Manuales de funciones

MANUALES DE FUNCIONES
Definición:
Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que
desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente
basado en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el
establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin
interferir en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los
trabajadores u operarios de una empresa, estableciendo con claridad la responsabilidad, las
obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo
informes de labores que deben ser elaborados cualitativa y cuantitativamente, los problemas
e inconvenientes y sus respectivas soluciones. Tanto los informes como los manuales
deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un
adecuado desarrollo y calidad de la gestión.
Importancia:
Hoy en día de las herramientas de gestión han tomado una enorme relevancia en la
consecución de la productividad en las organizaciones a todo nivel, dentro de estas
herramientas el Manual de Funciones de la empresa cobra una enorme relevancia en el
ordenamiento de la organización en sus diferentes niveles jerárquicos. También se hace
mucho más necesario tener este tipo de documentos, porque todas las certificaciones de
calidad (ISO, OHSAS, etc.), lo requieren; a su vez por su uso interno y diario, minimiza los
conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden. Además,
es el factor fundamental para implementar otros sistemas organizacionales muy efectivos
como: evaluación de desempeño, escalas salariales, líneas de carrera y otros. El Manual de
Organización y Funciones debe de estar en constante modificación y actualización para una
mejor selección y desempeño del personal y la consolidación de la cultura organizacional.
https://gilbertogonzalezsanchez.files.wordpress.com/2012/10/trabajo-3-definicic3b3n-del-
manual-funciones.pdf

Manuales de Funciones de:
GERENTE GENERAL:
I. FUNCIÓN GENERAL
Planear, proponer, aprobar, dirigir, coordinar y controlar las actividades administrativas,
comerciales, operativas y financieras de la Empresa, así como resolver los asuntos que
requieren su intervención de acuerdo con las facultades delegadas por el Directorio.
II. FUNCIONES ESPECÍFICAS
-. Ejercer la dirección administrativa, operativa y financiera de la Empresa de acuerdo con los
Estatutos de la misma, las facultades otorgadas por el Directorio y las leyes, las prácticas y
procedimientos que regulan el negocio al que pertenecen.
-. Representar judicial y legalmente a la Empresa ejerciendo las facultades generales y
específicas que le confiera el Directorio y la Ley.
-. Informar al Directorio en las acciones tomadas, así como elevar a su consideración el plan
operativo y presupuesto anual de ingresos y egresos, informando los resultados de las
evaluaciones periódicas.
-. Proponer al Directorio la contratación de los gerentes, así como aumentos de sueldos y
promociones para los gerentes y funcionarios.
-. Transigir los juicios y otros asuntos de interés para la Empresa y someter al arbitraje las
reclamaciones activas y pasivas de la Empresa.
-. Supervisar las operaciones de la sociedad, los libros de contabilidad, cuidar que dicha
contabilidad esté al día y suscribir la correspondencia de la sociedad, cuando sea necesario.
-. Planificar, organizar y mantener una positiva imagen de la empresa ante la colectividad y
los trabajadores, propiciando los canales de comunicación necesarios que garanticen la
receptividad y vigencia de la misma ante la opinión pública.

-. Delegar cualquiera de sus atribuciones en funcionarios de menor jerarquía con
conocimiento del Directorio, debiendo en este caso observar las restricciones que la
normatividad establece.
-. Girar aceptar y endosar letras, abrir cuentas corrientes, girar cheques y endosar los
mismos, firmar vales y pagarés, retirar depósitos, contratar sobregiros y avances en cuenta
corriente y firmar contratos en representación de la empresa.
-. Nombrar, promover, amonestar, suspender y despedir de acuerdo a las disposiciones
vigentes a los empleados, así como conceder licencia al personal de acuerdo a la
normatividad interna establecida.
III. LÍNEA DE AUTORIDAD
SUPERIOR: Directorio
INFERIOR:
Gerente Comercial
Gerente de Recursos Humanos
Jefe Oficina de Asesoría Jurídica
Personal a su cargo.
Gerente de Recursos Financieros
ASISTENTE DE GERENCIA
I. FUNCIÓN GENERAL
Asistir y apoyar en las labores relacionadas con las actividades de la Gerencia General.
a) Ejecutar coordinaciones administrativas orientadas a agilizar la gestión y despacho de la
Gerencia.

