Access2010报表筛选、排序与设计全攻略

### Access 2010 报表筛选、排序与设计全攻略 在使用 Access 2010 处理报表时，我们常常需要对报表进行筛选、排序以及设计优化，以满足不同的业务需求。下面将详细介绍相关的操作方法和技巧。 #### 一、报表的数据条设置 在报表中添加数据条可以直观地展示数据的大小关系。具体操作步骤如下： 1. **点击“新建规则”**：将规则类型更改为“与其他记录比较”，此时会出现一组数据条设置选项。 2. **选择显示模式**：若只想显示数据条，可勾选“仅显示条”复选框。不过，这样会隐藏单元格中的实际数值，仅在想整体感受某字段数据时使用。或者，可在报表中添加同一列两次，一列显示数值，另一列显示数据条。 3. **设置数据条长度计算方式**：通常，Access 会将最大值对应的条设为最长，其他单元格按比例填充。但当大部分值集中在小范围，少数值差异较大时，可设置最大或最小条长度（具体值或百分比）来限制比例。例如，将最长条类型设为“数字”，值设为 50，那么大于 50 的值对应最长条，小于 50 的值按比例显示。 4. **设置数据条颜色**：Access 的数据条有轻微渐变填充，可选择起始颜色。如选红色，条会从原始红色渐变为浅色。 5. **添加规则**：点击“确定”，规则会出现在“条件格式规则管理器”窗口。若出现“数据条仅支持表和命名查询”的错误提示，需更改报表数据源。 6. **预览或应用数据条**：点击“应用”预览，或点击“确定”使其生效。可随时返回“条件格式规则管理器”窗口编辑或删除数据条。 #### 二、报表的筛选与排序 ##### （一）报表筛选 报表常需筛选出重要信息子集。以“ProductCatalog”报表为例，可排除已停产商品。筛选报表结果有两种方式： 1. **创建查询**：创建一个提取所需结果的查询，再用该查询构建报表。若已有合适查询或需多次使用该子集数据，此方法较好。 2. **通过报表设置筛选**：优点是可快速反复更改筛选设置。若用同一报表打印不同子集数据，此方法最佳。报表筛选与数据表筛选类似，有两种操作： - **基于现有值快速构建筛选条件**：右键单击某值，如在“CategoryName”字段中右键单击“Beverages”，弹出的菜单中有基于该值的多种筛选选项。 - **创建更灵活的筛选表达式**：右键单击列中的任意值，根据数据类型找到相应的筛选子菜单，如“文本筛选器”或“数字筛选器”，可设置特定范围。可同时对多列应用筛选，右键单击列并选择“清除筛选”可移除筛选。 ##### （二）报表排序 报表通常与基础数据源顺序相同。若基于查询构建报表，顺序由查询的排序顺序决定；若基于表构建，记录无特定顺序。可直接在报表中应用排序，操作与数据表类似：右键单击相应列标题，根据数据类型选择排序选项，如文本字段按字母顺序、日期按时间顺序、数字字段按升序或降序排列。需注意，一次只能使用一个字段排序，若要进行更复杂的排序，需为报表构建查询。 #### 三、设计视图下的报表优化 设计视图是释放报表潜力的关键，它能让我们对报表进行更精细的设计。 ##### （一）设计视图概述 设计视图与布局视图不同，在设计视图中看不到报表数据，而是看到一个告诉 Access 如何创建报表的蓝图。以产品列表简单报表为例，切换到设计视图可看到报表的核心结构。要进入设计视图，右键单击标签标题，选择“设计视图”。 ##### （二）设计视图的五个部分 设计视图窗口分为五个部分，每个部分决定了报表的不同构建方式： | 部分名称 | 位置 | 作用 | | ---- | ---- | ---- | | 报表页眉 | 报表开头第一页 | 添加标题、徽标和个人署名等 | | 页面页眉 | 第一页报表页眉下方及后续每页顶部 | 添加页码，也可用于简单表格报表的列标题 | | 细节 | 页面页眉后 | 报表核心，每条记录重复一次，在简单表格报表中代表一行 | | 页面页脚 | 每页底部 | 若页面页眉未用于显示页码，可在此显示 | | 报表页脚 | 报表末尾 | 打印汇总信息、版权声明、打印日期等杂项 | 在设计视图中，各部分内容是占位符，运行报表时 Access 会插入相应信息。我们可以调整各部分大小，若不需要某部分，可将其大小调至最小或删除。右键单击报表表面，选择“页面页眉/页脚”或“报表页眉/页脚”可删除或恢复相应部分。 ##### （三）理解控件 设计视图中，A