Aula 11 Secretariado

Conhecendo as
tecnologia que podem
facilitar o dia a dia em
um arquivo

“Não há progresso sem mudanças. E quem
não consegue mudar a si mesmo acaba não
mudando coisa alguma.”
George Shaw

 Proporcionar uma compreensão
dos conceitos básicos de
questões relativas ao
gerenciamento de documentos.
 Apresentar os cuidados básicos
para a preservação dos
documentos.

A conservação dos documentos envolve fatores
intrínsecos e extrínsecos relacionados aos
suportes da informação. Os fatores intrínsecos
estão relacionados com a composição dos
materiais, como:
 Processos de
fabricação;
 Tipos de fibras;
 Resíduos químicos etc.

Como os fatores extrínsecos fatores externos
aos materiais podemos subdividi-lo da
seguinte maneira acompanhe a seguir:

A luz seja ela natural ou
artificial, induz o processo de
envelhecimento acelerado.
Cuidado especial deve ser
tomado com os papéis
termosensíveis, como os
recebidos de transmissões
via fax, que devem ser
xerocados tão rapidamente
quanto possível.

O calor e a umidade podem
ser altamente nocivos aos
materiais, quanto mais a
temperatura aumenta, mais
intensiva se tornam as
reações químicas de
degradação.

Pilhas de documentos que
são amarradas com
barbantes e que podem ter
suas margens cortadas. As
dobras excessivas de
papéis que fragilizam e
facilitam a ruptura.

Poluentes atmosféricos, a poeira que
potencializa a ação de agentes biológicos,
pois transportam inúmeros ácaros e
microorganismos.

Insetos e outros microorganismos.

Envolve toda ação
humana deliberada ou por
negligência que traga
como consequência a
deterioração do acervo.

Desastres naturais como enchentes, queda de
raios e incêndios.

Para saber mais sobre a
origem da microfilmagem.

Pelo seu tamanho, o
microfilme não é
legível a olho nú;
apesar da extrema
redução mantém as
caracterísitcas fiéis
do documento e
pode ser lida através
da ampliação da
imagem num
aparelho de leitura.

 Economia de espaço físico e mão de obra.
 Maior segurança na conservação de
documentos vitais da empresa contra
riscos como furtos, incêndios, inundações
etc. Já que podem ser armazenados em
cofres.
 Facilita e agiliza a consulta.

 Acondicioná-lo em ambiente climatizado,
temperatura de 19ºC a 22ºC, e 40% a 50%
de humidade, pois a baixa umidade pode
tornar a película do microfilme quebradiça
e a alta umidade cria mofo e manchas
microscópicas.
 Revisar periódicamente o aparelho de
leitura e mante-lo limpo para não
danificar o microfilme.
 Evitar a incidência prolongada de luz sobre
a película.

A Digitalização de Documentos,
visa fundamentalmente, eliminar
os arquivos de documentos que,
por sua própria característica, são
volumosos, pesquisáveis por uma
única sequência, deterioráveis e
inseguros. Proporcionado ainda a
agilização da informação tão
fundamental para as empresas
nos dias de hoje.

Um arquivo metálico de 4 gavetas, com
capacidade de armazenar 22000
documentos, pode ter seu conteúdo
facilmente acomodado em 1 Giga de espaço
de disco.

A troca e a difusão de informações, no decorrer do
tempo, sempre foram responsáveis pelo
desenvolvimento dos mecanismos de
transformação social, já que onde houve
revoluções houve necessariamente a disseminação
de ideais. A presença cada vez maior dos
computadores em nossas vidas, a capacidade de
coletar e analisar dados e disseminá-los através
das rápidas vias das telecomunicações, nos tem
proporcionado benefícios, mas, na mesma
proporção, também malefícios.

Conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes às atividades de produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para a guarda
permanente.

 Assegurar, de forma eficiente, a produção,
administração, manutenção e destinação de
documentos.
 Garantir que a informação institucional
esteja disponível quando e onde seja
necessária à instituição e aos cidadãos.

 Contribuir para o acesso e preservação dos
documentos que mereçam guarda
permanente por seus valores histórico e
científico.
 Assegurar a eliminação dos documentos
que não tenham valor administrativo, fiscal,
legal ou para a pesquisa científica.

Com o passar dos anos, começou-se a perceber
um grande acúmulo de papéis em grandes
centros, e essa quantidade vem aumentando a
cada dia. Para cuidar da organização e segurança
destes documentos, iniciaram-se os estudos em
relação ao GED (Gerenciamento Eletrônico de
Documentos).

O GED é a soma de todas as tecnologias e
produtos que visam o gerenciamento de
informações de forma eletrônica, fechando
o ciclo completo, desde sua criação até o
seu arquivamento.

O GED é um sistema que converte
informações em voz, texto ou imagem
para a forma digital. Funciona com
softwares e hardwares específicos que
permitem a captação, o armazenamento, a
localização e o gerenciamento das versões
digitais das informações.

 Redução de custos com cópias, já que os
documentos são disponibilizados em rede
local.
 Economia de espaço físico, pois um
arquivo metálico de 4 gavetas, com
capacidade de 22.000 documentos, pode
ser facilmente acomodado em 1GB de
espaço de disco.

 Absoluto controle dos processos da
empresa.
 Alta velocidade e precisão na localização
de documentos.
 Disponibilidade instantânea de
documentos sem limites físicos. Um
mesmo documento pode ser acessado por
mais de uma pessoa simultaneamente,
economizando tempo dos funcionários.

 Gerenciamento automatizado de
processos, minimizando recursos
humanos e aumentando a produtividade.
Para saber mais sobre o Gerenciamento
eletrônico, assista um vídeo institucional
de uma empresa que atua nessa ramo.

O desenvolvimento tecnológico resultou no
advento de uma nova era para a humanidade,
a denominada “Era da Informação”.

Pela primeira vez na
história, somos capazes
de organizar e dominar a
informação como nunca,
por meio da utilização de
computadores, da
Internet e de outras
tecnologias relacionadas.

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