias:
a) El usuario se compromete a cumplir con el reglamento de servicio y
consulta.
b) La reposición del carnet por pérdida tendrá un costo de un salario
mínimo diario.
ARTÍCULO QUINTO.- FORMATO DE REGISTRO: En los archivos
históricos se llevará un Registro con los datos del investigador y deberá
mantenerse actualizado en bases de datos , en formato CDS/Isis (de
dominio público), soporte que será suministrado por el Archivo General
de la Nación con el fin de garantizar el intercambio de información entre
los diferentes archivos históricos del país. Los datos que debe contener
este formato registro, serán los siguientes:
Nombre y Apellidos
Nacionalidad
Documento de Identidad
Profesión
Entidad para la cual trabaja
Domicilio permanente

Dirección Temporal
Teléfono, Fax E-mail
Ciudad/ País
Descripción breve del Proyecto de Investigación
Señalamiento de las obligaciones del Investigador en lo referente a:
a) Cumplir las normas y reglamentos de la institución
b) Responder por el buen tratamiento de los documentos y elementos
que se le
suministren.
c) Entregar al Archivo una copia de la publicación.
d) Dar los créditos correspondientes y/o responder por los derechos que
se deriven
de la reproducción de materiales gráficos con fines comerciales.
e) En las publicaciones que resulten de la consulta de los documentos
del archivo, el
investigador deberá citar la fuente exacta de la cual fue extraía la
información
f) Fecha de diligenciamiento del formato registro
g) Firma
PARÁGRAFO: Los usuarios deberán cumplir con el Reglamento General
de Archivos
y el Reglamento particular de cada entidad.
ARTÍCULO SEXTO.- COPIAS DE DOCUMENTOS: Toda persona tiene
derecho a
que se le expidan copias de los documentos que reposan en los
archivos, siempre y
cuando la reproducción no afecte al documento original. En todo caso el
solicitante
pagará los costos de reproducción de acuerdo a las tarifas señaladas por
cada
entidad.
PARÁGRAFO: No habrá restricción a la información contenida en los
documentos ç,
salvo los casos que establezca la ley.
ARTÍCULO SÉPTIMO: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su
expedición.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Santafé de Bogotá D.C. a los cinco (5) días del mes de julio de
dos mil
(2.000).
Presidente Secretario Técnico

BEATRIZ ELENA OSORIO LAVERDE ELSA MORENO SANDOVAL

Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002)
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
En ejercicio de las facultades que le confiere la Ley 80 de 1989,
Artículo 76 de la Ley 489 de
1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y,

CONSIDERANDO:
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del
Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula: “Fijar políticas y
establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y
el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad
con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta
Directiva” ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999.
Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley
734 de 2002, es un deber de cada servidor público custodiar y cuidar la
documentación e información que por razón de su empleo, cargo o
función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o
evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
Así mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la
mencionada ley, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño
o dar lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos
que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. Que el
artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la
administración pública y las empresas privadas que cumplen funciones
públicas deberán elaborar programas de gestión documental, en cuya
aplicación atenderán los principios y procesos archivísticos; el artículo 22
de la misma ley, prevé que la gestión de documentos dentro del concepto
de archivo total, comprende procesos tales como: la producción o
recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y
la disposición final de los documentos, y su artículo 23, sobre formación
de archivos, dispone que teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestión, Archivos
Centrales y Archivos Históricos. Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000
señala que es obligación de las entidades de la administración pública

elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio de sus
funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en
sus diferentes fases.
ACUERDA:
ARTÍCULO PRIMERO.- Objeto. Establecer los criterios que deben
seguirse para la organización de los archivos de gestión, en las
entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización
administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que
cumplen funciones públicas, de acuerdo con los Artículos 8º y 9º. de la
Ley 594 de 2000.
ARTÍCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la organización de los
archivos de gestión. Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo,
deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus
Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de
procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
ARTICULO TERCERO.- Conformación de los archivos de gestión y
responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades
administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en
la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación,
organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo
en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de
los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la
oficina será el responsable de velar por la organización, consulta,
conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin
perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de
2002 para todo servidor público.
ARTÍCULO CUARTO.- Criterios para la organización de archivos de
gestión.
1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla
de Retención Documental debidamente aprobada.
2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y
subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación
de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera
que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con
la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se
encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al
final de la misma.
4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de
las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar
su ordenación, consulta y control.

5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar,
marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación,
dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie,
subserie, número de expediente,
número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja
si fuere el caso.
6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con
lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se
elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y
recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central,
diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo
General de la Nación.
7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así:
código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias,
fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros
cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda,
número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas
extremas de los mismos.
PARÁGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla
de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser
eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en
Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.
ARTÍCULO QUINTO.- Consulta de documentos. La consulta de
documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias
o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los
documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que
se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el
jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado
esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter
de reservado conforme a la Constitución o a las Leyes. En la
correspondiente oficina se llevara el registro de préstamo y de forma
opcional una estadística de consulta.
ARTICULO SEXTO.- Préstamo de documentos para trámites internos.
En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia
en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un
registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación
completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien
retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el
plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer
exigible su devolución inmediata.

