Access报表创建与设计全攻略

### Access 报表创建与设计全攻略 在 Access 中创建报表时，有许多细节和技巧需要掌握。下面将为大家详细介绍报表创建过程中的各个关键环节。 #### 特殊字符处理与报表完成 在设置报表标题时，如果要包含连字符“&”，需要使用两个连字符“&&”，因为单个连字符会被转换为下划线。当完成报表的各项设置后，点击“完成”按钮即可构建并查看报表。报表显示在屏幕上后，可使用报表底部的导航按钮、箭头键、Page Up 和 Page Down 键来浏览各页面。 #### 报表向导的局限性 报表向导在创建报表方面表现不错，但它更像是一个通才而非注重细节的专家。使用报表向导后，你可能会发现需要对报表进行一些调整，因为它存在以下不足： - **格式变化**：向导会对每个字段应用相同的平淡格式，无法根据需求让某些字段通过不同字体、字号或格式（如加粗、斜体）突出显示。 - **添加分隔**：向导不会添加记录分隔符，这使得区分一条记录的结束和另一条记录的开始变得有些困难。 - **添加外部数据**：向导不知道如何使用外部表中的数据。 - **节省空间**：向导不考虑纸张成本，可能会创建出页边距过大、字段空间浪费、分组汇总占用过多行的报表。 如果需要进行上述操作，就需要在设计视图中自行创建报表，或者修改通过报表向导创建的报表。 #### 从头开始设计报表 尽管报表向导能创建基本报表，但最终你可能还是会使用设计视图来创建或微调大多数报表。因为报表非常重要且具有较高的可见性，尤其是要展示给他人的报表，值得投入更多精力。 #### 理解报表带区 Access 使用称为带区的独立部分来控制报表的布局和分组。这些报表带区总是按特定顺序嵌套，类似于大纲。某些带区可能为空，例如，如果不需要在报表末尾显示内容，就可以不使用报表页脚。无论使用报表向导还是从头创建报表，都会出现这些带区。 报表中可能出现的带区包括： |带区名称|说明| | ---- | ---- | |报表页眉|在报表开头出现一次，通常包含报表标题和生成日期。| |页面页眉|出现在报表每页的顶部，可用于列标题、页码或日期。| |组页眉|对报表记录进行分组时，用于显示每组的开始位置，通常包含用于分组的字段值。如果有多个分组级别，每个级别都有自己的组页眉。| |细节|最内层嵌套的带区，用于显示每条记录的详细信息。| |组页脚|每个组页眉都可以有对应的组页脚，通常用于添加分隔符或汇总信息（如组总计）。| |页面页脚|用于指定要显示在报表每页底部的信息，如页码或日期。即使组带区和细节带区嵌套在页面带区内，组和细节可能会跨多页，页面页脚可帮助读者定位。| |报表页脚|出现在报表末尾，通常为空。| 报表页眉、报表页脚、页面页眉和页面页脚是可选的报表元素。可以通过选择“视图”➪“页面页眉/页脚”或“视图”➪“报表页眉/页脚”来添加这些元素的空白副本。这两个选项是切换开关，查看页面页眉时会同时显示页面页脚，隐藏报表页脚时报表页眉也会消失。新报表默认选择页面页眉和页脚。 如果不想显示这四个元素中的某一个，将鼠标指针移到该元素带区的底部，向上拖动带区直到元素隐藏（元素的标题栏仍可见）。可以通过拖动带区的底部边缘上下移动或拖动右侧边缘左右移动来调整任何报表带区的大小。 理解不同的报表带区很重要，因为可以利用它们按照自己的需求对记录进行分组和汇总，并且有助于用户在长报表中定位。 #### 设置报表页面 在设计视图中创建报表，可在对象列表的“报表”列表中双击“在设计视图中创建报表”。选择此选项后，Access 会显示一个空白报表。 初始时，字段列表为空，因为只有选择表或查询作为报表的数据源后，Access 才能填充该列表。屏幕右侧的工具箱包含与设计视图中创建窗体相同的工具。同时，Access 默认工具栏上有几个按钮需要熟悉，在设计视图中创建报表时会用到： - **排序和分组**：点击此按钮可显示“排序和分组”对话框，用于对报表进行排序或分组。也可以通过选择“视图”➪“排序和分组”来显示该对话框，但工具栏按钮更易记忆和使用。 - **属性**：点击此按钮可显示所选对象的“属性”对话框，用于控制属性。例如，可以使用该对话框修改报表的数据来源表或查询。还可以通过选择“视图”➪“属性”、右键单击对象并选择“属性”或按 Alt + Enter 来显示该对话框。 在设计视图中开始新报表时，基本报表是完全空白的。在添加字段、设置排序或分组之前，需要先选择数据源（表或查询）。不过，可以添加报表页眉或页脚，以及在页面页眉或页脚中添加页码、日期等，这些对象