让报告更出色的实用技巧

# 让报告更出色的实用技巧 ## 1. 提升报告外观的重要性 一份出色的报告不仅要内容准确，外观也至关重要。如果外观不重要，我们完全可以直接给每个人一份数据表打印件，但显然这无法满足需求。提升报告外观涉及使用一些微妙的功能，这些功能单独看可能不那么显眼，但对于给人留下良好印象却非常重要。 ## 2. 突出重要信息 报告中的所有信息都有其重要性，但有些信息更为关键。例如，我们可能希望一眼就能看到显示利润的单个项目，也想知道业务中哪些领域表现不佳。最终，盈利或亏损的底线是我们和管理层关注的重点。 即使某些信息更重要，报告的其余部分也应易于理解和跟进。我们需要努力确保报告清晰、逻辑连贯，并对需要强调的数据进行突出显示。 ## 3. 为清晰排序报告数据 当从头创建 Access 报告时，报告将根据基础表或查询中记录的排序方式显示记录，除非我们指定不同的排序顺序。通常，未指定其他组织顺序的报告将根据表的主键索引对记录进行排序。虽然这种排序顺序可能有助于最初组织表中的项目，但可能不是我们最终报告所需的顺序。 例如，对于显示即将到来的销售项目的报告，我们可能希望按州、价值或折扣百分比对项目进行排序，而不是按项目 ID 排序。 我们可以通过以下四种方法控制报告的排序顺序，按重要性依次为： 1. 使用“排序与分组”对话框指定排序顺序。 2. 设置报告的“Order By”属性。 3. 基于指定记录排序顺序的查询创建报告。 4. 为基础表创建索引。 Access 允许我们为单个报告指定所有四种不同的排序顺序（每个顺序具有不同的参数），且不会发出警告。幸运的是，Access 会对这些方法进行优先级排序，以确保我们知道最终哪个方法会生效。“排序与分组”对话框中的排序顺序最为重要，其次是“Order By”属性，然后是使用查询，最后是创建表索引。如果我们需要绝对控制，建议使用“排序与分组”对话框设置报告的排序顺序。如果使用其中一种方法控制排序顺序后，报告未按预期排序，请检查是否有更具主导性的方法正在控制排序顺序。 ### 3.1 使用“Order By”属性 尽管“排序与分组”对话框中指定的排序顺序优先于使用“Order By”属性设置的排序顺序，但我们可能仍想使用“Order By”属性，因为不小心删除“排序与分组”对话框中的排序顺序可能会严重破坏报告。而更改或删除“Order By”属性始终是简单且安全的。 使用“Order By”属性指定排序顺序的步骤如下： 1. 在设计视图中打开报告。 2. 打开报告的“属性”对话框（可点击工具栏上的“属性”按钮显示此对话框）。 3. 在“数据”选项卡的“OrderBy”属性文本框中输入要用于控制排序顺序的字段，确保将字段名用方括号括起来。可以用逗号分隔多个字段，并通过在方括号后添加 ASC（升序，默认）或 DESC（降序）来指定排序方向，例如 [State] DESC。 使用“Order By”属性可以临时覆盖报告的默认排序顺序，而无需进行永久性更改。只需设置“Order By”属性，运行特别排序的报告，然后删除属性设置即可将报告恢复到原始状态（或将“Order By On”属性设置为“否”）。 ### 3.2 理解“排序与分组”对话框的注意事项 使用“排序与分组”对话框进行临时报告排序时需要谨慎。如果尝试删除此对话框中的任何条目，Access 会警告可能对报告造成的潜在损害，即使这些条目与分组无关。 当然，如果某一行没有关联任何分组，则可以安全地从“排序与分组”对话框中删除该行。但如果不小心删除了设置分组级别的行，该级别的组页眉和组页脚中的所有内容也将被删除。为避免这种风险，建议使用“Order By”属性控制报告的排序顺序，而不是使用“排序与分组”对话框。 ## 4. 让数据脱颖而出 除了使用条件格式和为交替报告记录应用不同颜色等技巧外，我们还可以通过其他方法让报告中的数据更引人注目。 当向报告中添加文本框时，该文本框“属性”对话框的“格式”选项卡提供了许多有趣的选项来更改数据的外观。以下是一些可能不太熟悉但非常有用的属性： | 属性 | 说明 | | ---- | ---- | | Hide Duplicates | 防止报告显示与前一条记录相同的值，在分组记录但不显示组页眉时很有用。 | | Back Style 和 Back Color | 可以将背景设置为透明或更改背景颜色。 | | Special Effect | 可以选择如凸起或凹陷等外观，为文本框提供 3D 效果。 | | Border Style、Border Color 和 Border Width | 用于控制文本框周围的线条。 | | Fore Color 和 Font attributes | 可以更改用于显示数据的字体的颜色、字体、大小等。 | | Text Align | 可以设置文本框内数据的对齐方式。 | | Reading Order | 必要时，可以更改从右到左阅读的语言的字符顺序。 | | Scroll Bar Align | 可以将任何滚动条设置在文本框的右侧或左侧，在表单中比在报告中更有用。 | | Numeral Shapes | 可以选择数字在文本框中的显示方式。 | | Margin attributes | 可