コース: プロジェクトマネジメントの基礎：予算管理
支出を調整する
欲しい物を買うためにお店に行き、 目当ての商品を見つけたので レジに行ったのに、 手持ちのクレジットカードが使えなかったら きっとイライラします。 こうしたことがプロジェクト予算で 起こってはいけません。 過度の遅延や管理の問題で予算計画が 台無しにならないように、 予算プロセスの内容を 十分に理解しておく必要があります。 予算がきちんと機能するように、 知っておくべきことを紹介します。 最初に、組織で契約管理を どのように行っているか確認します。 請負契約を結ぶために、法務部門から 財務部門に通す必要がありますか。 契約条件に署名する人は誰ですか。 組織によってはすべてを 事細かに取り決めないと、 １円も使うことができません。 時間がかかるので、プロセスを十分理解し、 必要な時間とコストを 甘く見ないようにしてください。 次に、業者への支払い方法を明確にします。 支払いにあたり、 財務で必要な事務作業は何ですか。 支払条件は何日以内ですか。 ほかの条件はありますか。 自社の支払いシステムに業者を 登録するには、どんな情報が必要ですか。 財務システムに業者を登録する際に 必要な情報を把握します。 税金や企業登録の詳細などについて、 作業前に把握しておけば、 組織も業者もスムーズに対応できます。 海外の会社やオフショアの リソースが関わる場合は、支払いに自国の 通貨を使うかどうかを確認します。 計画で為替変動リスクの検討が 必要かもしれません。 それから、キャッシュフローの管理に 関係するプロセスを検討します。 支出を今四半期にするか、 翌四半期にするかは重要ですか。 年度末に支払いを 確定する必要がありますか。 購入の前倒しはできますか。 たとえば３人の技術補佐が必要で、 最初の２か月は１人、 残り２か月は２人が必要だとします。 有利な価格で前払いするために、 ３人と契約交渉をする権限がありますか。 最後に、請求書の処理にあたり、経理に 領収書や発注書を渡す必要があります。 ほとんどの場合、財務部門は合意した価格や 支出の証拠を求めるので、 必要なものを正しく把握しましょう。 プロジェクトは業者とその価格に影響を受け 組織の仕事は利益の創出と コスト管理だと理解してください。 ビジネスケースを常に 頭に入れておきましょう。 多くの質問をしたほうが良いのでしょうか。 私はそうしています。 金銭の取引を進めるために必要なことを 詳しく知っておけば、問題や悩みの種、 業者とのいざこざを防げます。 予定どおりに進まないことは 他にもありますが、 支払プロセスを確認しておけば、 想定外が減るでしょう。
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