Иван

Иван учится на четвертом курсе института. Первые три прошли как надо - в
перерывах между вечеринками с друзьями и занятием спорта, Иван успевал сдать
сессию. Но сейчас он устроился на работу и начал чувствовать, что жизнь
меняется. После испытательного срока, начальство быстро наградило Ивана
новыми задачами. "И что они во мне нашли?" - подумал Иван. Иван обнаружил,
что забывает задачи, а попытка удержать в голове информацию по учебе и работе
буквально приводит к головной боли. Да и вечеринки никто не отменял! Знания,
которые он получил в институте, в этом ему не помогают. Иван озадачился этой
проблемой...

Маша

Маша - научный сотрудник. Маша поняла, что всё чаще не помнит, где записана та
или иная информация. Тетради, файлы на компьютере, заметки в телефона,
информация в мессенджерах... Она стала ощущать, что упускает что-то важное.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Обычно, навыки делятся на твердые и гибкие. Но есть то, что нужно как для
первых, так и для вторых. В каждой из историй героям не хватает навыков
работы с информацией и временем.

Место информации и времени среди

навыков
Что такое твердые навыки?
Это то, что нужно для профессиональной деятельности. Программисту
необходимо знать языки программирования, переводчику - иностранные языки,
бухгалтеры - бухучет, водителю - уметь водить автомобиль.

Что такое гибкие навыки?

Гибкие (или "мягкие" навыки, софт-скиллы) - это общие навыки, не зависящие от
профессии. Называют разные наборы таких навыков (см. вики). Например, это
креативность, коммуникативность, кооперативность, критическое мышление,
навык самоорганизации, тайм-менеджмент и т.д.

Гибкие навыки еще называются надпрофессиональными. О чем это говорит? О

том, что без гибких навыков маловероятно полноценное воплощение
профессиональных навыков. Да и продуктивной жизни вообще.

Все гибкие навыки разные, но все они требуют крепкого фундамента.

Фундамент для любых навыков

Все навыки - и гибкие, и твердые, требуют:

● надежной организации личной информации

● эффективной работы со временем
● продуктивного действия

Этот набор мы можем назвать фундаментом. Фундаментом любых навыков и

жизни вообще.

Позавчера этот фундамент был нужен для некоторых профессий.

Вчера он был нужен для хорошей жизни в большом городе. Сегодня - для
выживания вообще. Из приятного бонуса для карьеры они превратились в
насущную необходимость для всех.

Таким образом, все навыки требуют умения работы с информацией и

со временем. А также действия, которое является как целью, так и следствием
этих умений.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

6 из 6 шагов пройдено

Важные моменты
● Курс не требует специальной подготовки, и начинается с основ.
● Доступный язык без специфической терминологии.
● Навыки, развиваемые на курсе - не самоцель, а средство для гармоничной
жизни.
● Одна из идей курса в том, что на освоение этих навыков не должно уходить
много времени. Они не должны отнимать существенное время от вашей
основной деятельности.
● Это не таинственный тренинг. Здесь собраны практики, изученные и
применяемые мной и другими людьми. Вы можете сами их освоить, но
здесь они собраны в одном месте. Каким путем идти - решать вам.
● Это, конечно, не "лекарство от всех болезней". Ни "хорошим человеком", ни
великим профессионалом в своей специальности курс вас не сделает, но
может существенно помочь как в этом, и во многом другом.
● Знания для широкого круга, не "элитный клуб".

1.1 Идея курса

Что вы получите?
● Крепкий фундамент работы с информацией и временем
● Ключи, ориентиры и навыки в теории и практике упорядочения информации,
распределения времени и действия в условиях изменений
● Больше ясности
● Снижение стресса из-за информационного хаоса
● Экономия времени для выполнения действительно важного
● Больше надежности в вашей информации и выполнении задач
● Больше пространства для творчества
● Больше сфокусированности и концентрации внимания
● Больше самоосознания

Готовы сделать шаг в светлое будущее? Полный вперед!

2.1 Основы

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Основы работы с информацией
Нас повсюду окружает информация. Она приходит к нам в виде фраз других
людей, сообщений в мессенджеры, задач от коллег, новостей в новостной ленте.
Часть этой информации нам может пригодиться, а некоторая часть - жизненно
необходима. При этом, многое из того, что к нам приходит, является лишним -
информационным мусором.

В этом разделе мы изучим основы работы с информацией:

1. Все записывать
2. Вести списки
3. Давать ясные названия

2.1 Основы

Термины
В этом и следующем уроках мы не раз будем встречаться с некоторыми
терминами. Проясним их сразу, чтобы устранить неоднозначность.

Файл и заметка
🗄 Файл и заметка очень близки. Это нечто, что содержит информацию как
единое целое.

Файл обычно создается прямо на компьютере, заметка - в какой-то программе. Но

суть от этого не меняется.

Папка
📁 Папка - некоторое место для хранения набора файлов или заметок.
Это может быть как папка на вашем компьютере, так и в облачном хранилище или
в приложении для создания заметок.

Это тоже самое, что каталог или директория. Если вы ведете дела с помощью
бумаг, папкой может быть как папка для бумаг, так и блокнот.

В общем
Папки (бумажные, на компьютере, в какой-то программе) содержат файлы/заметки
или другие папки. Информация в этом уроке не зависит от средства, которое вы
используете. О средствах мы детально поговорим на следующем уроке.

2.1 Основы

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Всё записывать
Итак, начнем. Первый ключевой момент - всё записывать.

Да, именно так - всё записывать. Пришедшие задачи, идеи, мысли, которые могут
оказаться ценными. Вещи, которые необходимо купить. И т.д.

Наша память не предназначена для хранения огромных списков!

Типичная ситуация
К нам поступает разнообразная информация - от коллег, родственников, друзей.
Из разных чатов и соц. сетей. Какая-то ее часть представляет ценность.
Например, может поступить новая задача, которую может подкинуть как человек,
так и сама жизнь.

Лёша полагается на свою память. Но, почему-то она его регулярно

подводит - с завидным постоянством он обнаруживает, что забыл какие-то
дела, о чем ему с хмурым видом напоминают окружающие. Лёша в очередной раз
думает, что хорошо бы с этим что-то сделать.

У Маши есть список задач. Но она заносит в него не всё - только то, что
боится забыть. В результате, к своему удивлению, она иногда забывает и то,
что забыть не боялась.

Многие полагаются на свою память. Некоторые записывают куда-то (именно

куда-то - непонятно куда!) некоторые дела - или самые важные/срочные, или те,
которые почему-то решили записать (причина такого решения не всегда может
быть установлена точно). Это приводит к тому, что часть дел и информации
куда-то теряется.

Выход есть! Всё записывать.

Почему именно всё записывать?

Давайте подумаем - если в нашем списке дел будет записано, например, 80% всех
дел, которые необходимо сделать. Что тогда? Эффект предсказать несложно.
Часть дел будет забыта, а то, что вспомним - не факт, что выполним вовремя.
Одной из причин этого будет то, что мы не сможем соотнести это дело с другими -
с теми, которые записаны.

Что особенно важно - такая ситуация приводит к беспокойству. Даже если мы

этого не осознаем, подсознательно мы знаем, что записали не всё, и наш список

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

не полный. В том, что мы не записали, мы положились на нашу память. Но наша
память не предназначена для хранения списков дел.

Другие варианты и тонкости

Иногда можно встретить рекомендации, которые предлагают отступить от этого
правила. Например, если дело занимает менее 2х минут, делать его сразу. Можно
попробовать последовать этому совету. Но, минусом такого подхода является
переключение контекстов сознания - нужно будет отвлечься от текущего дела, и
потом вернуться к нему. А это, на самом деле, может отнять существенно больше
двух минут - после возврата к делу, эффективность его выполнения может быть
снижена.

Также, конечно, некоторые дела требуют немедленного действия. Это - дела

экстренные или критические. Если в вашей машине перегревается двигатель,
вряд ли стоит записать это и продолжать двигаться дальше. Или если кипяток
переливается через край кастрюли. Эти дела необходимо делать сразу, отбросив
всё остальное.

Ну и еще момент - если Вы уже гуру работы с собственными делами, и знаете, что
некоторые моменты можно и не фиксировать - пожалуйста. Догматизма никакого
нет. Но если Вы только встали на этот путь, или знаете, что теряете задачи и
информацию - стоит начать с выполнения этого правила, а затем уже можно и
отклоняться от него, когда есть уверенность.

И всё-таки...
И всё-таки... Есть ли то, что не нужно записывать?

Да. Это - информационный мусор. То, что Вам точно не нужно. Не стоит тратить
на это ни квадратные сантиметры листов вашего блокнота, ни байты в памяти
вашего смартфона. Ни, самое главное - ваше внимание и время.

2.1 Основы

Вести списки
Следующий ключевой момент - вести списки.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Какие могут быть списки? Абсолютно разные.

Списки задач
В этом списке хранятся задачи. У вас может быть несколько списков - например,
по одному списку на каждый проект и/или сферу вашей жизни.

Пример:

У Николая в списке есть такие задачи:

1. Помыть авто
2. Решить с детским садом дочери
3. Купить носки короткие к лету

Списки идей
Список идей, озарений, интересных мыслей, пришедших Вам в голову.

Пример:

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

 У Лёши в списке есть такие идеи:

Снять на видео куст во дворе?

Филип Дик. Возможно, андроиды не мечтают об электроо

Именно люди наделяют андроидов возможностью мечтат
способностями, присущими самим людям. А значит, это в
том, о чем мечтают сами люди.

Изучить топ фильмов 50х годов

Позвонить Оле?

Списки ресурсов, материалов

Это списки найденных материалов, которые могут пригодиться. Статей, цитат,
изображений, видео...

Только ли списки?
Возникает закономерный вопрос - только ли использовать списки? Как, например,
в списках хранить изображения, или даже отдельные статьи?

Списком может быть и набор файлов или заметок. По сути, это будет тоже список,
но хранящийся не в файле, а в папке.

Любую новую запись вы можете занести как отдельной заметкой/файлом, так и

записью внутрь уже имеющегося файла. Зависит это от объемности новой записи,
а также от ваших персональных предпочтений.

Таким образом, списком может быть как файл (заметка) с записями, так и папка с
файлами. Принцип остается тем же.

2.1 Основы

Как лучше называть? Ясные названия

Всему, что вы записываете, необходимо дать ясные названия. Из названия должна
легко быть понятна суть.

Нередкие ситуации

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Названия задач, идей и папок можно встретить какие угодно. Вот типичные
примеры:

1. "Новая папка"
2. "Фото-1"
3. "Автокран"
4. "Вася"
5. "fghjkl"

И так далее.

