优化Access表单：提升可用性与效率的实用指南

### 优化 Access 表单：提升可用性与效率的实用指南 #### 1. 设置默认值 在创建新记录时，为了让某些字段自动填入相同的值，我们可以通过两种方式设置默认值。 - **表设计中的默认值属性**：在表设计里使用默认值属性来设置表，这样无论以何种方式创建新记录，该值都会自动填入。这是设置默认值的常用且最佳方式。 - **表单控件的默认值属性**：在某些情况下，可通过设置表单上控件的默认值属性来为字段设置默认值。不过，这种方式下的值仅在通过该表单创建新记录时才会填入。 例如，在一个跟踪订单的数据库中，为每个接单员设置不同的订单输入表单副本，并为他们各自的表单设置默认值以自动填入接单员的姓名，这样就能确保每个订单都能自动归功于正确的人。 #### 2. 让数据逻辑呈现 人们在面对无逻辑顺序的数据时往往表现不佳，就像电话簿按姓名排序、日历按时间顺序显示日期一样，数据逻辑排列能让人更轻松地理解和查找信息。 在 Access 中创建表时，通常会包含一个用作主键的字段，如客户 ID 号、产品识别号或会员号等。这些主键值是唯一的，便于 Access 跟踪记录，但对人来说可能难以理解。而且，我们输入数据时通常是随机顺序，并非按字母顺序添加所有客户记录。所以，有时我们希望按姓名等对记录进行排序，避免数据库让普通用户查找特定客户记录变得困难。 #### 3. 控制记录显示顺序 可以通过设置表单的“Order By”属性来轻松控制表单显示记录的顺序，该属性位于“Properties”对话框的“Data”选项卡中。例如，使用“OWNERLASTNAME”字段值对记录进行排序。 如果需要按多个字段对表单中显示的记录进行排序，可在“Order By”文本框中用逗号分隔列出这些字段，并按重要性排序。比如，若要先按姓氏再按名字排序，“Order By”文本框应如下所示： ```plaintext LastName, FirstName ``` 设置表单的“Order By”属性仅影响表单内的记录显示顺序，不会改变表中的记录排序顺序。通过创建不同的表单，为每个表单设置独特的记录显示顺序，能让 Access 用户的工作更轻松高效，而无需掌握查询和排序的复杂机制。 #### 4. 添加常用任务的命令按钮 在使用电脑时，我们经常会执行一些任务，有些任务虽简单，但可能需要按多个键或多次点击鼠标。在 Access 中，可使用命令按钮来运行宏或 VBA 程序，以自动化各种任务。 ##### 4.1 命令按钮的功能 命令按钮能完成的任务众多，以下是一些示例： - 打印报告 - 打开表单 - 在 Access 数据库与其他应用程序（如 Excel）之间交换数据 - 运行邮件合并以生成个性化的格式信件或电子邮件 - 将信息导出到会计系统（如 QuickBooks） ##### 4.2 创建第一个命令按钮 使用“Command Button Wizard”可以轻松创建简单的命令按钮，具体步骤如下： 1. 在设计视图中打开要放置命令按钮的表单。若在试验该向导，可从一个新的空白表单开始。 2. 点击“Toolbox”中的“Command Button”图标进行选择，然后在表单中想要按钮出现的位置点击。此时会出现“Command Button Wizard”对话框。 3. 选择命令按钮要执行的操作类别。选择不同类别时，“Actions”列表会显示所选类别中可用的操作。 4. 选择想要的操作并点击“Next”继续。 5. 选择命令按钮要发送电子邮件的报告，然后点击“Next”继续。此时会出现下一个“Command Button Wizard”屏幕，要求选择按钮表面的文本或图像。 6. 为命令按钮输入一个名称，然后点击“Finish”关闭向导。 ##### 4.3 查看命令按钮背后的代码 创建命令按钮后，若想查看其工作原理，可右键点击完成的按钮，从弹出菜单中选择“Build Event”以显示“Command Button Wizard”为按钮创建的 VBA 程序，也可点击工具栏上的“Code”或“Build”按钮显示代码窗口。例如，以下是一个发送报告电子邮件的 VBA 代码示例： ```vba Private Sub EmailSummaryButton_Click() On Error GoTo Err_EmailSummaryButton_Click Dim stDocName As String stDocName = "Auction Summary by State" DoCmd.SendObject acReport, stDocName Exit_EmailSummaryButton_Click: Exit Sub Err_EmailSummaryButton_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_EmailSummaryButton_Click End Sub ``` “Dim”语句设置了一个名为“stDocName”的字符串变量，用于存储要发送电子邮件的报告名称。“DoCmd.SendObject”命令用于发送电子邮件消息，并且可以通过添加额外参数（如收件人的电子邮件地址、消息主题或