[BPM DAY Brasília 2012] Transformação dos serviços prestados pelo MCTI à Sociedade Recurso

Como estabelecer um
novo paradigma de
gestão no serviço
público por meio do foco
na sociedade e na
transparência
Brasília, 03 de julho de 2012

• Organização Pública
• Crescimento acelerado da economia
• Busca por maior eficiência Governamental
• Transparência nas relações Governo – Empresas
• Ensejo de melhoria na gestão sobre
os processos organizacionais
• Disponibilização de informação
gerencial/estratégica
Contexto

Projeto Plataforma Aquarius
A Plataforma Aquarius tem como objetivo modernizar e
dinamizar a Gestão Estratégica do MCTI, e garantir maior
transparência e melhores resultados aos investimentos
públicos em ciência, tecnologia e inovação.
Sua implementação é feita por meio de três subprojetos:
•Subprojeto 1 – Reorganização administrativa e estratégica do
MCTI (gestão por processos)
•Subprojeto 2 – Integração com o Portal da Transparência e SIGs
do MCTI
•Subprojeto 3 – Plataforma de gestão de informação estratégica
e consolidação da Sala de Situação

• Concessão de
Incentivos
• Inclusão de
Modelos
• Relatório
Demonstrativo
Anual
Lei de
Informática
• Planejamento da
Contratação
• Seleção de
Fornecedor
• Gestão do Contrato
Aquisição de
bens e
serviços
• Gestão do Acesso a
Informação
Lei de
Acesso à
Informação
Subprojeto 1
Implantação da Gestão por Processos no MCTI por meio da modelagem e
automação de 7 processos estruturantes e críticos do MCTI, integrando-os
aos sistemas existentes
Instituição Coordenadora: MCTI
Instituição Executora: CGEE
Instituições envolvidas: Instituto Publix e ELO Group

Armadilhas evitadas e Abordagem
inovadora
Armadilhas evitadas Abordagem adotada
Investimento de milhões na
aquisição de software de BPMS
seguida de tentativa de uso
Utilização de um software de
BPMS open source e de forma
incremental se faz investimentos
de acordo com a maturidade da
intervenção
Mapeamento de processos em
grande escala (60 a 200
processos)
Mapeamento focal em um tema
com tratamento fim-a-fim
(abrangente) de poucos processos
Automação dissociada do
mapeamento
Mapeamento concomitante com a
automação

Armadilha não evitada
Não foi possível evitar que o início do projeto
fosse feito com processo excessivamente
complexo, envolvendo três (!?) Ministérios.

Método de Trabalho
0.
Identificar
processos
críticos 1.
Construir
Visão de
Futuro
2.
Modelar os
processos
3.
Analisar
melhorias e
valor
gerado
4.
Redesenhar
e
especificar
5.
Desenvolver,
testar e
homologar o
fluxo
automatizad
o.
6.
Implementa
r e treinar
as equipes
Reuniões com os Secretários
para definição dos processos
Oficina com os
envolvidos nos
processos
Reuniões com
envolvidos nos
processos
Reuniões com pessoas
chave e reuniões de
validação
Reuniões com pessoas
chave e reuniões de
validação
Reuniões
intermediárias
de validação
Implantação dos
fluxos
automatizados e
treinamento das
equipes
Execução dos Projetos de Processos
1. Construir Visão de
Futuro
2. Modelar
3. Analisar Melhorias e
Valor Gerado
4. Redesenhar e
Especificar
5. Desenvolver, Testar e
Homologar
6. Implementar e Treinar
Performance
Tempo
Melhoria e
Inovação

Os resultados esperados
Concessão de
Incentivos
Redução do tempo
total do processo
Informações
gerenciais para o
processo decisório e
acompanhamento do
fluxo
Melhoria da
segurança jurídica
para servidores
Tempo médio total
da concessão de
incentivos (desde a
demanda até
deliberação)
Faturamento
consolidados das
empresas do setor de
TIC
Número de pleitos
concedidos por
produto/modalidade
Número de
empresas
incentivadas
•Tempo médio de
resposta ao
pleiteante do status
da solicitação de
concessão de
incentivos
Percentual de
completude da Base de
conhecimento sobre
conceitos e
fundamentos sobre o
Pleito da Lei de
Informática
Identificar
Processos
Visão de
Futuro
Situação
Atual
Analisar
Melhorias
Redesenhar e
Especificar
Desenvolver
e Homologar
Implementar
e Treinar