Если у вас всего несколько записей, то названия могут быть какими угодно. Но как
только их стало чуть больше - неясные названия приведут к проблемам. Но тогда
возникает вопрос...

как лучше?
Следует давать такие названия, чтобы не нужно было ни гадать, ни долго изучать
содержимое, чтобы понять суть. Гораздо лучше, чем в предыдущем пункте, будут
смотреться такие названия задач:

1. "Съездить на СТО"
2. "Поговорить с Васей"

Но это не предел совершенства, и давайте рассмотрим...

как же еще лучше?

Оптимально - идти от общего к частному, от сферы к проекту, и затем

- к конкретному действию. Например, если вы планируете несколько дел с Васей,
хорошими вариантами названий будут:

1. "Вася. Рыбалка. Обсудить".

2. "Вася. Рыбалка. Снасти. Купить".
3. "Вася. Крыша. Позвонить".

Какие у этого преимущества?

Скорость восприятия
Воспринимать от частного к общему проще. Всё-таки, элементарное действие
выполняется в рамках какой-то сферы, проекта.

Удобство сортировки и группировки

Например, у вас несколько задач, связанных с Васей. Сравните два варианта:

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

 1. "Обсудить с Васей рыбалку", "Купить снасти для рыбалки с Васей",
"Позвонить Васе по поводу крыши"
2. "Вася. Рыбалка. Обсудить", "Вася. Рыбалка. Снасти. Купить", "Вася. Крыша.
Позвонить"

Как вам кажется, какой удобнее? Очевидно - второй. Т.к. в таком случае задачи,
если вы будете их сортировать и группировать, автоматически объединятся в
группы с общей темой "Вася" и даже "Вася. Рыбалка". В первом же случае не
очевидно общее в этих задачах, его нужно еще увидеть, затратив дополнительную
энергию и время.

Минимум лишних слов

Желательно избавиться от слов, которые не привносят смысла. Это могут быть
глаголы и прилагательные, а также разные части речи, такие как "с", "для", "по
поводу" и т.д.

Как видим из примера выше, они не нужны, если структурировать название от

общего к частному.

И все-таки...
И все-таки, вы можете сказать, что вам нравится более художественная речь с
глаголами, прилагательными и т.д., а не это вот написание через точку "от общего
к частному". Чтож, вы можете формулировать так, как вам это удобно. Если это
работает - прекрасно. Но главное - озадачиться этим вопросом и внести ясность в
то, как вы формулируете свои задачи и другие записи.

2.1 Основы

Что нужно записывать?

Выберите один вариант из списка

Всё, что потенциально нужно - задачи, идеи, мысли и т.д.
Только критически важные задачи.
По настроению. Если настроение хорошее, записать.

2.1 Основы

Какое название можно назвать ясным?

Выберите один вариант из списка

"Авто. СТО. Заехать"
"Задача 001"
"Новая папка"
"qwerty"
"Моя задача"
"обсудить день варенья"

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

2.1 Основы

Сколько нужно списков?

Выберите один вариант из списка

Однозначного ответа нет. Их нужно столько, чтобы ими было удобно пользоваться.
Списки вообще не нужны.
Один на всё.

2.2 Хранение и извлечение

Хранение и извлечение информации

От того, как мы храним информацию, зависит многое. Можно записать всё, но
потом крайне сложно будет этим воспользоваться. Или создать такую структуру,
которая будет естественной, и сама способствовать эффективной работе.

В этом разделе мы поговорим о том, как хранить информацию и извлекать ее.

2.2 Хранение и извлечение

Удобное хранение записей

При ведении записи можно наблюдать такие типичные ситуации.

Проблема огромного списка

Иван решил встать на путь записи. Сначала он удивлялся, как здорово,

что ему удается ничего не забывать. Но потом обнаружил, что его список
разросся до таких огромных размеров, что найти в нем что-либо не
представляется возможным.

Проблема нескольких мест для записи

Лена решила записывать не выборочно, а всё. Делает она это в разных

местах - в своих заметках в телефоне, в блокноте, а также на подвернувшихся
под руку клочках бумаги и черновиках. В результате, она толком не знает, где

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

записаны её задачи. Ей приходится каждый раз при планировании своих дел
смотреть в несколько мест. Но всё равно иногда она теряет задачи и идеи,
т.к. они записаны на каких-то листках, которых даже может не быть под рукой
- часть из них дома, часть на работе, а часть - в портфеле.

Создать порядок
Лучше всего иметь одно место для записи. Или, хотя бы, сократить их количество)
А, кроме того, нужна хотя бы минимальная структура хранилища записей, чтобы в
нем можно было ориентироваться.

Мы рассмотрим варианты создания порядка, которые можно достаточно легко

внедрить. И, конечно, это не жесткие правила - они допускают вариации, в
зависимости от удобства и потребностей.

Упорядочить по сферам
У каждого из нас есть сферы жизни - работа (которых может быть несколько),
домашнее хозяйство (квартира и т.д.), автомобиль (если есть), хобби и т.д.
Конечно, у каждого будет свой список.

Все дела можно разделить по сферам. По одной папке на сферу.

Список входящих
Очень важная часть - это список "входящих". Это все задачи, любая информация,
которая к вам поступила. Ее следует добавить в специальный список, который вы
будете с какой-то периодичностью разбирать. Об этом мы поговорим на одном из
следующих шагов.

Список входящих может быть как файлом/заметкой, так папкой.

Где это делать?

Об этом мы поговорим на следующем уроке.

2.2 Хранение и извлечение

Какие папки создавать?

Для удобство, рекомендуется создать следующие папки. У вас может быть свой
набор, но этот набор папок вы можете взять за отправную точку.

Входящие
В эту папку попадает всё новое и ожидает момента разбора и распределения по
другим папкам. Это может быть и просто один файл "входящие", если вы очень
редко заносите во Входящие отдельные файлы.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Сферы
Это те области жизни, которые у вас есть. Те, в которых вы несете
ответственность, и к которым причастны, и они имеют высокую важность для вас.

Пример. У Маши вот такие сферы:

1. Наука
2. Квартира
3. Здоровье
4. Родственники

Архив
Сюда отправляется то, что уже выполнено и пока не является потенциально
интересным. Но, в случае необходимости, можно извлечь из архива то, что снова
стало полезным, и поместить в другие папки.

Другие папки
Все приведенные ниже папки могут быть как отдельными папками, так и быть
вложены в папку отдельной сферы. То есть, например - вы можете хранить все
проекты в одной папке "Проекты", а можете завести папку "Проекты" внутри
каждой сферы, и хранить проекты, относящиеся к сфере, там.

Проекты
Здесь хранится информация по всем вашим проектам. Это то, что находится у вас
в работе и имеет цель. А часто - и срок выполнения. Проектом можно считать
любую задачу, которая решается не элементарно и не в одно действие.

Ресурсы
Здесь - ваши интересы, хобби и т.д. А также полезные для проектов и сфер
материалы.

Идеи
Хранилище идей. Можно поместить в каждую сферу такую папку, или сделать
одну общую. Или и то, и то.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

2.2 Хранение и извлечение

Главный файл каталога

В каждой папке вы можете завести файл, который будет называться также, как
папка (или вы можете выбрать единое название для всех папок). В него вы можете
помещать ключевую информацию, которая относится к этой папке.

Например, у Леши есть сфера "Съемка видео". В ней он может

завести файл "съемка видео", в который поместит ключевую информацию по
этой сфере. Например, главные ссылки, вводную информацию об этой сфере,
список задач.

Вот как может выглядеть этот файл:

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!
Если файл разросся?
Если такой файл разросся, вы всегда можете его разбить на несколько файлов.
Например, по разделам, которые есть в файле.

2.2 Хранение и извлечение

Разбор входящих
Как мы уже сказали на предыдущем шаге, необходимо создать список Входящих.

Когда разбирать?

Следует выработать удобную для вас привычку. Оптимально

делать это ежедневно, как вам удобно - утром или вечером. А может, в обед. Или
раз в несколько дней, если вы понимаете, что в списке Входящих нет ничего
критичного и срочного.

Следует признать, что дисциплинированно ежедневно разбирать Входящие - не

так-то просто. Поэтому, для начала, Вы можете делать это раз в несколько дней.
Или даже раз в неделю. Но тогда следует вовремя позаботиться о срочных и
критичных задачах - уделить им отдельное внимание, чтобы они не ждали
несколько дней очередного разбора Входящих. Это не самый надежный вариант,
но весьма жизненный.

Как разбирать?
Рассортировать все входящие по сферам/проектам.

Возможные загвоздки
Списком Входящих распорядиться можно по-разному. Если не разбирать его
регулярно, он может превратиться в огромный список задач и информации, в
котором сложно будет что-либо найти.

В такой ситуации креативные неофиты самоорганизации могут сделать

следующее:

1. Вводить в списке Входящих свои категории для сортировки, превращая его

в список задач, живущий своей жизнью. Как показывает практика, до добра
это не доводит. Причина в том, что список Входящих для этого не

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

 предназначен, и он становится дублирующей структурой для основного
хранилища. Мы получаем несколько хранилищ параллельно.
2. Оставляют этот список, и заводят новый. Последствия предсказать не
трудно.

Что же делать, если все-таки список Входящих сильно разросся?

1. Лучший вариант - разобрать.

2. Если разбирать много, а времени мало, оставить только срочные и
критичные задачи. Остальную часть списка перенести в специальный файл
"Когда-нибудь". И разобрать его когда-нибудь. Правда, это верный путь к
тому, что "Когда-нибудь" будет, фактически, "Никогда".

Лайфхаки и предостережения
Если вы очень торопитесь, можно быстро выбрать из Входящих только
критические задачи, а остальное разобрать позже. Но берегитесь! Если будете
злоупотреблять таким подходом, в какой-то момент список Входящих окажется
переполнен.

2.2 Хранение и извлечение

В общем
На этом шаге мы рассмотрим простой и ясным метод организации. Вы можете
воспользоваться этим алгоритмом, или, основываясь на идеях этого или
предыдущих шагов, создать что-то свое.

Где это делать?

Об этом подробно мы поговорим на следующем уроке. Но, забегая вперед, на
случай, если вы хотите попробовать сразу (а это правильно!), начать можно в
самом удобном для вас месте:

1. Заметки вашего смартфона. Обычно, на всех смартфонах есть достаточно

простое приложение для ведения заметок, возможностей которого хватит
для начала.
2. Облачное хранилище, которым вы пользуетесь.
3. Ваш компьютер.
4. Приложение для заметок, которым вы пользуетесь. Это могут быть
Evernote, Notion, Obsidian и другие.

Схема везде будет идентичной. Если вы хотите работать в нескольких местах,

можете создать идентичные структуры параллельно на нескольких платформах
(например, на смартфоне и компьютере).

