Siga ml

Sistema Integrado de
Gestión Administrativa

 El SIGA es un Sistema Integral de Gestión
Administrativa que está diseñado para contribuir
al ordenamiento y simplificación de los procesos
de la gestión administrativa en el marco de las
normas establecidas por los Órganos Rectores de
los Sistemas Administrativos.

 Al ser la Logística parte fundamental de toda
institución es necesario que los procesos que allí
se realizan sean de la mayor calidad y rapidez
para el beneficio de la Institución. Todo esto se
consigue con el sistema SIGA.

 Ordenamiento de los procesos administrativos y definición de roles.
Ordenamiento de los procesos administrativos y definición de roles.

 Contar con un catálogo único de Bienes y Servicios, estandarizado
Contar con un catálogo único de Bienes y Servicios, estandarizado
a nivel nacional
a nivel nacional

Reducción de tiempos de los procesos yymenor margen de error.
Reducción de tiempos de los procesos menor margen de error.


 Programación real de necesidades de bienes y servicios desde el
Programación real de necesidades de bienes y servicios desde el
origen.
origen.

Seguimiento y control de los consumos de bienes yyservicios por
Seguimiento y control de los consumos de bienes servicios por

Centro de Costo.
Centro de Costo.

 Información de las existencias en Almacén en línea.
Información de las existencias en Almacén en línea.


Integración de Procesos yy registro único de los mismos
Integración de Procesos registro único de los mismos
(Interfase con el SIAF-SIMI).
(Interfase con el SIAF-SIMI).

 Generación de información contable (asientos automáticos
Generación de información contable (asientos automáticos
de entradas/salidas de almacén).
de entradas/salidas de almacén).


Generación de información para el Pliego yyEntes Rectores
Generación de información para el Pliego Entes Rectores
(OSCE, SBN, entre otros).
(OSCE, SBN, entre otros).

Para Pliego // Sector
Para Pliego Sector

 Identificación de proveedores con mejores
 Identificación de proveedores con mejores
precios.
precios.
 Identificación de oportunidades para compras
 Identificación de oportunidades para compras
corporativas.
corporativas.
 Compartir uso de stocks en situaciones de
 Compartir uso de stocks en situaciones de
emergencia.
emergencia.
 Control de los bienes patrimoniales.
 Control de los bienes patrimoniales.

Capacitación

Manuales Interactivos

Soporte
IMPLEMENTACION
Técnico

Tiempo

Esta compuesta por 3 módulos:

 Módulo de Logística (SIGA-ML).
 Módulo de Patrimonio (SIGA-MP).
 Módulo de PpR (SIGA-PpR).

PROCESOS DE
PROGRAMACION PEDIDOS ADQUISICIONES
SELECCIÓN ALMACENES
(Cuadro de (Requerimiento (Generación de
(Convocatoria, (Entradas y
Necesidades, de Pedidos Órdenes de
Recepción de Salidas de
PAC) Programados y Compra y
Propuestas, Almacén)
No Servicios)
Buena Pro,
Programados)
Contratos)

Procesos regulados y supervisados por OSCE

• El Sub Módulo de Programación contempla el registro del Cuadro de
Necesidades por Centro de Costos para luego culminar con la realización
del Plan Anual de Contrataciones.

• El Registro de Cuadro de Necesidades de Centro de Costo es a nivel
fuente de financiamiento/rubro , meta, clasificador de gastos y tarea o
actividad .

• Para realizar del Plan Anual de Contrataciones es necesario realizar la
carga del PIA del SIAF ,para el ajuste respectivo que puede ser a nivel
genérica o especifica.

• También se contempla la generación de la certificación presupuestal .

• El Sub Módulo de Pedidos contempla las siguientes opciones:
- Pedidos Programados y Pedidos de Compra de B/S.
- Registro de Gastos Generales.

• Los Pedidos Programados permite que los Centros de Costo realicen sus
Pedidos de Bienes Programados del Cuadro de Necesidades de acuerdo al
Presupuesto Institucional de Apertura (PIA).

• Los Pedidos de Compra es utilizada por los Centros de Costo cuando se
requiera realizar un Pedido de Bienes o Servicios que no se consideraron
en el Cuadro de Necesidades.

• Los Registro de Gastos Generales contempla los Servicios Básicos (energía
eléctrica, agua potable, telefonía fija) y, otros (telefonía móvil, internet,
cable, vigilancia, etc.).

• Este Sub Módulo contempla las opciones que permiten el registro,
evaluación y seguimiento de los Procesos de Selección realizados por la
Entidad tomando como base el Decreto Legislativo Nº 1017 – Ley de
Contrataciones del Estado, su Reglamento y modificatorias.

• Dicho Sub Modulo esta integrado con el Sub Módulo de Programación
donde se se toman los datos relativos del Plan Anual de Contrataciones
(PAC), como producto de la consolidación del Cuadro de Necesidades de
los Centros de Costo.

