Access2010数据库操作全攻略

### Access 2010 数据库操作全攻略 #### 一、数据复制与保存 在 Access 2010 中，复制整个记录是一个实用但鲜为人知的功能。操作步骤如下： 1. 点击想要复制的记录左侧的空白处。 2. 此时该记录被选中。若要复制多个相邻记录，按住 Shift 键，然后上下拖动鼠标直至选中所有需要的记录。 3. 右键点击选中的记录，选择“复制”。 4. 内容被复制到剪贴板。 5. 滚动到表格底部，直到看到新行标记（星号）。 6. 右键点击新行标记左侧的空白处，选择“粘贴”。 需要注意的是，粘贴后的记录 ID 列会被更新为新的编号，因为每个记录都需要有唯一的 ID。 Access 2010 与其他程序不同，它会自动保存对表中记录所做的任何编辑。每次更改记录时，自动保存过程几乎瞬间完成，且在后台进行，你可能不会注意到。当退出 Access 时，它不会提示保存更改，因为数据的任何更改在你做出时就已保存。不过，对于数据库对象，规则有所不同。添加或编辑数据库对象时，Access 会等到你完成并关闭该对象，此时会提示你保存或放弃更改。若你比较谨慎，可选择“文件”→“保存”立即保存当前数据库对象。 #### 二、数据库备份 自动保存功能虽方便，但如果误操作更改了数据，就可能带来问题。若反应够快，可使用“撤销”功能撤销上一次更改，“撤销”命令位于 Access 窗口左上角的快速访问工具栏中。然而，“撤销”功能只能撤销最近一次编辑，若编辑了一系列记录后才发现问题，或者关闭并重新打开表，它就无能为力了。 因此，定期备份数据库是个好主意。备份数据库的方法有多种，你可以将数据库文件复制到另一个文件夹，或复制为另一个名称（如 Bobblehead_Backup1.accdb）。使用 Windows 资源管理器可以完成这些任务，但 Access 提供了更简单的选项： 1. 选择“文件”→“保存并发布”。 2. 在“文件类型”标题下，选择“另存为数据库”。 3. 在“另存为数据库”标题下，双击“备份数据库”。 Access 会在你选择的位置创建数据库的副本，并会自动填充一个包含当前日期的建议文件名，方便你区分不同的备份文件。当然，你还需记得将数据库备份复制到其他位置（如网络服务器）或不同类型的存储设备（如 DVD 或 USB 记忆棒），以应对可能的灾难。你可以使用多种备份工具来保护计算机，包括 Windows Vista 和 Windows 7 中的备份和还原中心。 #### 三、.laccdb 文件说明 在使用 Windows 资源管理器浏览时，你可能会注意到一个扩展名为 .laccdb 的额外文件。Access 在打开数据库文件时会创建 .laccdb 文件，关闭数据库时将其删除，因此只有在你或其他人正在浏览数据库时才能看到它。Access 使用 .laccdb 文件来跟踪当前使用数据库的人员，“l”代表“锁”，用于确保多人同时使用数据库时，不会同时对同一记录进行更改，避免出现各种问题。目前，你可以安全地忽略 .laccdb 文件，备份时无需包含它。 #### 四、不同格式保存数据库 “文件”→“另存为数据库”命令可让你以新名称保存数据库，但该命令仅限于 Access 2010 和 Access 2007 使用的标准 .accdb 格式，此格式与旧版本的 Access 不兼容。若尝试在 Access 2003 中打开 .accdb 文件，会收到错误消息。 Access 2003 使用 .mdb 文件格式，该格式实际上有三个版本：非常古老的原始格式、Access 2000 推出的改进版本，以及 Microsoft 在 Access 2002 和 Access 2003 中使用的再次改进版本。若要使用旧版 Access 文件格式保存当前数据库，需按以下步骤操作： 1. 选择“文件”→“保存并发布”。 2. 在“文件类型”标题下，点击“另存为数据库”。 如果无需考虑兼容性问题，标准的 .accdb 格式是最佳选择，因为它性能最佳且有一些额外功能。但如果需要与使用旧版本 Access 的人员共享数据库，.mdb 格式是唯一选择。