数据库管理利器：Access2010全解析

# 数据库管理利器：Access 2010 全解析 ## 1. 引言 在信息管理的漫长历程中，人们尝试了各种方法，如使用索引卡、穿孔卡片、纸板箱、垂直文件、便利贴等。但随着信息规模的增大、复杂度的提升以及变化频率的加快，计算机成为了处理信息的首选工具。Microsoft Access 作为一款强大的数据库管理工具，能够存储各种类型的信息，无论是简单的家庭电话号码列表，还是大型的产品目录，都能轻松应对。 ### 1.1 Access 的用途 Access 可用于存储多种常见类型的信息： - **收藏目录**：如书籍、CD、珍稀葡萄酒年份、限制级电影等的收藏目录。 - **通讯列表**：用于与朋友、家人和同事保持联系的邮件列表。 - **商业信息**：包括客户列表、产品目录、订单记录和发票等。 - **活动信息**：婚礼和其他庆祝活动的嘉宾和礼物列表。 - **财务信息**：开支、投资和其他财务规划细节的列表。 ### 1.2 数据库的优势 以地址簿为例，与传统的纸质地址簿相比，将联系人信息存储在 Access 数据库中具有诸多优势： |优势|说明| | ---- | ---- | |备份|电子形式的数据便于保存，可在灾难发生时进行恢复，还能按需打印副本，并与他人共享。| |空间|数据库不会像纸质地址簿那样存在空间限制，无需担心某个字母段的空间不足。| |搜索|Access 可以根据多种条件进行搜索，如按姓名、电话号码等，而纸质地址簿通常只能按姓名排序查找。| |共享|多个用户可以同时在不同计算机上对数据库进行查看和修改，而普通文件如 Word 文档和电子表格通常一次只能由一人编辑。| |集成|Access 可以与其他应用程序集成，如通过邮件合并功能，将联系人列表导入到 Word 文档中，自动生成多封个性化信件。| ### 1.3 Access 的两大任务 使用 Access 主要涉及两项任务： - **数据库设计**：创建用于存储数据的表、用于查找重要信息的查询、便于数据输入的表单以及用于生成美观打印输出的报表。 - **数据处理**：向数据库中添加新信息、更新现有信息或搜索所需的详细信息，使用已创建的表、查询、表单和报表来完成这些工作。 ### 1.4 Access 与其他软件的比较 #### 1.4.1 Access 与 Excel 的比较 Excel 适用于处理小型、简单的信息，但在处理大量复杂信息以及维护多个相关列表时存在不足。Access 可以设置表之间的严格链接，避免信息不一致的问题，还提供了创建自定义搜索例程、设计精细的数据输入表单和打印各种精美报表等功能。不过，在处理大量数值计算、创建图表、生成统计数据或预测趋势方面，Excel 表现出色。许多组织会使用 Access 存储和管理信息，在需要分析时将部分信息导出到 Excel 电子表格中。 #### 1.4.2 Access 与 SQL Server 的比较 Access 是客户端数据库，直接在个人计算机上运行；而 SQL Server 是基于服务器的数据库，数据存储在高性能服务器上，通过本地网络从普通 PC 访问。服务器端数据库的设置和维护更为复杂，但在性能和稳定性方面表现出色，适用于大型组织。对于大多数中小型企业和个人用户来说，Access 已经足够满足需求。 ## 2. Access 2010 的新界面 ### 2.1 后台视图 Access 2010 引入了后台视图，这是一个用于管理数据库的新控制中心。它可以让用户暂时离开数据库，专注于与数据输入和编辑无关的任务，如创建新数据库、将数据库转换为不同格式、打印部分内容以及更改 Access 设置等。 - **进入方式**：点击位于功能区“开始”选项卡左侧的“文件”按钮即可进入后台视图。 - **退出方式**：再次点击“文件”按钮或按下 Esc 键即可退出。 