Access数据库计算与表单优化实用指南

# Access数据库计算与表单优化实用指南 ## 1. 使用查询进行计算 ### 1.1 为何选择查询计算 当进行计算时，很多人不会首先想到使用Access查询，而是倾向于将数据从Access转移到Excel中进行计算。然而，使用查询进行计算有诸多优势： - **减少工作量**：直接在Access中用查询计算比将数据转移到Excel再计算要省事得多，而且在一个应用程序中完成计算速度更快。 - **降低错误风险**：在Access和Excel等应用程序之间转移数据，除非非常小心，否则会增加出错的风险，尤其是需要将计算结果再导回Access时。 - **表达式熟悉**：如果你熟悉Excel，那么Access中的表达式会让你感到熟悉，因为Access查询中的计算表达式与Excel中的公式几乎相同。 - **彰显专业**：掌握Access表达式会让你显得更专业。 ### 1.2 编写首个查询计算 查询计算通常用于修改数据库中的现有值或提供新值。以下是几种常见的计算类型及示例： #### 1.2.1 日期值添加天数 在某些业务场景中，可能需要根据当前日期对服务日期进行更新。例如，若最后一次预定服务日期早于查询运行时的当前日期，则在服务日期字段的当前日期上添加90天。在处理日期表达式时，整数值代表天数，小数值代表一天中的小时数。 #### 1.2.2 修改数值 修改数值也是常见的计算需求。比如，由于运输成本增加，需要将某类产品的价格提高一定比例。以下SQL查询将所有重型小部件的价格提高了5%： ```sql UPDATE Items SET Items.Price = [Price]*1.05 WHERE ((Items.Class) = "HeavyWidgets"); ``` 使用此查询时，建议短暂切换到数据表视图，以验证查询是否能正确选择要计算的记录集。 #### 1.2.3 汇总值 有时，你可能需要创建一个计算来生成数据库中值的汇总报告。以下示例汇总了`ItemsTable`表中`LowEst`字段的值，并显示每个州的总和以及每个州的最大值： ```sql SELECT ItemsTable.State, Sum(ItemsTable.LowEst) AS [Sum of LowEst], Max(ItemsTable.LowEst) AS [Max of LowEst] FROM ItemsTable GROUP BY ItemsTable.State; ``` 在这个查询中，`Sum(ItemsTable.LowEst) AS [Sum of LowEst]`用于计算`LowEst`字段的总和，并将结果列命名为`Sum of LowEst`。`GROUP BY ItemsTable.State`则根据`State`字段对结果进行分组。如果查询中不包含`GROUP BY`子句，汇总将包含表中的所有值。 ### 1.3 使用另一表的数据更新记录 #### 1.3.1 选择合适的查询类型 要使用另一个表的数据更新一个表中的记录，需要使用更新查询。此查询必须包含两个表，并且表之间必须正确连接。 #### 1.3.2 无任何条件下的表数据更新 最简单的情况是在不应用任何条件的情况下更新记录，但要确保正确连接表以更新正确的记录。以下是创建此类查询的步骤： 1. 在查询列表中双击“在设计视图中创建查询”，此时会出现查询编辑器和“显示表”对话框。 2. 将`ItemsTable`和`TypeTable`表添加到查询设计中，然后关闭“显示表”对话框。确保查询设计显示两个表已连接。 3. 选择“查询” -> “更新查询”，将查询从选择查询更改为更新查询，也可以点击工具栏上的“查询类型”按钮，从下拉列表中选择“更新查询”。 4. 在查询设计网格的第一列中，选择`ItemsTable.NewItemType`作为要更新的字段名称，这会将`NewItemType`放入“字段”文本框，将`ItemsTable`放入“表”文本框。 5. 在第一列的“更新到”文本框中输入表达式`[TypeTable].[TypeName]`。 6. 保存并命名查询。 7. 选择“查询” -> “运行”或点击工具栏上的“运行”按钮，Access会显示一个消息框，告知将更新多少条记录。 8. 点击“是”以更新记录。 如果只想更新`State`值为内华达州且`TypeName`值为“采矿”的记录，则需要指定两个条件，并使用`AND`子句将它们连接起来。在SQL视图中，查询如下： ```sql UPDATE TypeTable INNER JOIN ItemsTable ON TypeTable.TypeID = ItemsTable.TypeID SET ItemsTable.NewItemType = TypeTable.TypeName WHERE ((I ```