Procesos administrativos

Procesos administrativos

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  República Bolivariana deVenezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior, Ciencias y Tecnología. Fundación Misión Sucre Aldea Universitaria Manuela Sáenz Quíbor. Estado Lara. Quíbor; Marzo 2018.
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  INTRODUCCION Un proceso esel conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo. El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, dirigir y controlar. Constituyen el proceso de la administración.
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  GERENTE El término gerentedenomina a quien está a cargo de la dirección o coordinación de una organización, institución o empresa, o bien de una parte de ella, como un departamento o un grupo de trabajo. Existe, por ejemplo, el gerente general, el gerente de finanzas, el gerente de personal, el gerente de sección, el gerente de turno, gerente de proyecto y otros. Otra definición de gerente afirma que es la persona que coordina y supervisa el trabajo de otras de tal forma que cumplan con los objetivos de la organización. Los empleados no administrativos trabajan directamente en una labor o tarea y no tienen a alguienque les reporte. Las organizaciones o empresas estructuradas suelen tener gerentes de primera línea, gerentes de nivel medio y gerentes de nivel alto. En otras organizaciones de configuraciones más generales, los gerentes pueden no ser identificables fácilmente, aunque alguien debe desempeñar esa función. ROLDE UN GERENTE El papel del gerente es utilizar tan eficientemente como sea posible todos los recursos a su disposición a fin de obtener el máximo posible de beneficio de los mismos. En otras palabras, maximizar la utilidad productiva de la organización o sección. En la práctica moderna, el gerente es generalmente un empleado, remunerado en parte por un salario y, en ocasiones, en parte a través ya sea de bonos de producción o del otorgamiento de acciones de la organizaciónpara la cual trabaja. Las tareas de gerencia son una parte importante de las funciones de un empresario. Sin embargo, ese es un término utilizado en general para designar a quien esté a cargo de una empresa, y en ese sentido es un término más restringido: todos los empresarios son gerentes, pero no todo gerente es empresario. LAS FUNCIONES GERENCIALES. Un Gerente de éxito es capaz de desempeñar las funciones administrativas básicas. Dentro de la línea propuesta por Fayol, citado por Chiavenato (1999),
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  como autor deProceso Administrativo , el núcleo de su teoría consta de Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar, aspecto que se ejercen en una organización para que alcance sus objetivos. A continuación analizaremos brevemente cada una de estas funciones dentro del Proceso Administrativo que ejerce el/ la Gerente: 1) Planeación. Es el punto de partida del proceso administrativo, incluye el establecimiento de objetivos y metas, y el diseño de estrategias para alcanzarlos. Los resultados de esta operación marcan el rumbo de la organización: en esa dirección se encaminan los esfuerzos de sus miembros. 2) Organización. Esta función operacionaliza y da sentido práctico a los planes establecidos. Abarca la conversión de objetivos en actividades concretas, la asignación de actividades y recursos a personas y grupos, el establecimiento de mecanismos de coordinación y autoridad (arreglos estructurales) y la fijación de procedimientos para la toma de decisiones. 3) Dirección. Es la activación, orientación y mantenimiento del esfuerzo humano para dar cumplimiento a los planes. Incluye la motivación de las personas para la realización de sus labores, la instauración de un liderazgo como guía, la coordinación de los esfuerzos individuales hacia el logro de objetivos comunes y el tratamiento de conflictos. 4) Control. La función de control busca asegurar que los resultados obtenidos en un determinado momento se ajusten a las exigencias de los planes. Incluye monitoreo de actividades, comparación de resultados con metas propuestas, corrección de desviaciones y retroalimentación para redefinición de objetivos o estrategias, si fuera necesario. Estas funciones gerenciales, las más importantes, se presentan también en los diferentes niveles organizacionales o la jerarquía de la estructura interna de una empresa. Los niveles son: Superior, Medio y Operativo. 1) Nivel Superior. Es conocido como la Alta Gerencia y es la responsable de administrar toda la empresa u organización. Establecen las políticas de las operaciones y dirige la interacción de la empresa con su entorno. Se requiere un
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  conocimiento extenso delas funciones de gestión y habilidades. Deben ser conscientes de los factores externos, tales como el mercado. Sus decisiones se toman en base a un análisis directivo, conceptual o de comportamiento de procesos. 2) Nivel Medio. Esta gerencia media incluye varios departamentos o áreas los mismos que dirigen al nivel bajo. La responsabilidad d este gerencia media es dirigir las actividades que sirven para poner en práctica las políticas de la organización y equilibra la demanda del gerente y los trabajadores. Tiene conocimiento especializado de ciertas tareas de gestión. Son responsables de ejecutar las decisiones tomadas por la gerencia del nivel superior o alto nivel. 3) Nivel Operativo. Son los responsables de los trabajos, cuyos responsables dirigen a los empleados de la producción de la planta fabril y de otras unidades. Aseguran que los planes y decisiones adoptadas por los dos anteriores niveles se lleven a cabo. Sus decisiones son normalmente de corto plazo. Tiene control directo sobre la fuerza de trabajo en la fábrica, la oficina u otras áreas de trabajo. Y las responsabilidades de este grupo de trabajo son restringidas y más específicas. Del mismo modo, a manera de complementación a las funciones gerenciales, FERMIN y RUBINO, destacan por lo menos tres grupos de funciones que son esenciales para un efectivo trabajo gerencial. 1) La creación un grupo de trabajo armónico donde el todo sea más que la suma de sus partes. Una entidad productiva que rinda más que la suma de los recursos incorporados a la misma. 2) Ser proactivo, es decir, armonizar en todas las decisiones y todos los actos los requerimientos del futuro inmediato y a largo plazo. 3) Ejecutar seis tareas básicas: fijar objetivos; derivar metas en cada área de objetivos; organizar tareas, actividades y personas; motivar y comunicar, controlar y evaluar; y, desarrollar a la gente y a sí mismo.
