NORME ISO
INTERNATIONALE 15489-1
Deuxième édition
2016-04-15
Information et documentation —
Gestion des documents d’activité —
Partie 1:
Concepts et principes
Information and documentation — Records management —
Part 1: Concepts andPREVIEW
iTeh STANDARD principles
(standards.iteh.ai)
SIST ISO 15489-1:2017
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Numéro de référence
ISO 15489-1:2016(F)
© ISO 2016
ISO 15489-1:2016(F)
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ii © ISO 2016 – Tous droits réservés
ISO 15489-1:2016(F)
Sommaire Page
Avant-propos............................................................................................................................................................................................................................... iv
Introduction...................................................................................................................................................................................................................................v
1 Domaine d’application.................................................................................................................................................................................... 1
2 Références normatives.................................................................................................................................................................................... 1
3 Termes et définitions........................................................................................................................................................................................ 1
4 Principes de gestion des documents d’activité...................................................................................................................... 3
5 Documents d’activité et systèmes documentaires............................................................................................................. 4
5.1 Généralités................................................................................................................................................................................................... 4
5.2 Documents d’activité.......................................................................................................................................................................... 4
5.2.1 Généralités............................................................................................................................................................................. 4
5.2.2 Caractéristiques des documents d’activité probants........................................................................ 5
5.2.3 Métadonnées pour la gestion des documents d’activité................................................................. 5
5.3 Systèmes documentaires................................................................................................................................................................. 7
5.3.1 Généralités............................................................................................................................................................................. 7
5.3.2 Caractéristiques des systèmes documentaires....................................................................................... 7
6 Politiques et responsabilités.................................................................................................................................................................... 8
6.1 Généralités................................................................................................................................................................................................... 8
6.2 Politiques...................................................................................................................................................................................................... 9
6.3
6.4
iTeh STANDARD PREVIEW
Responsabilités..................................................................................................................................................................................... 10
Surveillance et évaluation........................................................................................................................................................... 10
6.5 (standards.iteh.ai)
Compétences et formation.......................................................................................................................................................... 11
7 Évaluation..................................................................................................................................................................................................................12
7.1 Généralités................................................................................................................................................................................................
SIST ISO 15489-1:2017 12
7.2 Périmètre de l’évaluation............................................................................................................................................................. 12
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7.3 Compréhension defbbdbb5353b4/sist-iso-15489-1-2017
l’activité...................................................................................................................................................... 13
7.4 Détermination des exigences liées aux documents d’activité...................................................................... 13
7.5 Mise en œuvre des exigences liées aux documents d’activité...................................................................... 14
8 Mesures de contrôle pour la gestion des documents d’activité.........................................................................14
8.1 Généralités................................................................................................................................................................................................ 14
8.2 Référentiel de métadonnées pour la gestion des documents d’activité.............................................. 15
8.3 Plans de classement fonctionnels......................................................................................................................................... 16
8.4 Règles d’accès et d’habilitation............................................................................................................................................... 16
8.5 Référentiel de gestion des documents d’activité..................................................................................................... 17
9 Processus de création, de capture et de gestion des documents d’activité...........................................18
9.1 Généralités................................................................................................................................................................................................ 18
9.2 Création de documents d’activité......................................................................................................................................... 18
9.3 Capture des documents d’activité........................................................................................................................................ 18
9.4 Classement et indexation des documents d’activité............................................................................................. 19
9.5 Contrôle d’accès................................................................................................................................................................................... 19
9.6 Stockage des documents d’activité...................................................................................................................................... 20
9.7 Utilisation et réutilisation........................................................................................................................................................... 20
9.8 Migration et conversion des documents d’activité................................................................................................ 20
9.9 Sort final..................................................................................................................................................................................................... 21
Bibliographie............................................................................................................................................................................................................................ 22
© ISO 2016 – Tous droits réservés iii
ISO 15489-1:2016(F)
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d’organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l’ISO). L’élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l’ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l’ISO, participent également aux travaux.
L’ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour l’élaboration du présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier, de prendre note des différents
critères d’approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été
rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2 (voir www.
iso.org/directives).
L’attention est appelée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l’objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L’ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant
les références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de
l’élaboration du document sont indiqués dans l’Introduction et/ou dans la liste des déclarations de
brevets reçues par l’ISO (voir www.iso.org/patents).
Les éventuelles appellations commerciales utilisées dans le présent document sont données pour
iTeh STANDARD PREVIEW
information à l’attention des utilisateurs et ne constituent pas une approbation ou une recommandation.
