员工管理系统功能全解析

# 员工管理系统功能全解析 在员工管理工作中，拥有一个功能强大且灵活的管理系统至关重要。它能帮助企业高效地管理员工信息、监控系统活动、规范业务流程等。下面将详细介绍员工管理系统的各项功能及操作方法。 ## 1. 员工门户功能概述 员工门户提供了一系列实用功能，具体如下： - 员工列表、查看和搜索：可方便地查看员工信息并进行搜索。 - 添加新员工：可通过列表顶部的“AddEmployee”按钮或选择“Form actions  Add”来添加。 - 管理当前员工数据库：对员工数据进行整体管理。 - 管理虚拟用户：虚拟用户代表临时员工，无需登录系统，但出于人力资源管理需要存储在系统中。 - 自定义员工表单：确保收集的员工数据符合公司政策。 - 配置邮件提醒：监控系统中的细微变化，如新增员工时通过电子邮件通知。 - 跟踪员工数据变化：通过监控修改历史记录来实现。 - 数据导入和导出：支持多种格式的数据导入和导出。 - 嵌入员工表单到网站：在不暴露整个系统的情况下，在私有或公共环境中与数据进行交互。 ## 2. 自定义员工表单 ### 2.1 打开自定义页面 可通过以下两种方式打开自定义页面： - 在员工页面，点击“Form actions  Customize form”。 - 选择“Organization  Employee  ~ Customize Form”。打开后，员工表单进入编辑模式，但此时不能向字段添加数据，只能编辑字段本身。 ### 2.2 页面操作按钮 在注释黄色框下方有三个按钮，功能如下： | 按钮名称 | 功能 | | ---- | ---- | | Add section | 在页面中创建新的部分 | | Re-order section | 调整不同部分的上下顺序 | | Configure mail alert | 添加和修改用于活动监控的电子邮件提醒 | 例如，若要将表单中的“Work experience”部分放置在“Work”和“Other”字段之间，可按以下步骤操作： 1. 点击“Re-order section”打开对话框。 2. 选择“Work experience”，然后点击向上的蓝色箭头，直到该部分到达列表中的正确位置。 3. 点击“Save”应用更改。 ### 2.3 添加审批人 在上述按钮下方有一个“Add approver”链接，可指定谁来批准此表单。每次添加新员工或修改现有员工信息时，需先由审批人批准，更改才会在系统中显示。操作步骤如下： 1. 点击“Add approver”，表单将滚动到底部的“Configure Approval Process”。 2. 选择排名方式，可选择“Any Admin”、“Reporting Manager of the Employee”或“Allow the Employee to choose any employee as approver”。 3. 滚动回表单顶部，检查审批人是否已添加。 ### 2.4 历史记录定制 可指定员工表单的哪些字段在任何修改过程中应进行审计。每次授权用户（如人力资源官员）编辑员工信息时，可审计字段的旧值将存储在历史记录中，以便跟踪随时间的变化。操作步骤如下： 1. 在“Audit Not Enabled Fields”列表中，选择要审计的字段。 2. 点击“Add selected items”（第一个蓝色箭头）将字段添加到“Audit Enabled Fields”。 3. 点击“Save”应用更改。 ### 2.5 字段修改 可对字段进行以下操作： - 通过拖放移动字段，可在不同部分内或之间移动。 - 编辑字段的特征和行为，包括字段标签（标题）、验证方法、字段长度（字符数）、字段描述，以及启用或禁用字段以使其可见或不可见。 以编辑“Email ID”字段为例，操作步骤如下： 1. 在自定义员工页面的“Basic Info”下找到“Email ID”，将鼠标指针移到其上，使其高亮显示并出现上下文菜单，点击“Edit this Field”。 2. 在“Editing Email ID”对话框中，将“Label Name”字段更改为“E-mail Address”。 3. 选择“This is required field”，使该字段成为添加新员工到系统时的必填项。若用户在表单中留空电子邮件并尝试保存表单，系统将显示错误消息。 4. 选择“No duplicate entries”，确保每个电子邮件地址在系统中只能输入一次。若尝试输入重复值，将收到错误消息。 5. 点击“Done”关闭对话框。 ### 2.6 表单验证 表单验证是控制用户输入的有效方法，可确保系统中输入的数据尽可能准确。例如，对于电子邮件类型的字段，不能输入无效的电子邮件值（如数字），否则系统将显示错误消息要求更正。当设置电子邮件字段为必填且无重复条目时，将对每个员工输入的值进行检查，若通过测试（以及整个表