办公软件实用扩展功能全解析

### 办公软件实用扩展功能全解析 在日常办公和写作过程中，拥有一些实用的扩展功能可以极大地提高工作效率和质量。下面将为大家详细介绍一系列实用的办公软件扩展功能及其使用方法。 #### 参考工具 Writer’s Tools 菜单被合理地划分成多个部分，其中前三个选项与不同的网络服务集成。 - **查找工具（Lookup tool）**：在页面上选中一个单词，选择此选项，会弹出一个对话框，你可以从一系列参考源中进行选择，以查询该单词或短语。这些参考源包括 Google 的“定义”功能、维基百科、WorldNet 以及一些同义词词典。点击其中一个选项，会在浏览器中打开相应的网站和页面。 - **谷歌翻译（Google Translate）**：该选项会将选中的文本通过在线翻译服务进行翻译，并输出新的译文。同样，操作开始时会弹出一个对话框，用于定义两种语言，然后会连接到网络进行实际的翻译。 - **谷歌地图显示**：此功能可以将选中的邮政编码或地名在 Google 地图中显示出来。 ##### 添加新的查找选项 对于技术达人来说，还可以添加或编辑查找工具，以包含自己喜欢的参考网站。例如，如果你是学术作者，可能希望通过 Google Scholar 搜索特定的文章，那么将其添加到选项列表中会很有价值。具体操作步骤如下： 1. 点击“Tools” -> “Macros” -> “Organize Macros” -> “OpenOffice.org Basic”。 2. 在对话框的左窗格中显示 Writer 的工具列表，选择“Tools”，然后从右侧选择“Lookup Tool”。 3. 按下“Edit”按钮，将打开 OO.o Basic 编辑器。 4. 在 URL 数组部分，需要添加 Google Scholar 搜索的正确 URL。你可以访问该网站（https://scholar.google.com）并输入一个搜索词，获取类似如下的代码： ```plaintext https://scholar.google.com/scholar?hl=en&as_sdt=0%2C5&q=example&btnG= ``` 搜索字符串位于“q=”部分之后。对于这个特定的字符串，可以忽略“btnG=”部分。在 URL 数组的最后一行之后（但在结束括号之前），添加以下行： ```plaintext https://scholar.google.com/scholar?hl=en&as_sdt=0%2C5&q= ``` 5. 接下来，需要将此选项添加到选择对话框中，在列表框数组中，在最后一个选项之后，插入一个逗号和一个空格，然后将菜单条目用引号括起来，即“Google Scholar”。 6. 点击“File” -> “Save”，然后关闭编辑器。下次调用查找工具时，新选项将可用，选择它将在浏览器中打开相应的页面。 也可以使用此方法删除选项，但要确保 URL 和列表数组的顺序匹配，因为对话框就是按照这种方式工作的。 #### 备份功能 第二组选项可用于备份文档，以下是几种不同的备份方式： - **自动备份到 Gmail 账户**：此工具使用 Python 实现，因此需要安装 Python 软件。大多数 Linux 系统默认安装了 Python，你可以通过打开终端并输入“python”来检查是否安装以及安装的版本。如果没有任何输出，则使用系统的包管理器安装 Python。在 Windows 系统中，从 https://www.python.org 安装官方 Python 包，并接受默认选项，将软件安装到 C:\Python。所有 OS X 系统默认安装了 Python。 在原始 Writer 的 Pkkho 目录中有一个名为 ci]eh[^]_gql.lu 的文件，需要将其复制到 Linux 系统的用户目录或 Windows 系统的 C:\Python 目录下。复制完成后，使用任何文本编辑器（如记事本，不建议使用 MS Word）打开该文件，找到靠近顶部包含以下内容的部分： ```plaintext GMAIL_USER="[email protected]" GMAIL_PASSWD="your_gmail_password" RECIPIENT="[email protected]" SUBJECT="Backup of Writer document" MESSAGE="This is a backup copy of the Writer document." ``` 这些选项用于配置外发邮件。GMAIL_USER 应为你的正常 Gmail 用户名，GMAIL_PASSWD 为关联的密码。请记住，此文档未加密，如果有人窃取了运行该软件的机器，存在潜在的安全风险。RECIPIENT 值通常与 Gmail 用户名相同，但由于 Gmail 的工作方式，你可以在地址开头添加部分内容（例如，[email protected]），然后在 Gmail 中设置过滤器，将所有发送到该地址的电子邮件标记为“备份”标签。SUBJECT 设置将显示在电子邮件的主题行中，同样可用于过滤目的，MESSAGE 行将显示在电子邮件的正文中。配置完成后，选择“Writer’s Tools” -> “Email Backup”，将文档作为附件发送到指定地址。 - **多格式备份（Multiformat Backup）**：该功能会对当前文档进行快照，将其保存为 .odt 文件、.rtf 文件和 .pdf 文件，然后将它们打包成一个压缩的 zip 文件夹，保存在与原始文档相同的位置。生成的存档文件以备份的日期和时间命名。这个简单而实用的工具使得系统地进行备份变得非常容易。 - **远程备份（Remote Backup）**：选择此选项会弹出一个对话框，允许你将文档备份到 FTP 服务器。要使用此功能，需要提供服务器的登录详细信息和备份目录的路径。信息格式如下： ```plaintext ftp://username:password@server_address/path/to/backup/directory ``` 例如： ```plaintext ftp://user:[email protected]/backup/docs ``` 这将使用 @ 符号之前的凭据将文档的备份副本发送到本地 FTP 服务器的 /backup/docs 目录。 #### 文档链接化（Wikify Words and Docume