后台视图分为两部分，左侧是命令列表，点击其中一个命令会在右侧显示相应的操作界面。启动 Access 时，默认进入后台视图，用户可以在此创建新数据库或打开现有数据库。此外，还可以在后台视图中执行以下操作： - **保存副本**：选择“另存为数据库”保存数据库副本。 - **维护数据库**：选择“信息”对数据库文件进行压缩、修复和加密。 - **打印信息**：选择“打印”打印数据库中的部分信息。 - **发布数据库**：选择“保存并发布”将数据库发布到 SharePoint 服务器，以便其他人通过 Web 使用。 - **配置选项**：选择“选项”配置各种 Access 选项。 - **退出程序**：选择“退出”退出 Access。 ### 2.2 功能区 功能区是一个超级工具栏，取代了 Access 2007 之前版本中杂乱的各种工具栏。它清晰、简洁且按选项卡进行组织，初始状态下有四个选项卡： |选项卡|功能| | ---- | ---- | |开始|包含常见命令，如复制、粘贴工具以及用于调整字体和颜色的格式设置命令，还提供排序、搜索和筛选等实用功能。| |创建|用于插入各种数据库对象，如存储数据的表、搜索数据的查询、帮助编辑数据的表单和帮助打印数据的报表。| |外部数据|提供将数据导入 Access 以及将数据导出到其他程序的命令，还包含与 Microsoft SharePoint Server 集成的功能。| |数据库工具|提供用于分析数据库、链接表以及升级到 SQL Server 的专业工具，还包含插入 Visual Basic 代码的命令。| 功能区会根据窗口大小进行自适应调整。在较宽的窗口中，按钮旁边会显示文本；在较窄的窗口中，会去除不太重要按钮的文本以节省空间。此外，当执行特定任务时，功能区会添加一个或多个上下文选项卡，这些选项卡包含特定场景下的额外命令。 ### 2.3 快速访问工具栏 快速访问工具栏位于 Office 按钮右侧、功能区上方，包含一系列小图标。它可以进行自定义，用户可以移除不需要的命令，并添加自己常用的命令。尽管其空间有限，但它为用户提供了一个可控的自定义途径，即使对其进行大量自定义，也不会影响功能区的其他部分。 ### 2.4 功能区的使用技巧 #### 2.4.1 键盘操作 对于喜欢使用键盘的用户，可以使用键盘快捷键触发功能区命令。按下 Alt 键后，会出现 KeyTips 字母，通过按下相应的键可以选择选项卡和命令。此外，一些快捷键组合以 Ctrl 键开头，如 Ctrl + S 用于保存当前工作，Ctrl + C 用于复制文本。 #### 2.4.2 快捷方式的查找 通常，将鼠标悬停在命令上会显示其快捷键提示。如果使用过 Access 的早期版本，会发现 Access 2010 保留了大部分相同的快捷键。 ## 3. Access 2010 的新特性 ### 3.1 后台视图的便利性 后台视图为数据库管理提供了更宽敞的操作空间，无论是打开现有数据库文件、创建新文件、打印工作成果还是调整 Access 选项，都能在后台视图中轻松完成。 ### 3.2 报表的改进 Access 2010 对报表进行了微调，增加了对 Office 主题（可重复使用的字体和颜色设置）和数据条（用不同长度的条形表示数值）的支持。 ### 3.3 WebBrowser 控件 该控件允许在自定义数据库表单中嵌入网页浏览器，例如在数据库中集成公司网站或在线产品页面。 ### 3.4 导航表单 Access 2010 摒弃了以往笨拙且难看的切换面板管理器，引入了简洁的导航控件，使在数据库中导航变得像浏览网站一样轻松。 ### 3.5 受信任的数据库 Access 2010 会记住用户信任的数据库，打开这些数据库时无需每次都点击“启用内容”。 ### 3.6 改进的宏设计器 新的宏设计器组织清晰，提供有用的弹出提示，具有可折叠的显示界面，还支持通过鼠标拖放来重新排列操作，使宏成为数据库开发人员更实用的工具。 ### 3.7 数据宏 数据宏在有人插入、编辑或删除记录时会自动执行，可用于跟踪更改、同步数据和执行复杂的错误检查。 ### 3.8 Web 数据库 Access 2010 首次支持创建 Web 数据库，用户可以在浏览器中查看、打印报表并使用表单编辑数据库，即使没有安装 Access 的用户也能同时使用。 ### 3.9 更便捷的功能区自定义 在 Access 2010 中，用户只需在“Access 选项”对话框的“自定义功能区”部分进行简单操作，即可添加、删除和重新排列功能区的按钮。 ## 4. 本书的使用说明 ### 4.1 内容结构 本书分为七个部分，涵盖了从数据库创建到高级编程以及与其他软件集成等多个方面的内容。 - **第一部分**：学习如何创建第一个数据库，以及如何添加和编辑存储信息的表，掌握防止错误、浏览数据库和链接表的实用技能。 - **第二部分**：构建查询，用于查找感兴趣的数据、应用更改并总结大量信息。 - **第三部分**：使用报表将表中的原始数据格式化为精美的打印输出，包括设置格式和小计。 - **第四部分**：构建表单，为新手用户提供便捷的数据输入界面。 - **第五部分**：深入学习 Access 编程，使用宏和 Visual Basic 编程自动化复杂任务并解决常见问题。 - **第六部分**：学习如何将数据导入和导出到其他类型的文件，以及如何与 SQL Server 和 SharePoint Server 等服务器软件进行交互，还将学习如何构建 Web 数据库。 - **第七部分**：附录介绍了如何自定义功能区，以便快速访问常用命令。 ### 4.2 符号说明 书中使用“➝”符号作为一种简写方式来指示在 Access 功能区中查找功能的方法。例如，“选择 创建➝表➝表”表示在功能区中点击“创建”选项卡，在该选项卡中找到“表”部分，然后点击“表”按钮。 ### 4.3 快捷方式说明 书中提到的快捷键组合，如 Ctrl + S 表示按住 Ctrl 键的同时按下字母 S，然后同时释放两个键。Ctrl + Alt + S 则表示依次按住 Ctrl、Alt 键，再按下 S 键。 ### 4.4 示例下载 书中的许多示例以 Access 数据库文件的形式提供，可在 [www.missingmanuals.com/cds](www.missingmanuals.com/cds) 下载包含这些示例的 Zip 文件，示例按章节进行组织。 ### 4.5 在线资源 在 [www.missingmanuals.com](www.missingmanuals.com) 上可以找到关于 Access 2010 的文章、提示和更新。用户还可以提交更正和更新，以帮助保持书籍的准确性。此外，还可以在该网站上获得专家解答、撰写书评以及加入相关讨论组。 ### 4.6 Safari 在线图书服务 O’Reilly Media 将本书上传到了 Safari 在线图书服务，用户可以通过订阅该服务，在线搜索超过 7500 本技术和创意参考书籍及视频，获取所需答案。还可以在手机和移动设备上阅读书籍，提前访问新书稿，并向作者反馈意见。此外，该服务还提供复制粘贴代码示例、组织收藏、下载章节、标记关键部分、创建笔记、打印页面等实用功能。 ## 5. 创建第一个数据库 ### 5.1 理解 Access 数据库 在动手创建数据库之前，需要先对 Access 数据库有一个基本的认识。Access 数据库由多个对象组成，主要包括表、查询、表单和报表等。 - **表**：是数据库的核心，用于存储数据。可以将其想象成一个电子表格，每一行代表一条记录，每一列代表一个字段。 - **查询**：用于从表中筛选出符合特定条件的数据。通过查询，可以快速找到所需的信息。 - **表单**：为用户提供了一个友好的界面，方便用户输入、编辑和查看数据。 - **报表**：用于将数据以特定的格式进行输出，如打印成纸质文档或生成电子报表。 ### 5.2 开始创建数据库 创建第一个数据库的步骤如下： 1. **进入后台视图**：点击功能区“开始”选项卡左侧的“文件”按钮，进入后台视图。 2. **选择创建方式**：在后台视图中，选择“新建”选项。可以选择使用模板创建数据库，也可以创建一个空白数据库。 3. **指定数据库名称和位置**：在右侧的输入框中输入数据库的名称，并选择保存的位置。 4. **点击创建按钮**：完成上述步骤后，点击“创建”按钮，Access 会自动创建一个新的数据库。 ### 5.3 理解表 表是数据库中存储数据的基本单位。在创建表之前，需要明确表的结构，即确定表中包含哪些字段，以及每个字段的数据类型。常见的数据类型包括： |数据类型|说明| | ---- | ---- | |文本|用于存储字符串数据，如姓名、地址等。| |数字|用于存储数值数据，如年龄、价格等。| |日期/时间|用于存储日期和时间数据，如出生日期、订单日期等。| |是/否|用于存储布尔值，如是否已婚、是否会员等。| |超链接|用于存储网页链接或文件路径。| ### 5.4 创建简单表 创建简单表的步骤如下： 1. **打开表设计视图**：在功能区中，点击“创建”选项卡，然后在“表”组中点击“表设计”按钮。 2. **定义字段**：在表设计视图中，依次定义每个字段的名称、数据类型和说明。例如，创建一个“客户信息”表，包含“客户 ID”、“客户姓名”、“客户地址”等字段。 3. **设置主键**：主键是表中唯一标识每条记录的字段。在“客户信息”表中，可以将“客户 ID”字段设置为主键。 4. **保存表**：完成字段定义后，点击功能区中的“保存”按钮，输入表的名称，然后点击“确定”。 ### 5.5 编辑表 创建表后，可能需要对表进行编辑，如添加字段、删除字段、修改字段的数据类型等。编辑表的步骤如下： 1. **打开表设计视图**：在导航窗格中，右键点击要编辑的表，然后选择“设计视图”。 2. **进行编辑操作**：在表设计视图中，进行所需的编辑操作。例如，添加一个新的字段“联系电话”，并设置其数据类型为“文本”。 3. **保存更改**：完成编辑后，点击功能区中的“保存”按钮，保存对表所做的更改。 ### 5.6 保存数据库 保存数据库是非常重要的操作，可以防止数据丢失。保存数据库的方法有以下几种： - **常规保存**：点击快速访问工具栏中的“保存”按钮，或使用快捷键 Ctrl + S，将当前数据库保存到原位置。 - **另存为**：在后台视图中，选择“另存为数据库”，可以将数据库保存为不同的名称或格式。 ### 5.7 备份数据库 为了防止数据丢失，建议定期备份数据库。备份数据库的步骤如下： 1. **复制数据库文件**：找到数据库文件所在的位置，将其复制到另一个安全的位置，如外部硬盘或云存储。 2. **使用 Access 的备份功能**：在后台视图中，选择“信息”选项，然后点击“压缩和修复数据库”旁边的下拉箭头，选择“备份数据库”。 ### 5.8 以不同名称或格式保存数据库 有时候，可能需要将数据库保存为不同的名称或格式。操作步骤如下： 1. **进入后台视图**：点击“文件”按钮，进入后台视图。 2. **选择另存为**：在后台视图中，选择“另存为数据库”。 3. **选择保存格式**：在弹出的对话框中，选择要保存的格式，如 Access 2007 - 2010 格式、Access 2002 - 2003 格式等。 4. **指定新的名称和位置**：输入新的数据库名称，并选择保存的位置。 5. **点击保存**：完成上述步骤后，点击“保存”按钮。 ### 5.9 压缩数据库 随着数据库的使用，数据库文件可能会变得越来越大，占用过多的磁盘空间。此时，可以使用 Access 的压缩功能来减小数据库文件的大小。