コース: プロジェクトを成功に導くには

移行のためのコミュニケーション計画を立てる

コース: プロジェクトを成功に導くには

移行のためのコミュニケーション計画を立てる

“

適切なコミュニケーションは、 移行で大きな効果を発揮します。 移行を成功させるコミュニケーション計画の 立て方を見ていきましょう。 プロジェクトにおいては、小さな変更が 予想もしない結果を招くことがあります。 影響を受ける人への対応が、 プロジェクトの成否に関わる 場合もあります。 前向きなコミュニケーションで、 移行を成功させる３つの方法を 見ていきましょう。 １つ目は、変更を行う前の連絡です。 早めに連絡することで、チーム外の 人の意見を聞く機会を得られ、 今まで気付かなかった潜在リスクや問題を 見つけることができます。 問題が起きる前にそれを特定して 解決する機会になります。 ２つ目は、変更中の連絡です。 何が何のために行われているかを 理解してもらうためです。 変更が何であれ、人は古いものを離れる 時期を経てから新しいものに 取りかかります。 そのプロセスを忘れないでください。 ３つ目は、変更後の連絡です。 念押しとも言えるものです。 １、２回で分かる人は、まれです。 １週間毎日聞いてようやく頭に入る という人のほうが多いと思ってください。 それを踏まえて、 移行のコミュニケーション計画に役立つ ５つの質問を見ていきましょう。 まず、変更の影響を受ける人を 特定することから始めます。 伝える相手は誰ですか。 次に、伝える内容を決めます。 たとえば、変更のメリットは何ですか。 想定される反対意見は何ですか。 それにどのように対応しますか。 これを念頭にメッセージを考えます。 次の質問です。 誰が伝えますか。 発信者には、チームメンバー、管理職、 関係する同僚などが考えられます。 次は、手段を決めます。 文書、メール、ミーティングなどの 手段です。 ビデオなど、凝った演出にするのも ひとつの手です。 最後に、変更前、変更中、変更後の いつ連絡をして、どのくらいの頻度で 繰り返すのかを決めます。 自分でも試してみてください。 自分のプロジェクトと、その変更で影響を 受ける人について考えてみましょう。 ５つの質問の答えを考え、変更前、変更中、 変更後に何を伝えるか決めてください。 移行のコミュニケーション計画では、 さまざまな関係者やグループが浮かびます。 それは、さまざまな相手に、 さまざまな手段で、さまざまな内容を伝える 必要があるということです。 こうしたコミュニケーションを通じて、 プロジェクトの変更を 行き渡らせることができます。 移行のコミュニケーション計画に うまく取り組めば、プロジェクトに対する 人々の受けとめ方が変わり、 リーダーとしての成功にもつながります。

目次