• El Sub Módulo de Procesos de Selección cuenta con las siguientes
opciones:

- Registro de Procesos de Menor Cuantía
- Registro de Procesos de Menor Cuantía (Económico)
- Procesos de Menor Cuantía
- Procesos de Adjudicación Directa
- Procesos de Licitación/Concurso Públicos
- Contratos

• Este Sub Modulo contempla las opciones que permitirán generar el
Cuadro de Adquisiciones, las Órdenes de Compra y Servicio así como
registrar las Secuencias en la Fase de Compromiso (Anulación, Devolución
y Rebaja).

• Permitir realizar los compromisos de las ordenes y así como llenado de los
datos para la interfaz de SIAF de compromiso mensual

• También contempla reportes referentes a las ordenes que sirve para la
entidad de seguimiento de dichas ordenes.

• El Sub Modulo de Almacén contempla el registro de las entradas y salidas
de almacén, la generación del Kárdex valorizado, la obtención de la
información de inventarios por almacenes.

• Si se tratara de un activo fijo, se mostrará inmediatamente en forma
automática en el Módulo de Control Patrimonial como un ingreso
patrimonial.

• En la opción de Kardex de almacén nos permitir realizar la consulta del
saldo Inicial, movimientos y saldo final de los Bienes.

• Este Sub Modulo contempla 2 métodos de evaluación que son: Promedio y
Primeras Entradas Primeras Salidas-PEPS.

• Este Sub Módulo contempla las opciones de la carga de Marco
Presupuestal - PIM del Módulo Administrativo del SIAF, así como la
interfaz de compromiso de ordenes, contrato y planilla de viáticos al
Módulo Administrativo y también la carga del PCA del Modulo de Proceso
Presupuestario del SIAF.

• En la opción de Marco Presupuestal (PIM), se mostrará la información de
la ejecución del gasto del ejercicio 2010 a nivel de FF/Rb , Meta,
Clasificador y Centro de Costo en caso de ser necesario.

 Control de stocks de todos los almacenes de la Entidad: Almacén
 Control de stocks de todos los almacenes de la Entidad: Almacén
Central, Almacenes Especializados (Medicamentos), Almacenes
Central, Almacenes Especializados (Medicamentos), Almacenes
Periféricos.
Periféricos.
 Seguimiento y control de los consumos de Bienes y Servicios de
 Seguimiento y control de los consumos de Bienes y Servicios de
los distintas áreas de la entidad, en concordancia con las metas y
los distintas áreas de la entidad, en concordancia con las metas y
tareas que le han sido asignadas.
tareas que le han sido asignadas.
 Seguimiento y control de los Activos que posee la Entidad
 Seguimiento y control de los Activos que posee la Entidad
(Valores, Ubicación, Estado de conservación), evitando compras
(Valores, Ubicación, Estado de conservación), evitando compras
innecesarias (costo de oportunidad) y, facilitando el uso eficiente
innecesarias (costo de oportunidad) y, facilitando el uso eficiente
de los Activos (uso concurrente), además de cumplir con la
de los Activos (uso concurrente), además de cumplir con la
transferencia de esta información a la SBN (Ente Rector).
transferencia de esta información a la SBN (Ente Rector).
 Consulta de información de compras y contrataciones a nivel ítem
 Consulta de información de compras y contrataciones a nivel ítem
(Catálogo de Bienes yy Servicios del MEF), para la realización de
(Catálogo de Bienes Servicios del MEF), para la realización de
Procesos de Selección bajo la modalidad de Compra
Procesos de Selección bajo la modalidad de Compra
Corporativa Subasta Inversa con el consiguiente ahorro de
Corporativa yy Subasta Inversa ,, con el consiguiente ahorro de
recursos.
recursos.

C.1 Gestión Logística - Comparación funcional
Seq Tema Antes Después
Coordinación entre
A través de memorandums, teléfono y Se interactúa a través del Sistema, donde
1 las distintas
reuniones. cada usuario cumple un rol.
áreas

Los procesos realizados con el soporte del
Aplicación de normas Indebida. El trabajo manual no permitía llevar
Sistema se enmarcan dentro de las
2 y procedimientos un control y orden de la ejecución del
normas, debido a las validaciones que
establecidos presupuesto.
incorpora.

Registro de bienes y servicios utilizando un
Registro de bienes y servicios sin codificación
código único en las distintas etapas de la
dificultando su agregación para compra y
Catálogo de Bienes y cadena logística (programación, pedidos,
3 seguimiento. En otros casos, uso de diferentes
Servicios compras, almacenamiento, etc.),
catálogos, uno para comprar y otro para el
permitiendo su agregación (compras
registro de movimientos en el almacén.
corporativas) y seguimiento.

Descentralizado a nivel de cada Centro de
No se elaboraba el Cuadro de Necesidades. Costo, con control automático de techos
Programación del
En caso contrario lo realizaba el Área de presupuestales y según las normas
4 Cuadro de
Logística, de manera centralizada y con control establecidas. El Área de Logística sólo se
Necesidades
manual de techos presupuestales. encarga de su revisión, aprobación y
consolidación.

Elaborado sobre la base del Cuadro de
5 Presupuesto Elaborado sobre información histórica.
Necesidades.

