NetSuite会计与采购支付功能全解析

### NetSuite会计与采购支付功能全解析 #### 1. NetSuite银行功能设置与使用 NetSuite为用户提供了一系列与银行相关的功能，如存款、支票处理、信用卡管理和对账等。这些功能在一定程度上可以通过导入和导出实现自动化，不过不同国家可能存在差异。 需要注意的是，大多数银行功能都有特殊权限要求。除非以管理员角色登录NetSuite（通常只有少数人具备该角色），否则需要有人为你的角色授予相应权限才能使用这些功能。你可以阅读“银行功能权限”帮助页面获取更多信息。 在帮助客户设置这些功能时，你需要深入了解它们，并在必要时进行调整。例如，存款和开具支票功能相对容易学习，但客户可能希望调整存款单或支票的打印模板。而自动支付、对账和银行数据导入功能的正确设置则需要一定的技术支持。 目前存在多种银行数据格式，从NetSuite提供的列表中选择合适的格式是个不错的开端，但通常还需要进行一些调整以实现100%兼容。如果客户合作的金融机构不在NetSuite的支持列表中，你则需要从头开始设置格式和相关数据。 NetSuite系统本身具备处理基本银行数据的功能，你还可以通过任何账户访问SuiteApp市场，了解并安装NetSuite提供的银行对账单和数据导入工具。对于美国以外有特定地区银行需求或需要更高级功能的公司，市场上也有第三方工具可供选择。 #### 2. 日记账分录的使用 在活跃的NetSuite账户中，总账（GL）会出现各种分录，有些是用户发起的，有些则是系统自动生成的。例如，用户可以创建发票、付款和日记账分录等影响总账的交易，部分公司还需要创建高级公司间日记账（AIJs）。系统也会自动生成多种日记账，用于固定资产管理和收入确认等。 在大多数情况下，我们希望会计团队了解系统自动生成的日记账，以便预估其对业务的影响，并在必要时进行调整。当客户需要对日记账或其他交易的总账影响进行定制解决方案时，我们在实施定制时要格外小心（例如进行充分测试），并且在定制完成后需要有人积极监控。 以下是一些日记账分录的具体用途： - **反转分录**：在许多业务场景中，可能会先创建一个日记账以产生某种总账影响，之后需要反转该影响。你可以通过在标准日记账分录交易中输入反转日期来处理，这些反转分录会自动与原始日记账关联。系统默认的反转日期为当前日期，你可以根据需要进行更改。 - **高级与普通公司间日记账（ICJs）**：当客户的业务有多个子公司，且子公司之间存在商品或服务买卖时，我们通常使用ICJs记录相关细节。在NetSuite 2017.1版本之前，只有普通ICJs，之后引入了高级公司间日记账（AICJs），目前高级版本为默认选项，普通版本仅作为遗留功能提供。AICJ交易允许指定“转出”子公司和一个或多个“转入”子公司，便于处理更复杂的交易。 - **收入确认**：软件和服务公司等通常需要控制收入的确认时间和方式，因为它们主要处理的不是实物商品。每个国家都有关于收入确认的复杂会计规则，NetSuite通过其高级收入管理（ARM）模块实现这些规则。该模块会根据输入的交易及其细节自动生成系统日记账，以记录和调整收入。设置和培训用户使用该模块需要额外的技能和经验，你可以通过系统中的ARM帮助页面了解更多信息。 - **消除分录**：拥有母公司和子公司的企业通常需要跟踪这些实体之间业务往来的损益情况。NetSuite通过消除日记账分录使这一过程相对简单。对于这些公司来说，这一点非常重要，因为没有这些日记账，财务报告将不准确。应用程序中的消除日记账与其他用途的交易相同，但与消除子公司相关联。 - **统计日记账**：前面提到的日记账主要记录业务日常或月末流程中需要跟踪的货币价值，但有时客户可能需要记录非货币金额的日记账。例如，提供云计算服务的客户可能希望跟踪提供的总存储容量（以TB为单位），这时可以使用统计日记账。在账户中启用该功能后，这些交易的创建方式与财务日记账相同，只是在日记账中跟踪指定的计量单位（如TB或平方英尺）而非货币金额。这些记录可以根据需要进行编辑、删除、批准、反转和导入。 #### 3. 期间结账的执行和管理 NetSuite的期间结账功能具有灵活性，但许多公司认为默认设置过于宽松，这取决于公司的业务情况以及他们对旧有ERP系统的使用习惯。 有些公司需要在不同期间之间保持交易可编辑，以便在工作条件发生变化时进行调整，这类公司适合使用期间结账功能的最低设置。而另一些公司则希望在结账时锁定每个期间，以确保财务报告的长期准确性。这些NetSuite客户需要了解如何使用期间结账功能锁定交易和报告。他们通常已经有了相关的流程和政策，现在只需了解如何通过NetSuite的各种功能来实施这些政策。 期间结账检查表屏幕对执行这些操作的用户非常有用，NetSuite会在结账过程中提供帮助，例如解决日期/期间不匹配问题和合并汇率计算。 你应该在账户中设置尽可能与公司当前使用的期间相匹配的期间。在新账户中，系统会自动为当前年份创建12个期间，每月一个。我们可以用支持的替代选项替换这些期间，例如客户可能希望使用4 - 4 - 5周的选项来更改期间的持续时间。我们可以随时为未来创建新的期间，但只有在某个期间尚未分配交易时才能替换当前期间。 对于使用期间结账功能锁定账户的企业，你需要帮助他们了解影响已关闭期间的额外权限： - **管理会计期间**：该权限允许用户处理会计期间，包括创建和更改等，它与执行期间