Os resultados esperados
“O Governo solicita informações demais”
“O tempo de resposta não é satisfatório”
“Quando o resultado sai eu mudei meu
portfolio”
“A mesma informação é solicitada por
diversos órgãos do governo”
Identificar
Processos
Visão de
Futuro
Situação
Atual
Analisar
Melhorias
Redesenhar e
Especificar
Desenvolver
e Homologar
Implementar
e Treinar

Investimento Público
Renúncia fiscal foi da ordem de 9,8 bilhões de reais
no período de 2008 a 2010
Diferença de investimento em P&D entre Empresas
Incentivadas e Não Incentivadas. (Em R$ mil)
Evolução do número de novos produtos passíveis de
incentivo
Identificar
Processos
Visão de
Futuro
Situação
Atual
Analisar
Melhorias
Redesenhar e
Especificar
Desenvolver
e Homologar
Implementar
e Treinar

Morosidade na execução do processo
Concessão
de
Incentivos
Informações
gerenciais
insuficientes para
acompanhamento
do processo?
Excesso na
quantidade de
atores
envolvidos?
Acúmulo
processual de
anos anteriores?
Insuficiência de
informações
para análise
técnica?
Redundância de
atividades e
análises?
Força de
trabalho
reduzida?
Elevado trâmite
de papéis e
número de
protocolos?
Volume de
solicitações
crescentes?
Identificar
Processos
Visão de
Futuro
Situação
Atual
Analisar
Melhorias
Redesenhar e
Especificar
Desenvolver
e Homologar
Implementar
e Treinar

Situação Atual
Cadastramento de
pleitos
Pleiteante
Análise técnica
SEPIN & SDP
Análise da
Classificação Fiscal
CTI-PC
Emissão da Nota
COANA
COANA (SRF)
Elaboração de
Parecer Conjunto
SEPIN & SDP
Protocolo de
entrada de
documentos
Protocolo MDIC
Anexação de
documentos
SDP (MDIC)
Instrução de
processo e
Assinatura de
Parecer Conjunto
Protocolo MDIC
Assinatura de
Parecer Conj. e
Elab. Minuta Port.
Inter.
SEPIN (MCTI)
Análise Jurídica
CONJUR (MCTI)
Assinatura de
Portaria
Gabinete MCTI
Protocolo de
Entrada de Portaria
Protocolo MDIC
Encaminhamento
de Portaria
SDP (MDIC)
Análise Jurídica
CONJUR (MDIC)
Encaminhamento
de Portaria
SDP (MDIC)
Assinatura de
Portaria
Gabinete MDIC
Protocolo de saída
de Portaria
Protocolo
MDIC
Encaminhamento
de Portaria
SRFB (MF)
Análise Jurídica e
assinatura de
Portaria
PGFN (MF)
Assinatura de
Portaria
Gabinete MF
Publicação no DOU
SEPIN (MCTI)
Identificar
Processos
Visão de
Futuro
Situação
Atual
Analisar
Melhorias
Redesenhar e
Especificar
Desenvolver
e Homologar
Implementar
e Treinar