需要注意的是，Access 创建新数据库文件后，后续操作将更新这个新文件。若要回到旧文件，需在 Access 中打开它，或再次使用“文件”→“另存为数据库”进行保存。 创建新数据库时，也可使用旧版 .mdb 格式。选择“文件”→“新建”，然后点击“文件名”框旁边的文件夹图标，Access 会打开“新建数据库”对话框，其中有一个“保存类型”框，你可以选择 Access 2002 - 2003 文件格式或更旧的 Access 2000 格式。 #### 五、数据库压缩 向数据库添加信息时，Access 并不总是尽可能紧凑地存储数据，它更关注数据的快速读写。使用一段时间后，数据库大小可能会膨胀。若想缩小数据库大小，可使用“压缩”功能。操作步骤如下： 1. 选择“文件”→“信息”。 2. 点击“压缩和修复数据库”大按钮。 Access 会关闭数据库，进行压缩，然后重新打开。对于小型数据库，这三个步骤可能在几秒内完成。压缩后回收的空间大小差异很大，一个 10 MB 的数据库缩小到原来的四分之一大小并不罕见。 若要让 Access 在每次关闭数据库时自动压缩，可按以下步骤设置： 1. 打开想要自动压缩的数据库。 2. 选择“文件”→“选项”，打开 Access 选项窗口。 3. 在左侧列表中，选择“当前数据库”。 4. 在“应用程序选项”标题下，启用“关闭时压缩”复选框。 5. 点击“确定”保存更改。 需要注意的是，此更改在关闭并重新打开数据库后才会生效。而且，新建数据库时该设置默认未开启，你可以根据需要为多个数据库设置此功能。 #### 六、数据库打开操作 创建数据库后，打开它很简单。标准方法是选择“文件”→“打开”，然后浏览找到数据库文件，选择它并点击“打开”。你也可以从 Access 外部打开数据库文件，例如使用 Windows 资源管理器浏览到数据库文件所在文件夹并双击它，或者将文件保存到桌面以便随时找到。 首次打开数据库时，Access 会弹出一个带有安全警告的消息栏。若打开的是自己最近创建的数据库，这个警告可能会让人困惑，因为此时数据库并未进行任何危险操作。但当开始构建带有代码例程的数据库或使用操作查询时，就需要关注 Access 是否信任该数据库，以及是否允许其运行代码和操作查询。 对于消息栏，你有两个选择： - 点击消息栏右侧的 X 关闭它，但下次打开数据库时它会再次出现。 - 点击“启用内容”，告诉 Access 可以信任此数据库，之后它不会再为此文件提示。 在 Access 2010 之前的版本中，每次打开数据库都会出现安全警告，除非额外配置 Access 的安全设置。Access 2010 改进了这一点，点击“启用内容”后，Access 会记住你信任该数据库，除非重命名数据库文件或移动到新文件夹，否则不会再次询问。 你可以在 Access 的“最近使用的数据库”列表中找到最近打开的数据库。选择“文件”→“最近使用的文件”即可查看。通常，Access 会在“文件”→“最近使用的文件”列表中跟踪前 17 个数据库，但你可以更改此设置。方法是选择“文件”→“选项”，选择“客户端设置”，滚动到“显示”部分，更改“显示此数量的最近文档”的数字，可选择 0 到 50 之间的任何数字。 “最近使用的数据库”列表不是返回最近处理过的数据库的唯一方式。Access 会将最近打开的四个数据库文件放在更方便访问的位置：后台视图的命令列中。例如，若最近处理过 Bobbleheads.accdb，选择“文件”→“Bobbleheads.accdb”即可快速打开它。 若想让 Access 在这个方便的位置放置更多或更少的最近数据库，可选择“文件”→“最近使用的文件”，修改窗口底部“快速访问此数量的最近数据库”设置的数字。也可以清除此设置旁边的复选框，停止将最近数据库添加到命令列表中。若想隐藏最近的工作，可右键点击“最近使用的数据库”列表中的文件，选择“从列表中删除”。若列表杂乱影响查找数据库，可固定重要文件，然后右键点击任何文件，选择“清除未固定的项目”，此操作将删除所有未固定的文件。 每次使用“文件”→“打开”命令时，Access 会关闭当前数据库，然后打开你选择的数据库。