Quad'e nouveau sur la facture électronique ?

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Vous avez décidé de vous lancer dans ce fameux projet de dématérialisation de vos factures. Grâce à un audit de vos processus mais aussi un récapitulatif de vos besoins et attentes, vous avez pré-sélectionné des partenaires qui vous paraissent les plus adaptés. La définition du périmètre du projet en interne est capitale pour choisir LE bon partenaire mais aussi éviter des « must-have » inutiles... Cette étape est comme vous l’avez compris essentielle car elle conditionne notamment le budget du projet ainsi que la composition de l’équipe projet.

La phase de réflexion doit faire l’objet d’un consensus des parties prenantes pilotes de votre projet. Cette définition servira à l’élaboration d’un premier cahier des charges qui sera ensuite enrichi avec le prestataire choisi. Ce document servira de référence pour donner un cadre initial au projet et recentrer ce dernier si nécessaire. Ce cadre peut même différer entre un projet de dématérialisation des factures fournisseur et un autre pour les factures client. 

À NOTER

Lors de votre réflexion sur la phase amont du projet de dématérialisation de vos factures, vous pouvez vous poser la question du degré de digitalisation de vos processus financiers et de l’objectif que vous souhaitez atteindre. Cet objectif ou ces objectifs doivent être clairs et mesurables (par exemple, réduire les délais de traitement et automatiser les tâches répétitives ou assurer une conformité avec toutes les réglementations). Tous ces éléments orienteront votre choix et surtout vous

Si vous ne vous sentez pas encore prêt pour démarrer la mise en conformité ou si la marche vous semble encore un peu haute, vous pouvez toujours choisir un prestataire qui travaille sur la conformité de sa solution avec le e-invoicing et faire appel à lui pour un projet de dématérialisation de vos factures. Voici la liste des Plateformes de Dématérialisation Partenaires dressée par la DGFiP si vous souhaitez la consulter.

LE SAVIEZ-VOUS ?

55% des entreprises ayant fait une demande d’agrément en tant que PDP sont des PME de moins de 50 salariés. Une fois que vous aurez choisi votre partenaire, vous n’aurez peut-être pas envie d’en changer tout de suite. La fiabilité et la robustesse de l’entreprise sélectionnée peut aussi donc constituer un critère.

De plus (et comme toujours devrions-nous dire), la solution logicielle doit s’adapter à l’organisation et non l’inverse. En fonction de l’audit réalisé, des cas d’usage fréquemment rencontrés, des types de flux de factures, toutes les solutions ne se valent pas. En effet, être agréé en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire signifie « pouvoir transmettre » les données requises dans le cadre du e-invoicing et du e-reporting à l’Administration tout en étant conforme aux exigences de cette loi.

Une facture BtoB internationale (en plus d’avoir un usage courant de certaines mentions) peut être transmise en PDF ou en papier (formats hors périmètre de la réforme et donc du cahier des charges de l’agrément). Le cas du BtoG est un peu différent car il nécessite une connexion au portail Chorus Pro. Toutes les PDP ne sont pas en mesure de proposer une offre couvrant tous les flux de facture. Si c’est votre cas ou si vous avez le projet de vous développer à l’international, ce critère fera partie des prérequis du périmètre du projet. Sans cela, vous risquez les fameux silos synonymes de perte d’efficacité. 

"La réflexion doit être poussée quant au futur paramétrage de l’outil numérique qui pilotera la dématérialisation des factures afin de sélectionner celui dont les fonctionnalités s’adaptent à l’organisation et non l’inverse. » Chrystelle Verlaguet, VP des solutions logicielles et experte de la e-facturation".

Autre élément sensible à prendre en compte, la capacité de cloisonnement dans un souci de confidentialité de certaines données de factures, par exemple celles à destination d’une typologie de client. Dans certains cas, le DAF peut contrôler le paiement de certaines factures fournisseur dont le montant dépasse un seuil critique ou vérifier leur exactitude pour éviter des erreurs ou des fraudes. Le cahier des charges de la DGFiP est très strict sur la sécurité des données transmises entre entreprises mais ne peut rien imposer en interne. Ce point, primordial pour certaines entreprises et pouvant évoluer avec le temps, fait partie de la définition du périmètre du projet.

