Access数据库：表单、报表与查询的实用指南

# Access数据库：表单、报表与查询的实用指南 ## 1. 数据排序与查看 在处理数据时，排序是一项基本操作。在Access中，有两种排序方式：升序排序和降序排序。 - **升序排序**：选择此选项可按字母或数字升序对所选字段的记录进行排序。例如，若选择查看“State”字段的记录并按字母升序排序，“Alabama”将排在首位。此选项和降序排序选项最好在应用过滤器后的次要字段中使用，因为它们在过滤后的字段中可能无效（除非选择“排除所选内容进行过滤”选项）。 - **降序排序**：选择此选项可按降序对记录进行排序。 完成记录编辑后，务必使用“删除筛选/排序”命令，否则后续可能会因表单未显示数据库中应有的所有记录而感到困惑。 若只想查看数据而不输入新信息或编辑现有记录，可使用表单。右键单击表单字段时出现的弹出菜单，在查看记录时同样方便。 ## 2. 报表的强大功能 ### 2.1 展示结果 报表的一个非常实用的用途是展示以表格形式无法直接显示的结果。通过创建报表，可快速查看重要细节。例如，一个总结Access拍卖数据库结果的报表，不仅能显示单个记录，还能按中标者分组，并显示每个中标者的小计、买家溢价和总欠款金额。由于表格不会自动汇总记录数据，若想获取此类信息，创建报表是个不错的选择。 ### 2.2 专业呈现数据 有时可能不需要像上述报表那样包含过多信息，可能只需要一个能快速概括数据库内容的列表，尤其在需要为老板或客户快速提炼复杂信息时。若只是自己查看，可选择“文件”➪“打印”；若要向他人展示数据，创建报表则有诸多好处： |优点|说明| | ---- | ---- | |专业布局|直接从表格的数据表视图打印数据，除非表格非常小且简单，否则打印结果可能无法适应纸张宽度，难以理解。| |便于导航|可轻松在报表中包含页码和日期，Access报表向导会自动添加这些信息，这在引导他人查看长篇报表时非常有用。| |逻辑呈现|报表可根据每条记录的数据量，为字段分配所需的空间，相比表格数据表视图中每条记录仅占一行，此功能很有价值。| |添加标题|在报表中添加标题很容易，有了标题，即使在周一早上还没喝咖啡时，也能记住报表的用途。| ### 2.3 数据分析 除了汇总数据，报表还可用于进行各种数据分析： - **比较相似结果**：可生成报表，展示每个销售人员的业绩与公司所有代表平均业绩的对比情况。 - **跨时间比较数据**：根据历史销售数据，通过报表确定每个摊位应储备哪些冰淇淋口味。 - **预测用途**：利用报表展示温度模式如何影响各类害虫的数量，并据此预测灭虫业务发放传单的最佳时间。 - **确定最佳行动方案**：通过分析过去几次会议的结果，创建报表以确定是否值得为俱乐部年度会议设立电话委员会。 ### 2.4 保存特定时刻的数据 Access数据库中的数据通常会不断变化，有时需要保存特定时刻的数据记录： - **俱乐部会员管理**：俱乐部会员续费可能不及时，保留所有过去会员信息可能不合理，但保存年度会员报表以备将来之需是个好办法。 - **小企业库存管理**：小企业可能需要在一年中的不同时间记录准确的库存情况，保存带日期的库存报表在发生意外灾害时申请保险理赔可能非常有价值。 - **合作业务**：与他人合作开展业务时，一份显示自己为业务贡献了哪些物品的Access报表，在未来发生分歧时可避免一些争论。 即使保存了打印件，备份数据库副本也是个好习惯，但打开旧文件时要小心，避免意外覆盖当前数据库文件。 ## 3. 表单与报表的区别与联系 表单和报表都提供了不同于表格数据表视图的查看数据的方式，但它们有重要区别，数据库中同时使用这两种工具会更完善： - **数据操作**：若要在表格中添加、删除或更改数据，应使用表单。虽然可过滤报表中显示的数据，但这与实际删除数据不同。 - **数据查看**：报表用于以更永久的格式查看多条记录的数据。一般来说，表单一次只显示一条记录，但基于多个表格的表单可能包含子表单，可通过数据表视图显示第二个表格的多条记录。 - **数据来源**：表单和报表都依赖表格或查询来提供显示的信息，必须先有表格或查询才能创建表单或报表，且Access表单和报表只能存在于Access数据库文件中。若删除关联的表格，除非将表单或报表关联到其他表格，否则无法打开它们。 ## 4. 查询的价值 ### 4.1 查询概念 查询是Access中非常重要的一部分，简单来说，查询就像一个过滤器，可用于从表格中选择特定信息。例如，运行一个选择查询，将“State”字段的条件值设置为“Nevada”，Access会在数据表视图中显示符合该条件的记录。查询结果的数据表视图与普通Access表格的数据表视图几乎相同，可将查询作为表格的替代品，作为表单或报表的基础。 ### 4.2 增强表单和报表功能 使用查询作为Access表单或报表的基础，可实现一些原本无法完成的任务： - **特定日期范围记录**：创建基于查询的表单，选择特定日期范围内的记录。例如，跟进去年下单但数月未再下单的客户。 - **多表数据组合**：创建查询，组合多个表格的数据，生成综合信息，可用于创建包含新产品信息的格式信件，向过去订购过类似产品的特定客户发送。 - **特定客户订单记录**：轻松创建仅包含特定客户订单的查询，方便客户查看过去几个月或几年的所有订单记录。 ## 5. 创建查询、表单和报表的基础 在Access中，所有数据都存储在表格中，可创建独立表格或相关表格。基于单个独立表格的数据库称为平面文件数据库，包含两个或更多相关表格的数据库称为关系数据库，无论使用哪种类型的数据库，Access提供的工具都是相同的。 Access提供两种主要方法来创建查询、表单和报表：使用向导或在设计视图中从头创建。创建过程通常包括以下步骤： 1. 选择要使用的表格（或表格），也可选择现有查询代替表格。 2. 选择要包含的字段，大多数情况下可根据需要选择多个或少数字段，有些字段可能不必要。 3. 根据任务不同进行下一步操作： - **创建查询**：可能需要指定条件或排序顺序。 - **创建表单或报表**：指定布局。使用向导时，可从预定义布局中选择；在设计视图中，需手动放置字段。 4. 完成后，命名并保存最终布局，必要时可返回设计视图进行更改。 需要注意的是，在Access中保存对象时，使用标准的“文件”➪“保存”命令，但这些对象都保存在Access数据库文件中，只能在Access中查看。 ## 6. Access附加工具 有许多第三方和微软提供的附加工具可帮助使用Access，这些工具虽未内置在Access中，但在开发数据库时非常有用，例如： - 轻松记录Access数据库中的各种对象，便于维护和修正数据库。 - 比较不同的Access数据库，找出差异。 - 修复数据库损坏问题。 - 定位并解决导致数据库运行缓慢的问题。 - 通过自动添加选项创建更好的表单，无需大量编程。 - 将现有纸质表单转换为电子表单，方便输入数据。 - 与未安装Access的用户共享报表。 - 将Access数据发送到PowerPoint幻灯片演示中。 ## 7. 查询类型及操作 ### 7.1 常见查询类型 在Access中，有多种类型的查询，常见的包括： - **交叉表查询**：按两种信息对数据进行分组，一种信息显示在数据表视图的行中，另一种信息显示在列中，每个交叉单元格显示基于行和列值的总和、平均值、计数等分析结果。 - **生成表查询**：使用一个或多个现有表格的数据创建新表格，新表格包含符合指定条件的特定信息。创建时需确保指定的新表格名称唯一，否则会删除原表格并替换为新表格。 - **更新查询**：修改现有表格中的值，通过表达式指定如何修改记录，表达式类似于电子表格中的公式。创建时需明确要修改的表格，且只需包含要更新的字段和用于选择更新记录的字段。 - **追加查询**：将新记录添加到现有表格的末尾，与生成表查询类似，但不会删除原表格。运行查询时，只有目标表格中已存在的字段才能使用，若包含不存在的字段，Access会忽略它们。 - **删除查询**：从现有表格中删除选定的记录，用于清理不再需要的记录。为避免误删，可在删除前创建一个使用相同条件的生成表查询，备份要删除的记录。 - **参数查询**：在执行查询前要求输入查询条件的普通查询。 - **SQL查询**：使用结构化查询语言（SQL）形成的查询。 ### 7.2 选择查询 选择查询是最基本和常见的查询类型，使用指定的条件从表格中选择一部分记录显示在数据表视图中。例如，一个简单的选择查询可设置条件为仅包含“Nevada”和“California”的记录，并按“ItemID”字段的升序排序。除了返回记录集，选择查询还可对记录进行分组，并计算每组的总和、平均值、最小值、最大值或计数等。使用分组选项时，需将用于分组的字段设置为查询的第一个字段。 ### 7.3 交叉表查询示例 以一个拍卖数据库为例，交叉表查询的第一列列出物品所有者，第二列列出每个所有者所有物品的总价值，其余列按出价金额列出物品价值。如所有者3有价值$546,172的物品待拍卖，其中$372,276尚未出价，$19,450的出价在0 - $5类别，$16,986的出价在$5 - $10类别，$20,710的出价在$10 - $15类别。 ### 7.4 生成表查询操作 若要创建一个用于特定销售目录的表格，可使用生成表查询。创建时需指定新表格的名称，确保名称唯一，否则原表格会被删除并替换。 ### 7.5 更新查询操作 更新查询可修改现有表格中的值，例如将“LowEst”字段的值增加25%。创建时需明确要修改的表格，且只需包含要更新的字段和用于选择更新记录的字段。 ### 7.6 追加查询操作 追加查询用于将新记录添加到现有表格的末尾。例如，将预定参加拍卖36的物品添加到拍卖35的表格中。