电子表格与图表制作全攻略

# 电子表格与图表制作全攻略 ## 1. 数据库使用场景与数据交互 在处理数据时，有几种情况适合使用数据库： - 当你需要收集大量数据，达到数千个单元格时。 - 有多个用户需要录入信息时。 - 数据将在其他应用场景中使用，例如邮件合并。 值得注意的是，我们可以将电子表格的内容提取为 CSV 文件，并基于此构建数据库；反之，数据库的内容也能加载到电子表格中。 ## 2. 创建电子表格 创建一个复杂的电子表格可能会让人感到兴奋，因为其中的函数似乎充满魔力，但实际添加数据的过程可能会很繁琐。不过，保持细心很重要，因为软件的输出取决于输入的质量。只有输入正确的信息，电子表格才能准确反映个人或公司的财务状况。输入数据后，你可以对数据进行排序和制作图表，这会让数据可视化变得有趣。 你还可以在互联网上找到一些模板，这能节省一些工作。但即使找到完全符合需求的模板，了解单元格内部的工作原理也非常有帮助。 下面是创建和格式化简单电子表格的步骤： 1. 选择“文件”>“新建”>“电子表格”，并添加类似示例的数据。 2. 创建标题单元格：选择 C1 到 I1 之间的所有单元格，然后选择“格式”>“合并单元格”。接着，使用格式工具栏将标题文本居中并进行格式化。 为了让原始数据的显示更易读，我们可以进行以下操作： 1. 按 Ctrl + A 选择整个电子表格，选择“格式”>“行”>“行高”，将行高设置为 1.00cm，然后点击“确定”。 2. 选择“格式”>“列”>“列宽”，将列宽设置为 3.00cm，然后点击“确定”。 此外，Calc 有一些预制的电子表格格式，可通过“格式”>“自动套用格式”选项访问。你可以从右侧列表中选择合适的格式并点击“确定”应用，还可以基于当前选定的表格添加新的自动套用格式。 接下来，我们对表格进行单元格格式设置： 1. 选择表格，选择“格式”>“单元格”，打开主单元格配置框。 2. 由于示例涉及销售数据，点击“数字”选项卡，将“类别”更改为“货币”，这样单元格中的数字将按照默认货币格式进行显示。 3. 切换到“字体”选项卡，选择字体、字号和粗细等。更多选项，包括字体颜色，可在“字体效果”选项卡中找到。 4. 在“对齐”选项卡中，顶部部分可定义内容在单元格内的对齐方式，选择“默认”和“居中”；中间部分可进行有趣的旋转设置；底部部分定义文本超出单元格时的处理方式。选择“自动换行”会自动启用“连字符断行”选项，“缩小字体填充”选项在单元格内容过多时会大幅改变字体大小。 5. 选择“边框”选项卡设置当前选择区域的边框。这里选择的线条将应用到当前选择区域，例如选择第二种默认线条排列方式，会在整个表格的外边缘应用实线；如果选择单个单元格，则该单元格会被包围。中心列可选择各种线条样式、宽度和颜色，右侧部分可设置选定单元格内容的缩进。选择“同步”复选框可将四个值关联起来，将该值增加到 1.00mm 可避免与单元格边缘冲突。最后两个选项卡可暂时忽略，点击“确定”查看编辑效果。 ## 3. 添加函数 在每列的底部，我们添加一个函数来进行基本计算，即求和。操作步骤如下： 1. 选择第一列数据底部的单元格。 2. 在数据栏（主窗口上方）中输入“=SUM(X:Y)”，其中 X 代表该列的第一个数据单元格（本例中为 C2），Y 代表最后一个数据单元格（本例中为 C5）。 3. 按下 Enter 键后，函数将被替换为这些单元格的总和。 为了方便操作，Calc 还提供了函数向导，后续会有相关介绍。对于这个简单的电子表格，“=SUM”函数已经足够，接下来我们可以基于这些信息创建图表。 ## 4. 颜色图表设置 创建新图表时，Calc 会使用 10 种默认颜色。这种颜色方案在色调和亮度上有较好的区分度，但如果需要符合公司的企业颜色，更改颜色也很容易： 1. 选择“工具”>“选项”，打开主配置对话框。 2. 向下滚动左侧的部分列表，找到“图表”。点击展开箭头，选择“默认颜色”。 3. 要更改某个数据系列的颜色，点击左侧的数据系列，然后从右侧的调色板中选择新颜色。 4. 如果调色板中没有满意的颜色，点击“OpenOffice.org”展开箭头，选择“颜色”，手动添加新颜色。下次打开“图表”>“默认颜色”时，新颜色就可以直接使用了。 ## 5. 创建第一个图表 ### 5.1 定义数据 创建图表前，首先要定义包含的数据。在本例中，排除顶部的标题单元格和底部的总计单元格，通过鼠标点击并拖动选择相应的单元格。然后选择“插入”>“图表”，启动图表向导。虽然可以直接点击每个选项查看效果，但了解可选择的元素是个好主意。 ### 5.2 选择图表类型 Calc 提供了九种基本图表类型，每种类型还有不同的变体，通常带有 3D 效果。图表将使用默认颜色，但后续可以更改。图表向导是动态的，你做出的更改会自动反映在电子表格的图表中。选择图表类型时，要考虑电子表格中的数据和受众。例如，简单的条形图或散点图适合展示随时间的变化，如产品的增长或销售的增加；饼图则更适合突出数据元素之间的相对关系，如市场份额快照或收入来源的分配。选择图表类型和变体后，点击“下一步”。 ### 5.3 设置数据范围 在这一步，