订单到现金交易全解析

### 订单到现金交易全解析 在商业运营中，订单到现金（Order - to - Cash，OTC）交易是至关重要的环节。无论企业是否为非营利组织，都有自己的销售业务，这构成了应收账款。OTC 交易涵盖了机会、估算、现金销售、销售订单、履行、发票和付款，以及退货和信用等多个方面。以下我们将详细探讨这些内容。 #### 销售前的机会与估算 对于部分企业而言，与新老客户的销售交易在经过大量协商并确定所有细节之前并非板上钉钉。此时，帮助客户设置并学会使用账户中的机会（Opportunities）和估算（Estimates）功能就显得尤为重要。 - **机会（Opportunities）**：用于跟踪潜在交易。交易细节起初可能模糊，随着时间推移会逐渐清晰。交易过程中，物品、数量和价格可能会因谈判而改变。机会交易通常被视为不确定的，直到达到“已关闭/已赢单”状态。它有一个“概率（Probability）”字段，以百分比形式表示成交的信心程度。状态和概率结合使用，能让销售人员快速传达交易达成的接近程度，这对于使用这些交易进行销售报告的企业至关重要，因为成交机会的销售人员通常会获得佣金。NetSuite 的机会屏幕还包含预测字段，可对交易总价值进行猜测，并选择是否将该值纳入销售人员的预测。这些列表和字段可根据客户销售团队的习惯进行定制。需要注意的是，机会默认没有运输字段，因为它主要用于跟踪潜在销售，而非具体销售。 - **估算（Estimates）**：有时也被称为报价（Quotes），用于向客户提供特定物品的报价并等待接受。这类交易常用于政府实物采购或大型、高价值销售的行业。默认的估算表单与机会有相同的状态和概率字段，此外还增加了运输、计费和会计子标签，但没有机会的销售子标签。物品行还添加了税务计算字段。机会和估算还可用于定制定价。客户可与部分客户协商特殊的单品价格，通过在物品行添加自定义字段来跟踪哪些物品/价格被“赢得”或接受，并批准用于后续销售交易。用户可找到源交易，从中选择创建销售订单等，将行中的价格复制到新交易中。若客户希望使用估算中先前批准的物品/价格构建全新销售交易，则需要进行定制。 #### 销售订单与现金销售记录 NetSuite 提供了两种记录已完成销售的交易方式： - **销售订单（Sales Orders）**：适用于订单物品在销售时未交付给客户的情况。批发分销、制造、软件和服务等行业的客户会使用销售订单。销售订单可从机会或估算中创建，也可从头开始创建，还能通过导入或编程方法（如网络服务）创建。它是 NetSuite 客户中定制程度较高的表单之一，因为订单是跟踪价格、物品、折扣、税收、回扣等的核心，还会影响库存水平、计费计划和收入。不同类型的客户会根据自身需求对销售订单进行调整，例如： - **批量/一揽子订单和订单指南**：部分企业允许客户批量或按一揽子订单订购物品，然后分小批量发货。原生销售订单添加一些自定义字段即可满足此需求。NetSuite 还提供了订单指南（Order Guides）SuiteApp，方便客户服务代表为客户订购以前购买过的物品。 - **直运订单/特殊订单/特殊工作订单**：NetSuite 允许为每个物品标记是否可用于直运和特殊订单，对于组装类型的物品，还可标记是否可用于内部制造的特殊工作订单。若物品记录上选择了首选供应商，系统会在销售订单创建并批准后自动创建直运或特殊采购订单。若客户的物品需要个性化或定制，可将其作为特殊订单跟踪，系统会为新销售订单上的物品创建工作订单。 - **电子商务销售订单**：通过客户网店下达的订单会以销售订单的形式进入 NetSuite。若客户购买了 NetSuite 的 SuiteCommerce 或 SuiteCommerce Advanced 商店，结账完成后订单会自动进入系统；否则，通常通过连接器或 SuiteApp 从外部网店集成订单。在处理电子商务销售订单时，要特别注意与销售订单关联的自定义字段和自定义操作，避免使网店过于复杂而影响销售。 - **项目/服务交付物**：服务企业通常使用销售订单记录项目中包含的物品和服务的初始销售。销售订单显示服务工作的交付物，与项目记录结合使用，可跟踪分配给项目的资源、计费计划和收入确认计划等。NetSuite 会将销售订单与项目关联，但订单上的物品发生变化时，不会自动更新项目。使用 NetSuite 的 SuiteBilling 等附加模块可帮助管理相关交易的复杂性。 - **促销活动**：如今许多客户需要提供各种折扣和促销活动以增加销售。NetSuite 提供了 SuitePromotions 这个方便的 SuiteApp，但很多企业有不同需求，因此第三方 SuiteApps 和客户特定的定制也很常见。可使用原生 NetSuite 轻松在交易和物品行级别添加折扣，并根据客户需求定制用户界面和跟踪促销的流程。 - **收入确认**：软件和服务运营的销售订单收入需要特殊处理。虽然这些交易不被视