Завести папки

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Вариант 1
1. Входящие
2. Сферы (проекты и ресурсы содержатся в каждой сфере)
3. Архив

Вариант 2
1. Входящие
2. Проекты
3. Сферы
4. Ресурсы
5. Архив

Новый проект/сфера
При добавлении проекта или сферы, в папке проекты/сферы завести файл с
названием проекта/сферы. В нем будет список задач.

Вы можете добавить сразу то, с чем работаете, в эти папки (задачи, материалы).
Остальное добавлять по необходимости.

Добавление новой информации

Все новое добавлять во Входящие.

Разбор входящих
Решить, с какой регулярностью вы будете разбирать Входящие.

Разбирать Входящие с регулярностью. Рассортировывать задачи, материалы и

другую информацию по папкам.

Планирование
Об этом мы поговорим в разделе "Время".

Выполнение задач
Об этом мы поговорим в разделе "Действие".

2.2 Хранение и извлечение

Истории
Николай

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

 Николай решил подойти основательно, и создал такую структуру в своих
заметках на телефоне:

1. 📁
📁 1.Входящие
2.
📁 Работа. Завод Труд. Автоматизация
Проекты

2. 📁 Работа. Собрание март. Презентация

3. 📁 Квартира. Канализация
4. 📁 Автомобиль. Ремонт
5. 📁 Дети. Детсад
6. 📁 Отпуск
3. 📁 Сферы
1. 📁 Работа
1. 📁 Идеи
2. 📁 Дети
3. 📁 Квартира
4. 📁 Автомобиль
5. 📁 Здоровье
4. 📁 Ресурсы
1. 📁 Электроника
1. 📁 Идеи
2. 📁 Полезные материалы
2. 📁 Столярное дело
3. 📁 Посмотреть, почитать
1. 🗄 книги
2. 🗄 кино
5. 📁 Архив

Каждый день ранним утром Николай разбирает Входящие.

Лёша

Лёша решил сильно не заморачиваться, и сделал попроще.

1.
2.
📁
📁Сферы
Входящие

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

 1. 📁Видео
1. 🗄 видео
2. 📁Хозяйство
3. 📁Велосипед
4. 📁Хобби
1. 🗄 кино
2. 🗄 мма
5. 📁Работа
3. 📁Архив
Лёша разбирает Входящие раз в 2-3 дня. И иногда и - раз в неделю. Но все
критичные и срочные задачи он выбирает из Входящих каждый день.

2.2 Хранение и извлечение

Как искать информацию?

Если вам понадобилось найти какую-то информацию, вам помогут структура
папок и ясные названия. Поэтому, когда создаете папки и файлы, подумайте и о
том, что потом в них нужно будет что-то искать.

Если структура ваших папок и файлов ясная, с высокой вероятностью, вы найдете

в ней нужное. А если нет...

воспользуйтесь поиском
Практически все цифровые средства предоставляют возможности поиска
информации. И если у вас уже ее немало, не всегда вы сразу сможете найти
нужное. Но вам поможет поиск, встроенный в ту или иную программу.

Поэтому - пользуйтесь поиском! Пробуйте разные ключевые слова, фразы,

варианты написания слов. Ищите - и найдется!

Некоторые приложения предоставляют только простой поиск. Но некоторые

позволяют его гибко настраивать, и делать тонкие запросы. Начните с простого.
Но, со временем, вы сможете освоить и более сложное.

Лайфхак
Вы можете позаботиться о том, чтобы легче находить информацию. И, при
создании новой записи, добавить к ней те слова, по которым вы потом будете
искать ее.

Например, занося телефон в телефонную книгу, вы можете называть человека

полным или уменьшительным именем. Но как вы потом будете искать его или ее?
Анастасия или Настя? Ваня или Иван? Выход - добавить оба имени. Это, на
самом деле, помогает.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

2.2 Хранение и извлечение

Как лучше всего поступать с новой информацией?

Выберите один вариант из списка

Сохранить во Входящие.
Запомнить.
Лучше про это вообще не думать.
Если это задача - сразу взяться за нее. Если нет, просто забыть.

2.2 Хранение и извлечение

Как лучше разбирать "Входящие"?

Выберите один вариант из списка

Их не стоит специально разбирать. Когда понадобится найти информацию, просто
поискать в них.
Когда угодно.
С некоторой регулярностью - например, ежедневно, раз в несколько дней или раз в
неделю.
Раз в месяц.

2.3 Средства

Конкретные средства работы с

информацией
В предыдущем уроке мы изучили общие принципы и способы работы с
информацией. Они применимы, вне зависимости от технических средств. Но все
же, выбор средств - тоже важная задача.

В этом уроке мы рассмотрим уже более конкретные средства организации:

1. Блокнот с ручкой.
2. Электронные - простые.
3. Электронные - продвинутые.
4. Устройства и приложения.
5. Использование поиска.

2.3 Средства

Блокнот
В век цифровой трансформации бумажные блокноты живее всех живых. Мы
продолжаем ими пользоваться.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Для кого-то блокнот или тетрадь может стать основным способом ведения
записей. Для кого-то - дополнительным к электронным средствам. В этом случае,
вся ценная информация должна поступить в ваше электронное хранилище.

Система обозначений и цветов

Для удобства можно выработать собственную систему обозначений и цветов. С
ней вы сможете быстрее ориентироваться в ваших записях.

Значки
Вы можете ввести свою систему обозначений. Если не хотите придумывать,
найдите какие-то примеры в Интернете. Например, особенным значком вы можете
обозначить следующие записи - задачи; то, что хотите в будущем почитать,
изучить, посмотреть; вопросы и т.д.

Также можно ввести некоторую нумерацию страниц или разделов, чтобы

ссылаться на них из других частей блокнота, или даже из вашего электронного
хранилища.

Цвета
Для удобства можно выделять текст или какие-то блоки цветами. Например, самое
важное - красным.

Продвинутые блокноты
Прогресс сегодня добрался не только до электронных средств, но и для
бумажных. Сегодня существуют разнообразные "продвинутые" блокноты - Bullet
Note, Rocket Book и т.д. Вы можете изучить их самостоятельно.

2.3 Средства

Электронные заметки
Электронные заметки - очень удобное средство. Вы можете делать их в
приложениях, которые установлены в вашем устройстве по умолчанию. На
смартфонах есть такие.

Также облачные сервисы, например, Яндекс.Диск, предоставляют простые

приложения для заметок. Или, в них вы можете заводить текстовые документы, и
вести заметки там.

Вы можете делать такие заметки даже в Word.

С чего начать?
Лучше всего начать с чего-то простого и привычного. Лучше всего начать там, где
вы уже работали.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

От приложения для заметок вам понадобится:

● Возможность создавать заметки (странно, если бы ее не было)

● Возможность создавать папки

Если вы решили делать это в Word на компьютере, папки вы можете создавать

прямо на своем компьютере.

2.3 Средства
4 из 7 шагов пройдено

Электронные заметки - продвинутые

средства
Существует большое многообразие электронных средств для работы с
информацией. Это - электронные блокноты Evernote, Notion, Obsidian и многие
другие. А также разнообразные формы представления информации, такие как
интеллект-карты. И различный софт для них.

Кратко рассмотрим основные средства. Конечно, это далеко не все приложения

для заметок, которые представлены на рынке. Но, примерно представляя эти,
остальные вы сможете понять и освоить без каких-либо проблем.

Приложения для заметок

Общие особенности
● Сетевая синхронизация, облачное хранение. Заметки загружаются на
сервера программы, и вы можете пользоваться ими с разных устройств
(смартфон, компьютер и т.д.)
● Возможность создавать теги.
● Удобная работа со ссылками.

Evernote
Приложение, без которого не обходится ни один (почти) список лучших сервисов
для заметок последних лет 15и.

● Способен собирать контент множеством способов.

● Множество интеграций (что тоже помогает сбору контента).
● Имеет достаточно мощный и удобный функционал - заметки, папки, теги и
т.д. А также простой и интуитивный интерфейс - разобраться несложно.
● Приложение с большой историей, что имеет как положительные, так и
отрицательные стороны. Сейчас активно дорабатывается и оптимизируется.

Obsidian
Obsidian - мощный и гибкий редактор, который способен решать разнообразные
задачи.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

 ● Очень гибок. Постоянно создается множество плагинов (дополнений) на все
случаи жизни. От экспорта в Word и аннотации PDF до канбан-досок и
интеллект-карт.
● Открытый формат хранения файлов. Их можно читать любым текстовым
редактором.
● Основа редактирования текста - Markdown, что позволяет легко и быстро
редактировать файлы только с клавиатуры. Но, нужно знать основы языка
Markdown и немного к нему привыкнуть (что не сложно). А если не хочется -
отформатировать можно и через меню.
● Удобно связывать заметки друг с другом. Ориентирован на связи.
● Обладает мощными средствами визуализации (граф, холст,
интеллект-карты и т.д.) - как встроенными, так и с помощью плагинов.
● Стремительно набирает популярность, сообщество растет.
● По умолчанию Obsidian не предоставляет синхронизации заметок между
устройствами. Это - платная функция. Но можно синхронизировать
самостоятельно через то облачное хранилище, которым вы пользуетесь.

Notion
Notion - сервис для заметок, в основе которого лежат таблицы. Таблицы
вкладываются в таблицы, в них таблицы, а в них - правильно, таблицы.

● Модно, стильно, молодежно. Notion позволяет создавать стильные файлы

заметок.
● С помощью таблиц можно создавать интересные и гибкие структуры.
Возможно, именно такой вариант вам понравится.

Интеллект-карты
Еще одно средство для работы с информацией - интеллект-карты. Они позволяют
наглядно представить информацию, увидеть связи между различными темами.

Вот несколько примеров сервисов для интеллект-карт. Вы можете поискать их

самостоятельно, и выбрать тот, который больше всего подойдет. А если не хочется
- начать с XMind будет хорошим решением.

XMind
Сайт: https://xmind.app/

У XMind есть бесплатная версия с мощным функционалом, работающая на всех

основных платформах (компьютеры, смартфоны). Это удобный сервис для
интеллект-карт с понятным и приятным интерфейсом, зарекомендовавший себя за
более чем 10 лет успешной работы.

Ayoa
Сайт: https://www.ayoa.com/

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Ayoa - приложение, которое является приемником приложения iMindMap,
созданного под началом самого основателя интеллект-карт Тони Бьюзена.

Ayoa хранит интеллект-карты прямо в облаке - вам не нужно заботиться о

синхронизации их между разными устройствами. Обладает мощным
функционалом. И не только для построения интеллект-карт - это, по сути,
инструмент проектного управления с диаграммами Ганнта, канбан-досками и т.д.

Заточен и под совместную работу нескольких пользователей.

