Le conseil municipal de Birmingham pourrait faire face � une perte de 216,5 millions de livres sterling � la suite � la d�b�cle du syst�me Oracleselon un nouveau rapport d'audit
Un nouveau rapport d'audit revoit � la hausse le montant total des pertes financi�res li�es � la mise en �uvre du projet ERP Oracle du conseil municipal de Birmingham. Le co�t total du d�sastre devrait atteindre 216,5 millions de livres sterling (280,4 millions de dollars) d'ici avril 2026. Les enqu�tes ont r�v�l� que l'�chec de la migration vers Oracle Cloud est d� � une s�rie de d�faillances dans la gestion du projet. Les documents soulignent qu'il y a eu un manque syst�mique de leadership, les responsables du projet n'ayant pas �cout� les pr�occupations soulev�es par un certain nombre de parties. Le fiasco a contribu� � ruiner le conseil municipal de Birmingham.
Les pertes financi�res occasionn�es par le projet ERP pourraient �tre bien plus importantes
Le conseil municipal de Birmingham pr�voyait d'utiliser Oracle Cloud pour ses op�rations financi�res et de ressources humaines, en vue d'un lancement en d�cembre 2020. Le projet consiste en la mise en service de la plateforme unique Oracle Fusion pour les finances, la paie, l'approvisionnement, les ressources humaines, la gestion de la cha�ne d'approvisionnement et la gestion de la relation client en remplacement d'un syst�me SAP introduit pour la premi�re fois en 1997. La date d'ach�vement initiale de 2020 a ensuite �t� report�e � avril 2022, ce qui n'a pas non plus �t� respect�. Le suivi du projet a �t� rendu difficile.
En fin de compte, le co�t du projet ERP est pass� d'une estimation initiale 19 millions de livres (24 millions de dollars) � 38 millions de livres (48 millions de dollars), et � la suite des nombreux probl�mes persistants, le conseil a annonc� en juin 2023 qu'il devrait d�penser 46,5 millions de livres (58,7 millions de dollars) suppl�mentaires pour rectifier les probl�mes rencontr�s. Il s'est finalement retrouv� avec un co�t pr�visionnel de 131 millions de livres sterling, y compris la r�impl�mentation. Cette d�b�cle a r�v�l� la mauvaise gestion d�sastreuse dont ont fait preuve les responsables et suscit� de nombreuses questions.
Mais l'histoire ne s'arr�te pas l�. Un nouveau rapport de l'Audit Reform Lab (un collectif d'universitaires, de consultants et d'activistes) bas� � l'universit� de Sheffield, en Angleterre, estime que le co�t r�el du d�sastre de la mise en �uvre du syst�me Oracle devrait s'�lever � 216,5 millions de livres jusqu'en avril 2026, car les plans de d�penses de la municipalit� s'appuyaient sur les �conomies attendues du syst�me ERP, qu'elle a ensuite annul� en raison des probl�mes successifs.
Envoy� par Extrait du rapport
Aucune des �conomies directes pr�vues n'a �t� r�alis�e et, en outre, en raison de l'incapacit� � contr�ler les budgets, un montant important d'�conomies plus larges a d� �tre pass� par pertes et profits. Au total, 69 millions de livres sterling d'�conomies en 2023/24 ont �t� annul�s, ainsi que d'autres �conomies non sp�cifi�es dans les ann�es � venir.
Bon nombre des processus internes et des connaissances tacites qui avaient �t� utilis�s auparavant pour produire des r�sultats financiers se sont effondr�s, ne fournissant pas des solutions simples qui auraient permis de r�soudre des probl�mes de ce type.
Le rapport demande une enqu�te publique sur le d�sastre financier, qui a provoqu� la faillite du conseil apr�s que la nouvelle d'une r�clamation de 760 millions de livres sur l'�galit� salariale a �t� divulgu�e. Le rapport affirme que ce chiffre a �t� divulgu� pr�matur�ment et potentiellement sur�valu�, tandis que le r�le d'Oracle a �t� minimis�. Selon les auditeurs, l'absence d'un syst�me comptable op�rationnel rendait la r�alisation d'un audit complet co�teuse et longue.
� Toute enqu�te ult�rieure devrait poser des questions s�rieuses sur les raisons pour lesquelles l'�chec d'Oracle a �t� minimis� par la haute direction � l'�poque ; et si cela �tait le r�sultat de l'intransigeance et de la mauvaise gestion, ou faisait partie d'une strat�gie d�lib�r�e pour d�tourner le bl�me, ou d'une autre raison �, a d�clar� le rapport. En r�ponse, John Cotton, pr�sident du conseil municipal de Birmingham, a fait valoir que les responsabilit�s sont partag�es.
La mise en �uvre d�un syst�me ERP (Enterprise Resource Planning) est souvent un processus complexe et co�teux pour les organisations. Le Conseil de la ville de Birmingham, au Royaume-Uni, en a fait l�exp�rience de mani�re douloureuse lorsqu�il a d�cid� d�adopter Oracle Fusion, un logiciel ERP r�put�. Mais les choses ne se sont pas d�roul�es comme pr�vu, et le Conseil a d� prendre des mesures extraordinaires pour sauver le projet, des mesures fortement controvers�es.
