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Information management presentation generale - you can
Canon, avec plus de 75 ans d'expérience, est un leader dans le secteur de la gestion de l'information, particulièrement en archivant électroniquement des documents pour optimiser les processus d'entreprise et garantir la conformité réglementaire. Le projet de dématérialisation repose sur un accompagnement méthodique et personnalisé pour assurer une bonne appropriation des utilisateurs finaux des nouveaux outils. La transition vers la facturation électronique, encouragée par la législation, offre des gains substantiels en coûts et en efficacité.
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Information management presentation generale - you can
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- 2. Une implémentation mondialeéquilibrée Un groupe avec plus de 75 ans d’histoire au service de l’innovation. Top 3 des entreprises dépositaires du plus grand nombre de brevets aux Etats-Unis. Dans la zone EMEA (Europe/Moyen- Orient/Afrique) : Plus de 16 000 personnes 116 pays de la zone EMEA environ 1/3 du résultat global de Canon Canon en France : la plus importante implantation du groupe sur la région EMEA
- 3. La stratégie dugroupe Canon Partenariat stratégique et participation au capital d’éditeurs clés : une roadmap claire Edition de logiciel Une offre complète pour la composition, la capture, l’archivage et le partage des documents Service professionnel Une démarche projet structurée autour d’une équipe de spécialiste Savoir-faire service Service commercial Une présence à vos côtés, une connaissance de vos métiers, vos contraintes, vos attentes 45 ressources spécialisées Capture / Gestion documentaire 20 consultants 5 experts projet 4 experts support 16 techniciens solution Centre de support solution Account Manager Business Process Consultant Solution Consultant Savoir-faire solution Des équipes projets à tous les niveaux du groupe, des profils issus du monde du service
- 4. Quatre propositions devaleur Politique impression Optimisation de votre chaine d’impression Dématérialisation Fluidification de votre gestion documentaire Production Externalisation Externalisation de vos processus
- 5. L’archivage électronique Contexteet périmètre
- 6. L’archivage électronique dedocuments : contexte • L’archivage est une obligation et une nécessité pour l’entreprise : • Obligation au regard de la loi, règlements et directives qui constituent le cadre dans lequel opère l’entreprise : code du commerce, des impôts, du travail… • Nécessité de se protéger en réduisant ses risques et préserver le patrimoine de l’entreprise : technique, commercial, informationnel au sens large (Guide de l’archivage électronique et FNTC) Archiver c’est donc conserver (des informations, des documents, des objets…) dans le but de les retrouver pour des raisons identifiées, sur des durées définies. • Mais l’archivage électronique c’est aussi une mémoire vivante : • Echange de documents avec vos clients et fournisseurs • Optimisation des processus de l’entreprise • Disponibilité de la mémoire de l’entreprise • Assurer la conformité, la traçabilité Mettre l’archivage au service de l’amélioration de vos processus et de la relation client.
- 7. L’archivage électronique dedocuments : c’est quoi? • Le terme GED, ou Gestion Électronique de Documents, désigne l’ensemble d’un système dédié à la gestion du cycle de vie des documents : • Naissance : Création, acquisition des documents • Vie : Consultation, circulation, modification, partage… • Fin : Archivage, destruction • La GED sous tend donc un processus visant à gérer le cycle de vie des documents, ce processus consiste en : • Capturer Numérisation, capture, lecture automatique, indexation (Externalisation ou Internalisation) • Créer Composition de documents, référentiel documentaire • Classer et stocker les documents dans le cadre normatif et réglementaire • Circuler, partager des documents sous forme numérique autour de processus métiers • Consulter sous forme numérique ou reproduite sur leur support d’origine
- 8. ENTRANT Email Fax Papier MFP / Scanner Portail web Mobile CIRCULANT Email Bureautique Papier RSE Intranet Mobile SORTANT Email Fax Papier Editique Portail web Mobile Et qu’est-ce que cela concerne? La GED a donc vocation à fédérer en un lieu l’ensemble des flux documentaires de l’entreprise et en assurer la disponibilité.