2.3 Средства

Устройства и приложения
Если вы не ограничились только бумагой и ручкой, этот раздел для вас.

Какими устройствами и приложениями пользоваться для хранения информации?

Посмотрим, какие они бывают.

Ключевой момент: подходы и алгоритмы идентичны для всех устройств

и приложений!

Устройства
1. Мобильные (смартфон, планшет).
2. Персональный компьютер.

Сервисы
1. Стандартные сервисы заметок телефона.
2. Папки компьютера.
3. Облачные хранилища - Яндекс.Диск, облако Mail.ru и т.д.
4. Приложения для заметок с облачным хранением, доступные на разных
устройствах. Evernote, Notion, Obsidian и т.д.

Рекомендации
1. Начать с чего-то понятного, и лучше - привычного.
2. Пользоваться минимумом устройств. Если можете где-то обойтись без
хранения информации - лучше обойтись.
3. Если используете несколько устройств:
1. Определиться, что где будет храниться. Например, что - на
компьютере, что - на смартфоне. То, что наверняка нужно и там, и
там - выкладывать в облачные хранилища. Или использовать
сервисы для заметок, которые сами синхронизируют заметки.
2. Создать идентичные структуры папок на всех устройствах.
4. Если, вместе с электронными средствами, вы пользуетесь и бумажными
(блокнот, стикеры и т.д.), всё важное и срочное должно попадать с бумаг в
ваше электронное хранилище. Иначе потом легко запутаться.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

2.3 Средства
6 из 7 шагов пройдено

Пользоваться поиском
На предыдущем уроке мы уже говорили о том, что, для нахождения нужной
информации, стоит использовать функцию поиска, встроенную в электронные
средства. Обычно, он есть и в самых простых электронных заметках и, конечно
же, в более мощных приложениях.

Поиск есть и на вашем компьютере - им также следует пользоваться, чтобы найти

нужные файлы.

2.3 Средства

Практикум
На этом шаге мы применим то, что изучили в рамках урока.

Заведите место для записей

Выберете то средство, которое считаете наиболее подходящим (заметки
смартфона / файлы компьютера / приложение для заметок и т.д.)

Определите структуру
1. Определите основные сферы вашей жизни.
2. Определите структуру папок.

Подсказка: Об этом мы подробно говорим на предыдущем уроке.

Создайте структуру
Создайте структуру папок там, где вы решили работать.

Занесите задачи и информацию

Занесите туда наиболее важные и срочные задачи и информацию. То, что точно
представляет важность, и/или является срочными.

Работайте с хранилищем
1. Новую информацию заносите во Входящие.
2. Регулярно разбирайте Входящие.
3. Планируйте задачи для выполнения, информацию для рассмотрения.
Возможно, часть информации станет задачами.
4. Выполняйте задачи.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Последние два пункта являются, скорее, дополнительным. Более подробно
планирование и выполнение задач мы рассмотрим далее в рамках курса.

3.1 Важность

Наверняка многим знакомы разные состояния - когда мы чувствуем, что

продвигаемся, и, наоборот - ощущение, что топчемся на месте. Есть ли у этого
какая-то закономерность, или это дело случая?

В этом уроке мы изучим подход к планированию, который позволят делать те

дела, которые продвигают нас вперед.

3.1 Важность

Важность и срочность
Краеугольными для этой темы являются понятия важности и срочности.

Важные дела - дела, которые вносят существенные, качественные изменения в

жизнь в целом или в какой-то проект.

Срочные дела - дела, которые необходимо сделать, т.к. поджимает их срок, и без
их выполнения ситуация ухудшится.

Как определяется важность?

Хороший способ определить важность - оттолкнуться от целей. Важные дела - те,
которые существенно продвигают, приближают к достижению целей.

Как определяется срочность?

Срочные дела - те, которые необходимо сделать к определенному сроку.
Ключевым критерием здесь является именно срок.

3.1 Важность

Проясняем важность и срочность

Важность и срочность - не такие уж простые темы. Даже люди с опытом не всегда
способны понять, какая задача важная, какая - срочная. Но здесь мы прольем
ясность на эту тему. На каждую задачу можно посмотреть с разных сторон, чтобы
понять, к какой категории она относится.

Критерий 1. Основной мотив выполнения

Задайте себе вопрос: Почему я буду делать эту задачу? Попробуйте понять
главный мотив, т.к. их может быть несколько.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Варианты ответа могут быть такими:

● Потому что она улучшит мою жизнь/жизнь других людей. Тогда это задача,
скорее всего, важная
● Потому что поджимает срок. Тогда эта задача, скорее всего, срочная
● Потому что это нужно, например, Васе. Здесь ситуация сложнее, и требует
прояснения. В частности, понимания, насколько ваши цели совпадают с
целями Васи

Пример:

Николаю нужно оплатить отопление. Обычно, когда он затягивает с этим, ему

звонят из компании, которая поставляет Николаю тепло, и по-дружески
напоминают, что надо бы внести оплату.

Это - срочная задача.

Критерий 2. Выполнение задачи что-то дает / или

невыполнение - что-то ухудшает
Задайте себе вопрос: Почему я буду делать эту задачу?

● Потому что она улучшит мою жизнь/жизнь других людей

● Потому что ее невыполнение приведет к некоторым негативным
последствиям в какой-то, и они наступят в известный (и, весьма близкий)
срок

Пример:

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Ивану необходимо сдать курсовую работу. Он не видит смысла для себя в этом
предмете, но понимает, что не сдача работы грозит отчислением в течение
двух месяцев.

Это - срочная задача.

Критерий 3. Будущее/настоящее/прошлое
● Важные задачи ориентированы на преобразование - качественные
улучшение жизни в настоящем и будущем
● Срочные задачи - поддерживают сложившийся ранее порядок (он может
уже не устраивать, но сменить его на новый - требует времени, да и
понимания, на что менять). Но без поддержания этого порядка произойдут
ухудшения (их наступление и определяет дедлайн). По сути, источник
задачи - в прошлом

Пример:

Леша решил снять видео про куст, растущий возле его дома. Это не задание в
рамках его обучения съемке видео, и у нее нет конкретных сроков. Но видео с
кустом в главной роли вызывает у Леши вдохновение, и оно может продвинуть
его на пути к освоению съемки видео. А это, возможно, существенно изменит
жизнь Лёши.

Это - важная задача.

Критерий 4. Смысл. Внешние/внутренние

цели/факторы
● Важные задачи связаны с ощущением смысла их выполнения. Это вклад во
внутренние цели
● Срочные же могут быть вызваны некоторыми ограничениями. Мы живем в
материальном мире, и должны, как минимум, выживать. Это - внешние цели

3.1 Важность

Матрица Эйзенхауэра
Говоря о важных и срочных делах, нельзя обойти Матрицу Эйзенхауэра. Она
позволяет наглядно увидеть, как распределены ваши задачи по типам.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Примеры
Важные и срочные

Лёша все больше увлекается съемкой видео, и подумывает сделать это своей
профессией. В рамках обучения у него есть задание, которое он должен был
сделать в течение двух недель. Осталось три дня.

Эта задача важная и срочная - она важна для внутренних целей Лёши, и у нее
есть конкретный срок, который уже поджимает.

Важные и не срочные

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

В процессе работы над научной работой, у Маши появилась гипотеза. Ее
интуиция подсказывает, что эта гипотеза может внести важный вклад в ту
область, которой она занимается.

Эта задача важная и не срочная - она может не только продвинуть Машу в науке,
но и изменить мир к лучшему. Но у нее нет конкретного срока.

Неважные и срочные

Леша уже начал подрабатывать видеографом. Но он все еще работает на

своей старой работе курьером, и пока не может оттуда уйти. А завтра у них
там корпоратив. Леша не хочет идти туда, он бы лучше провел вечер за
видеомонтажом отснятого материала. Но у них на работе так не принято. И
это бы ладно, но корпоратив тематический - всем нужно выучить по три
коронных фразы известных супергероев. Леша, как назло, не особенно любит
смотреть фильмы о супергероях. Завтра на работу ему к 9 утра, после нее
сразу корпоратив. У Леши остается только поздний вечер и раннее утро,
чтобы найти фразы и выучить их.

Это задача срочная, но не важная. Леше она ничего не дает (по крайней мере, так
он считает), но она нужна для поддержания текущего порядка вещей.

Неважные и не срочные

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Иван в детстве любил играть в компьютерные игры. Он и сейчас иногда это
делает. Но он всё меньше видит в этом смысл, и играет, скорее, по привычке.
В пятницу вечером он, как обычно, выделил полтора часа на то, чтобы
поиграть.

Эта задача и не важная и не срочная - Ивану она ничего не дает, и не имеет

какого-либо срока.

Нужно ли рисовать эту матрицу?

Не обязательно. Вы можете попробовать применять ее, даже не рисуя. В любом
случае, такой подход структурирует выше мышление и планы.

Но вы можете в любой момент нарисовать эту матрицу на листе бумаги и

отобразить на ней задачи, которые находятся в поле вашего зрения. И увидеть, на
какие задачи вы тратите время больше всего.

3.1 Важность

К чему стремиться
При выборе и планировании задач, можно выделить следующие ориентиры.

Максимум важных и не срочных дел

В идеале - делать максимум важных и не срочных дел. Они способствуют
развитию, качественным изменениям. И если они не срочные, есть возможность
делать их более качественно и в наиболее удобный момент.

Важное и срочное - делать в первую очередь

Если важное дело стало срочным, его, конечно, необходимо делать. Но лучше
стараться до такого не доводить. Ведь провал такого дела по сроку (а даже при
самых благих намерениях и усилиях это может произойти), может привести к
плачевным последствиям.

Не важные и срочные дела - оптимизировать

Оптимизировать выполнение неважных и срочных дел (об этом мы еще поговорим
в следующем модуле). А также подумать - может быть, их можно делегировать?

Эти дела можно решить и за счет хорошей организации. Они становятся

проблемой, когда накапливаются, и срок начинает поджимать. Многим знакомы
такие момент - ощущение завала. Если же эти дела делать заранее, они не будут
доставлять столько проблем. А для этого нужно их организовать (понять, когда
оптимальный момент, чтобы сделать то или иное дело). А также приложить усилия
к их выполнению - ведь делать их может просто не хотеться.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Зачастую, достаточно небольших усилий. Первое усилие - уделить этим делам
внимание и понять, как их оптимальнее сделать. Второе усилие - выполнить.

Не важные и не срочные дела - не делать!

И не делать не важные и не срочные дела. Это - "убийцы времени". Их лучше
просто вычеркивать из списка дел.