Pour une explication de la signification (standards.iteh.ai)
des termes et expressions spécifiques de l’ISO liés à l’évaluation
de la conformité et pour toute information au sujet de l’adhésion de l’ISO aux principes de l’OMC
concernant les obstacles techniques au commerce (OTC), voir le lien suivant:
SIST ISO 15489-1:2017 Avant-propos —
Informations supplémentaires
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est le Comité technique ISO/TC 46, Information et
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Le Comité responsable du présent document
documentation, Sous-comité SC 11, Archives/Gestion des documents d’activité.
Cette deuxième édition annule et remplace la première édition (ISO 15489-1:2001), qui a fait l’objet
d’une révision technique.
L’ISO 15489 comprend les parties suivantes, présentées sous le titre général Information et
documentation — Gestion des documents d’activité:
— Partie 1: Concepts et principes
— Partie 2: Lignes directrices [Rapport technique]
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ISO 15489-1:2016(F)
Introduction
La présente partie de l’ISO 15489 définit les concepts et les principes fondamentaux présidant à la
création, la capture et la gestion des documents d’activité. Elle occupe une position centrale parmi un
ensemble de Normes et de Rapports techniques internationaux qui fournissent des lignes directrices
complémentaires et des instructions en matière de concepts, de techniques et de pratiques de création,
de capture et de gestion des documents d’activité.
Les documents d’activité et leur gestion
Les documents d’activité constituent à la fois des preuves des activités opérationnelles et des actifs
informationnels. Ils se distinguent des autres actifs informationnels par leur caractère opérationnel
et le fait qu’ils sont étayés par des métadonnées. Les métadonnées des documents d’activité servent à
indiquer et conserver le contexte, ainsi qu’à appliquer des règles appropriées à la gestion des documents
d’activité.
La gestion des documents d’activité englobe les actions suivantes:
a) créer et capturer les documents d’activité en vue de répondre aux exigences de preuve de l’activité
opérationnelle;
b) prendre des mesures appropriées pour protéger leur authenticité, leur fiabilité, leur intégrité et
leur exploitabilité, le contexte opérationnel et les exigences de gestion évoluant dans le temps.
NOTE 1 Les expressions «activité opérationnelle» ou «activités opérationnelles» dans la présente partie de
iTeh STANDARD PREVIEW
l’ISO 15489 s’entendent au sens large pour désigner les activités qui concourent aux objectifs justifiant l’existence
de l’organisme. Les fonctions, les activités, les opérations et les processus représentent des types particuliers
(standards.iteh.ai)
d’«activité opérationnelle», qui sont définis à l’Article 3.
Les documents d’activité sont de plusSIST en ISO
plus15489-1:2017
souvent créés et conservés dans des environnements
numériques, offrant un éventail de possibilités nouvelles d’utilisation et de réutilisation. Les
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environnements numériques offrent aussi une plus grande
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contrôle au sein des systèmes et entre les systèmes de gestion des documents d’activité.
L’évolution des modèles économiques entraîne l’élargissement des responsabilités en matière de
documents d’activité au-delà des limites organisationnelles et juridictionnelles traditionnelles. Ceci
demande que les professionnels de la gestion documentaire appréhendent et répondent à un ensemble
diversifié de besoins émanant de parties prenantes internes et externes. Ces besoins peuvent englober
des attentes plus grandes en matière de transparence des processus décisionnels exprimées par des
entreprises et des gouvernements, des citoyens, des consommateurs, des utilisateurs de services, des
personnes visées dans les documents d’activité et d’autres parties intéressées par la façon dont les
documents d’activité sont créés, capturés et gérés.
NOTE 2 Dans la présente Norme internationale (toutes les parties), la formulation «création, capture et
gestion» est utilisée pour résumer la gestion des documents d’activité dans sa globalité. Elle inclut l’acte
consistant à recevoir un document d’activité et l’ensemble des processus liés aux documents d’activité décrits
dans la présente partie de l’ISO 15489.
Tout en ne perdant pas de vue ces facteurs liés au contexte, la présente partie de l’ISO 15489 a été
élaborée en tenant compte:
a) des rôles joués par les documents d’activité comme support de l’activité opérationnelle et en tant
qu’actifs informationnels;
b) des possibilités accrues d’utilisation et de réutilisation des documents d’activité dans
l’environnement numérique;
c) des systèmes et des règles de création, de capture et de gestion des documents d’activité qui doivent
dépasser les limites organisationnelles traditionnelles, comme dans les environnements de travail
collaboratifs et multi-juridictionnels;
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ISO 15489-1:2016(F)
d) des mesures de contrôle des documents d’activité, qui peuvent être indépendantes des autres
composantes des systèmes documentaires;
e) de l’importance de l’analyse récurrente de l’activité opérationnelle et du contexte pour identifier
les documents d’activité à créer et capturer, ainsi que de la façon dont il convient de les gérer dans
le temps;
f) de l’importance de la gestion des risques lors de l’élaboration des stratégies de gestion des
documents d’activité, et du fait que cette dernière est elle-même une stratégie de gestion des
risques.
