Excel数据验证与多工作表操作全攻略

# Excel数据验证与多工作表操作全攻略 ## 1. Excel数据验证功能 ### 1.1 数据录入限制公式 在Excel中，我们可以使用公式来限制特定单元格区域的数据录入。例如，使用公式将B5:B20单元格区域的数据录入限制为不大于A6单元格中的数值。若A6中的最高可能成绩值为50，当改变A6的值时，B5:B20的数据录入限制也会相应改变。公式中A6的6前面需要加美元符号，这是因为当选择B5:B20区域时，数据验证会将公式复制到该区域的其他单元格。若不加美元符号，由于相对单元格引用，A6会变为A7、A8等，但我们需要在整个区域中都引用A6，因为成绩值存储在那里。 ### 1.2 添加输入消息 数据验证还允许创建输入消息，当鼠标悬停在即将输入数据的单元格上时，会显示该消息，告知用户根据数据验证规则可输入的数据类型。以下是设置输入消息的步骤： 1. 选择任意区域，如H3:H40，并保持选中状态。 2. 点击“数据验证” -> “数据验证” -> “允许” -> “文本长度” -> “数据”，在下拉菜单中选择“等于”。 3. 在“长度”字段中输入2。 4. 点击“输入消息”选项卡。 5. 在“标题”字段中输入“2 Characters, Please”（或其他合适的标题）。 6. 在“输入消息”字段中输入：“You Must Enter a Two-Character State Abbreviation”。 7. 点击“确定”。 将鼠标悬停在H3:H40区域的任意单元格上，即可看到输入消息。 ### 1.3 使用错误警报选项 数据验证的错误警报选项可修改单元格数据录入的限制。它不仅能提醒用户各种验证情况，还能通知用户限制条件，并且允许用户输入受限数据。错误警报有三种样式： | 样式 | 说明 | | ---- | ---- | | Stop | 数据验证的默认样式，显示已见过的错误消息。 | | Warning | 选择该样式后，会出现“标题/错误消息”字段，可自定义提示信息。即使输入的数据违反数据验证规则，用户仍可选择继续输入。 | | Information | 同样允许输入违反数据验证规则的数据，但默认消息仅通知用户违规情况，不询问是否继续，点击“确定”自动接受数据。 | 设置错误警报的步骤如下： 1. 再次选择单元格H3:H40，选择“数据验证” -> “数据验证” -> “错误警报”。 2. 在“样式”下拉菜单中选择相应样式，并根据需要设置标题和错误消息。 ### 1.4 为现有数据添加验证规则 数据验证命令可对已输入的数据应用验证规则，这能让我们查看哪些现有数据不符合规则，且不会拒绝任何数据。以下是一个简单示例： 1. 选择单元格A1:A5。 2. 在相应单元格中输入数字：34、56、78、12、102。 3. 选择该区域，点击“数据验证” -> “数据验证” -> “设置”。 4. 在“允许”字段中选择“整数”，在“数据”中选择“小于”。 5. 在“最大值”字段中输入60。 6. 点击“确定”。 7. 点击“数据验证” -> “圈释无效数据”，不符合小于60规则的数据将被圈出。 若要关闭错误指示符，选择相关区域，点击“数据验证” -> “清除验证圈”。若要关闭任何数据验证规则，可按以下步骤操作： 1. 选择相关区域。 2. 点击“数据” -> “数据验证”，点击任意选项卡，再点击“全部清除”。 3. 点击“确定”。 ## 2. Excel多工作表操作 ### 2.1 多工作表的优势 Excel默认提供三个工作表，虽然一个工作表有160亿个左右的单元格可供使用，但多工作表仍有很多优