Agenda de Melhorias Priorizada
Identificar
Processos
Visão de
Futuro
Situação
Atual
Analisar
Melhorias
Redesenhar e
Especificar
Desenvolver
e Homologar
Implementar
e Treinar
Bloqueio na submissão
de pleitos incompletos
Integração com Sistema
de emissão de
Certidões
Redução do número de
assinaturas dos
documentos
Memória de dados
cadastrais (Validar
dados em vez de
requerer que o
pleiteante recadastre os
dados)
Geração de relatórios
gerenciais
Funcionalidade para
integração de atores
(COMENTÁRIOS)
Funcionalidade para
integração de atores
(VIDEOCONFERÊNCIAS)
Eliminação de campos
redundantes no
SIGPLAN
Criação de mecanismos
de gestão do
conhecimento
Feedbacks da empresa
sobre do processo de
concessão de incentivos
Automação do processo
de análise jurídica
Eliminação de
documentos físicos
Estruturação de dados
setoriais
Acompanhamento do
status do pleito
eletronicamente
Adoção de assinaturas
eletrônicas (certificação
digital)
Atualização da listagem
de documentação
exigida para submissão
do pleito
Definição de prazos
para a etapas do
processo
Revisão das
informações
disponibilizadas para o
pleiteante para
submissão de pleito
Consolidação de
informações
relacionadas ao
processo de concessão
de incentivos
Revisão das exceções
previstas para
atendimento do PPB

Ganho esperado
Identificar
Processos
Visão de
Futuro
Situação
Atual
Analisar
Melhorias
Redesenhar e
Especificar
Desenvolver
e Homologar
Implementar
e Treinar
0
50
100
150
200
250
300
350
400
Tempo Total Estimado
Outras Etapas
Assinatura dos
Ministros
Assinaturas SEPIN
e SDP
Análise Técnica,
CTI-PC e COANA
0
50
100
150
200
250
300
350
400
108 Dias
56%
Esta redução, apesar de
parecer drástica, foi baseada
em tempos que os Ministérios
envolvidos já conseguiram
alcançar. Há possibilidade desta
estimativa ser ainda mais
positiva.
244 Dias
384 Dias
72%
220 Dias
51%
245 Dias
56%279 Dias
61%

Mudanças na forma de trabalhar
Cadastramento de
pleitos
Pleiteante
Análise técnica
SEPIN & SDP
Análise da
Classificação Fiscal
CTI-PC
Emissão da Nota
COANA
COANA (SRF)
Elaboração de
Parecer Conjunto
SEPIN & SDP
Protocolo de
entrada de
documentos
Protocolo MDIC
Anexação de
documentos
SDP (MDIC)
Instrução de processo
e Assinatura de
Parecer Conjunto
Protocolo MDIC
Assinatura de
Parecer Conj. e Elab.
Minuta Port. Inter.
SEPIN (MCTI)
Análise Jurídica
CONJUR (MCTI)
Assinatura de
Portaria
Gabinete MCTI
Protocolo de
Entrada de Portaria
Protocolo MDIC
Encaminhamento
de Portaria
SDP (MDIC)
Análise Jurídica
CONJUR (MDIC)
Encaminhamento
de Portaria
SDP (MDIC)
Assinatura de
Portaria
Gabinete MDIC
Protocolo de saída
de Portaria
Protocolo MDIC
Encaminhamento
de Portaria
SRFB (MF)
assinatura de
Portaria
PGFN (MF)
Assinatura de
Portaria
Gabinete MF
Publicação no DOU
SEPIN (MCTI)
Identificar
Processos
Visão de
Futuro
Situação
Atual
Analisar
Melhorias
Redesenhar e
Especificar
Desenvolver
e Homologar
Implementar
e Treinar

Cadastramento de
pleitos
Pleiteante
Análise técnica
SEPIN & SDP
Acesso ao Fórum de
discussão
Análise Presencial de
recursos e pendências
CTI-PC
Emissão da Nota
COANA virtualmente
COANA (SRF)
Elaboração de
Parecer Conjunto
virtualmente e Elab.
Minuta Portaria
Interministerial
SEPIN & SDP
Análise Jurídica
conjunta e virtual
CONJUR (MCTI &
MDIC)
Anexação de
documentos
SDP (MDIC)
e Assinatura de
Parecer Conjunto
Protocolo MDIC
Assinatura de
Parecer Conj. e Elab.
Minuta Port. Inter.
SEPIN (MCTI)
Assinatura de Portaria
Gabinete MCTI
Protocolo de Entrada
de Portaria
Protocolo MDIC
Gabinete MDIC
Protocolo de saída de
Portaria
Protocolo MDIC
Encaminhamento de
Portaria
SRFB (MF)
assinatura de Portaria
PGFN (MF)
Gabinete MF
Publicação no DOU
SEPIN (MCTI)
Identificar
Processos
Visão de
Futuro
Situação
Atual
Analisar
Melhorias
Redesenhar e
Especificar
Desenvolver
e Homologar
Implementar
e Treinar