Alors que les concepts et les principes de la présente partie de l’ISO 15489 s’appliquent à divers
environnements opérationnels et technologiques, ces environnements peuvent nécessiter différentes
méthodes de mise en œuvre des contrôles, des processus et des systèmes relatifs aux documents
d’activité. La présente partie de l’ISO 15489 n’a pas pour objet de fournir des conseils détaillés de
mise en œuvre dans le cadre d’environnements spécifiques de création, de capture et de gestion de
documents d’activité. Elle définit plutôt des concepts-clés et détermine des principes de niveau élevé
à partir desquels il s’avère possible d’élaborer des mesures de contrôle des documents d’activité, des
systèmes et des processus de gestion de ces documents d’activité dans tout environnement. Des conseils
portant sur la conception et la mise en œuvre des mesures de contrôle, de systèmes et de processus
de gestion des documents d’activité dans ces différents environnements sont fournis dans la ou les
partie(s) suivante(s) de la norme ainsi que dans d’autres normes et rapports techniques internationaux.
Avantages
Les méthodes de création, de capture et de gestion de documents d’activité s’appuyant sur les concepts
iTeh STANDARD PREVIEW
et les principes de la présente partie de l’ISO 15489 garantissent la création, la capture et la gestion des
(standards.iteh.ai)
preuves de l’activité faisant autorité, ainsi que leur mise à disposition de ceux qui en ont besoin, aussi
longtemps que nécessaire. Ceci permet notamment:
a) une amélioration de la transparence et deSIST ISO 15489-1:2017
la capacité à rendre compte;
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b) la création d’une politique efficace; fbbdbb5353b4/sist-iso-15489-1-2017
c) un processus décisionnel argumenté;
d) la gestion des risques opérationnels;
e) la continuité des activités en cas de sinistre;
f) la protection des droits et des obligations des organismes et des personnes;
g) une protection et un soutien en cas de litige;
h) la conformité à la législation et aux réglementations;
i) une meilleure capacité à démontrer la responsabilité de l’entreprise, notamment l’atteinte des
objectifs de durabilité;
j) une réduction des coûts grâce à une plus grande efficacité opérationnelle;
k) la protection de la propriété intellectuelle;
l) des activités de recherche et de développement basées sur des preuves;
m) la création d’une identité professionnelle, personnelle et culturelle;
n) la protection de la mémoire de l’organisme, des personnes et de la collectivité.
Les politiques, la répartition des responsabilités et les procédures de création, de capture et de gestion
des documents d’activité soutiennent les programmes de gouvernance de l’information des organismes.
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ISO 15489-1:2016(F)
Relations avec d’autres normes
La présente partie de l’ISO 15489 a été élaborée comme une ressource qui se suffit à elle-même.
Cependant, elle fait aussi partie intégrante d’une famille de normes et de rapports techniques
internationaux ouvrant tout un éventail d’aspects se rapportant à la création, la capture et la gestion
des documents d’activité. Ceux-ci sont énumérés dans la Bibliographie et peuvent être consultés pour
des conseils plus détaillés sur des aspects particuliers de la gestion des documents d’activité.
La gestion des documents d’activité conformément à la présente Norme internationale (toutes les
parties) est essentielle à la réussite d’un système de gestion des documents d’activité (SGDA), c’est-à-
dire le système de gestion défini par la série de normes internationales ISO 30300. Un SGDA associe
la gestion des documents d’activité à la réussite de l’organisme et à la capacité de rendre compte en
établissant un cadre de travail comportant une politique, des objectifs et des directives qui concernent
les documents d’activité. Il détermine les exigences en matière de:
a) définition des rôles et des responsabilités;
b) processus systématiques;
c) surveillance et évaluation;
d) revue et amélioration.
Il est conseillé aux dirigeants et autres personnes souhaitant mettre en œuvre, exploiter et améliorer
un SGDA d’utiliser la présente partie de l’ISO 15489 en liaison avec la série de Normes internationales
ISO 30300.
