RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA (1).pptx

RECEPCIÓN DE LA
CORRESPONDENCIA
PROCESO, MANEJO Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN

QUE ES LA RECEPCIÓN DE
CORRESPONDENCIA?
Es el conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos
que son remitidos por una persona física o moral
CONTROL
VERIFICACIÓN

QUÉ OBSERVAR
EN LA
RECEPCIÓN
Se verificará que la documentación
cuente con los elementos siguientes
ORDINARIO O
URGENTE
REMITENTE
DESTINATARIO
CONTENIDO
FECHA
ANEXOS

UBICA LAS PARTES
DEL DOCUMENTO
QUE TE
PERMITIRÁN
REALIZAR LA
RECEPCIÓN DEL
DOCUMENTO

RECEPCIÓN Y REGISTRO DE
ENTRADA DE DOCUMENTOS
Si la correspondencia es entregada en sobre
cerrado, bajo cubierta o valija, verifica que
la cantidad de piezas recibidas
correspondan con el número de piezas
registradas y que los datos de los envases
correspondan con los registros

RECEPCIÓN Y REGISTRO DE ENTRADA
DE DOCUMENTOS
Si en el anexo se menciona la
remisión de anexos, deben
verificarse. En caso contrario se
indicará a quien lo entregue si no se
encuentran, asentándose en el acuse
las aclaraciones pertinentes de no
entregarse los anexos.

RECEPCIÓN Y REGISTRO DE LA
ENTRADA DE DOCUMENTOS
si el paquete de correspondencia no
está en buenas condiciones, se
revisará el contenido y de
encontrarse faltantes se levantará
un acta que deje constancia de la
anomalía asentándose en el
registro manual o informático y en
el registro del mensajero, para
posterior aclaración.

ÁREA DE CONTROL Y MANEJO DE
ARCHIVOS
1
R
E
C
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B
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2
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3
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A

ENTRADA
SE DEBE CONTROLAR
CUANDO INGRESE POR
VENTANILLA ÚNICA O A
TRAVÉS DE LA RECEPCIÓN
DIRECTA EN LAS ÁREAS
INTERNAS DE LA
INSTITUCIÓN.
SALIDA
ES EL CONTROL DE LA
CORRESPONDENCIA QUE
EGRESA DE LAS
INSTITUCIONES O ÁREAS
INTERNAS, RESPUESTA A
CORRESPONDENCIA DE
ENTRADA.
TRÁMITE
GENERALMENTE
LLAMADO DE GESTIÓN, ES
UN PROCESO MUCHO MÁS
AMPLIO
03
01 02
FUNCIONES DEL ÁREA DE CONTROL Y
MANEJO DE ARCHIVOS

RECEPCIÓN Y REGISTRO DE ENTRADA DE
DOCUMENTOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
● FECHA DE INGRESO
● NOMBRE Y FIRMA DEL
QUE RECIBE.
● HORA DE RECEPCIÓN.

RECEPCIÓN Y REGISTRO DE ENTRADA DE
DOCUMENTOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
ESTABLECER UN MECANISMO PARA ASIGNAR
UN NÚMERO DE FOLIO CONSECUTIVO A CADA
DOCUMENTO REGISTRADO, REINICIANDO
ANUALMENTE
REGISTRO CONTROL
NÚMERO
DE FOLIO

REGISTRO DE ENTRADA
DE DOCUMENTOS
NÚMERO
DE FOLIO
LA TABLA DE REGISTRO
DEBE CONTENER:
Establezca una codificación que
se adapte a su organización.
Forme una codificación para los
tipos de documentos.
Escriba la codificación para
relacionar el medio envío de
correspondencia recibida o
enviada.

ACTIVIDADES
1. Observa el siguiente video y responde las siguientes
preguntas:
➢Qué entendemos por radicación ?
➢Qué elementos o materiales necesitas para poder realizar la
radicación
➢En nuestro país has observado cómo se realiza este
proceso.
2. Con el documento que se te entregará, realiza el
proceso correspondiente de recepción.
como radicar un documento en correspondencia SENA CGA (y
outube.com)

3. ESCRIBE VERDADERO (V) O FALSO (F) EN CADA UNA DE LAS SIGUIENTES PROPOSICIONES:
A. El proceso de recepción se da de la misma forma en todas las empresas.
B. Es imprescindible que durante la recepción se verifique que el documento posea un código.
C. La recepción de documentos se debe realizar en una unidad administrativa específica.
D. Sería recomendable que cada oficina de una empresa tenga su propia unidad o área de control y
manejo de archivos.
E. Mesa de partes debe encargarse únicamente de la recepción de documentos.
4. En grupos de dos representen la entrega de documentos en una empresa.
5. Elabora en tu cuaderno un registro de documentos con la información recibida

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