工作流流程全解析：从基础到高级应用

### 工作流流程全解析：从基础到高级应用 在当今数字化的业务环境中，工作流自动化对于提高效率和准确性至关重要。本文将深入探讨工作流流程的各个方面，包括条件设置、操作执行、阶段管理以及动态值的使用等，帮助你更好地理解和运用工作流来优化业务流程。 #### 1. 动态值插入界面差异 在检查条件和实体记录中插入动态值时，其界面操作有所不同。在检查条件中插入动态值，只需将光标置于相应字段，然后在表单助手（Form Assistant）中选择动态值即可，无需像在实体记录中插入时那样点击“确定”按钮。 #### 2. 等待条件（Wait Conditions） 等待条件允许你将基于时间或事件的依赖关系纳入工作流流程。常见的应用场景包括在服务合同到期前指定时间发送电子邮件，或者在跟进潜在客户前等待一段时间。 创建等待条件的方式与配置检查条件类似，包括设置执行时间、活动计数等。此外，在配置等待持续时间时，还可以使用“超时”（Timeout）选项，让工作流步骤在继续之前等待指定的时间段。例如，可设置工作流启动一个月后再进入下一步。 等待条件的操作步骤如下： 1. 进入工作流配置界面。 2. 选择需要设置等待条件的步骤。 3. 按照配置检查条件的方式，设置执行时间、活动计数等参数。 4. 若需要，选择“超时”选项，并指定等待的时间段。 #### 3. 工作流操作（Workflow Process Actions） 当满足指定条件时，工作流会执行相应的操作。以下是常见的工作流操作： - 创建记录（Create Record）：用于创建 Microsoft Dynamics CRM 记录，包括活动和自定义实体记录。选择此操作后，需选择要创建的记录的实体类型，然后点击“设置属性”，在表单中指定新记录的默认属性值。 - 操作步骤： 1. 选择“创建记录”操作。 2. 选择实体类型。 3. 点击“设置属性”，打开表单。 4. 在表单中输入默认属性值。 - 更新记录（Update Record）：当工作流条件满足时，可更新一个或多个字段。可以更新当前工作流运行的记录，也可以更新与主工作流实体相关的其他实体记录。但需注意，更新实体可能会触发相关的插件或工作流，因此建议绘制流程图表，以了解工作流对其他流程的影响。 - 操作步骤： 1. 选择“更新记录”操作。 2. 选择要更新的实体。 3. 选择要更新的字段。 4. 指定新的值。 - 分配记录（Assign Record）：用于更改工作流中引用记录的所有者。可以通过查找功能将记录分配给用户或团队，也可以使用动态值进行更高级的记录分配。在将记录分配给经理之前，需确保用户表单中的“经理”字段有数据，否则工作流会出错。 - 操作步骤： 1. 选择“分配记录”操作。 2. 若使用查找功能，在“编辑分配步骤参数”对话框中查找用户或团队。 3. 若使用动态值，选择“设置属性”选项进行配置。 - 发送电子邮件（Send E-mail）：在工作流中发送电子邮件。选择此操作后，需指定是创建新邮件还是使用现有模板，然后配置邮件的关键属性，如收件人、主题和正文。 - 操作步骤： 1. 选择“发送电子邮件”操作。 2. 指定是创建新邮件还是使用现有模板。 3. 点击“设置属性”，打开对话框。 4. 在对话框中配置收件人、主题和正文等属性。 5. 若需要，可在“附件”选项卡中添加文件附件。 - 启动子工作流（Start Child Workflow）：可以在原始工作流中执行一个独立的子工作流。子工作流必须在“可用运行”部分选择“作为子工作流”选项才能被引用。子工作流异步运行，若需要同步执行，可在子工作流中使用自定义工作流活动。同时，要注意避免工作流陷入无限循环，系统提供了深度计数器和时间过期边界两种机制来检测和避免循环。 - 操作步骤： 1. 选择“启动子工作流”操作。 2. 选择要启动的子工作流。 - 更改状态（Change Status）：用于更改记录的状态和状态原因。可以更改触发工作流的记录、相关记录或工作流内创建的记录的状态。例如，在创建任务后将其状态标记为“完成”。 - 操作步骤： 1. 选择“更改状态”操作。 2. 选择要更改状态的记录。 3. 指定新的状态和状态原因。 - 停止工作流（Stop Workflow）：在工作流执行过程中，若需要在某个条件不满足时停止工作流，可以使用此操作。有“成功”和“取消”两种停止状态可供选择。建议在所有工作流中都包含停止操作，以确保工作流能完全关闭。 - 操作步骤： 1. 选择“停止工作流”操作。 2. 选择停止状态（成功或取消）。 - 自定义工作流操作（Custom workflow actions）：当现有 Web 界面工具无法满足业务