Améliorez votre quotidien d’acheteur grâce à un processus automatisé

Comment un processus
d’achat automatisé améliore
votre quotidien ?
Grâce au BPM, prenez place au coeur des étapes du traitement de vos demandes d’achat.

L’OBJECTIF EST DE SIMPLIFIER
VOTRE QUOTIDIEN DURANT
VOS ACTIVITÉES
Le processus d’achat créé
précèdement prend vie et
vous l’utilisez au quotidien
dans votre service.
Découvrez maintenant son
fonctionnement étapes
par étapes.
Le processus d’achat créé
précèdement prend vie et
vous l’utilisez au quotidien
dans votre service.
Découvrez maintenant son
fonctionnement étapes
par étapes.
*le processus ci-dessus est une représentation simplifiée d’un processus d’achat réel.
MON PROCESSUS D’ACHAT*
Début Fin
© InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?

LANCEMENT
DU PROCESSUS1.

1. LANCEMENT DU PROCESSUS
Un demandeur initie sa
demande d’achat via un
formulaire en ligne.
FORMULAIRE DE
DEMANDE D’ACHAT
Demandeur :
eMail :
Type d’achat :
Quantité :
Commentaire :
Valider
Une fois validé, le
processus démarre...

ÉTUDE
DU BESOIN2.

2. ÉTUDE DU BESOIN
Automatiquement le
service achat est alerté
de la demande.
Il accède ainsi à toutes les
informations nécessaires
saisiesparleprescripteur
pourétudierlebesoin.
1DEMANDE
ENTRANTE
1

RÉDACTION DOSSIER
DE DEMANDE D’ACHAT3.
validé
non-validé

3. RÉDACTION DU DOSSIER
DE DEMANDE D’ACHAT
Les informations
obtenues permettent
de rédiger un dossier
de demande d’achat. Ce
dossier est ensuite inséré
dans l’application afin de
poursuivre le processus.

VALIDATION
DU DOSSIER4. Boucle de validation :
Les allers-retours entre les deux étapes sont
prévus afin de pouvoir modifier et adapter le
dossier, sans être perdu dans les échanges.
validénon-validé

Automatiquement le dossier
est transmis au responsable. Il
est immédiatement notifié d’une
tâche de « validation » à réaliser.
4. VALIDATION DU DOSSIER
1VALIDATION
EN ATTENTE
1

MISE EN
CONCURRENCE5.
validé
non-validé

Une fois le dossier validé, le service achat
peut lancer la publication d’un appel d’offre
visant à mettre en concurrence les différents
fournisseurs.
Le dossier est alors
automatiquement envoyé aux
fournisseurs concernés.
5. MISE EN CONCURRENCE
1
1
1

OFFRES
DE RÉPONSES6.
validé
non-validé

6. OFFRES DE RÉPONSES
RÉPONSE
DEMANDE D’ACHAT
Valider
Nom :
Société :
eMail :
Pièces jointes : AJOUTER DOSSIER RÉPONSE
+
Les fournisseurs ont accès à toutes les
informations nécessaires et répondent
à l’offre via des formulaires extérieurs
sécurisés et accessible en ligne.

ANALYSE
DES RÉPONSES7.
validé
non-validé
validé
non-validé

Le service achat est notifié de l’arrivée de chaque réponse.
Elles sont regroupées au sein d’une même interface, il
pourra ainsi procéder simplement à leur analyse.
7. ANALYSE DES RÉPONSES
DOSSIERS DE RÉPONSES REÇUS
Société A mail@societeA.com voir le dossier ›
Société B mail@societeB.com voir le dossier ›
Société C mail@societeC.com voir le dossier ›
Société D mail@societeD.com voir le dossier ›
Société E mail@societeE.com voir le dossier ›
5

NÉGOCIATION8.
validé
non-validé

Le service achat va
ensuite entrer dans une
phase de négociation
avec un ou plusieurs
répondants.
8. NÉGOCIATION

ATTRIBUTION9.
validé
non-validé

Suite aux négociations, le service achat
va attribuer la commande à l’un des
fournisseurs directement depuis la
solution. Le fournisseur choisi sera
automatiquement informé.
9. ATTRIBUTION
DEVIS REÇUS
Société A mail@societeA.com voir le devis ›
Société B mail@societeB.com voir le devis ›
Société C mail@societeC.com voir le devis ›
Société D mail@societeD.com voir le devis ›
Société E mail@societeE.com voir le devis ›

PUBLICATION10.
validé
non-validé

Automatiquement l’outil de gestion
de processus va ajouter ou actualiser le
fournisseur sélectionné dans l’ERP grâce
aux diverses informations saisies jusque-là.
10. PUBLICATION
Base de données

INSTALLATION11.
validé
non-validé

Le fournisseur sélectionné, va pouvoir
maintenant initier la mise en place
de son projet.
11. INSTALLATION

FIN DU
PROCESSUS
Pour en savoir plus
sur la démarche processus liée aux achats,
découvrez nos ressources sur ce thème :
www.interopsys.fr/tag/service-achat/

MISE EN PLACE D’UNE SOLUTION DE
GESTION DE PROCESSUS
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Nous avons pour mission de simplifier et d’optimiser
votre quotidien à l’aide de notre solution de gestion de
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