压缩数据库的步骤如下： 1. **进入后台视图**：点击“文件”按钮，进入后台视图。 2. **选择信息选项**：在后台视图中，选择“信息”选项。 3. **点击压缩和修复数据库**：在“信息”页面中，点击“压缩和修复数据库”按钮，Access 会自动对数据库进行压缩和修复。 ### 5.10 打开数据库 打开数据库的方法有以下几种： - **从后台视图打开**：点击“文件”按钮，进入后台视图，选择“打开”选项，然后在弹出的对话框中选择要打开的数据库文件。 - **从最近使用的数据库列表中打开**：在后台视图中，选择“最近使用的数据库”，可以快速打开最近使用过的数据库。 - **指定数据库为受信任**：为了避免每次打开数据库时都出现安全提示，可以将数据库指定为受信任的数据库。在后台视图中，选择“信息”选项，然后点击“信任中心”按钮，在信任中心设置中添加数据库所在的位置为受信任位置。 ### 5.11 同时打开多个数据库 在 Access 中，可以同时打开多个数据库。操作步骤如下： 1. **打开第一个数据库**：按照上述打开数据库的方法，打开第一个数据库。 2. **打开其他数据库**：再次点击“文件”按钮，进入后台视图，选择“打开”选项，然后选择要打开的其他数据库文件。 ### 5.12 打开旧版本 Access 创建的数据库 如果需要打开旧版本 Access 创建的数据库，Access 会自动进行兼容性处理。打开旧版本数据库的步骤如下： 1. **进入后台视图**：点击“文件”按钮，进入后台视图。 2. **选择打开选项**：在后台视图中，选择“打开”选项。 3. **选择旧版本数据库文件**：在弹出的对话框中，选择旧版本 Access 创建的数据库文件，Access 会自动将其转换为当前版本的格式。 ### 5.13 导航窗格 导航窗格是 Access 中一个重要的工具，用于浏览和管理数据库中的对象。通过导航窗格，可以快速找到所需的表、查询、表单和报表等对象。导航窗格的使用方法如下： 1. **展开和折叠对象类别**：点击导航窗格中的对象类别名称，如“表”、“查询”等，可以展开或折叠该类别下的对象列表。 2. **查找对象**：在导航窗格的搜索框中输入对象的名称，Access 会自动筛选出包含该名称的对象。 3. **管理对象**：右键点击导航窗格中的对象，可以进行重命名、删除、复制等操作。 ### 5.14 使用导航窗格浏览表 使用导航窗格浏览表的步骤如下： 1. **打开导航窗格**：如果导航窗格未显示，可以点击功能区“视图”选项卡中的“导航窗格”按钮，打开导航窗格。 2. **展开表类别**：在导航窗格中，点击“表”类别名称，展开表列表。 3. **选择要浏览的表**：在表列表中，双击要浏览的表，Access 会打开该表的数据表视图，显示表中的数据。 ### 5.15 管理数据库对象 管理数据库对象的操作包括重命名、删除、复制等。操作步骤如下： 1. **选择要管理的对象**：在导航窗格中，右键点击要管理的对象。 2. **选择操作**：在弹出的菜单中，选择相应的操作，如“重命名”、“删除”、“复制”等。 3. **完成操作**：根据提示完成相应的操作，如输入新的名称、确认删除等。 ## 6. 构建更智能的表 ### 6.1 理解数据类型 在构建表时，正确选择数据类型非常重要。不同的数据类型决定了字段可以存储的数据范围和格式。除了前面提到的常见数据类型外，还有一些其他的数据类型： - **备注**：用于存储较长的文本数据，如产品描述、备注信息等。 - **货币**：用于存储货币值，自动进行四舍五入和格式设置。 - **自动编号**：用于自动生成唯一的编号，通常作为主键使用。 - **计算**：根据其他字段的值进行计算得到的结果，如计算总价、平均值等。 ### 6.2 设计视图 设计视图是创建和编辑表结构的重要工具。