Но это может быть слишком радикальным решением (кому-либо вообще

удавалось начать полностью новую жизнь с понедельника?). Поэтому можно
начать с того, что избавиться от совсем уж ненужных дел, а остальным удалить
меньше времени, и стараться не тратить на них особенно ценное время
(например, время утром, когда вы выспались, и можете работать с высокой
эффективностью).

3.1 Важность

Философское отступление. Степень

важности/срочности
Это несколько более сложный раздел, и его можно пропустить или отложить.

Задача важная и задача срочная - на самом деле, некоторые упрощения. Каждая

задача имеет некоторую степень важности и срочности.

Даже если порассуждать логически. Например, у нас есть две важных задачи. Но
ведь какая-то из них более важная? Тоже самое и со срочностью. Таким образом,
мы можем говорить, что одна задача более важная, чем другая. И, закономерно,
перейти к степени важности/срочности.

Для чего это? Как учат различные философские учения, важно избегать
крайностей. Поэтому, зачастую, не стоит абсолютизировать важность или
срочность какой-то задачи.

Как можно измерить степень важности и срочности?

Срочность
Со срочностью проще - чем ближе срок выполнения задачи, тем она более
срочная.

Важность
Степень важности
Самый обобщенный способ измерения важности - измерять важность в каких-то
единицах. Например, можно сказать, что важность измеряется дробными числами
от 0 до 1. Может быть важность 0,3, может - 0,9. А может - и 0,31. Чем больше -
тем более важная задача.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Уровни важности
Промежуточный вариант - ввести некоторый набор степеней важности. Например:

● сверх критическая (блокирующая все остальные дела)

● критическая
● важная
● средней важности
● не особенно важная
● вообще не важная

Это нечто среднее между измерением с помощью чисел, и крайними значениями

важно/не важно.

Примеры
Пример

Классический пример на эту тему...

...коллега Алексей приходит к Лене и говорит, что это вот этот вот отчет -
самая важная задача на свете! Но ведь у Лены есть и другие. Позвольте, а как
же отчет для Юли...

Но эмоциональное давление делает свое дело, и вот Лена уже обнаруживает

себя делающей отчет для Алексея.

Лена думает, где здесь подвох? Наверное, она неверно оценила - какая-то задача
из двух, все же, не важная. Но это не так - обе задачи могут быть важными, но у
них разная степень важности. И искусство в том, чтобы без лишних эмоций эту
важность оценить и сравнить. Но не забыть и о срочности! Она тоже играет роль.

Еще пример

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Возвращаясь к примеру с Лешей, который идет на корпоратив, на который идти не
хочет, а к нему еще и надо подготовиться. Можно ли сказать, что это дело совсем
неважное? Нет. Оно имеет некоторую важность. Оно поддерживает тот порядок
вещей, который позволяет Леше продвигаться в любимом деле. Оно имеет весьма
конкретный смысл.

Вот если бы в тот же день к Леше поступило предложение, которое можно было
бы считать чудесным шансом в новой и желанной профессии, то разность
важности между этими делами была бы настолько большая, что можно было бы
рискнуть, и не пойти на корпоратив. А может, даже и сразу бы уволиться.

И еще пример
Может ли мытье посуды быть важным? Может. На самом деле, многие дела могут
стать важными, если мы хорошо понимаем их смысл. Если мы знаем, что во
время мытья посуды после трудного но интересного дня, нередко посещают
открытия. Или что это дает нужное переключение внимания, и позволяет
поразмышлять.

Но если в этот же момент есть задача, связанная с делом жизни, мытье посуды
может быть даже и важным, но будет менее важным.

Маша уже какое-то время перестала считать мытье посуды неважной задачей.
Во время мытья посуды она переключается и размышляет. Но, однажды, во
время мытья посуды Маше пришло озарение по поводу ее научной гипотезы. И
она тут же бросила тарелку в раковину (благо, не разбила), наскоро завернула
вентили крана и побежала ее записывать и разрабатывать. Встретились две
важные задачи. Но одна оказалась важнее.

Итог
Важное и срочное - крайности и упрощения. Но не стоит от них сразу
отказываться. Эти упрощения помогают быстро ориентироваться в пространстве
дел. Но если ситуация становится совсем запутанной, можно попробовать
перейти к степени важности/срочности - это может помочь.

3.1 Важность

История - Маша

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Маша почувствовала, что она запуталась в своих задачах. Даже испытала легкое
головокружение. Тут она вспомнила, что недавно на одном онлайн-курсе она
изучала матрицу Эйзенхауэра.

Сначала Маша погуглила, кто такой Эйзенхауэр. Читать о нем было интересно, но
не очень-то помогло. А затем взяла лист бумаги, нарисовала матрицу
Эйзенхауэра, и выписала на нее свои задачи.

Важные и срочные:

● Сдать статью в редакцию

Важные и не срочные:

● Проверить гипотезу, которую Маша считает очень перспективной

● Изучить следующий урок курса по самоорганизации

Не важные и срочные:

● Оплатить коммунальные услуги

● Восстановить доступ родителей в личный кабинет ЖКХ
● Распечатать раздаточный материал к семинару
● Решить с приглашением в баню с выбеганием в снег на эту пятницу

Не важные и не срочные:

● Посмотреть серию нового сериала

● Изучить последние новости
● Постоять на голове (подруга Таня пригласила)
● Изучить восемь сообщений, которые Маше отправила подруга Оля

Маша поняла, что тратит много времени на неважное. Хотя большая часть задач,
над которыми она работает, является срочными.

У Маши возникла мысль: "А почему эти задачи срочные?". Она начала
разбираться, и поняла, что она сама довела ситуацию до такой, что эти задачи
стали на нее давить. В принципе, многие из этих задач Маша могла бы решить
раньше, проявив небольшое усилие, или воспользовавшись удобным моментом
(например, сделать распечатку - в течение недели Маша несколько раз была
возле принтера).

Что касается не важных задач, у Маши тоже появились мысли. Она подумала, что
сериал смотрит "для разгрузки головы". Но у нее пришла еще одна мысль - что,

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

если ее голова гораздо лучше будет разгружаться, если она оптимизирует
выполнение срочных и не важных дел?

Что Маша решила делать? Она решила поскорее разобраться со срочными и не

важными делами. Маша запланировала их выполнение. Коммунальные услуги
Маша просто оплатила сразу, и уже почувствовала, что головокружение несколько
уменьшилось. К родителям Маша как раз собиралась на ближайших выходных, и
запланировала разобраться с личным кабинетом ЖКХ (до этого они с родителями
вспоминали об этом в момент, когда Маша уже собиралась домой, и было совсем
не до ЖКХ). Раздаточный материал к семинару Маша распечатала на следующий
же день - она как раз по другим делам была в кабинете с принтером. Такое
планирование дел позволило сделать распечатку, и не отвлекаться на это лишний
раз. А от бани с нырками в снег Маша просто отказалась - подумала, что
поныряют без нее.

Что касается не срочных и не важных дел, Маша решила не рубить с плеча.

Изучению новостей и просмотру сообщений подруги Маша просто решила уделить
немного времени (меньше, чем она привыкла) в моменты, когда это удобно - в
транспорте и т.д. Сериал Маша решила посмотреть перед самым сном - тогда
маловероятно, что она весь вечер будет смотреть всё новую и новую серию. Так и
вышло - Маша уснула на середине серии, сэкономив изрядное количество
времени. А вместо стояния на голове, Маша пригласила подругу Таню на
мастер-класс по рисованию - она как раз хотела на него сходить. Маша поняла,
что не хочет стоять на голове, а хочет рисовать.

И конечно, основное время Маша уделила важной и срочной задаче. Она сдала
статью в редакцию, и у нее образовалось время на важные, но не срочные дела.

3.1 Важность

Какие из дел вы назовете важными?

Выберите все подходящие ответы из списка

Те, в которых видится глубокий смысл.
Только те, которые озвучивает начальство с грозным лицом.
Те, которые нужно сделать как можно скорее.
Те, которые помогают существенно продвинуться внутренним целям.

3.1 Важность

Какие из дел вы назовете срочными?

Выберите один вариант из списка

Все те задачи, которые связаны с прогрессом. Человечеству нужен прогресс -
робототехника, нанотехнологии и т.д. Всё, что с этим связано - срочные задачи.

Которые очень хочется сделать. Например, когда увидел какой-то плакат, и так хочется
узнать, о ком там написано. Нужно срочно узнать.

Те задачи, которые нужно сделать к определенному сроку. Особенно, если срок уже
поджимает.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

3.1 Важность

Сегодня утро 20 марта. У вас в списке задач такие задачи:

● Кафе "У Викторовича" - оставить отзыв

● Закончить статью! Дедлайн 25 марта
● Семинар 30 марта. Распечатать материалы
● Встреча 21 марта в 20:00. Отказаться
● Кино по совету Лены - посмотреть

В какой последовательности будете их делать?

Выберите один вариант из списка

Сначала откажусь от встречи, ведь она уже завтра - отказаться не долго, и людям не нужно
будет ждать. Затем буду заниматься статьей - это задача важная и срочная. А всем
остальным - или в удобный момент, чтобы не мешать основной задаче, или уже после ее
выполнения.

Конечно, сначала займусь статьей. А потом уже - всё остальное.

Буду делать ту задачу, для которой будет настроение.

Сначала сделаю все относительно мелкие задачи. А это все, кроме "Закончить статью".
Таким образом, статьей займусь в послендюю очередь

3.2 Непрерывность

Дело, которым мы занимаемся, может выполняться с разной эффективностью.

Иногда хорошо продвигается, а иногда - будто бы на руках и ногах свинцовые гири.
В большой степени это зависит от того, насколько мы сконцентрированы и
погружены в работу.

В этом разделе мы изучим способы запланировать дела более эффективно:

1. Укрупнение времени
2. Сокращение переключений
3. Техника Томато-таймера

3.2 Непрерывность

Несколько историй
Иван

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

 Иван только что сосредоточился на работе, и тут ему в чат друзей
приходит сообщение о по очень "важному" вопросу. Выяснилось, что голубые
киты могут не спать до трех месяцев!

Лёша

Лёша сел монтировать видео. Но в это же время, его друг

отлично поел плова, и решил поделиться радостью с Лёшей, отправив ему
фото плова со своими развернутыми комментариями.

Николай

Николай уже не раз замечал, что его тянет к путешествиям. А

проявляется это так. Выполняя задачу, он вдруг чувствует импульс совершить
путешествие. О, чудесное вдохновение! А точнее, могло бы им быть. Но это -
всего лишь путешествие к холодильнику. И они и было бы "всего лишь", если бы
не вбивало клин в колеса только что разогнавшегося автомобиля работы
Николая. Но он каждый раз собственноручно его вбивает, спустив стоп-кран.
Вернувшись, довольно жуя и садясь за рабочий стол, он в очередной раз
понимает, что всё уже не то, и нужно начинать сначала. В такой момент, от
этого осознания, даже еда в желудке перестает согревать.

