Access数据库宏与管理实用指南

# Access数据库宏与管理实用指南 ## 1. 制作智能宏 ### 1.1 创建命令按钮 在Access中创建自定义按钮可按以下步骤操作： 1. 点击功能区“设计”选项卡“控件”组中的“按钮”，然后在表单上选择按钮出现的位置，此时会启动“命令按钮向导”。 2. 点击“取消”关闭向导。 3. 按需移动或调整命令按钮大小，并创建一个标签放在旁边。 4. 设置按钮属性以显示所需的文本或图片。 5. 设置按钮的“单击”事件属性，运行之前创建的宏。最后保存宏和表单，测试新按钮。 ### 1.2 使用临时变量 临时变量是一种不属于任何表的变量，可在宏执行过程中存储后续需要的值。最多可创建255个临时变量，且宏停止运行后它们仍会保留。 - **创建或修改临时变量**：使用`SetTempVar`操作，它有两个参数： - **名称**：自定义名称，如`RecordID`。 - **表达式**：要分配给临时变量的值，可以是任何表达式。 - **引用临时变量**：使用`[Tempvars]![varname]`，将`varname`替换为临时变量的名称。 - **删除临时变量**：使用`RemoveTempVar`操作。 ### 1.3 错误处理 在Access 2007之前，宏遇到问题（如引用不存在的记录或控件、表达式除以零）时会直接终止并显示错误信息。现在可使用`On Error`操作处理错误，设置其`Go To`参数为以下选项之一： |选项|说明| | ---- | ---- | |Next|忽略错误，继续执行宏中的下一个操作| |Macro Name|运行指定的宏，需设置`Macro Name`参数| |Fail|放弃并显示错误信息| 若选择`Next`或`Macro Name`，可通过查看`[Macro Error].[Number]`获取错误编号，查看`[Macro Error].[Description]`获取错误描述，还可使用`If`操作根据错误类型决定后续操作。 ```mermaid graph TD A[宏执行] --> B{是否遇到错误} B -- 是 --> C{On Error设置} C -- Next --> D[忽略错误，继续下一个操作] C -- Macro Name --> E[运行指定宏] C -- Fail --> F[显示错误信息，终止] B -- 否 --> G[继续执行宏] ``` ## 2. 数据库管理 ### 2.1 数据库清理与修复 随着数据库的使用，文件会不断变大，因为Access在存储新信息时，旧信息不会立即删除。同时，各种因素可能导致数据库对象损坏。因此，需要定期对数据库进行压缩和修复。 - **压缩和修复步骤**： 1. 关闭所有表、查询、表单、报表和其他数据库对象，包括Visual Basic编辑器。 2. 点击功能区“文件”选项卡，进入“后台视图”，点击“信息”（若未选中），然后点击“压缩并修复数据库”。当Access窗口底部的状态指示器达到100%且鼠标指针不再显示为沙漏时，压缩完成。若没有错误信息，说明压缩成功且无需修复。 ### 2.2 数据库备份 备份数据库至关重要，可防止数据丢失。以下是不同的备份方式及操作步骤： #### 2.2.1 全量备份 1. 打开数据库，点击功能区“文件”，选择“保存并发布”。 2. 双击“备份数据库”，在“另存为”对话框中，Access会自动在文件名后添加当前日期（格式为YYYY - MM - DD）。 3. 选择备份文件存储的文件夹，点击“保存”。 #### 2.2.2 部分备份 若只需备份部分数据库对象，可先创建一个空白数据库，再将对象导出到该数据库。 - **创建空白数据库步骤**： 1. 点击“文件”选项卡，关闭当前数据库（若有），但不要关闭Access窗口，保持在“后台视图”。 2. 点击“新建”，选择“空白数据库”（若未选中），在Access窗口右侧浏览选择新数据库的存储文件夹并命名。 3. 点击“创建”，Access会显示一个新的空白数据库并打开一个空白表。 4. 关闭新的备份数据库。 - **导出对象步骤**： 1. 打开包含要导出对象的数据库。 2. 在导航窗格中选择要导出的对象。 3. 点击功能区“外部数据”选项卡“导出”组中的“Access”按钮，出现“导出 - Access数据库”对话框。 4. 点