- 9. Avant de stocker,une GED s’alimente ELECTRONIQUE ENTRANT Email / PDF / Office / Mobile / eDocument SORTANT ERP / CRM / Bureautique PAPIER PORTAIL Extranet / Intranet ENTRANT Fax / Courrier / Impression SORTANT Flux de gestion Flux unitaire RE-ENTRANT Contrat / Commande WORKFLOW Circulation de documents / Processus métiers GED Gestion de contenus
- 10. L’expertise Canon Couverturefonctionnelle et logicielle
- 11. La gestion del’information
- 12. Cartographie fonctionnelle RéférentielPortails Applications métiers COLD Consultation Versement Documents non structurés Formulaires
- 13. 13 Une gammelogicielle complète
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- 15. Méthodologie projet Unaccompagnement de tous les instants
- 16. Un projet… plusque des technologies • Gouvernance centralisée (une forte implication d’un sponsor de la direction) • Budget consolidé (prestations de services en rapport avec la taille des projets) • Equipe projet méthodique (Planning & Ressources) • Exécution (activités & livrables)
- 17. Une méthode etdes livrables structurés A chaque étape du déploiement de la solution, une ressource Canon vous accompagne … INITIATION DECOUVERTE CONCEPTION MISE EN OEUVRE EXPLOITATION AMELIORATION Account Manager Business Process Consultant Solution Consultant Project Manager Expert Client Service Manager Helpdesk Account Manager Technicien C. Syst. BPC Conseil / Vente Services Professionnels Service & Support
- 18. Conduite du changement Facteurs clés de succès d’un projet de dématérialisation L’arrivée d’une nouvelle solution documentaire au sein d’une organisation est un facteur de transformation et de changement qui peut modifier considérablement les habitudes de travail, les comportements des utilisateurs, voire modifier les processus de l’entreprise. Ainsi, le succès de tout projet repose sur un accompagnement structuré, méthodique et personnalisé conduisant à la compréhension et l’adhésion des utilisateurs finaux, ainsi qu’à une bonne appropriation des nouveaux outils mis en place. Matériels Prestations de services Logiciels Ces projets revêtent plusieurs dimensions qui sont autant de sujets d’attention • Une dimension outil : Prise en main d’un nouvel environnement de travail qui sera bien souvent utilisé de façon intensive. • Une dimension organisation : Comprendre et accepter les ajustements d’organisation nécessaires (changements de rôles et responsabilités, évolution des fonctions …). • Une dimension métier : S’approprier de nouvelles pratiques et processus métiers. • Une dimension culture d’entreprise : Intégrer progressivement de nouveaux concepts tels que l’approche processus et la guidance de tâche. L’apport de certains outils de pilotage peut influencer également les modes managériaux. L’impact du déploiement d’un tel environnement est donc multiple, et l’aspect social doit être intégré rapidement, avec • Une communication adaptée pour sensibiliser les utilisateurs finaux • Une participation d’interlocuteurs opérationnels dans la conception de l’outil • Une sollicitation des acteurs sociaux dans la définition du projet • Une anticipation des impacts des changements et des ajustements des organisations pour éviter une incompréhension et démotivation des utilisateurs • Un support aux utilisateurs finaux (formation, assistance au démarrage,…) pour une appropriation totale de l’outil Appropriation Changements durables
- 19. Les grands principesde notre accompagnement 1 2 3 Un accompagnement ‘métier’ du projet, en phase avec les attentes, afin d’assurer l’adéquation et l’appropriation de la solution mise en place Une proposition de solution évolutive et pérenne • Un transfert de compétence auprès du client • Un contrat de Service qui inclut les versions majeures des logiciels proposés Etre force de conseil pour ces projets qui modifie les modes opératoires de l’entreprise Une équipe expérimentée, un engagement sur l’ensemble du projet 4 Des outils et méthodes adaptés
- 20. La mise enplace Nous vous accompagnons de bout en bout dans la mise en oeuvre de votre solution de facturation électronique
- 21. L’accompagnement au changement Facteurs clés de succès d’un projet de dématérialisation L’arrivée d’une nouvelle solution au sein d’une organisation est un facteur de transformation et de changement qui peut modifier considérablement les habitudes de travail, les comportements des utilisateurs, voire modifier les processus de l’entreprise. Ainsi, le succès de tout projet repose sur un accompagnement structuré, méthodique et personnalisé conduisant à la compréhension et l’adhésion des utilisateurs finaux, ainsi qu’à une bonne appropriation des nouveaux outils mis en place. Prestations de services Logiciels Matériels Outil Organisation Métier Culture d’entreprise Communication Participation Sollicitation Anticipation Support
- 22. En conclusion Mettezla performance au coeur de votre organisation!