b) Informar diariamente al Gerente General la relación de documentos pendientes de visado
indicando el área solicitante de los mismos.
c) Procesar la información remitida al Gerente General para la realización del análisis rápido
y certero.
d) Preparar documentos de respuesta a la correspondencia de la Gerencia y derivar los que
deban ser resueltos por otros gerentes de apoyo o de línea.
e) Preparar la carpeta de información del movimiento económico y operativo de la Empresa,
para sus reuniones o toma de decisiones.
f) Coordinar oportunamente con otras Gerencias las reuniones del Gerente, anotadas en la
agenda de trabajo.
g) Efectuar el seguimiento a la implementación de los acuerdos del Directorio que competen
a la Gerencia General.
h) Dar opinión técnica a los documentos que le solicite el Gerente General.
i) Revisar la documentación dirigida al Gerente General.
j) Efectuar el seguimiento de la documentación remitida al Gerente General para su firma.
k) Informar al Gerente General sobre la implementación de las recomendaciones de los
exámenes de Auditoría.
l) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como cumplir otras funciones
afines al cargo que le sean encargadas por el Gerente General.
SUPERIOR: Gerente General
INFERIOR: Ninguna

SECRETARIA DE GERENCIA GENERAL
I. FUNCIÓN GENERAL
Apoyar constantemente en todas las actividades propias del trabajo secretarial, tales como
redactar, recibir, clasificar, registrar y distribuir la documentación, así como llevar la agenda
de actividades de la Gerencia General.
a) Recepcionar, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia que ingrese o egrese de la
Gerencia General.
b) Tomar dictado, realizar trabajos mecanográficos, digitar y redactar los documentos que le
asigne el Gerente General.
c) Recepcionar, revisar y verificar la documentación de la Empresa para la aprobación de la
Gerencia General.
d) Efectuar el seguimiento de la documentación emitida por la Gerencia General.
e) Proporcionar a todas las Gerencias de la Empresa y/o Directorio los documentos
normativos aprobados por la Gerencia General en forma oportuna.
f) Mantener en forma reservada los asuntos que por su naturaleza así lo requieran.
g) Mantener actualizado el archivo de la Gerencia General.
h) Preparar y ordenar la documentación para las reuniones de más alto nivel.
i) Preparar la agenda de actividades de la Gerencia General, estableciendo las
coordinaciones necesarias para su conocimiento y cumplimiento.
j) Remitir a las gerencias copia de los documentos normativos aprobados por la Gerencia
General.
k) Proveer el correcto aprovisionamiento de útiles y materiales de limpieza necesarios para el
funcionamiento del área.
l) Velar por la conservación, seguridad y distribución de los bienes, útiles y materiales a su
cargo.

m)Cuidar por la adecuada presentación de la oficina de la Gerencia General, como por sus
propios ambientes, realizando las coordinaciones cuando se requiera alguna acción
correctiva.
n) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como cumplir otras funciones
afines al cargo que le sean encargadas por el Gerente General.
INFERIOR: Ninguna
CONSERJE- MENSAJERO
I. FUNCIÓN GENERAL
Apoyar en actividades de servicios del ámbito de su competencia.
a) Apoyar en la recepción de documentos de la Gerencia.
b) Obtener las fotocopias solicitadas en la Gerencia.
c) Distribuir documentos internos y externos de la Gerencia.
d) Apoyar en la recepción de llamadas telefónicas y anotar los mensajes, según sea el caso,
así como apoyar en la utilización de fax.
e) Apoyar en el abastecimiento de útiles de oficina.
f) Realizar otras funciones afines al cargo que le asigne su jefe inmediato.
INFERIOR: Ninguna
http://www.serpost.com.pe/Website/transparencia2009/Documentacion_Transparencia/Docs_
2010/Datos_Generales/Procedimientos/gerencia%20general.pdf