ARTICULO SÉPTIMO: Inventario documental. Las entidades de la
Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario
Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan.
INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad
responsable de la
documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o
Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la
dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina
productora.
4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad
administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en
ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de
Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias,
Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se
registrara el
total de hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias
primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres
primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de
la transferencia ( año, mes día). En NT se anotará el número de la
transferencia.
8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número
correspondiente a cada
uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una
unidad de conservación.
9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que
identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o
asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe
anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Para las transferencias primarias, secundarias y las
ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o dependencias, el

asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En
los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos
tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se
puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos
documentos que guarden relación con la misma función de la oficina
productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o
asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de
cada unidad descrita.
(asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año.
Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta.
Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
12. UNIDAD DE CONSERVACIÓN Se consignará el número asignado a
cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las
unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte
de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido
en cada unidad de conservación descrita.
14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes
diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes
electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la
documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno;
para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de
préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación.
Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos
acumulados.
16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las
columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente,
como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se
anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración
y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para
los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares,
actas,
memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas,
disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el
documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número
de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5
fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad,

fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por
máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos
técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar
programas de sistematización de la información. A los impresos se les
asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo
componen. Asimismo, se anotará información sobre el estado de
conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro:
físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes),
químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de
hongos, insectos, roedores, etc.).
17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de
la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la
fecha en que se realiza.
18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma
de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y
la fecha en que se realiza.
19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de
la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la
fecha en que se recibió.

ARTICULO OCTAVO.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de
su expedición.
Dado en Bogotá D.C, a los treinta y un (31) días del mes de octubre de
dos mil dos (2002)

ADRIANA MEJIA HERNÁNDEZ
Presidente
ELSA MORENO SANDOVAL
Secretario Técnico

ACUERDO No. 039
(Octubre 31 de 2002)
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las Tablas de Retención Documental en
desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley
489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594
de 2000

CONSIDERANDO:

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del
Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y
establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y
el uso adecuado del patrimonio documental de la nación de conformidad
con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta
Directiva “ ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de
1999. Que la Administración Pública en sus diferentes niveles y las
entidades privadas que cumplen funciones públicas deben elaborar y
adoptar las Tablas de Retención Documental para coadyuvar a la
eficiencia de la gestión del Estado, la conservación del patrimonio
documental y el fácil acceso del ciudadano a la información contenida en
los documentos de archivo. Que las Tablas de Retención Documental es
el listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas
de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les
asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Que las
Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico esencial
que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización
de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de
los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las
entidades.
ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO.- Regular el procedimiento que deben seguir las
entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización
administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que
prestan servicios públicos, para la elaboración y aplicación de las Tablas
de Retención Documental, el que comprenderá las etapas relacionadas a
continuación.
PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes
documentales. Compilar la información institucional contenida en
disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura
organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos
administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales
de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los
documentos con el fin de identificar las unidades documentales
que producen y/o tramitan.
SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información
recolectada. Analizar la producción y trámite documental teniendo en

cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de
procedimientos.
Identificar los valores primarios de la documentación o sea los
administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. Conformar las
series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer
los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries
documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el
fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del
patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se
produce el documento hasta su disposición final. Adelantar la valoración
documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las
normas internas y
externas que regulan su producción. Determinar el destino final de la
documentación ya sea para su conservación total, selección o
eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente
administrativamente, a series documentales cuyo contenido
se repite o se encuentra registrado en otras series; a series
documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. En
todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y
será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a
aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el
contenido
cualitativo de los documentos.
TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención
Documental para su aprobación.
El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención
Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que
tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción
y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su
elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y
producirá un Acta avalando la propuesta. Las Secretarías Generales de
las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de
la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la
instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de
Retención Documental para su evaluación y aprobación.
CUARTA ETAPA. Aplicación Aprobadas las Tablas de Retención
Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá
el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los
servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.
La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la
Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los

instructivos que refuercen y normalicen la organización de los
documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias
documentales. La organización de los documentos en las diferentes
fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en
las Tablas de Retención Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán
teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla
de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de
la documentación, eliminación del material metálico, identificación de
material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la
Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo
con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará
constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de
Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.
ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención
Documental. La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un
cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la
Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de
mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones
suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas
organizacionales y funciones.
Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del
seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas
por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de
Archivo de la misma.
PARAGRAFO : La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de
su aprobación y servirá de referente para la organización y conformación
de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a
la aprobación , siempre y cuando correspondan a la misma estructura
organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD.
ARTICULO SEGUNDO.- El Archivo General de la Nación en
cumplimiento de la función de inspección y vigilancia, verificará la
aplicación de las Tablas de Retención Documental, en el momento que lo
considere pertinente.
ARTICULO TERCERO.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de
su publicación y deroga expresamente los demás que le sean contrarios.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá D. C. a los treinta y un (31) días del mes de octubre de
dos mil dos (2002).
Fdo. ADRIANA MEJIA HERNÁNDEZ Fdo: ELSA MORENO SANDOVAL

Presidente Secretaria Técnica

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