在设计视图中，可以定义字段的名称、数据类型、属性等。使用设计视图的步骤如下： 1. **打开表设计视图**：在导航窗格中，右键点击要编辑的表，选择“设计视图”。 2. **定义字段**：在设计视图中，依次定义每个字段的名称、数据类型和说明。 3. **设置字段属性**：根据需要，设置每个字段的属性，如字段大小、格式、默认值等。 4. **保存表结构**：完成字段定义和属性设置后，点击功能区中的“保存”按钮，保存表结构。 ### 6.3 组织和描述字段 为了使表的结构更加清晰和易于理解，需要对字段进行合理的组织和描述。可以采取以下方法： - **使用有意义的字段名称**：字段名称应该能够准确反映该字段所存储的数据内容。 - **添加字段说明**：在设计视图中，可以为每个字段添加说明，解释该字段的用途和含义。 - **分组字段**：将相关的字段分组在一起，便于管理和查看。 ### 6.4 设计视图中的更新机制 在设计视图中对表结构进行更新时，需要注意以下几点： - **数据一致性**：更新表结构可能会影响到已有的数据，因此需要确保更新操作不会导致数据丢失或不一致。 - **备份数据**：在进行重要的更新操作之前，建议先备份数据库，以防万一。 - **逐步更新**：如果需要进行较大的更新操作，可以逐步进行，每次只更新一部分字段，以便及时发现和解决问题。 ### 6.5 Access 数据类型详解 下面对各种 Access 数据类型进行详细介绍： |数据类型|说明|适用场景| | ---- | ---- | ---- | |文本|存储字符串数据，长度一般不超过 255 个字符|姓名、地址、电话号码等| |备注|存储较长的文本数据，长度可达 65,535 个字符|产品描述、详细备注等| |数字|存储数值数据，可选择不同的字段大小|年龄、价格、数量等| |货币|存储货币值，自动进行四舍五入和格式设置|金额、成本等| |日期/时间|存储日期和时间数据|出生日期、订单日期等| |是/否|存储布尔值，只有两个取值：是或否|是否已婚、是否会员等| |超链接|存储网页链接或文件路径|网站地址、文件下载链接等| |附件|允许附加文件，如图片、文档等|产品图片、相关文档等| |自动编号|自动生成唯一的编号，通常作为主键使用|记录编号、订单编号等| |计算|根据其他字段的值进行计算得到的结果|总价、平均值等| ### 6.6 主键 主键是表中唯一标识每条记录的字段。主键的作用是确保表中记录的唯一性，方便进行数据的查询、更新和删除操作。设置主键的方法如下： 1. **选择字段**：在设计视图中，选择要作为主键的字段。 2. **设置主键**：点击功能区中的“主键”按钮，Access 会将该字段设置为主键。 ### 6.7 创建自己的主键字段 除了使用自动编号作为主键外，还可以创建自己的主键字段。例如，可以使用多个字段组合成复合主键。创建复合主键的步骤如下： 1. **选择多个字段**：在设计视图中，按住 Ctrl 键，依次选择要作为主键的多个字段。 2. **设置主键**：点击功能区中的“主键”按钮，Access 会将这些字段组合成复合主键。 ### 6.8 数据库设计的六项原则 在设计数据库时，需要遵循以下六项原则： 1. **选择合适的字段名称**：字段名称应该具有明确的含义，能够准确反映该字段所存储的数据内容。 2. **分解信息**：将复杂的信息分解成多个简单的字段，避免一个字段存储过多的信息。 3. **集中所有细节**：将相关的信息集中在一个表中，方便数据的管理和查询。 4. **避免信息重复**：尽量避免在不同的表中存储相同的信息，以免造成数据冗余和不一致。 5. **避免冗余信息**：去除不必要的信息，只保留必要的数据。 6. **包含 ID 字段**：为每个表添加一个唯一的 ID 字段，作为主键，方便进行数据的管理和查询。 通过遵循这些原则，可以设计出高效、稳定的数据库。