Un simple projet ERP qui finit par ruiner l'un des plus grands conseils municipaux d'Europe
En septembre, le conseil municipal de Birmingham a �mis un avis au titre de l'article 114, ce qui signifie en effet que le conseil se d�clarait en faillite, et une enqu�te du Centre for Governance and Scrutiny a �t� lanc�e pour d�terminer ce qui n'allait pas. Dans un rapport d'audit du conseil publi� en avril 2024, le conseiller Fred Grindrod a expliqu� que le comit� d'audit avait �t� induit en erreur, citant la correspondance qui a suivi le rapport de novembre 2023 du Centre for Governance and Scrutiny. � Ce que cette chambre doit comprendre, c'est la gravit� de la situation �, a expliqu� le conseiller dans le rapport d'audit.
Il a ajout� : � si la commission d'audit a �t� induite en erreur, alors chaque membre de cette chambre a �t� induit en erreur, un manquement au devoir de la part de certains de nos dirigeants, et c'est ce qui est arriv� � notre conseil �. Selon d'autres sources, des notes prises par un responsable du conseil soulignent des divergences dans le rapport du conseil au cabinet publi� en juin 2023, r�v�lent les �l�ments cl�s du syst�me Oracle qui ne fonctionnaient pas.
Selon le rapport du conseil, � certains �l�ments critiques d'Oracle ne fonctionnent pas de mani�re ad�quate et cette d�faillance a eu un impact principalement sur les op�rations quotidiennes des finances et des ressources humaines �, y compris le fait que les paiements qui devraient �tre automatiques �taient toujours effectu�s manuellement. C'est ce rapport qui a demand� les 46,5 millions de livres (58,7 millions de dollars) suppl�mentaires pour r�soudre les probl�mes urgents.
Les anomalies comprennent le fait que la faille dans la mise en �uvre du logiciel Oracle �tait connue avant m�me que le syst�me ne soit mis en service en avril 2022. Les notes du gestionnaire montrent �galement que les dirigeants du conseil ont �t� invit�s � enqu�ter sur l'�chec des communications entre la direction du programme, le comit� de pilotage et les membres, pour savoir pourquoi l'�quipe de direction ne semblait pas �tre au courant des probl�mes li�s � Oracle.
Mais le conseil a poursuivi la mise en �uvre de l'ERP Oracle bien qu'elle �tait consciente des d�fauts. En outre, les diapositives d'une pr�sentation de mise en �uvre de l'ERP datant de 2019 r�v�lent que l'�tat de rapprochement bancaire d'Oracle ne g�rait pas les fichiers bancaires mixtes d�biteurs/non-d�biteurs. La solution de contournement propos�e n�cessitait soit une intervention manuelle importante, soit une offre de plateforme en tant que service (PaaS) d'Evosys.
Evosys est le partenaire de mise en �uvre d'Oracle engag� par le conseil pour construire le nouveau syst�me. Cela signifie que la connaissance du probl�me existait jusqu'� trois ans avant le d�ploiement. En novembre 2022, il a �t� rapport� que des personnes handicap�es s'�taient retrouv�es endett�es � cause des probl�mes informatiques. Le syst�me emp�chait les pr�l�vements automatiques d'�tre pay�s aux personnes ayant des demandes de prestations d'invalidit�.
Cela affectait leur capacit� � �tablir un budget et � prendre des d�cisions financi�res pour elles-m�mes. En fin de compte, un certain nombre de personnes se sont retrouv�es endett�es en essayant de payer leurs factures sans savoir que les prestations auxquelles elles avaient droit n'avaient jamais �t� vers�es. En avril 2024, il a �t� estim� que les processus manuels mis en �uvre par le conseil co�taient au conseil environ 250 000 livres sterling par mois.
L�affaire du conseil municipal de Birmingham met en lumi�re les d�fis complexes auxquels sont confront�es les organisations lorsqu�elles impl�mentent des syst�mes ERP. Elle souligne �galement l�importance de la planification minutieuse, de la gestion des risques et de la transparence dans de tels projets. Esp�rons que le conseil tirera des le�ons de cette exp�rience pour garantir le succ�s futur de son syst�me ERP.
Source : rapport d'audit (PDF)
Et vous ?
Quel est votre avis sur le sujet ? Que pensez-vous du d�sastre financier auquel a abouti le projet ERP de la municipalit� de Birmingham ? Selon vous, pourquoi le conseil municipal de Birmingham a-t-il poursuivi le projet malgr� les probl�mes techniques relev�s d�s le d�part ? Que pensez-vous des nombreuses d�faillances observ�es dans la gestion de ce projet ERP ? Quid des surco�ts ? Quelles le�ons peut-on tirer de ce fiasco ?Voir aussi
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