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Information et documentation — Gestion des documents
d’activité —
Partie 1:
Concepts et principes
1 Domaine d’application
La présente partie de l’ISO 15489 détermine les concepts et les principes à partir desquels sont
élaborées les méthodes de création, de capture et de gestion des documents d’activité. La présente
partie de l’ISO 15489 décrit les concepts et les principes relatifs:
a) aux documents d’activité, à leurs métadonnées et aux systèmes documentaires;
b) aux politiques, à la répartition des responsabilités, à la surveillance et la formation nécessaires à la
gestion efficace des documents d’activité;
c) à l’analyse récurrente du contexte opérationnel et de la définition des exigences en matière de
documents d’activité;
iTeh STANDARD PREVIEW
d) au contrôle des documents d’activité;
e)
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aux processus de création, de capture et de gestion des documents d’activité.
La présente partie de l’ISO 15489 s’applique SIST ISOà15489-1:2017
la création, à la capture et à la gestion des documents
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d’activité, indépendamment de leur structure ou de leur forme, dans tous les types d’environnements
opérationnels et technologiques, fbbdbb5353b4/sist-iso-15489-1-2017
et dans le temps.
2 Références normatives
Il n’y a aucune référence normative.
NOTE La présente partie de l’ISO 15489 a été élaborée comme une ressource qui se suffit à elle-même, c’est-
à-dire qu’aucun document n’est indispensable à son application.
3 Termes et définitions
Pour les besoins du présent document, les termes et définitions suivants s’appliquent.
3.1
accès
droit, modalités et moyens de recherche, d’exploitation ou de récupération de l’information
3.2
activité
tâche principale exécutée par une entité organisationnelle dans le cadre d’une fonction (3.11)
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ISO 15489-1:2016(F)
3.3
acteur
personne, groupe de travail ou organisme responsable ou impliqué dans la création d’un document
d’activité, sa capture et/ou dans les processus liés à la gestion des documents d’activité
[SOURCE: ISO 23081‑1:2006, 3.1]
Note 1 à l’article: Des outils technologiques tels que des applications logicielles peuvent être considérés comme
des acteurs s’ils exécutent régulièrement des processus liés aux documents d’activité.
3.4
plan de classement fonctionnel
outil permettant de relier les documents d’activité à leur contexte de création
3.5
classement
identification systématique et/ou classement des activités et/ou des documents d’activité en catégories
suivant des conventions et méthodes structurées logiquement, ainsi que des règles de procédures
3.6
conversion
processus consistant à changer le format des documents d’activité
3.7
destruction
action d’éliminer ou de supprimer un document d’activité de façon irréversible
iTeh STANDARD PREVIEW
3.8
sort final (standards.iteh.ai)
série de processus associés à la mise en œuvre des décisions de conservation, de destruction (3.7) ou
de transfert des documents d’activité, telles qu’explicitées dans le référentiel de gestion des documents
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d’activité (3.9) ou tout autre outil de référence
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3.9
référentiel de gestion des documents d’activité
règles de conservation
outil définissant les sorts finaux (3.8) autorisées pour les documents d’activité indiqués
3.10
preuve
information ou document prouvant une opération (3.18)
[SOURCE: ISO 30300:2011, 3.1.5]
Note 1 à l’article: Preuve d’une opération dont il peut être démontré qu’elle a été créée dans le cadre normal de
la conduite de l’activité de l’organisme et qu’elle est intacte et complète. Ne se limite pas au sens légal du terme.
3.11
fonction
ensemble d’activités qui assure les principales responsabilités en vue d’atteindre les objectifs
stratégiques d’une entité organisationnelle
3.12
métadonnées de gestion des documents d’activité
informations structurées ou semi-structurées, qui permettent la création, la gestion et l’utilisation de
documents d’activités dans le temps, au sein de divers domaines et entre ces domaines
[SOURCE: ISO 23081‑2:2007, 3.7]
2 © ISO 2016 – Tous droits réservés
ISO 15489-1:2016(F)
3.13
migration
processus de déplacement de documents d’activité d’une configuration matérielle ou logicielle à une
autre sans en modifier le format
[SOURCE: ISO 30300:2011, 3.3.8]
3.14
document(s) d’activité
informations créées, reçues et préservées comme preuve (3.10) et actif par une personne physique ou
morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite des opérations (3.18) liées à son activité
3.15
gestion des documents d’activité
champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création,
de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final (3.8) des documents d’activité, y
compris des processus de capture et de préservation de la preuve (3.10) et de l’information liées aux
activités et aux opérations (3.18) sous la forme de documents d’activité
3.16
système documentaire
système d’information qui intègre, organise, gère et rend possible l’accès (3.1) aux documents d’activité
dans le temps
Note 1 à l’article: Un système documentaire peut comporter des éléments techniques tels que des logiciels, qui
peuvent être conçus spécifiquement pour la gestion des documents d’activité ou pour répondre à un autre objectif
iTeh STANDARD PREVIEW
organisationnel, et d’éléments non techniques, notamment une politique, des modes opératoires, des personnes
et d’autres acteurs, ainsi que d’une répartition des responsabilités.