GERENTE DE RECURSOS HUMANOS
OBJETIVO PRINCIPAL:
Administrar el personal de la empresa gestionando procesos de selección, control y retiro de
empleados, y liderar programas de salud ocupacional, afiliaciones, liquidaciones de nómina,
seguridad social y parafiscales, velar por el cumplimiento de las funciones y ejecutar
sanciones disciplinarias.
FUNCIONES:
.- Dirigir el proceso de reclutamiento, selección, ingreso e inducción del personal
administrativo y directivo, a fin de asegurar la elección de los candidatos más idóneos para
los cargos de la organización.
.- Supervisar, revisar y subir al sistema los pagos de nómina y seguridad social, adicionales,
pagos en efectivo, vacaciones, liquidación de prestaciones sociales y solicitar los ajustes a
que haya lugar, a fin de garantizar el depósito oportuno y acorde a lo reportado.
.- Supervisar y controlar los pasivos laborales del personal activo (vacaciones, prestaciones
sociales, liquidaciones de prestaciones sociales, etc.), a objeto de cumplir con las
obligaciones de la empresa.
.- Planificar y supervisar el plan de capacitación de personal, a fin de cumplir con los planes
de formación, desarrollo, mejoramiento y actualización del personal, a través de la detección
de necesidades de capacitación, la priorización de los cursos, talleres entre otros. De manera
de asegurar el máximo aprovechamiento del talento humano y promover la motivación al
logro, en términos personales y organizacionales.
.- Supervisar el proceso de evaluación y retiro del personal, con el fin de medir su
desempeño, detectar necesidades de planes de acción y para asegurar el cumplimiento de
los compromisos hechos por la empresa con los mismos.
.- Detectar las necesidades de personal en toda el área de recursos humanos para la
atención de reclamos y soluciones de problemas personales.
.- Tener y desarrollar iniciativas para la solución de problemas y toma de decisiones.
.- Participar semanalmente en los comités gerenciales, y en reuniones con los clientes que lo
soliciten.

https://sites.google.com/a/trujillodelrio.com/manual-de-funciones-y-procedimientos-seguridad-
superior/manuales-de-funciones/recursos-humanos/rrhh---gerente-recursos-humanos
GERENTE COMERCIAL
OBJETIVO: Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar eficientemente el sistema
comercial, diseñando estrategias que permitan el logro de los objetivos empresariales,
dirigiendo el desarrollo de las actividades de marketing y las condiciones de venta de los
servicios, encaminado al cumplimiento de las metas establecidas por la planeación
estratégica.
FUNCIONES:
-. Definir, proponer, coordinar y ejecutar las políticas de comercialización orientadas al logro
de una mayor y mejor posición en el mercado.
-. Organizar, supervisar y medir el desarrollo de políticas, procedimientos y objetivos de
promoción y venta de los servicios que ofrece la empresa.
-. Evaluar la creación de nuevos servicios identificando nuevas oportunidades de negocio.
-. Controlar que los objetivos, planes y programas se cumplan en los plazos y condiciones
establecidos.
-. Investigar y prever la evolución de los mercados y la competencia anticipando acciones
competitivas que garanticen el liderazgo de la empresa.
-. Establecer ventajas competitivas donde se ofrezcan servicios de la empresa, procurando
obtener las mejores participaciones en el mercado.
-. Participar semanalmente en los comités gerenciales.
-. Diseñar las estrategias comerciales, teniendo en cuenta las particularidades de los
diferentes sectores.
-. Evaluar las necesidades del departamento para establecer los programas de capacitación,
mejoramiento y crecimiento de departamento.

-. Garantizar el cumplimiento de sus metas planteadas en la planeación estratégica, así como
velar por el cumplimiento de las metas de su equipo de trabajo, haciendo seguimiento
constante y apoyando la gestión.
superior/manuales-de-funciones/comercial-1/1---gerente-comercial
GERENTE DE PRODUCCIÓN O LOGÍSTICA
Los gerentes de producción son los profesionales que garantizan el buen funcionamiento de
la producción de una empresa.
La mayoría de los gerentes de producción tienen responsabilidades tanto en la fábrica como
en la oficina. A menudo actúan como enlace entre los administradores de la fábrica y la alta
gerencia de la empresa. Las características particulares de su trabajo varían según la
industria para la que trabajen.
Entre sus funciones destacan:
- La planificación y supervisión del trabajo de los empleados;
- La supervisión de los procesos de producción o fabricación en empresas
manufactureras;
- El control de stocks y la gestión de almacenes;
- La resolución de las incidencias (como las averías de la maquinaria, por ejemplo);
- La gestión de los recursos materiales;
- La búsqueda de estrategias para aumentar la eficiencia y eficacia de la producción;
- La innovación y el diseño de productos o servicios, etc.
- Comprobar que haya suficiente materia prima en stock y que el espacio de
almacenamiento disponible para los productos terminados sea suficiente
- Asegurar que cada pedido se termine a tiempo y de que cumpla con los requisitos de
los clientes.
- Aplicar los procedimientos de salud y seguridad en la empresa.
- La planificación de la producción futura es una de las funciones específicas y
deben tener en cuenta los siguientes factores:

