Access2010数据导入导出全攻略

# Access 2010 数据导入导出全攻略 ## 1. 剪贴板的使用 剪贴板是 Windows 系统中一个强大的工具，它可以临时存储信息，方便在不同程序之间进行数据传输。几乎所有 Windows 程序都支持相同的剪贴板快捷键：Ctrl+C 复制、Ctrl+X 剪切、Ctrl+V 粘贴。 ### 1.1 剪贴板的特点 - **多种信息存储**：剪贴板可以存储多种类型的信息，如文本、形状、图片、表格等。 - **信息类型转换**：某些类型的信息可以转换为其他类型。例如，在 Excel 中复制的单元格选择，可以在 Word 等文字处理程序中粘贴为格式化表格；在 Visio 中复制的图表，可以在画图程序中粘贴为图片。 ### 1.2 从 Access 复制表格到其他程序 在 Access 中，你可以将选定的行或整个表格复制到其他程序，而无需使用导出向导。具体操作步骤如下： 1. **选择要复制的内容**： - 若要复制整个表格，在导航窗格中选择该表格。 - 若只复制几行，在数据表视图中选择这些行。需注意，只能复制连续的行。 - 还可以复制查询结果，只需在导航窗格中选择查询。但不能从报表或表单中复制数据。 - 复制时，Access 会考虑列隐藏设置，隐藏的列不会被复制到剪贴板。 2. **复制到剪贴板**：按下 Ctrl+C 复制所选内容。 3. **切换到目标程序**：例如 Excel 或 Word。 4. **粘贴内容**：按下 Ctrl+V 粘贴。粘贴的行将包含列标题，若数据表应用了格式，大部分格式也会一同粘贴。在某些 Office 应用程序中，粘贴内容的右上角可能会出现智能标签，可用于更改粘贴选项。 ### 1.3 从 Excel 复制单元格到 Access Access 通常不允许从文字处理程序复制表格，但对 Excel 有特殊例外。你可以将 Excel 中的单元格选择复制到 Access 以创建新表，具体步骤如下： 1. **在 Excel 中选择单元格**：若电子表格包含列标题，应将其包含在选择中，Access 可将其用作字段名。 2. **复制所选内容**：按下 Ctrl+C。 3. **切换到 Access**。 4. **粘贴内容**：在导航窗格中任意位置单击，然后按下 Ctrl+V。Access 会询问所选内容的第一行是否包含列标题。 5. **选择是否包含列标题**：根据实际情况选择“是”或“否”。 6. **完成粘贴**：Access 会创建一个以 Excel 工作表命名的新表，并显示确认消息。点击“确定”后，可进一步调整表的数据类型和字段名。 ### 1.4 数据库间的数据复制 你还可以使用复制技巧将数据从一个 Access 数据库传输到另一个打开的 Access 数据库，但仅适用于复制完整的表或其他对象，而非行选择。操作步骤如下： 1. **复制对象**：在导航窗格中右键单击要复制的对象，选择“复制”。 2. **切换到目标数据库**：在其导航窗格的空白处右键单击，选择“粘贴”。 3. **选择粘贴选项**： - **结构**：创建表结构，但为空。 - **结构和数据**：创建表的精确副本，包含所有数据。 - **追加数据到现有表**：将数据添加到指定的现有表中，该表必须与复制的表结构相同。 ## 2. 导入和导出操作 虽然剪贴板的复制粘贴方法很方便，但并非适用于所有情况。当需要将数据导出到文件，而计算机上未安装相应程序，或者从不支持 Windows 复制粘贴的程序获取数据时，就需要使用 Access 的导入和导出功能。这些操作可以通过“外部数据”选项卡完成。 ### 2.1 可导入的文件类型 常见的可导入文件类型包括： | 文件类型 | 说明 | | ---- | ---- | | Excel | 从 Excel 电子表格中提取数据。 | | Access | 从另一个 Access 数据库文件中复制数据库对象到当前数据库。 | | 文本文件 | 从纯文本文件中提取数据，通常使用分隔符（如逗号）分隔字段值。 | | XML 文件 | 从结构化 XML 文件中提取数据，但并非所有 XML 文件都能成功导入，文件必须具有类似表的结构。 | 此外，还有一些更特殊的导入选项，如 SharePoint 列表、HTML 文档、Outlook 文件夹、dBase 文件、ODBC 数据库等，大部分需要点击“更多”按钮才能看到。 ### 2.2 导入数据的基本步骤 无论导入何种类型的数据，基本步骤如下： 1. **选择导入文件类型**：在“外部数据”选项卡的“导入与链接”部分，点击对应文件类型的按钮，Access 会启动导入向导。 2. **输入文件名称**：输入要导入的文件名称，若不记得文件路径，可点击“浏览”在文件打开窗口中查找。 3. **选择导入位置**：有三种选择： - **创建新表**：为导入的数据创建新表，若同名表已存在，将被覆盖。 - **追加到现有表**：将导入的行添加到现有表中，要求数据结构与表结构匹配。 - **创建链接表**：Access 不实际将信息传输到数据库，每次查看链接表时，会从原始文件获取最新信息。但链接表存在风险，因为文件可能移动到其他位置。 4. **点击“确定”**：启动向导收集剩余信息，如导入 Excel 文件时，会询问使用哪个工作表；导入文本文件时，会询问字段分隔方式。