若想同时查看多个数据库，需要同时启动多个 Access 副本（计算机术语称为启动程序的多个实例）。操作很简单，在 Access 已打开时双击另一个数据库文件，任务栏中会出现该数据库的第二个 Access 窗口。你也可以从开始菜单启动第二个（或第三个、第四个……）Access 实例，然后使用“文件”→“打开”在每个实例中加载不同的数据库。 使用“文件”→“打开”命令可以打开以前版本的 Access 创建的数据库。Access 根据数据库的旧版本不同，处理方式也不同： - 打开 Access 2002 - 2003 文件时，不会收到任何通知或警告，Access 会保留当前格式，你可以自由进行任何更改。 - 打开 Access 2000 文件时，通常也能顺利打开，但如果更改数据库设计，新添加的部分可能在 Access 2000 中无法访问。 - 打开更旧的 Access 文件（如 Access 97、95 或 2.0 创建的文件）时，Access 会询问你是要转换数据库还是直接打开。若选择转换（点击“是”），Access 会将现有数据库复制到一个新的 Access 2002 - 2003 格式的数据库文件中，之后你可以正常编辑此副本；若选择打开（点击“否”），Access 会打开原始文件而不进行复制，你仍可编辑现有数据并添加新数据，但不能更改数据库设计。 你可以通过查看 Access 窗口标题栏中括号内的文本来确定当前数据库的格式。例如，打开 Access 2002 - 2003 文件时，标题栏可能显示“Bobblehead：数据库（Access 2002 - 2003 文件格式）”。 打开旧版 Access 数据库时，还会发现打开表时，它不会显示在选项卡式窗口中，而是以普通窗口形式打开，可在 Access 主窗口内随意浮动。刚开始可能觉得没问题，但同时打开多个表时，窗口会变得杂乱无章。不过，即使不将数据库转换为新格式，也可以通过以下设置恢复到简洁的选项卡式窗口： 1. 选择“文件”→“选项”，打开 Access 选项窗口。 2. 在左侧列表中，选择“当前数据库”。 3. 在“应用程序选项”标题下，找到“文档窗口选项”设置，选择“重叠窗口”（Access 2003 标准）或“选项卡式窗口”（未来趋势）。 4. 点击“确定”。 5. 关闭并重新打开数据库使新设置生效。 若想让全新的 Access 数据库使用重叠窗口而非选项卡，也可使用相同设置。 ### Access 2010 数据库操作全攻略 #### 七、操作总结与流程图 为了更清晰地展示 Access 2010 数据库的各项操作，下面通过表格和流程图进行总结。 |操作类型|操作步骤| | ---- | ---- | |复制整个记录|1. 点击想要复制的记录左侧的空白处；2. 若复制多个相邻记录，按住 Shift 键并上下拖动鼠标选中；3. 右键点击选中记录，选择“复制”；4. 滚动到表格底部，看到新行标记（星号）；5. 右键点击新行标记左侧空白处，选择“粘贴”| |备份数据库|1. 选择“文件”→“保存并发布”；2. 在“文件类型”标题下，选择“另存为数据库”；3. 在“另存为数据库”标题下，双击“备份数据库”| |以旧版格式保存数据库|1. 选择“文件”→“保存并发布”；2. 在“文件类型”标题下，点击“另存为数据库”；3. 在“保存类型”框选择 Access 2002 - 2003 或 Access 2000 格式| |压缩数据库|1. 选择“文件”→“信息”；2. 点击“压缩和修复数据库”大按钮| |设置关闭时自动压缩|1. 打开想要自动压缩的数据库；2. 选择“文件”→“选项”；3. 在左侧列表中，选择“当前数据库”；4. 在“应用程序选项”标题下，启用“关闭时压缩”复选框；5. 