La constitution de l’équipe projet et ses sponsors peut être parfois un casse-tête (un peu comme les plans de table lors d’un mariage…). Cette composition dépendra de la charge de travail de chacun et des expertises. Nous vous conseillons par ailleurs de faire appel à différentes expertises.

Pourquoi ? Parce que chacun, avec sa vision différente, apportera au final plus de globalité au projet (les utilisateurs pourront vous remonter des cas concrets et leurs difficultés actuelles alors que les gestionnaires d’équipe auront une approche plus large). Autre point et non des moindres.

Plus votre équipe sera représentative, plus vous aurez de chance de faire adhérer et d’acquérir à votre cause toutes les équipes une fois le projet déployé. La définition du (ou des) sponsor(s) est également cruciale car un projet de cette envergure a besoin de soutien de la part de personnes influentes au sein de votre structure, notamment en cas d’enlisement, de conflits ou de différences de perspectives (quasi inévitable dans ce type de projets). Ces personnes peuvent être soutenues par un tiers extérieur mais attention il devra comprendre parfaitement les enjeux et les forces en présence.

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C’est certainement l’une des étapes les plus délicates car elle conditionne les options et les modules choisis. Au rabais, vous risquez de ne pas couvrir tous les cas et d’avoir des mauvaises surprises au moment où le e-invoicing sera effectivement déployé. Mais le contraire est tout aussi délétère pour votre trésorerie. Dans l’étude OpinionWay que nous avons mené en 2024, nous avons pu nous rendre compte que l’estimation du budget n’était pas simple. En effet, 29% des entreprises ne savaient pas quantifier le budget nécessaire pour un projet de dématérialisation des factures en lien avec la législation. Fixer son budget maximum permet de circonscrire le projet, de limiter les mauvaises surprises et d’y voir plus clair sur les devis qui vous seront proposés. 

En suivant scrupuleusement ces premières étapes, vous vous assurez de bien dimensionner votre projet en fonction de vos besoins, de vos ressources et de vos objectifs. Vous vous dotez des premières clés qui faciliteront la future transition vers des systèmes plus performants, sécurisés et adaptés aux besoins futurs de votre entreprise sans oublier la conformité avec la législation du e-invoicing. 

Si la facturation électronique vous intéresse, vous interroge ou vous préoccupe, n’hésitez pas à consulter nos ressources complémentaires. Nous les avons créées pour vous aider et vous accompagner.

[Webinar replay] : 2026, c'est demain ! Êtes-vous prêt pour la transition vers la facture électronique ?

Nous entendons souvent dire nos clients : « oh nous avons le temps, encore 1 an et demi, voire 2 ans et demi avant l’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique ». Il faut savoir que ce type de projet prend environ 18 mois car il peut y avoir des contretemps, quelques accrocs, différends ou lenteurs. Qui plus est, plus vous attendez, plus vous êtes à la merci de surcoûts qui auraient pu être évités. Faites le point avec ce webinar et évaluez correctement votre « degré d’urgence » pour démarrer ce projet.

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[Témoignage] : Abena Frantex, un passage en douceur vers la facturation électronique

Il est toujours intéressant de voir comment le passage à la facture électronique s’est passé ailleurs et quels bénéfices concrets ont pu en être retirés. Retrouvez le témoignage de Emmanuel Bourguignon de la société Abena Frantex qui vous explique pourquoi un projet de dématérialisation se réfléchit dès à présent et l’impact de ce projet sur ses équipes

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[Guide pratique] : Maîtrisez enfin vos délais de paiement

Contexte économique en demi-teinte, augmentation globale de nombre d’entreprises défaillantes, accroissement des délais de paiement et du crédit interentreprises mettant particulièrement en danger les PME et les ETI et leur chaîne de fournisseurs... 

Les délais de paiement et les encours clients sont au cœur des préoccupations. Bonne nouvelle : il est possible d’agir pour les réduire, découvrez-le dans ce guide.

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