深入了解MicrosoftDynamicsCRMforOutlook：功能、使用与同步

### 深入了解 Microsoft Dynamics CRM for Outlook：功能、使用与同步 #### 一、离线同步与限制 1. **离线同步过滤器** 离线同步过滤器决定了哪些数据会被复制到客户端计算机的离线数据库中。Outlook 同步过滤器则指定了 Microsoft Dynamics CRM 应从服务器复制到 Outlook 文件的记录。默认情况下，它会复制联系人、电话、任务等你拥有的记录。需要注意的是，若要离线处理自定义实体记录，必须手动将其包含在本地数据组中。虽然目前没有基于 Web 的工具供管理员一次性修改多个用户的离线同步过滤器，但可通过自定义编程利用 Microsoft Dynamics CRM 应用程序编程接口实现此功能。 2. **离线限制** Microsoft Dynamics CRM for Outlook 在离线模式下存在一些限制： - 工作流规则不运行。 - 异步插件不运行。 - 重复检测不起作用。 - 无法导入数据。 - 无法访问系统设置或自定义实体。 - 无法访问资源中心。 - 无法访问服务日历。 - 无法修改知识库，但可访问知识库文章。 当用户重新联网并连接到 Microsoft Dynamics CRM 服务器时，系统会为新的或修改过的记录应用适当的工作流规则。因此，如果部分用户需要离线处理数据，创建实现关键业务流程的工作流规则时需谨慎。异步插件在离线时不运行，但用户离线工作后与服务器同步时，Microsoft Dynamics CRM 会针对相应记录运行异步插件。不过，可创建能在离线时运行的同步插件。 #### 二、与 Outlook 的集成点 1. **用户界面组件** Microsoft Dynamics CRM for Outlook 对 Outlook 用户界面进行了修改，主要组件如下： - **解决方案文件夹**：安装客户端后，Outlook 中会出现此按钮，点击可访问额外的 Microsoft Dynamics CRM 功能，按钮名称与组织名称匹配。 - **功能区**：和 Web 客户端一样，根据上下文显示不同按钮和功能。例如，查看账户列表时，显示可对账户记录执行的操作；查看联系人列表时，显示联系人记录可用的操作。 - **视图选项卡**：可选择要处理的数据视图，还能固定视图以便快速访问。 - **列表**：类似于 Web 客户端的视图，显示记录列表，根据视图选项卡中选择的视图过滤显示的记录。 - **快速查找**：和 Web 客户端一样可输入搜索词查找记录，但 Outlook 客户端的快速查找仅在当前显示的视图中搜索，而 Web 客户端的快速查找会在整个数据库中搜索活动记录。 - **过滤器**：用于过滤视图中显示的记录。 - **阅读窗格**：行为类似于处理 Outlook 联系人、电子邮件和任务时使用的阅读窗格，选择列表中的记录会更新阅读窗格以显示该记录的更多信息，但不能在阅读窗格中编辑记录。 此外，在任务、联系人、约会和电子邮件消息的功能区中，Microsoft Dynamics CRM for Outlook 增加了一个部分，用户可在此访问额外功能，如创建连接或插入销售资料。最常见的操作是在这些记录上点击“在 CRM 中跟踪”按钮，通过点击“设置相关”并指定记录，将 Outlook 记录与 Microsoft Dynamics CRM 中的正确记录关联起来。相关记录可以是支持与活动建立关系的任何实体类型，如潜在客户、案例、账户和机会，也可将其设置为自定义实体（前提是创建实体时启用了活动）。跟踪记录时，软件会在记录底部显示 CRM 跟踪窗格，展示相关的 CRM 记录。 2. **地址簿** Microsoft Dynamics CRM for Outlook 创建了一个地址簿，用户撰写电子邮件时可点击“收件人”或“抄送”按钮，在下拉列表中选择“Microsoft Dynamics CRM 地址簿”选项来访问。可通过更改“选项”菜单中“地址簿”选项卡的设置，修改与地址簿同步的记录。 #### 三、CRM 与 Outlook 表单 处理 Microsoft Dynamics CRM for Outlook 中的客户记录与处理标准 Outlook 记录基本相同，只是增加了“在 CRM 中跟踪”按钮，用户能快速熟悉并适应跟踪数据。