.- El coste de las materias primas.
.-Los nuevos diseños de los productos.
.-La maquinaria y procesos apropiados.
.-La cantidad de personal necesaria.
.-Los desarrollos tecnológicos.
Un responsable de logística debe gestionar las actividades de logística y utilizar con
efectividad la política de Control de Producción y Logística de la empresa. Entre las
funciones del responsable logístico principales está:
- Supervisar las actividades diarias, prever los requerimientos del cliente y mantener
una buena relación con el mismo, así como gestionar el lanzamiento de nuevos
programas dentro de la planta. Todo ello para garantizar la satisfacción del cliente.
- Dirigir los equipos de logística y establecer los objetivos.
- Supervisar las actuaciones de logística e implementar las acciones de mejora
necesarias de manera coordinada con otras funciones de la planta (Calidad,
Producción, Eficiencia del Sistema, etc.).
- El perfil profesional de todo experto en logística debe ser alto. Hoy en día, los logistas
aportan soluciones como miembros en los comités de dirección de las empresas.
Alguien que se esté iniciando puede empezar desempeñando funciones con menos
responsabilidad, pero no por ello menos importantes en la cadena de producción y de
suministros de la empresa.
- El principal objetivo del curso de logística es formar profesionales que sepan colocar
los productos adecuados (bienes y servicios) en el lugar adecuado, en el momento
preciso y en las condiciones pactadas, garantizando la calidad del servicio. La calidad
es un elemento clave en todo proceso logístico, por ello también ofrecemos formación
online complementaria a través del curso de calidad.
- Al finalizar el Curso de Logística, nuestros alumnos son capaces de:
.-Gestionar de forma óptima el aprovisionamiento y la planificación, es decir, la logística
interna.
.-Controlar y coordinar las funciones en la cadena de suministro;

.-Analizar los procedimientos de distribución de las operaciones comerciales;
.-Optimizar el transporte: reducir el coste, plazos e itinerarios de entrega;
.-Utilizar el software de aprovisionamiento, transporte y control logístico;
.-Gestionar y planificar las actividades de compras, producción, transporte, almacenaje y
distribución;
.-Un responsable en logística tiene, en definitiva, la responsabilidad de la satisfacción de la
demanda en las mejores condiciones de servicio, coste y calidad.
http://www.educaweb.com/profesion/gerente-produccion-538/
http://blogdelogistica.es/las-funciones-de-un-responsable-en-logistica/
GERENTE FINANCIERO
OBJETIVO: Realizar la eficaz y eficiente administración de los recursos financieros y físicos
utilizados para el cumplimiento de las metas de la empresa, controlando y evaluando las
actividades de compras, suministro, presupuestación, costeo pago de obligaciones y registro
contable que se realizan para el logro de los objetivos de la empresa.
FUNCIONES:
.- Planear las estrategias financieras de flujo de caja. (periódicamente)
.- Planear y proyectar el presupuesto de pagos de la compañía.
.- Planear y proyectar el presupuesto de gasto de la compañía.
.- Planear junto con la revisoría fiscal y el contador el cierre fiscal y su efecto contable.
.- Responder ante la Gerencia y Presidencia, por la eficaz y eficiente administración de los
recursos financieros y físicos de la empresa.
.- Responder por la elaboración y presentación oportuna ante la Gerencia y Presidencia de
los estados financieros.
.- Elaborar los informes de gestión que solicite la Gerencia, para ser presentados a
Presidencia.

.- Coordinar y supervisar la ejecución de las actividades administrativas delegadas a las
dependencias bajo su cargo, para garantizar el adecuado desarrollo de los procedimientos
administrativos del área.
.- Definir y aplicar los parámetros para la presupuestación de ingresos, gastos y compra de
activos, de acuerdo con las políticas definidas por Gerencia y Presidencia.
.- Establecer las metas de los indicadores de gestión definidos para el área, y efectuar
seguimiento al cumplimiento de los mismos.
.- Establecer las medidas requeridas para garantizar la protección de los recursos y activos
de la empresa, evitando su uso inadecuado.
.- Coordinar la ejecución de las actividades para la provisión de los servicios administrativos y
logísticos que requiera la empresa para su operación.
.- Controlar y autorizar la adquisición de bienes y servicios, controlar su suministro,
almacenamiento, distribución y uso.
.- Coordinar el manejo y actualización del inventario de los materiales, suministros y bienes
utilizados por la empresa.
.- Participar en los comités gerenciales.
.- Detectar situaciones, problemas causados o previsibles en el área a cargo y solucionarlas,
previa sustentación ante la Gerencia.
.- Elaborar informes de gestión para ser presentado a la Gerencia, así como los demás
informes sobre el desarrollo de sus funciones que se le soliciten.
superior/manuales-de-funciones/gestion-financiera-y-administrativa/1---gerente-
administrativo-y-financiero

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