运行查询时，只有目标表格中已存在的字段才能使用，若包含不存在的字段，Access会忽略它们。为方便添加所有字段，可在字段列表顶部选择星号（*）。 ### 7.7 删除查询操作 删除查询用于从现有表格中删除选定的记录。例如，若不想将拍卖36的物品包含在拍卖35中，可使用删除查询。为避免误删，可在删除前创建一个使用相同条件的生成表查询，备份要删除的记录，并备份整个数据库文件。 通过合理使用这些查询类型和操作，可更高效地管理和分析Access数据库中的数据。 ## 8. 使用查询向导和设计视图创建查询 ### 8.1 查询向导的使用 查询向导是创建查询的便捷方式，它会引导用户逐步完成查询的创建过程。以下是使用查询向导创建查询的一般步骤： 1. 打开Access数据库，找到“创建”选项卡。 2. 在“查询”组中，点击“查询向导”按钮。 3. 在弹出的“新建查询”对话框中，选择适合需求的查询向导类型，如“简单查询向导”“交叉表查询向导”等。 4. 按照向导的提示，选择要使用的表格或查询，以及要包含的字段。 5. 根据向导的要求，设置查询的条件、排序方式等。 6. 完成设置后，为查询命名并保存。 ### 8.2 设计视图的使用 设计视图则提供了更灵活的查询创建方式，用户可以直接在设计网格中设置查询的各个参数。以下是使用设计视图创建查询的步骤： 1. 打开Access数据库，找到“创建”选项卡。 2. 在“查询”组中，点击“查询设计”按钮，打开查询设计视图。 3. 在“显示表”对话框中，选择要使用的表格或查询，并将其添加到设计网格中。 4. 在设计网格中，选择要包含的字段，并设置字段的显示、排序、条件等属性。 5. 根据需要，添加或修改查询的条件表达式。 6. 完成设置后，运行查询以查看结果，若结果不符合预期，可返回设计视图进行修改。 7. 最后，为查询命名并保存。 ### 8.3 两种方式的对比 |创建方式|优点|缺点|适用场景| | ---- | ---- | ---- | ---- | |查询向导|操作简单，适合初学者；能快速创建基本查询|灵活性较差，无法满足复杂查询需求|创建简单的查询，如简单的选择查询| |设计视图|灵活性高，可自定义查询的各个参数；能创建复杂的查询|操作相对复杂，需要一定的经验和知识|创建复杂的查询，如涉及多表关联、复杂条件的查询| ## 9. 对查询进行修改 在实际使用中，可能需要对已创建的查询进行修改以满足不同的需求。以下是修改查询的一般步骤： 1. 打开Access数据库，找到“查询”对象列表。 2. 右键点击要修改的查询，选择“设计视图”。 3. 在设计视图中，对查询的各个参数进行修改，如添加或删除字段、修改条件表达式、调整排序方式等。 4. 修改完成后，运行查询以查看修改后的结果。 5. 若结果符合预期，保存修改后的查询；若不符合，继续返回设计视图进行修改。 ## 10. 总结 通过以上内容可以看出，Access数据库中的表单、报表和查询是非常强大且实用的工具，它们各自有着不同的功能和用途，但又相互关联，共同为用户提供了高效的数据管理和分析解决方案。 ### 10.1 表单的作用 表单主要用于数据的输入、修改和查看，用户可以通过表单方便地对数据库中的数据进行操作，是与数据库进行交互的重要界面。 ### 10.2 报表的价值 报表则侧重于数据的展示和分析，它可以将数据库中的数据以专业、清晰的方式呈现出来，帮助用户快速获取关键信息，进行数据分析和决策。 ### 10.3 查询的重要性 查询是连接表单和报表的桥梁，它可以根据用户的需求从数据库中筛选出特定的数据，为表单和报表提供数据支持。通过合理使用各种查询类型，用户可以实现复杂的数据筛选、分组、计算等操作，满足不同的业务需求。 ### 10.4 综合应用 在实际应用中，用户可以根据具体的需求，灵活运用表单、报表和查询，构建出功能强大的数据库应用系统。例如，通过表单输入和管理数据，使用查询筛选和处理数据，最后利用报表展示和分析数据。同时，Access还提供了丰富的附加工具和创建方式，进一步提高了数据库开发的效率和质量。 以下是一个简单的mermaid流程图，展示了创建查询、表单和报表的基本流程： ```mermaid graph LR A[选择创建方式] --> B{查询向导} A --> C{设计视图} B --> D[选择表格或查询] C --> D D --> E[选择字段] E --> F{创建查询} E --> G{创建表单} E --> H{创建报表} F --> I[设置条件和排序] G --> J[指定布局] H --> J I --> K[保存查询] J --> L[保存表单或报表] ``` 总之，掌握Access数据库中表单、报表和查询的使用方法，对于提高数据管理和分析能力具有重要意义。希望通过本文的介绍，能帮助读者更好地理解和运用这些工具，提升工作效率和质量。