(standards.iteh.ai)
3.17
Référentiel de métadonnées SIST ISO 15489-1:2017
plan logique qui https://standards.iteh.ai/catalog/standards/sist/5910f307-8360-4962-a727-
montre les relations entre les éléments de métadonnées, habituellement par
l’établissement de règles d’utilisation et de gestion des métadonnées qui portent en particulier sur la
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sémantique, la syntaxe et la condition des valeurs (niveau d’obligation)
[SOURCE: ISO 23081‑1:2006, 3.3]
3.18
transaction
opération
la plus petite unité d’un processus (3.19), qui consiste en un échange entre deux ou plusieurs participants
ou systèmes
[SOURCE: ISO/TR 26122:2012, 3.5]
3.19
processus
une ou plusieurs séquences d’activités requises pour produire un résultat conforme aux règles de
gouvernance
[SOURCE: ISO/TR 26122:2012, 3.6]
4 Principes de gestion des documents d’activité
La gestion des documents d’activité s’appuie sur les principes suivants:
a) la création, la capture et la gestion de documents d’activité font partie intégrante de toute activité,
quel qu’en soit le contexte (voir 5.1);
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ISO 15489-1:2016(F)
b) quelles que soient leur forme ou leur structure, les documents d’activité constituent des preuves
de l’activité faisant autorité lorsqu’elles possèdent les caractéristiques d’authenticité, de fiabilité,
d’intégrité et d’exploitabilité (voir 5.2.2);
c) les documents d’activité comportent un contenu et des métadonnées décrivant le contexte, le
contenu et la structure des documents d’activité, ainsi que leur gestion dans le temps (voir 5.2.3);
d) les décisions concernant la création, la capture et la gestion des documents d’activité s’appuient sur
l’analyse et l’évaluation des risques des activités, dans leurs contextes opérationnel, juridique et
social (voir Article 7);
e) indépendamment de leur degré d’automatisation, les systèmes de gestion des documents d’activité
permettent l’application des contrôles de documents d’activité et l’exécution des processus de
création, de capture et de gestion des documents d’activité (voir 5.3). Ils sont subordonnés aux
politiques, aux responsabilités, à la surveillance et l’évaluation, et la formation définies en vue de
répondre aux exigences identifiées propres aux documents d’activité (voir Article 6).
Ces principes trouvent leur prolongement dans les concepts, les contrôles et les processus de gestion
des documents d’activité décrits dans les sections ci-après de la présente partie de l’ISO 15489.
5 Documents d’activité et systèmes documentaires
5.1 Généralités
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Les documents d’activité constituent à la fois des preuves de l’activité opérationnelle et des actifs
informationnels. Tout ensemble d’information, indépendamment de sa structure et de sa forme, peut
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être géré en tant que document d’activité. Ceci inclut l’information sous la forme de document, de
collection de données ou d’autres types d’information numérique ou analogique qui sont créés, capturés
et gérés dans le cadre d’une activité. SIST ISO 15489-1:2017
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La gestion des documents d’activité englobe les actions suivantes:
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a) créer et capturer les documents d’activité en vue de répondre aux exigences de preuve de l’activité
opérationnelle;
b) prendre des mesures appropriées pour protéger leur authenticité, leur fiabilité, leur intégrité et leur
exploitabilité ainsi que leur contexte opérationnel et les exigences de gestion évoluant dans le temps.
Dans la gestion des documents d’activité, les métadonnées sont les données décrivant le contexte, le
contenu et la structure des documents d’activité, ainsi que leur gestion dans le temps. Les métadonnées
constituent une composante essentielle de tout document d’activité (voir 5.2.3).
La gestion des documents d’activité est assurée par des systèmes documentaires (voir 5.3).
5.2 Documents d’activité
5.2.1 Généralités
Les documents d’activité peuvent documenter des événements ou des opérations isolés, ou peuvent
constituer des agrégations conçues pour documenter des processus, des activités ou des fonctions.
Il convient qu’indépendamment de leur forme ou de leur structure, les documents d’activité
possèdent des caractéristiques d’authenticité, de fiabilité, d’intégrité et d’exploitabilité (voir 5.2.2)
afin de constituer une preuve des événements de l’activité ou des opérations probants et de satisfaire
entièrement aux exigences professionnelles.
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