コース: Microsoft Teams 基本講座

共有ファイルのセキュリティを設定する - Microsoft Teamsのチュートリアル

コース: Microsoft Teams 基本講座

共有ファイルのセキュリティを設定する

“

Copilot for Microsoft 365 は、 とても便利です。 メッセージの生成だけでなく、 過去のやりとりや ファイルの検索の役割も 担ってくれます。 その Copilot の検索は、 ユーザーが持つ権限に依存し、 ユーザーがアクセスできない情報を 検索結果に含みません。 しかし、もし逆に ユーザーが気づかないうちに、 大雑把な権限管理をしていたら、 予期せぬ他のユーザーからの 検索結果に表示され、 ファイルの中身を見られたり 編集されたりしてしまいます。 例えば、このスライドのようなケースに 注意が必要です。 「パブリック」チームの情報、 「標準」または「共有」チャネルの情報、 組織のユーザーへ共有リンクを 設定したファイルなどです。 これらについて、組織で、 Teams への Copilot 導入を 展開する際には、 雑なファイルの共有リスクについて 振り返り、正しい設定を推奨しましょう。 それでは、まず、 私が自分が含まれていないグループで 共有されているファイル名を知ったので、 検索をしてみようと思います。 Teams のウィンドウを表示します。 チャットから、 Copilot を選択します。 プロンプトを入力します。 「送信」を選択します。 Copilot が指定したファイルの 情報を応答しました。 表示されたファイルを選択します。 ファイルを表示することができました。 それでは、このファイルの持ち主の ウィンドウへ切り替えます。 このファイルの持ち主は、 こちらのチームにファイルを アップロードしています。 このフォルダの詳細なアクセス許可の状態を SharePoint から 確認してみましょう。 メニューバーから、 「その他のオプション」の 「SharePoint で開く」を 選択します。 SharePoint の ウィンドウが開きました。 ウィンドウ右上、 「２人のメンバー」を選択します。 ご覧のように、 このメンバーは２人だけで、 Iden Hisayo、 私はこちらに含まれていません。 しかし、先ほど Copilot から 私もこちらのファイルに アクセスすることができました。 グループのメンバーシップを 閉じておきます。 続いて、ウィンドウ右上の 「詳細ウィンドウを開く」 ボタンで表示される 詳細パネルを確認すると、 アクセス許可がある グループがあることを確認できます。 グループのアイコンを選択します。 「アクセス許可を管理」の ウィンドウから、 「グループ」タブを選択します。 表示されているグループは、 SHAREPOINT グループです。 これらのグループへ アクセスが許可されています。 参考までに、 SHAREPOINT グループの 設定ウィンドウを確認してみます。 この操作の詳細は、 LinkedIn ラーニングで 用意されている SHAREPOINT のコースで 習得してください。 このチームのメンバーには、 チームのメンバーの他に、 外部ユーザー以外のすべてのユーザー、 つまり、組織のユーザーであれば、 誰にでも権限が与えられていることが わかります。 SHAREPOINT の フォルダーウィンドウへ戻ります。 先ほど確認した権限を削除するには、 アクセス許可のグループを選択し、 「直接アクセス権：編集可能」を 選択して、 「編集可能」のボタンから、 直接アクセスを削除する必要があります。 そして、その後、 正しいアクセス許可を 付与する必要があります。 ここでは、「アクセス許可を管理」の ウィンドウを閉じておきます。 なぜ、このようなことが 起こってしまうのでしょうか。 冒頭で確認した通り、 少なくともこの３つの原因が考えられます。 それぞれの詳細な操作方法は、 このコースの他のレッスンで 説明していますので、 そちらを確認してください。 これらの設定により、 アクセス許可の付与による うっかりミスが発生する可能性は Copilot に限った現象ではありません。 しかし、Copilot によって、 より気軽に、広範な検索が 簡単にできるようになると、 便利な反面、気付かないうちに 付与してきた大雑把な権限から ガバナンスが効かなくなってしまう 可能性があります。 例えば、チャットやメールの会話で 気軽に ID やパスワードのような 秘匿情報を、 ちょっと今だけと思って共有しても、 そのような情報の存在は、 残っている限り、思わぬところで 探し出されてしまう可能性を Copilot は持っています。 組織の管理者やユーザーは、 取得度の高い情報について、 共有の設定や秘密度レベルの 適用など、 厳密に見直す必要があります。 Copilot for Microsoft 365 の 使用に備え、 正しく設定を行っておきましょう。

目次