Cadastramento de
pleitos
Pleiteante
Análise técnica
SEPIN & SDP
Acesso ao Fórum de
discussão
Análise Presencial de
recursos e pendências
CTI-PC
Emissão da Nota
COANA virtualmente
COANA (SRF)
Elaboração de
Parecer Conjunto
virtualmente e Elab.
Minuta Portaria
Interministerial
SEPIN & SDP
Análise Jurídica
conjunta e virtual
CONJUR (MCTI &
MDIC)
pelo MCTI
Gabinete MCTI
Ofício de
Encaminhamento
SEPIN (MCTI)
Protocolo de Entrada
de Portaria
Protocolo MDIC
Gabinete MDIC
Protocolo de saída de
Portaria
Protocolo MDIC
Encaminhamento de
Portaria
SRFB (MF)
assinatura de Portaria
PGFN (MF)
Gabinete MF
Publicação no DOU
SEPIN (MCTI)
Identificar
Processos
Visão de
Futuro
Situação
Atual
Analisar
Melhorias
Redesenhar e
Especificar
Desenvolver
e Homologar
Implementar
e Treinar

Identificar
Processos
Visão de
Futuro
Situação
Atual
Analisar
Melhorias
Redesenhar e
Especificar
Desenvolver
e Homologar
Implementar
e Treinar
BPMS
É uma novo modelo de sistemas que visam o
completo e integrado atendimento a Gestão por
Processos
É um software para criar
softwares que resolvem um
problema específico

BPMS
Identificar
Processos
Visão de
Futuro
Situação
Atual
Analisar
Melhorias
Redesenhar e
Especificar
Desenvolver
e Homologar
Implementar
e Treinar

Virtualização do Trabalho
Automação de Atividades
Integração entre Sistemas
Eliminação do tempo entre as Atividades
Pró–Atividade do Processo
Múltiplas Formas de Interação
Conformidade e Integridade do Processo
Monitoramento e Controle do Processo
Melhoria Contínua do Processo
Benefícios da Automação de Processos
Identificar
Processos
Visão de
Futuro
Situação
Atual
Analisar
Melhorias
Redesenhar e
Especificar
Desenvolver
e Homologar
Implementar
e Treinar

Automatiza
Executa
Modela
Monitora
Casos de Uso
Diagrama de
Classes
Modelo Entidade
Relacionamento
Diagrama de
Sequência
Programação
Desenvolvimento Tradicional X BPMS

G 2 G
Ministérios Ministros de Estado
CertidõesSIASGSIAFI INSS SICONV . . .

Resultados práticos
Identificar
Processos
Visão de
Futuro
Situação
Atual
Analisar
Melhorias
Redesenhar e
Especificar
Desenvolver
e Homologar
Implementar
e Treinar
Acompanhamento via
smartphones e tablets
Painel de
Acompanhamento
Executivo do Processo
Fluxo automatizado

Considerações finais
o Gestão de Processos como um meio para transformar a organização
(alinhamento com a estratégia e geração de valor público)
o Não se trata de uma discussão de mapeamento ou de fluxo. Trata-se de
amadurecer a forma de pensar e melhorar a gestão
o Integração entre modelagem e automação de processos (praticamente
concomitantes)
o Uso de tecnologia de BPMS com componentes subscritos e open source
o Foco no tempo, custos e qualidade da implementação
o Disponibilização das informações em ambiente de sala de situação e
transparência
o Adoção de dispositivos móveis (smartphones e tablets) de acompanhamento
o Dimensão das redes sociais
o Conformidade obtida a partir da adequação dos processos a normas e regras
vigentes (“law enforcement”)
o Publicação de informações não sigilosas na internet (“Open Government”)

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