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  En consecuencia, efectividadde una organización depende directamente de la eficacia y la eficiencia con que el gerente ejecute sus funciones así como también de su habilidad para manejar a las personas que conforman su grupo de trabajo, generalmente con aptitudes, actitudes y necesidades diferentes, y guiarlas por el camino que conduzca hacia la efectividad de la organización. Un gerente efectivo es aquel que: a) Comparte con sus colaboradores los objetivos y prioridades de su departamento y de la organización. b) Utiliza el consenso para llegar a acuerdos con sus colaboradores. c) Estimula la participación de sus colaboradores en la planificación, toma de decisiones y solución de problemas. d) Se preocupa por mejorar continuamente la comunicación. e) Busca medios para que los colaboradores se comprometan, de manera voluntaria, con el logro de los objetivos de la organización. f) Analiza y evalúa, conjuntamente con sus colaboradores, los logros alcanzados, las causas de las desviaciones y las posibles medidas correctivas. g) Enlaza logros con recompensas de una manera justa y objetiva. h) Facilita el trabajo de sus colaboradores y, más que ejercer control, les presta el apoyo necesario para que puedan realizar eficientemente sus tareas. i) Delega, tanto las funciones como el poder para tomar decisiones, dando suficiente autonomía de acción a sus colaboradores. j) Cuando se presentan conflictos, los afronta para resolverlos no para buscar culpables. k) Considera los errores, propios y ajenos, como una oportunidad para aprender y mejorar. Finalmente cuando se habla del gerente, se define como un individuo capaz de orientar, dirigir, tomar decisiones y lograr objetivos; de él depende su éxito personal, el de la organización y el del grupo que está dirigiendo. De allí que resulte necesario que además de una formación gerencial, el individuo que actúe como gerente, tenga un patrón de criterios y una filosofía clara de la
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  administración, de laconcepción del hombre y una ideología del trabajo, que le permitan ganar apoyo efectivo y partidarios comprometidos con una misión cuyo significado y transcendencia merece entrega. HERRAMIENTAS GERENCIALES. Para alcanzar los objetivos del sistema hay que estar claros con las herramientas de aplicación gerencial, la definición de los responsables del proceso de planeación, ejecución, control y evaluación; todo ello en forma coordinada y acorde a los objetivos que hayan sido planteados dentro del sistema, preferentemente con el propósito de hacer mejora continua de la calidad en la información que ofrecerá el sistema de VAN, para ello es necesario:  Obtener participación de personal directivo para toma de decisiones, administración y conducción de acciones operativas.  Formular y establecer bases normativas para la conformación y funcionamiento del comité técnico  Diagnóstico de la infraestructura y recursos disponibles  Implementar cursos de inducción, aplicación y/o fortalecimiento del sistema de VAN  Difusión de la información: Informes Gerenciales, Boletines, pagina web (texto, cuadros, tablas, cartografías, etc.).  Propuestas de trabajo para reactualizar objetivos del sistema e identificación de nuevas necesidades de información.  Integrar comités que funcionen como entes responsables integradores con diferente denominación.
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  CONCLUSIONES El oficio degerente no es cosa sencilla. Coordinar esfuerzos individuales para el logro de objetivos organizacionales requiere de preparación consciente, del desarrollo de ciertas habilidades (técnicas, humanísticas y conceptuales). Tales aptitudes capacitan al gerente para cumplir con eficiencia sus funciones de planeación, organización, dirección y control. También le permiten, en el plano de la cotidianidad, desempeñar exitosamente sus roles interpersonales, informativos y decisorios. Las habilidades a las que hemos hecho referencia deben sustentarse en una comprensión cabal de la conducta del hombre en el trabajo y del funcionamiento de las organizaciones, para lo cual el comportamiento organizacional le aporta al gerente un conjunto de conceptos que operan también como guías de su actuación gerencial. Vistas así las cosas, podemos afirmar que cualquiera puede llegar a ocupar una posición gerencial. No todos, sin embargo, llegan a ser buenos gerentes. Y muy pocos son gerentes excepcionales. El desarrollo de las habilidades gerenciales y la internalización de los conceptos fundamentales del comportamiento organizacional pueden marcar la diferencia.