点击“确定”| |打开数据库|标准方法：选择“文件”→“打开”，浏览找到文件并点击“打开”；外部打开：使用 Windows 资源管理器双击文件或从桌面打开| |处理安全警告|点击消息栏右侧 X 关闭（下次仍会出现）；点击“启用内容”让 Access 信任数据库| |调整最近数据库显示|选择“文件”→“选项”，选择“客户端设置”，滚动到“显示”部分，更改“显示此数量的最近文档”数字| |同时打开多个数据库|在 Access 已打开时双击另一个数据库文件；或从开始菜单启动多个 Access 实例，用“文件”→“打开”加载不同数据库| |打开旧版数据库|Access 2002 - 2003 文件：直接打开，可自由更改；Access 2000 文件：可打开，更改设计新部分可能无法在旧版访问；更旧文件：询问转换或打开| |设置窗口显示方式|1. 选择“文件”→“选项”；2. 在左侧列表中，选择“当前数据库”；3. 在“应用程序选项”标题下，选择“重叠窗口”或“选项卡式窗口”；4. 点击“确定”；5. 关闭并重新打开数据库| 下面是数据库备份的 mermaid 流程图： ```mermaid graph LR A[开始] --> B[选择“文件”→“保存并发布”] B --> C[在“文件类型”下选“另存为数据库”] C --> D[在“另存为数据库”下双击“备份数据库”] D --> E[选择备份位置，Access 创建副本] E --> F[结束] ``` #### 八、常见问题解答 在使用 Access 2010 数据库的过程中，可能会遇到一些常见问题，下面为你解答。 **问题 1：压缩全新数据库后重新打开出现安全警告怎么办？** 当压缩全新数据库后重新打开，Access 会显示一个无害的安全警告。若想避免此警告，可在压缩前对数据库进行一些常规操作，如添加少量数据、修改一些字段等，让数据库有一定的使用痕迹后再进行压缩。 **问题 2：如何判断数据库是否被信任？** 若首次打开数据库时没有弹出带有安全警告的消息栏，或者之前点击过“启用内容”且未重命名数据库文件或移动到新文件夹，那么该数据库已被 Access 信任。 **问题 3：备份数据库时，.laccdb 文件需要备份吗？** 不需要。.laccdb 文件是 Access 在打开数据库时创建，用于跟踪当前使用数据库的人员，关闭数据库时会自动删除。备份时无需包含该文件。 #### 九、技巧与注意事项 - **定期备份**：虽然 Access 有自动保存功能，但定期备份数据库能有效防止误操作或其他意外情况导致的数据丢失。建议根据数据更新频率，制定合理的备份计划，如每天、每周或每月备份一次。 - **合理使用压缩功能**：数据库使用一段时间后，及时进行压缩可以减小数据库大小，提高运行效率。若数据库更新频繁，可设置“关闭时压缩”功能，让 Access 自动处理。 - **注意文件格式兼容性**：若需要与使用旧版本 Access 的人员共享数据库，要注意选择合适的文件格式（如 .mdb 格式）。同时，在转换数据库格式时，要提前做好数据备份，以防数据丢失或损坏。 - **管理最近数据库列表**：合理利用“最近使用的数据库”列表和固定功能，将常用的数据库固定，清除无用的记录，保持列表的简洁，方便快速访问。 #### 十、总结 Access 2010 提供了丰富的数据库操作功能，包括数据复制、保存、备份、压缩、打开等。通过掌握这些操作的具体步骤和技巧，以及了解常见问题的解决方法，你可以更高效地管理和使用数据库。同时，合理运用表格、流程图等工具，能帮助你更好地理解和记忆各项操作，提高工作效率。希望本文介绍的内容能对你在 Access 2010 数据库的使用中有所帮助。 下面是打开旧版数据库的 mermaid 流程图： ```mermaid graph LR A[开始] --> B[选择“文件”→“打开”，选择旧版数据库文件] B --> C{文件版本} C -->|Access 2002 - 2003| D[直接打开，可自由更改] C -->|Access 2000| E[可打开，更改设计新部分可能无法在旧版访问] C -->|更旧版本| F{询问转换或打开} F -->|转换（点击“是”）| G[复制到新的 Access 2002 - 2003 格式文件，可正常编辑] F -->|打开（点击“否”）| H[打开原始文件，可编辑数据但不能改设计] D --> I[结束] E --> I G --> I H --> I ```