В чем проблема? Неэффективность!

Нашему мозгу нужно время для начала любой деятельности.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Что нужно? Состояние потока!
По большому счету, вся проблема в том, что состояние потока, которого и так
непросто достичь, ломается причинами, которые не являются весомыми.

Что такое состояние потока? Если кратко, это полная включенность в дело,
концентрация и сосредоточенность на нем. В этот момент уходят внешние
факторы, даже забываешь о себе. В этом состоянии выполнение работы наиболее
эффективно.

Сложность в том, что состояние потока не достигается мгновенно. Необходимо

войти в него, а это требует времени и усилий. Прервать же его не составляет
труда - достаточно отвлечься на что-то внешнее. Но потом в него снова нужно
входить...

3.2 Непрерывность

Укрупнение времени
Укрупнение времени относится, в первую очередь, к планированию.
Эффективность снижается, если вы мечетесь между разными делами и
проектами. Хотя некоторое разнообразие полезно, нашему мозгу каждый раз
требуется время и энергия на переключение между разными видами деятельности
и сферами жизни.

Поэтому, при планировании имеет смысл выделить какое-то существенное время,

которое вы будете заниматься одной задачей или проектом. Например, 2 или 4
часа. Это не значит, что у вас не может быть отдыха в это время. Он, как раз,
полезен.

Планируя день или неделю, постарайтесь выделить такие отрезки, в которые вы

будете без переключения на что-либо другое заниматься одним и тем же делом.

Объединение дел
Укрупнению времени также помогает объединение разных дел. Они могут быть
даже из разных сфер, но иметь нечто общее. Например, вам нужно распечатать
что-то на принтере для разных проектов. Но это можно сделать одновременно,
находясь возле принтера. Общее у этих задач - использование принтера. И так
далее.

3.2 Непрерывность

Сокращение переключений
Это относится, скорее, к моментальной работе.

Источники переключений

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Источники переключений могут быть самые разные. Вот некоторые из типичных:

1. Мессенджеры
2. Телефон
3. Ваши соседи по помещению (коллеги, родственники, ...)
4. Вы сами. Отвлекаясь на спонтанные желания срочно "что-нибудь жевнуть"
или "посмотреть видео про медуз", мы сами рушим процесс своей
деятельности.

Способы сокращения переключений

Способы сократить переключения могут быть разные. Вот некоторые из них:

1. Дисциплина. Всё начинается с нее. В первую очередь нужно захотеть с этим

разобраться. И перестать самому быть источником переключений как для
себя, так и для других
2. Отключение уведомлений - особенно в чатах
3. Установка смартфона на беззвучное
4. Обсудить с теми людьми, которые являются такими источниками, что для
вас важна непрерывная работа

По сути
По сути - в первую очередь необходимо отказаться от реагирования на каждое не
срочное и не важное сообщение.

Следующим шагом - попробовать не реагировать сразу на важные, но не

срочные дела. Да, они важные - но могут подождать некоторое время.

Как быть со срочными и важными

сообщениями?
Не реагировать на такие сообщения может быть губительно.

В первую очередь примерно представлять источники таких сообщений для вас.

Вряд ли группа "Мой дом купи-продай", "Школа 187", "Встреча одногруппников"
будут такими источниками. Разве что вы очень хотите что-то купить у ваших
соседей, и не успеете, или не попадете на спонтанную вечеринку друзей со
школы. Но, вряд ли это будет большой трагедией.

Для начала - попробовать не отвлекаться хотя бы на то, что точно не может быть
источником чего-то действительно срочного и важного. А далее, уделяя внимание
этому вопросу, наблюдая и осмысляя, вы сможете произвести более тонкую
настройку своей деятельности.

3.2 Непрерывность

Техника Томато-таймера

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Томато-таймер (еще его называют Pomodoro-таймер) - это простая и эффективная
техника управления временем.

Алгоритм
Алгоритм таков:

1. Работаем в течение заданного небольшого времени без отвлечений и

переключений. Обычно это 20-30 минут, в среднем - 25.
2. После этого обязательно делаем перерыв. Он может быть совсем
небольшой (несколько десятков секунд на разминку глаз), или чуть больше,
до 5 минут. Если вы работаете за компьютером, вы можете размяться. А
также среагировать на сообщения, которые требуют оперативной реакции.
3. После нескольких таких отрезков (обычно, из около четырех), делаем
большой перерыв - 10-20 минут.

Средства
На всех платформах есть целый набор приложений, которые воплощают алгоритм
Томато-таймера. Есть такие таймеры и онлайн. Вы можете выбрать тот, что вам
понравится визуально, и окажется удобным.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

 Совет. Для начала, выбирайте приложение с ми
функциональностью. Заботливые разработчик
Томато-таймер всё, что угодно - и сервисы зам
всё остальное. Но, по крайней мере в начале, э
будет только отвлекать.

Чтобы найти такое приложение, вам достаточно поискать его по ключевым словам
("томато-таймер", "pomodoro" и т.д.) на той платформе, на которой вы работаете.
Это может быть и магазин на вашем смартфоне, также и магазин операционной
системы вашего компьютера, и просто браузер, через который вы можете скачать
и установить программу. И даже таймер онлайн, прямо в браузере.

Всегда ли нужен такой таймер?

Стоит начать им пользоваться. Со временем, вы можете сами выработать навык
непрерывной работы с перерывами, и обходиться уже без внешнего таймера.
Томато-таймер будет у вас внутри. Но даже если и произошла такая интеграция
таймера, время от времени стоит к нему возвращаться, чтобы упорядочить себя.

3.2 Непрерывность

История - Лена

Лена очень любит стирку. И ей нравится писать. Но она заметила, что, несмотря
на обилие вдохновляющих замыслов, ее работа продвигается медленно. Лена
решила повнимательнее присмотреться к тому, как она пишет. Она заметила, что
реагирует на каждое сообщение в мессенджеры, а также нередко потворствует
своему любопытству.

Вот как выглядит журнал ее времени (время указано в формате минуты:секунды):

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

 ● 00:00 - начала писать
● 03:26 - вспомнила, что ее интересовало, чем отличаются лайки и хаски,
полезла гуглить

● 11:47 - ответила 👍
● 07:01 - продолжила писать
на сообщение подруги, которая прислала подборку
лучших фото города Ленинск-Кузнецкий
● 12:20 - продолжила писать
● 12:55 - приписала "Агонь!" к ответу на сообщение подруги с фото
Ленинска-Кузнецкого
● 13:05 - продолжила писать
● 14:34 - всплыла мысль, что, возможно, в фильме, который она вчера
посмотрела, всё происходит исключительно в воображении героя. Решила
ее обдумать
● 16:32 - продолжила писать
● 18:58 - вдруг захотелось что-то срочно перекусить. Ноги сами пошли к
холодильнику...

И всё в таком духе.

Лена решила попробовать использовать Томато-таймер.

Как оказалось, подавляющее большинство факторов спокойно ждали завершения

20 минут. Многие из них ждали и большого перерыва.

А затем, составив Матрицу Эйзенхауэра, Лена поняла, что многие из этих дел
вообще не нужно делать!

Так, с приходом Томато-таймера в жизнь, светлое будущее, которого долго ждала

Лена, вдруг наступило в одночасье.

3.2 Непрерывность

Укрупнение времени - это...

Выберите один вариант из списка

Пересчет секунд в минуты, а минут в часы - для удобства.
Выделение времени только на важные задачи.
Такое планирование, когда на одну задачу, проект или несколько близких задач выделяется
существенное время без перерыва - например, 2 или 4 часа.

3.2 Непрерывность

Чтобы быть эффективными, необходимо...

Выберите один вариант из списка

● В первую очередь - сократить отвлечения на несрочные и неважные сообщения.
● Каждый раз как можно скорее реагировать на все сообщения извне - из
мессенджеров, от находящихся рядом людей и т.д.
● Не реагировать на важные и срочные сообщения, т.к. они могут отвлечь всерьез и
надолго.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

3.2 Непрерывность

Что такое Томато-таймер?

Выберите один вариант из списка

Это таймер для оптимального приготовления помидоров.
Это промежуток времени, который следует соблюдать между поглощением помидоров,
чтобы не навредить здоровью.
Это красивый секундомер в виде помидора.
Это способ и средство выполнять задачи, сокращая переключения между ними.

3.2 Непрерывность

Практикум
Укрупнение времени. Планирование
Выполните планирование с учетом важности и срочности дел (матрицы
Эйзенхауэра):

1. Запланируйте завтрашний день, попробовав укрупнить время.

2. Запланируйте следующую неделю, попробовав укрупнить время.

Сокращение переключений
Попробуйте выполнять задачу, не отвлекаясь на внешние раздражители, которые
не являются ни срочными, ни важными. Заранее определите промежуток времени,
в течение которого будете выполнять задачу, не отвлекаясь.

Ответьте себе на вопрос - была ли работа эффективной?

Томато-таймер
1. Установите себе приложение Томато-таймера.
2. Выберете задачу, и попробуйте выполнять ее с помощью Томато-таймера.
Лучше, чтобы задача занимала не менее 1,5 часа подряд.
3. Обдумайте, а лучше запишите себе итоги выполнения этого упражнения.
Удалось ли погрузиться в задачу и не отвлекаться? Дало ли это какой-либо
положительный эффект?

3.3 Советы

Журналирование времени
Для того, чтобы отследить, куда уходит время, можно записывать, чем Вы
занимались в тот или иной промежуток времени.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Это можно делать в разных формах. Начать проще всего следующими способами.

Электронная таблица
Вы можете создать электронную таблицу в той программе, в которой создаете
таблицы. Столбцы можете завести те, которые вам удобно. Например:

● Дата
● Задача
● Время начала
● Время завершения
● Длительность
● Комментарий

Таблица в ежедневных заметках

Если Вы ведете ежедневные заметки, например, в какой-то программе для
заметок, Вы можете прямо в файле заметки создать таблицу, в которую вписать,
на что тратите время.

Развитие
Вы можете применять фильтры электронных таблиц для различных выборок.

Вы можете наладить аналитику собственного времени. Например, создать

сводную таблицу, которая будет вычислять какие-то показатели - например, за
месяц, квартал или год.

4.1 Найти действие

Действие!

Человек - существо действующее. Без действий мы не воплотим в жизнь идеи и

планы, не получим опыт. Те структура и подходы, которые мы рассмотрели в курсе
ранее - ориентированы на действие.

