数据库操作与数据类型详解

### 数据库操作与数据类型详解 #### 1. 导航窗格的使用 在数据库操作中，导航窗格是管理数据库对象的重要工具。当你创建了如Bobblehead数据库并添加了名为Dolls的表后，导航窗格能帮助你管理这些对象。 - **导航窗格的基本功能**：它会显示数据库中的对象，初始创建数据库时，导航窗格仅显示表。若想尝试其功能，可通过“Create➝Tables➝Table”添加新的空白表，比如创建一个Collectors表来记录有相同玩偶收藏爱好的朋友信息。添加新表后，导航窗格会同时显示新旧表，双击表名即可打开。若同时打开多个数据表，Access会以标签形式组织它们。 - **导航窗格的高级操作**：当打开的表过多，标签无法全部显示时，Access会在标签栏左右添加滚动按钮。此外，你还可以对导航窗格中的数据库对象执行重命名、复制和删除操作。重命名时，右键单击对象并选择“Rename”，输入新名称后按Enter；复制时，右键单击对象选择“Copy”，再在导航窗格任意位置右键选择“Paste”，并按提示输入新副本名称；删除时，右键单击对象选择“Delete”，此操作不可撤销，Access会要求确认。 - **创建表的快捷方式**：你可以在桌面上创建指向数据库文件的快捷方式，还能创建直接打开数据库并导航到特定表的快捷方式。具体步骤为：先调整Access窗口大小，使其不占满屏幕并最小化其他程序，以便看到桌面；在导航窗格中找到所需表，将其拖到桌面；释放鼠标按钮，Access会创建类似“Shortcut to Dolls in Bobblehead.accdb”的快捷方式，双击该快捷方式可直接打开对应表的数据表视图。 #### 2. 构建更智能的表 之前创建的表存在不足，主要是未明确告知Access每个字段要存储的信息类型。不同类型的信息（如文本、数字、日期等）在数据库中有不同的处理方式，若不设置正确的数据类型，会导致后续计算和错误检查出现问题。 - **理解数据类型**：以Dolls表为例，其字段包含不同类型的信息，如Character和Manufacturer字段为文本类型，ID和PurchasePrice字段为数字类型，DateAcquired字段为日期类型。若未正确设置数据类型，Access无法按预期处理数据。 - **设计视图的使用**：在数据工作表视图中创建新字段时，Access会根据输入信息猜测数据类型，但容易出错。为防止无效输入，需使用表的设计视图来设置规则。切换到设计视图的方法有多种，如右键单击表标签选择“Design View”，或使用“Home➝Views➝View”命令，也可通过窗口右下角的视图按钮切换。若在未保存的新表上切换到设计视图，Access会先要求输入表名并保存。设计视图主要用于显示表的结构，可进行添加、重新排列和删除字段等操作，但不能添加新记录。若窗口右侧的属性表框打开，可通过“Table Tools | Design➝Show/Hide➝Property Sheet”关闭以节省空间。 - **字段的组织和描述**：在设计视图中，可通过以下方式更改表的结构： - 添加新字段到表末尾：滚动到字段列表的最后一行，输入新字段名。 - 在现有字段之间添加新字段：移动到要添加新字段位置下方的字段，右键单击该字段并选择“Insert Rows”，然后在新的空白行输入字段名。 - 移动字段：单击要移动字段左侧的灰色方块，释放鼠标按钮选中该字段，再次单击灰色方块并将字段拖动到新位置。 - 删除字段：右键单击要删除字段左侧的灰色方块，选择“Delete Rows”，此操作会删除该字段中的所有数据，且不可撤销，除非表为空，否则Access会要求确认。 - 添加字段描述：在相应字段的Description列中输入一两句描述信息，这有助于后续修改表时理解字段含义，且在输入信息时描述会显示在状态栏。 - **设计视图中的更新操作**：Access不会立即应用在设计视图中所做的更改，而是在关闭表或切换回数据工作表视图时询问是否保存表。若进行了可能有问题的更改，可点击快速访问工具栏的保存按钮或使用快捷键Ctrl + S立即应用更新，以便及时发现问题。 #### 3. Access数据类型 设计视图是定义表的强大工具，其中一个重要设置是每个字段的数据类型，它决定了Access存储的信息类型。 | 数据类型 | 描述 | 示例 | | ---- | ---- | ---- | | Text | 可包含字母、数字、标点和符号，最大长度为255个字符 | 姓名、地址、电话号码和产品描述 | | Memo | 可存储大量无格式文本，最多65,536个字符 | 文章、备忘录、信件等短文档 | | Number | 包含各种类型的数字，包括负数和有小数位的数字 | 除货币值外的各种数值，如测量值、计数和百分比 | | Currency | 类似于Number类型，但针对表示货币值的数字进行了优化 | 价格、付款和费用 | | Date/Time | 存储日历日期或时间（或两者） | 出生日期、订单日期、发货日期等 | | Yes/No | 只能存储两个值：Yes或No（也可看作True或False） | 具有两个选项的字段，如是否有库存、是否发货等 | | Hyperlink | 用于创建指向网页、文件或电子邮件地址的可点击链接 | 网站URL、电子邮件地址、文件路径 | | Attachment | 可添加一个或多个单独的文件，文件内容会复制到数据库中 | 图片、Word文档、Excel电子表格、声音文件等 | | AutoNumber | 自动生成唯一的识别号码，用于唯一