- 23. Le numérique, unestratégie gagnante! 82% perçoivent clairement l’impact du numérique sur leur activité. Pour 46%, le numérique se révèle un levier de croissance payant pour l’avenir! Quels leviers pour la dématérialisation et la GED : • Amélioration de l’expérience client : Prise en charge des demandes (Contrat, Commande, Réclamation…), réactivité, simplification des échanges… • Amélioration de la relation fournisseur : Raccourcissement des délais de traitement des factures, fluidité des échanges… • Amélioration des processus financier : Optimisation des traitements, gestion du cash-flow, traçabilité, conformité… • Amélioration de la relation avec les administrations : Conformité aux normes d’échanges (factures électroniques…), dématérialisation des marchés publics, Disponibilité en cas d’audit • Amélioration de l’organisation interne : Optimisation de la recherche d’information, Disponibilité immédiate de l’information, Partage et collaboration autour du document, Gestion des ressources humaines…
- 24. Alors, on passeà la facture électronique! L’une des évolutions majeures de la Loi de finances rectificative a été de cesser de faire des signatures électroniques ou de l’échange des données informatisées les seules modalités de transmission et de mise à disposition des factures électroniques (art. 289 VI du CGI). On peut estimer que l’approche suivie est fonctionnelle et ce, quelque soit le support (papier ou électronique). C’est une opportunité pour des gains multiples : • Gain sur les coûts d’envoi (courrier, affranchissement) • Gain de temps dans la transmission • Respect de la loi LME • Gain écologique • Modernisation de l’image de marque • Mise en conformité en vue de la mise en application de l’obligation de transmettre des factures électroniques dans le cadre du règlement des marchés publics
- 25. Un retour surinvestissement assuré 1 Edition 2 Envoi 3 Rapproche-ment 4 Archivage 5 Relance 6 Litiges 7 Coût trésorerie 9,50 € Impression Mise sous pli Affranchissement Dépôt poste Suivi paiements Pointages Matériel classement Espace Manipulations Identification non paiement Relances Traitement écarts de paiement Consommation de BFR Facture papier 0,30 € 1,20 € 2,00 € 0,80 € 0,80 € 2,40 € 2,00 € 1 Edition 2 Envoi 3 Rapproche-ment 4 Archivage 5 Relance 6 Litiges 7 Coût trésorerie 6,30 € Impression Mise sous pli Affranchissement Dépôt poste Suivi paiements Pointages Simplification du processus Matériel classement Espace Manipulations Identification non paiement Relances Traitement écarts de paiement Simplification du processus Consommation de BFR Réduction et fiabilisation des délais Facture électronique 0€ 0 € 2,00 € 0 € 0,80 € 2,00 € 1,50 €
- 26. Prêts pour laprochaine étape? Nous vous remercions de votre attention! Florian Reboullet Business Process Consultant Canon France S.A.S Réseau Direct Région Sud-Est Agence de Lyon Mobile: +33 (0)6 46 05 27 79 Email : [email protected]