Quad'e nouveau sur la facture électronique ?
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Vous avez mis à l’ordre du jour de vos priorités un projet de dématérialisation de vos factures pour vous donner le temps de bien «réfléchir» ce projet et de prendre de la hauteur car l’échéance du 1er septembre 2026 n’est finalement plus si lointaine. Vous avez raison ! Le prestataire que vous aurez choisi va commencer par vous parler d’audit. Il va vous dire que cette étape est essentielle. Il a également raison. Vous allez comprendre pourquoi.
L’audit est l’occasion rêvée de remettre à plat tous ses processus, d’évaluer l’efficacité de chacun d’entre eux, bref de les challenger. Bien souvent, il y a des process hérités du passé que l’on continue à suivre par habitude… Cette transformation digitale majeure est l’occasion en or de modifier ce qui doit être modifié et d’optimiser ce qui doit l’être.
1. CARTOGRAPHIE DES TRANSACTIONS ASSUJETTIES À LA TVA
La réforme du e-invoicing est «à tiroirs». Tous les cas de figure ne sont pas traités de la même manière. Certains dépendent du e-invoicing, d’autres du e-reporting. A vous de déterminer le pourcentage de chaque flux. Saviez-vous que ce premier dispatch peut vous aider à choisir votre prestataire. Comment et pourquoi?
2. DIAGNOSTIC DE LA QUALITÉ DES DONNÉES DANS L’ERP
L’ERP est le logiciel central des entreprises, il est souvent interconnecté avec d’autres systèmes d’informations. La mise à jour et la justesse des données est d’autant plus cruciale qu’il faudra en transmettre de nombreuses à l’Administration une fois la réforme du e-invoicing mise en place.
3. ÉTUDE DE VOTRE CONFORMITÉ À LA NORME EN16931
A terme, seuls les formats Factur-X, UBL, CII seront acceptés. Si vous identifiez dès à présent les caractéristiques de chaque format, vous pourrez déterminer le plus adapté à vos processus. La question se pose d’autant plus si vous avez des flux de factures vers les Administrations avec des formats spécifiques.
4. IDENTIFICATION DES CAS D’USAGE
Un cas d’usage est un cas spécifique de facturation (acompte, avoir, sous-traitance). L’Administration a compté 36 cas d’usage. Les règles relatives aux flux et les mentions obligatoires associées sont différentes. L’audit est l’occasion d’identifier les cas de facturation que vous êtes amenés à rencontrer et demander à votre partenaire de vous expliquer comment ils seront traités une fois la réforme déployée.
5. VÉRIFICATION DES MENTIONS OBLIGATOIRES ET TRANSMISSION DES DONNÉES À L’ADMINISTRATION
Le contrôle des factures sera effectué par les PDP afin de s’assurer qu’elles soient conformes à la nouvelle réglementation. Pour éviter des rejets inutiles, mieux vaut vérifier en amont le contenu des mentions obligatoires dans vos factures et s’assurer d’envoyer un format adapté. Ce qui est aujourd’hui toléré ne le sera pas demain (ou disons après-demain…).
Il faut voir l’audit comme la fondation d’une maison ou un échafaudage. Il ne viendrait à l’idée de personne de construire une maison sans plans ou de démarrer le ravalement d’une façade sans échafaudage. C’est identique avec un projet de dématérialisation de factures, surtout celui de la mise en conformité avec la réforme du e-invoicing. Plus votre partenaire insistera sur la question de l’audit, plus cela vous donnera des garanties de sérieux pour générer de belles opportunités.
Si la facturation électronique vous intéresse, vous interroge ou vous préoccupe, n’hésitez pas à consulter nos ressources complémentaires. Nous les avons créées pour vous aider et vous accompagner.
[Webinar] : Réforme du e-invoicing : sans audit, pas de réussite !
Quand ? : le 27 février à 10h30
L’objet de l’audit est d’identifier clairement les processus que vous souhaitez conserver de ceux que vous aimeriez voir disparaître mais aussi de déterminer l’écart qu’il vous reste à combler d’ici la mise en conformité avec la réforme du e-invoicing. Assister à ce webinar est un bon complément à l’information de cette newsletter.
[Livre blanc] : Donnez vie à votre projet de dématérialisation de factures
Nous vous guidons pas à pas dans les 8 étapes constituant tout projet de dématérialisation de factures. Au-delà des étapes du cahier des charges et du développement informatique, nous vous montrerons d’autres éléments (peut-être moins connus) comme l’importance des premiers retours ainsi que le monitoring du début de l’exploitation de la solution.
[Infographie] : Réforme du e-invoicing : comment vous y préparer concrètement ?
Ce document d’audit unique conçu sur la base des pré-requis de la réforme du e-invoicing est le parfait complément de l’audit en face en face que vous pouvez aussi demander. En effet, les échanges sont essentiels. Ils permettent à l’éditeur de vraiment comprendre vos besoins et vos process afin de vous proposer l’offre la plus adaptée. Ce document est un plus que vous pourrez conserver tout au long de votre projet et remplir au fur et à mesure de l’avancement de celui-ci.