Incumplimiento de presentación de información Elaboración del PAAC en los plazos
al CONSUCODE. Ejecución de procesos de establecidos por el CONSUCODE y
6 PAAC selección que no estaban en el PAAC, siendo ajustado al PIA. Ejecución de procesos de
causal de nulidad de oficio y sanción selección que están en el PAAC inicial o el
administrativa. PAAC reprogramado.

Verificación automática del monto
Autorización de Previa verificación telefónica o en situ de programado por el Centro de Costo, así
7
Pedidos stocks. como de disponibilidad de stocks en
Almacén.


Almacén dispone de consulta en el
Almacén tomaba conocimiento del pedido al
Sistema para visualizar los pedidos que se
Atención de Pedidos llegar la PECOSA. Podía suceder que en ese
8 encuentran autorizados, procediendo a
momento ya no existiera stock del bien.
realizar las reservas.

Evaluación de Manual, con posibilidad de error, con
9 Procesos de otorgamiento de Buena Pro a quien no Evaluación automática de propuestas.
Selección correspondía.

Los postores tienen la posibilidad de
Registro de
digitarlas en un software y la UE cargarlas
Propuestas Los postores presentaban por escrito sus
10 automáticamente al Sistema para su
Económicas de propuestas.
posterior evaluación, evitando errores y
Proveedores
produciendo ahorros de horas-hombre.

La emisión y compromiso de las O/C y O/S
Seguimiento de Manual, con retraso, permitiendo el
rebajan las entregas pactadas en el
11 cumplimiento mantenimiento en cartera de Cartas Fianzas
contrato, presentando el Sistema los
contractual por plazos mayores a 3 años.
saldos actualizados a determinada fecha.

O/C y O/S emitidas sin control de techo
O/C y O/S emitidas sólo si se cuenta con
presupuestal y conocimiento exacto de stocks.
12 Emisión de O/C y O/S techo presupuestal y no se dispone de
La consecuencia era su anulación o saldos de
stocks.
mercadería innecesarios.

Retrasos con la consiguiente pérdida de
Calendario, por la ineficiencia de los procesos
Cierre de Calendario involucrados en una compra o contratación Cierre oportuno y mejora de la calidad del
13
del mes (programación, autorización y consolidación de gasto.
pedidos de compra, selección de proveedores,
entre otros).

Los servicios generales se cargan a cada
Gasto en Servicios El gasto se cargaba a un Centro de Costo,
14 Centro de Costo de acuerdo a su consumo
(luz, agua) generalmente el Área de Logística.
histórico o el porcentaje que estime la UE.

… Continúa



Se realizaba manualmente, con desfase y errores,
Sinceramiento de
sobre la base de los reportes de consumos que
stocks de Se realiza automáticamente.
15 hacían llegar las farmacias de los
medicamentos
establecimientos de salud.

Kardex obtenido automáticamente. En todo
Inexacto y desactualizado. En algunas entidades momento se conoce los movimientos
16 Kardex de almacén
no se llevaba kardex. (entradas y salidas) en unidades físicas y
monetarias.

Entrega tardía de información al Área de
Contabilidad de Contabilidad automática y su entrega oportuna
Contabilidad. Utilización de Cuentas no validadas
17 movimientos en al Área de Contabilidad para la debida
por el Ente Rector y saldos no conciliados con los
almacén conciliación e incorporación en los EEFF.
EEFF.

Inventario de patrimonio saneado y conciliado
No se tenía información ni control sobre el con los EEFF. Se dispone de información para
patrimonio. Se desconocía la cantidad, valor, control y seguimiento. Cálculo de la
18 Bienes Patrimoniales
estado y ubicación de los bienes. Presentación a depreciación mensual y anual en forma
la SBN y a la DNCP de información irreal. automática y generación de archivos para su
remisión a la SBN.

… Continúa

Flujo de Procesos e Integración SIGA-SIAF
Ejercicio Anterior
Ejercicio Actual
(Junio –Diciembre)

Formulación Programación
SIAF

Presupuestal Trimestral Compromiso Devengado
(PIA) (PIM)

Interfase SIAF
Solicitud de
Pedidos – Control de Montos
Programados Programados

Asientos
Control Control de
Control techo Contables
Calendario pedido
Calendario E/S
Si Proceso
Programación de Verificar Autorizado
Stock Control Stock mín.
Bs. y Ss. Procesos de Generación Fecha vencimiento Atención de
de O/C y Ingreso a
Control de Selección Pedidos
No Techo Pptal O/S Almacén
Control de (PAAC) PECOSA
SIGA

Techo Pptal
Pedidos de Reprogramación Control
Tendencia Compra-No De Bienes y Ejecución
Control si
a reducirse Programados Servicios Contrato,
Actualización de
Activo es o no
Carta-Fianza Activos
? SI Patrimonio depreciable
PAAC (Depreciación)

NO
Autorizado?
Principio de
Flujo de Trabajo

Paso 1: Elaboración del
Cuadro de Necesidades de
Bienes y Servicios

Paso 2: Proyecto
de Presupuesto de
Bienes y Servicios

Paso 3: Traslado de
información al SIAF-SP

Flujo de información -
Interfase

Siga ml

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

Destacado

Similar a Siga ml

Más de cefic

Siga ml