部分用户希望自定义 Outlook 表单以捕获更多类型的数据，若记录已链接到 Microsoft Dynamics CRM 记录，可点击 Outlook 表单中的“在 CRM 中查看”按钮，打开包含所有自定义属性和其他自定义设置的完整 Microsoft Dynamics CRM 表单。 在 Outlook 的约会和电子邮件表单中，有一个“CRM 字段”按钮，点击可查看 Outlook 表单上未显示的其他 CRM 字段，包括自定义字段。任务和联系人表单中没有此按钮。还可配置 Microsoft Dynamics CRM for Outlook，使其在从 CRM 工具栏创建新的约会、任务、联系人或电子邮件记录时显示 Microsoft Dynamics CRM 表单，可通过点击 Outlook 功能区中的“文件”，再点击“CRM”下的“选项”，在打开的“设置个人选项”对话框中点击“同步”选项卡进行设置。 #### 四、活动提醒 Outlook 为任务和约会提供了提醒功能，Microsoft Dynamics CRM for Outlook 利用此功能，为在 Microsoft Dynamics CRM 中创建并与 Outlook 同步的任务和约会自动创建提醒时间，具体方式取决于任务或约会的创建方式： 1. **在 Microsoft Dynamics CRM 中创建的活动**：自动指定 Outlook 提醒时间，任务和电话等活动的提醒时间与活动到期日期和时间匹配；约会的提醒时间根据用户在 Outlook 中配置的默认提醒设置创建（如无提醒、提前 15 分钟、提前 30 分钟等）。 2. **在 Outlook 中创建并在 CRM 中跟踪的活动**：用户可根据自己的偏好配置提醒。对于任务，提醒时间不必与任务到期日期匹配，例如可配置在任务到期前一天提醒。 需要注意的是，Microsoft Dynamics CRM 不会将 Outlook 提醒日期和时间存储为活动的属性，因此用户无法在 Microsoft Dynamics CRM 活动表单上访问 Outlook 提醒时间，也无法关闭任务、电话、信件和传真的自动提醒。用户可在活动同步到 Outlook 后修改提醒日期和时间，但在 Microsoft Dynamics CRM Web 客户端中更新活动到期日期和时间会将提醒时间重置为与活动到期日期和时间匹配。提醒窗口仅在使用 Outlook 时出现，不会在 Microsoft Dynamics CRM Web 客户端中出现。 #### 五、Outlook Web Access Microsoft Dynamics CRM for Outlook 支持 Outlook 2010、Outlook 2007 和 Outlook 2003，但不支持与 Outlook Web Access 集成。如果组织仅支持 Outlook Web Access，用户无法访问上述的 Microsoft Dynamics CRM 集成功能。不过，若安装了 Microsoft Dynamics CRM for Outlook，用户可登录 Outlook Web Access 查看与 Outlook 文件同步的 Microsoft Dynamics CRM 数据，如 CRM 联系人、约会和任务，但看不到 Microsoft Dynamics CRM for Outlook 对用户界面的修改，如 CRM 工具栏、“在 CRM 中跟踪”按钮和 Microsoft Dynamics CRM 文件夹。 #### 六、数据同步 1. **双向同步** Microsoft Dynamics CRM for Outlook 软件可双向同步 Microsoft Dynamics CRM 和 Outlook 数据，用户在 Microsoft Dynamics CRM Web 客户端或 Microsoft Dynamics CRM for Outlook 中修改记录，下次同步时，另一系统会更新相应记录。 2. **配置数据同步** - **同步过滤器**：点击 Outlook 中“文件”选项卡下的“CRM”，再点击“同步”下的“Outlook