Можно выделить несколько ключевых моментов, которые помогают действовать:

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

 1. Организуйте свое хранилище и процессы деятельности так, чтобы
действовать, создавать, воплощать, а не просто записывать, сохранять и
накапливать (хотя и это тоже необходимо - но как фундамент для действия).
2. Доводите планирование до прописывания конкретных действий. И чем
четче и яснее вы их поймете и впишете в планы, тем лучше.
3. Делите задачи на элементарные действия - декомпозируйте.

4.1 Найти действие

Декомпозиция задач
Декомпозиция задачи - разделение задачи на элементарные действия.

Пример

Лёша решил снять видео про куст, растущий возле его дома. Он
решил, что стоило бы получше понять, как решить эту задачу. И он разделил
ее на такие части:

1. Зарядить смартфон
2. Протереть камеру смартфона
3. Убедиться в наличии свободного места в памяти смартфона.
4. Нарисовать скетчи ракурсов.
5. Произвести видеосъемку.

Лёша даже сам удивился, сколько действий в этой, казалось бы, небольшой
задаче!

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Средства
Вы можете делать это в той программе, в которой работаете с задачами. В той же
программе, в которой вы ведете свои списки. Также удобно это делать и на бумаге.
А результат декомпозиции, затем, можно внести в вашу программу.

Также это удобно делать в интеллект-картах.

Лайфхак: Чеклисты
С высокой вероятностью, у вас есть задачи, которые повторяются. Такие задачи
можно преобразовывать в чек-листы. В примере, указанном выше, Лёша мог бы
вынести часть типичных действий по подготовке к видеосъемке в отдельный
список, и каждый раз обращаться к нему, когда он приступает к съемке.

Лайфхак: Объединение действий

В прошлом уроке мы говорили о возможности укрупнять время. Декомпозиция
задачи предоставляет дополнительные возможности для этого. Когда мы
разделили задачу на подзадачи, появляется шанс объединить подзадачи
отдельных задач.

Пример:

Маша декомпозировала две задачи. И, как казалось, в каждой из

них нужно отсканировать и распечатать документы. Ни принтера, ни сканера
у Маши дома нет. Но они есть в институте, где она работает - в одном из
кабинетов. Маша поняла, что всё сканирование и печать она сможет сделать
за один раз. И ей не нужно будет дважды отвлекаться на эту работу.

4.1 Найти действие

Переводить абстрактное в конкретное

Для того, чтобы начать действовать, необходимо перейти от расплывчатости к
конкретике. Переводить идеи и абстрактные планы в конкретные действия.

Нас могут посещать разные идеи, и, порой, даже озарения. Но каждую идею и
озарение необходимо перевести в конкретный план. Это может и не получиться
сразу. Но постепенно, если мы хотим, чтобы идея была воплощена, это следует
сделать.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

4.1 Найти действие

Понять следующий шаг

Еще один хороший способ перейти к действию - понять следующий шаг.

Можно долго что-то планировать, обдумывать, обсуждать, проводить мозговые

штурмы и т.д. Но с чего начать их воплощение?

Необходимо понять следующий шаг. Это то действие, которое первым последует

за процессом подготовки. На самом деле, не всегда подготовка и планирование
может высветить ясно всю картину. Но следующий шаг будет виден. Если картина
совсем туманная, следующим шагом может быть продолжение обсуждения. Но
лучше сразу понять, когда и как это будет сделано.

Декомпозиция задач - это также этап на пути к нахождению следующего шага.

Когда задача разделена на действия, можно выбрать первое из них, и начать его
воплощать.

4.1 Найти действие

История - Леша

Леша уже неплохо продвинулся в изучении искусства видеосъемки. И получил

первую работу! Знакомые друзей предложили ему заснять вечеринку. Оплата
была символической, но это не уменьшило воодушевления Леши от возможности
попробовать свои силы в настоящем деле.

Задача была не так проста. Леше нужно было заснять вечеринку, и тут же
смонтировать небольшой видеоролик. А затем презентовать его всей компании.
Леша спросил, где он может заняться монтажом, и его заверили, что он сможет это
сделать на компьютере, который имеется в отдельной комнате. Лешу это
устроило.

Леша пришел на место, и начал снимать. В начале всё шло хорошо, и Леша
почувствовал прилив энтузиазма. Но затем он понял, что у его смартфона, на
который он снимал, заканчивается заряд батареи. Леша еще не делал такие
длинные съемки. Он даже не подумал взять с собой зарядное устройство! Благо,
оно нашлось у одного из гостей, и Леша подзарядил свой смартфон. Правда, он
упустил часть вечеринки.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Затем, когда он сел монтировать, он понял, что даже не подумал о программе для
видеомонтажа. Он вспомнил, что она лежит у него в облачном хранилище. Но
Леша не помнил пароль от него! Он привык, что оно всегда в доступе. Леше
пришлось скачать редактор через собственный смартфон, а затем загрузить его
на компьютер. Наконец, редактор был установлен.

Ситуация осложнилась тем, что компьютер был слабоват, и работа шла медленно.
В моменты, когда компьютер подвисал, обрабатывая очередное изменение, Леша
кусал собственные локти, коря себя за то, что не спланировал всё как нужно.

И все же, Леше удалось смонтировать приличное видео, хотя он понимал, что оно
могло бы быть и лучше. Но гостям оно понравилось - видимо, сказалось и
приподнятое настроение.

Некоторые неудачи не сломили Лешу. Он понял важное - упущенная мелочь

может стать большой помехой в самый неподходящий момент.

Он учел весь свой опыт, и, когда пришел домой, занес в отдельный список все
пункты, которые нужны для видеосъемки и монтажа:

1. Протереть камеру
2. Зарядить смартфон.
3. Убедиться, что в его памяти достаточно места.
4. Взять зарядное устройство и пауэрбанк.
5. Понять, где можно смонтировать видео. Убедиться, что мощность
компьютера достаточна.
6. Обеспечить работу видеоредактора. Установить его заранее и проверить,
либо - убедиться в возможность скачать и установить на месте.

4.1 Найти действие

Для перехода от плана к действию могут помочь...

Выберите все подходящие ответы из списка

Перевести абстрактные идеи и мысли в конкретное действия и практики.
Деление задач на элементарные действия.
Понять, какое следующее действие после планирования.

4.1 Найти действие

Задача
Вы, вместе с друзьями, решили снять небольшой фильм. Но для фильма нужен
сценарий! Поняв это, вы запланировали задачу: "Съемка арт-хаус фильма с
друзьями - Мозговой штурм сценария".

Какой пример декомпозиции задачи выглядит более оптимальным?

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Вариант 1
Провести мозговой штурм

Вариант 2
● Участники
● составить список участников
● пригласить участников
● убедиться, что все получили приглашение
● уточнить, кто будет
● предложить заранее подумать над идеями
● Встреча
● выбрать время и место
● забронировать место
● Мозговой штурм
● прикинуть несколько идей заранее
● подготовить средства для проведения
● провести мозговой штурм

Вариант 3
● разослать приглашение
● провести собрание

Вариант 4
● подумать над идеями
● предложить подумать другим
● составить общий список идей
Выберите один вариант из списка
Вариант 2
Вариант 4
Вариант 3
Вариант 1

4.2 Гибкий подход

В предыдущих модулях мы научились приводить информацию в порядок и

планировать, с учетом важности и срочности дел.

В этом разделе мы поговорим о том, как выполнять планы. И делать это гибко.

4.2 Гибкий подход

Проблема календаря

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

У календаря есть проблема. Она возникает тогда, когда выполняется жесткое
планирование дел всех типов в календаре.

Николай идеально запланировал две недели. Все задачи он прописал в

календаре. Но потом ситуация изменилась - возник аврал на работе, и два
вечера он провел там, возвращаясь домой только чтобы поспать. Посмотрев
на свой календарь после этого, Николай понял, что все его планы сместились, и
теперь необходимо вручную сдвигать множество дел. От этого настроение и
так уже уставшего от аврала Николая, конечно, не улучшилось. Но он понял -
нужно что-то делать...

4.2 Гибкий подход

О календаре
Ранее мы говорили о хранилище информации (среди которой есть и задачи). Но
где в нем место календарю?

Типы задач
Есть задачи жестко привязанные ко времени, и не привязанные к нему.

● Первый тип задач - это встречи, собрания, публичные мероприятия и т.д.

Они имеют жесткую привязку к дате и времени.
● Второй - это задачи, дела, которые могут быть выполнены в любое время
дня, или с некоторой гибкостью. У них может быть какой-то срок (дедлайн),
но они не привязаны жестко к конкретному времени.

Размещение в календаре
Какие же задачи размещать в календаре? Только задачи первого типа.

Вопросы
Можно ли задачи второго типа размещать в календаре?

Можно. Но есть вероятность "захламить" календарь мелкими задачами. А, кроме

того, если задачи не привязаны к конкретному времени, время их выполнения
часто меняется. И поэтому, приходится постоянно переносить их изо дня на день.
Психологически возникает ощущение, что "планы рушатся". Что не есть хорошо.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Неплохим решением будет выделить в календаре время, в которое вы будете
заниматься каким-то проектом. В это время будут выполняться задачи по проекту.
А сами эти задачи могут быть размещены в вашем хранилище информации. То
есть, переносить в календарь отдельные задачи не нужно.

Можно ли задачи первого типа размещать в списка задач?

То есть, если задача уже есть в календаре, можно ли помещать ее в список задач,
который находится в хранилище информации? Можно. И, нередко, даже нужно. С
одной стороны, размещение в двух местах - это дублирование. Но с другой, если
вы постоянно работаете со списком задач, может быть будет удобно, если задача
будет и там. Здесь стоит отталкиваться от индивидуальных особенностей.

4.2 Гибкий подход

Техника Дэвида Аллена - Getting Things

Done
В модуле "Информация" мы говорили о том, как эффективно разместить
информацию - всё "разложить по полочкам". Среди этой информации есть и
задачи - мы говорили о том, как их разместить в созданной структуре.

Но как исполнять задачи?

За основу взята техника "Getting Things Done" Дэвида Аллена, или просто GTD.

Техника описана в книге Дэвида Аллена "Как привести дела в порядок".

GTD
Суть метода в том, что те задачи, которые жестко не привязаны ко времени,
делятся на категории. Набор категорий может несколько отличаться, но в целом
выглядит примерно так:

● Те, которые планируется сделать сегодня - "Сегодня", или "День"

● На этой неделе - "Неделя"
● В этом месяце - "Месяц"
● Позже (когда-нибудь)

По сути, это несколько списков задач. И основной принцип работы с ними в том,
что к каждому из списков мы обращаемся с разной частотой:

● К списку "Сегодня" - несколько раз в день

● "Неделя" - один раз в день
● "Месяц" - один раз в неделю

В список "Сегодня" мы помещаем те задачи, которые будем делать сегодня (или

завтра) - то есть, в течение дня. В список "Неделя" - те, что будем делать в
течение недели. Из него мы каждый день выбираем те задачи, которые будем
делать в течение дня, и переносим в список "Сегодня". Т.к. мы уже сделали этот

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

выбор, нет смысла постоянно смотреть в этот список. И это экономит время и,
соответственно, драгоценную энергию, которую мы тратим, уделяя чему-то
внимание.

