コース: プロジェクトマネジメントの基礎：予算管理
リソースにコストを割り当てる
10万ドルの給料を出そう、と 言われたとします。 ただし、いつなのかは不明です。 かなり困惑しますね。 何かを買ってもいいのか、 いつ買えるのか分かりません。 プロジェクト予算で資金を割り当てても、 いつ使用するのか明記しなければ、 同じ問題が起こります。 支出する予定の金額だけでなく、 いつ支出するのかも 知っておく必要があります。 先にプロジェクトのスケジュールを 作成しておくと、コストを リソースに正確に割り当てられます。 仕組みを見てみましょう。 第一に、スケジュール上のコスト支出を すべて洗い出します。 スケジュールにはプロジェクトに 必要なすべてのタスク、見積り、 リソースを含めます。 現金支出を示すには、 グラフの活用をおすすめします。 例を挙げます。 現金支出グラフはY軸に支出額、 X軸に月を記載します。 データはプロジェクト全体を通じて 累積されます。 このグラフでは、さまざまな時点の コストフロー金額が分かります。 第二に、リソースのコストを分析し、 プロジェクト期間内で どう割り当てるか確認します。 請求は開始時、終了時、 それとも複数回ですか。 プロジェクトで最も高額なコスト項目は、 工数や資本設備の購入などのリソースです。 高額な経費項目は個別に追跡しましょう。 このようにコスト支出グラフには、 特定のリソース支出が追加されています。 第三に、タイプが似たコストは WBSで同じグループにします。 共通のテーマを使用すると、コストの 洗い出しと記録が簡単になります。 たとえば業者リソースのコスト、機器、 コンサルタントの料金などです。 第四に、洗い出したタスクの すべてのコストを再度確認します。 見過ごされがちなコストの例として、 ケーキを焼く作業を考えます。 ケーキを焼くには小麦粉、卵、 牛乳などの材料が必要です。 またケーキを焼くためのオーブン、 オーブンを熱するための電気、 材料を入れるボウル、スプーンも必要です。 これらが必要なリソースとツールです。 多くの人は材料のコストしか 気にしていません。 オーブンを熱する電気などを忘れています。 ケーキが焼けないという事態に ならないように、 タスクをよく確認するのが賢明です。 コストの割り当て方を確認したら、 コストと時間の割り当て データを使った管理方法を見てみます。 まず、支払いスケジュールを計画します。 業者にはマイルストーン払いができます。 翌四半期までリソースの購入を待てる場合は その方がよく、資金を節約できるでしょう。 次に、同じコスト支出グラフに 実際のコストを記録します。 ご覧のように、コスト計画に対する支出を 記録すると、有益な情報が 得られることがあります。 支出が計画とは違っても構いませんが、 その場合は上層部に説明できるよう、 準備をしておきましょう。 プロジェクトは計画どおりに進むとは 限りませんが、コスト支出計画を立てて 支出をきちんと記録すれば、 問題を予測し、先手を打って プロジェクト予算を管理できます。
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