Аналогично работает связка списков "Месяц" - "Неделя".

Упрощенные модификации
Не обязательно иметь столько списков. В минимальном варианте, достаточно
иметь список на день. В него помещать задачи, которые находятся в отдельных
списках задач проектов и сфер ("Проекты", "Сферы" - о них мы говорили в модуле
"Информация").

4.2 Гибкий подход

История - Николай

Николай был расстроен тем, что так поехали его планы. Он обедал с другом
Антоном, и рассказал ему эту душещипательную историю. Что удивительно для
Николая, его друг не был расстроен, и даже не стал сочувственно хлопать
Николая по плечу. Наоборот - у него будто бы стало еще больше энтузиазма,
которого и так было немало от поглощения жареного риса с кальмарами. Не
переставая жевать, Антон сказал - он знает, что делать. А затем рассказал
Николаю. После этого рассказа, и у Николая настроение улучшилось.

Николай последовал совету Антона. В той структуре, которую Николай для себя
создал и успешно пользовался (см. модуль "Информация"), он создал файл с
названием Сегодня.

● Во время ежедневного разбора Входящих, Николай сразу заносил

некоторые задачи в файл "Сегодня".
● Также Николай стал просматривать задачи по все проектам, и выбирать из
них те, которые он планировал сделать сегодня, или на следующий день.
● Глядя на некоторые задачи, которые уже были в файле Сегодня, Николай
понимал, что их лучше отложить. И он возвращал их в списки задач по
проектам.
● Если в течение дня возникали срочные задачи, их Николай заносил в список
"Сегодня". Если же задача была совсем критической, Николай делал ее
сразу.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

 ● При этом, все задачи, жестко не привязанные ко времени, Николай убрал из
своего календаря.
● Каждый день, в те моменты, когда он не был на мероприятиях, которые
были в его Календаре, Николай решал задачи из его списка "Сегодня".

Через месяц Николай и Антон снова обедали. И уже Николай рассказал Антону
пару интересных, найденных им, лайфхаков. От плохого настроения Николая не
осталось и следа.

4.2 Гибкий подход

Какие задачи стоит размещать в календаре?

Выберите все подходящие ответы из списка

● Встреча в четверг в 19:00.
● Лекция - 21 марта с 7:00 до 9:00
● Театр "Просперо" - кажется, интересные спектакли. Посмотреть афишу.
● Лекция в пятницу - подготовиться!
● Мысль: Теория систем удачно попадает в интегральные тренды. Но минусом может
быть излишний крен в сторону структурализма. Обдумать!
● Поездка за город. Решить, еду ли

4.2 Гибкий подход

В чем суть методики GTD, если кратко?

Выберите один вариант из списка

● Суть методики в том, чтобы разделить задачи примерно на такие категории -
"Сегодня", "Неделя", "Месяц". И к каждой категории обращаться с разной частотой.
Это снижает количество задач, которые попадают во внимание, экономит время и
энергию.
● Нужно делать ту задачу, которая интересна в данный момент. А если стало скучно,
заняться чем-нибудь другим.
● Суть в том, чтобы занести все задачи в календарь, и пытаться идеально исполнить
план.
● GTD (ГТД) расшифровывается как "Где-то далеко". Суть методики в том, чтобы
отложить задачи куда подальше.

4.2 Гибкий подход

Стоит ли размещать в календаре задачу "Обед с Леной 21.05 в 17:00"?

Выберите один вариант из списка

Да
Нет

4.2 Гибкий подход

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Стоит ли размещать в календаре задачу "Обед с Леной 21.05 в 17:00. Выбрать
заранее блюда в меню"?

Выберите один вариант из списка

Да
Нет

4.2 Гибкий подход

Практикум
Декомпозиция задачи
1. Посмотрите на ваш список задач. Какие из них следует декомпозировать?
2. Выберете хотя бы одну задачу, и проведите декомпозицию. Подзадачи
можно вписать в список отдельными задачами, или указать их как
составляющие целой задачи.

Следующее действие
1. Посмотрите на ваш список задач. Для каких из них вы понимаете, что нужно
сделать следующим шагом, для каких - нет?
2. Для тех задач, для которых непонятен следующий шаг, подумайте и
попробуйте его найти и прописать. Возможно, для этого некоторые задачи
понадобится декомпозировать.

Гибкий подход
1. Заведите в вашем хранилище файл "Сегодня".
2. Просмотрите свои списки задач.
1. Тех из них, которые вы планируете сделать сегодня или завтра,
поместите в файл "Сегодня".
2. Те задачи, которые имеют фиксированную привязку ко времени,
занесите в свой календарь (если вы его ведете).

Далее ежедневно:

1. Просматривайте свои списки задач и выбирайте те задачи, которые

планируете сделать сегодня-завтра, и вписывайте их в файл "Сегодня".
Возможно также, некоторые вы решите вернуть из файла "Сегодня" обратно
в свои списки.
2. В течение дня обращайтесь к файлу "Сегодня", чтобы выбрать задачи и
выполнить их.

4.3 Советы

В этом разделе - несколько советов. Они могут помочь с самоорганизацией и в

различных ситуациях.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Следовать ли этим советам - решать Вам.

4.3 Советы

Самоконтроль срока
Со сроками у задач могут быть разные ситуации. Этот срок может быть жестким -
быть частью проекта, установлен начальством или вместе с коллегами. Также Вы
можете и сами определить срок по каким-то причинам.

Стоит ли контролировать сроки задачи? Имеет смысл. Ведь если что-то идет не
так, лучше понять это гораздо раньше, и принять меры - поискать эффективные
подходы, обратиться за помощью и т.д.

Но как отследить, что задача попадает в срок?

Контроль "четвертинками"
Можно воспользоваться следующим разбиением:

1. 1/4 срока на задачу - время планирования, понимания, экспериментов. За

это время стоит определиться, как делать задачу. И, возможно, переоценить
срок ее выполнения.
2. 1/2 срока. Задача должна быть готова более чем на 50%, и идти к
успешному выполнению.
3. 3/4 срока - задача должна быть уже практически готова - остаться могут
некоторые детали и штрихи.

Если в какой-то из этих точек происходит нечто другое (например, на этапе 1/2
срока еще нет понимания, как задачу делать), следует принять меры.

Контрольные точки
Контрольные точки могут быть и произвольными - не обязательно "четвертинки".
Можно разделить задачу на этапы в соответствии с тем, как она будет
выполняться.

Итог
Конечно, не всегда всё так просто. Особенно с творческими задачами. Но нередко,
можно применить хотя бы какой-то минимальный самоконтроль, чтобы не попасть
впросак.

Это же поможет и для планирования и делегирования. Если задача поручена

кому-то, хорошо бы на протяжении ее выполнения понимать, что с ней.

4.3 Советы

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

Самоконтроль качества
Есть у некоторых людей плохая привычка. Сделать что-то, и надеяться, что другие
проверят их работу. Такая проверка, во многих ситуациях, очень даже полезна.
Но, разве кто-то отменял самостоятельную проверку своей работы?

Имеет большой смысл хотя бы просмотреть то, что сделано, на предмет явных
ляпов. Это может сэкономить существенное количество времени, уменьшив
количество циклов доработки задачи. А ведь каждый такой цикл связан с
необходимостью снова переключиться на задачу, уделить ей время. А каждое
переключение контекста внимания - операция затратная.

4.3 Советы

Съесть "лягушку"
Есть задачи не особенно приятные, хотя и не всегда сложные. Иногда их еще
называют "лягушками". Знакомо ли Вам - коммунальные услуги, которые нужно
оплатить, в доме отклеился плинтус, нужно позвонить и отказаться от участия в
чем-то?

Эти задачи могут "висеть" неделями или даже месяцами.

Когда их много, или какие-то из них висят долго, они начинают серьезно напрягать
и откачивать энергию.

Но у них есть и хорошее свойство - когда решаешь такую задачу (в не очень узких
кругах это называется "съесть лягушку"), высвобождается внимание, энергия и
возникает ощущение свободы.

А еще можно разобраться сразу с целой стаей "лягушек". И радоваться приливу

энергии и внезапно нахлынувшей свободе.

4.3 Советы

Коммуникация
Общение, коммуникация - тоже действие. И от того, как она осуществляется,
зависит многое. Порой, у каждого в отдельности всё хорошо, но когда начинается
взаимодействие, начинаются проблемы. В точке коммуникации может быть как
создано что-то великое, так и произойти самые грандиозные провалы. Это место
встречи двух вселенных, которыми является каждый из нас, и место потери -
ценной информации, нужных деталей.

Что же можно, в таком контексте, посоветовать?

Надежность
Следует стараться соблюдать договоренности - о сроках и т.д. Если проваливаете
срок, о котором договорились, сообщите как можно раньше! А также и то, что

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!

что-то идет не совсем так. Может, Вам нужна помощь? Скажите об этом, не
затягивая.

Но не стоит скатываться и в другую крайность.

Ясность
С некоторыми людьми мы говорим на одном языке (вроде бы). Но замечали ли
Вы, что понять некоторых людей, порой, крайне затруднительно? Но изменить
других - задача сомнительная. А вот что мы можем сделать - изменить самих себя.

Когда вы что-то говорите или пишете, какова ваша цель?

● Если вы хотите, чтобы ваш собеседник проводил расследование, или с

собаками-ищейками разыскивал смысл того, что вы хотите сказать, можете
выражать свои мысли как угодно.
● Если же вы хотите, чтобы вас поняли - постарайтесь сказать ясно. И,
пожалуйста, прочтите то, что сами написали! Это может существенно
помочь делу.

4.3 Советы

Подключить подсознание
Некоторые задачи не выполняются так уж просто, за один присест и с первого
раза. А на некоторые даже и смотреть не хочется. И порой, эти задачи мы
откладываем из раза в раз.

Но, гораздо более эффективно, взяться за такую задачу как можно раньше. Хотя
бы изучить ее, немного обдумать, накидать свои мысли по ней, написать список
вопросов. Тогда можно будет "внести в нее сознание", и запустить работу не
только сознания, но и подсознания.

Вообще, если задача трудная, творческая, хорошо иметь возможность отложить

ее хотя бы до завтра. Подсознание будет работать, и, на следующий день, могут
открыться новые решения.

СКАЧАНО С WWW.SW.BAND - ПРИСОЕДИНЯЙСЯ!